Was sind ausstehende Rechnungen?
Das Management von ausstehenden Rechnungen ist Alltag in den Finanzabteilungen von Unternehmen. Eingehende Rechnungen müssen pünktlich bezahlt werden, und bei ausgehenden Rechnungen müssen die Zahlungsziele im Auge behalten werden. Wir zeigen Ihnen hier, welche Bedeutung ausstehende Rechnungen für Unternehmen haben und wie man sie am besten managt.
Ausstehende Rechnungen: Definition
Ausstehende Rechnungen sind Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden. Handelt es sich um eine Eingangsrechnung, stellt sie eine Verbindlichkeit für ein Unternehmen dar. Handelt es sich um eine Ausgangsrechnung, ist sie eine Forderung.
Ausstehende Rechnungen werden im Rahmen des Forderungsmanagements verwaltet und kontrolliert. Dabei kommt meist Software zum Einsatz, die die Fälligkeiten von Rechnungen automatisch überprüft und Benachrichtigungen versendet, wenn eine Forderung überfällig ist.
Ausstehende Rechnungen: Rückstellungen bilden beim Jahresabschluss
Unternehmen, die zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, also einen Jahresabschluss mit Bilanz erstellen müssen, müssen für ihre ausstehenden Rechnungen Rückstellungen bilden.
Das bedeutet, dass für bereits empfangene Lieferungen und Leistungen, für die zum Abschlussstichtag noch keine Rechnungen vorliegen, Geldmittel zur Seite gelegt werden müssen.
Beispiel
Ein Unternehmen hat am 21.12.2021 eine Warenlieferung erhalten. Der Jahresabschluss wird am 10.01.2022 gemacht. Zu diesem Zeitpunkt liegt jedoch noch keine Rechnung vom Lieferanten vor.
Falls der genaue Rechnungsbetrag unbekannt ist, wird ein Schätzwert angenommen. Die Lieferantenrechnung wird dann in der Bilanz unter „sonstigen Rückstellungen“ ausgewiesen.
Ausstehende Rechnungen einfordern: So geht’s
Forderungen haben immer eine Fälligkeit, d.h. zu einem bestimmten Datum müssen diese beglichen werden, da ansonsten Zahlungsverzug entsteht. Das Einhalten der Zahlungsfristen ist deshalb oberste Pflicht. Hin und wieder kommt es jedoch vor, dass Kunden oder Geschäftspartner eines Unternehmens eine ausstehende Rechnung nicht begleichen.
Zahlungserinnerung versenden sobald Fälligkeit überschritten ist
Damit ein Unternehmen nicht länger als nötig auf seine Bezahlung warten muss, ist es empfehlenswert, die Zahlungsziele von ausstehenden Rechnungen regelmäßig zu kontrollieren. Wurde das Fälligkeitsdatum bei einer Rechnung überschritten und es ist keine Zahlung erfolgt, sollte so schnell wie möglich eine Zahlungserinnerung versendet werden.
In dieser kann man eine neue Frist setzen, die üblicherweise nicht länger als 14 Tage ist. So gibt man den säumigen Personen eine letzte Chance, die Rechnung zu begleichen, ohne dass sie Verzugszinsen oder Mahngebühren bezahlen müssen.
Weiteres Ausbleiben der Bezahlung: Mahnung versenden
Bleibt die Bezahlung weiterhin aus und die Frist aus der Zahlungserinnerung ist verstrichen, hat das Unternehmen zwei Möglichkeiten, um die ausstehende Rechnung einzufordern: Es versendet entweder eine Mahnung, in der dann Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet werden dürfen, oder es leitet ein gerichtliches Mahnverfahren ein.
Beim gerichtlichen Mahnbescheid muss das Unternehmen jedoch zuerst in Vorleistung gehen und die Kosten für das Mahnverfahren tragen. Diese werden zwar dem Schuldner in Rechnung gestellt, doch im Falle seiner Insolvenz bleibt das Unternehmen auf diesen Kosten sitzen.
Das gerichtliche Mahnverfahren kann über einen Inkasso-Dienstleister oder Rechtsanwalt eingeleitet werden. Diese beantragen einen gerichtlichen Mahnbescheid, der dem Schuldner zugestellt wird. Verstreicht die Frist und die Bezahlung bleibt immer noch aus, kann ein Vollstreckungsverfahren eingeleitet werden, bei dem ein Gerichtsvollzieher die ausstehende Forderung eintreibt.
Ausstehende Rechnungen: Bedeutung für Unternehmen
Das effektive Management der Forderungen und Verbindlichkeiten ist Grundvoraussetzung für ein solides Liquiditätsmanagement, denn sowohl ein- als auch ausgehende Zahlungen stellen Cash dar und haben somit Einfluss auf die Liquidität.
Eingehende Rechnungen so spät wie möglich bezahlen
Für eingehende Rechnungen empfiehlt sich, die Bezahlung erst dann vorzunehmen, wenn die Forderung fällig ist, d.h. am letzten Tag der Zahlungsfrist oder am Tag des Fälligkeitsdatums. So schiebt man seine Verbindlichkeiten so weit nach hinten wie möglich, ohne in Verzug zu geraten.
Konditionen für ausgehende Rechnungen liquiditätsschonend gestalten
Bei ausgehenden Rechnungen haben Unternehmen größeren Spielraum: Sie können Zahlungsfristen und andere Zahlungskonditionen frei selbst festlegen. Je kürzer die Zahlungsfristen, desto schneller erhält das Unternehmen seine Bezahlung und desto besser ist das für seine Liquidität.
Für ein Unternehmen mit hohem Forderungsvolumen kann sich Factoring lohnen, um liquide zu bleiben. Dabei werden die Forderungen an einen Dienstleister verkauft, der diese gegen eine Gebühr sofort begleicht – unabhängig von der Zahlungsfrist der Rechnung. Factoring kann sich auch für Unternehmen lohnen, die ihren Kunden sehr lange Zahlungsziele einräumen und hohe Rechnungsbeträge haben (z.B. im industriellen Bereich).
In jedem Fall ist ein effizientes Forderungsmanagement wichtig, um den Überblick über die ausstehenden Rechnungen zu behalten. Software kann Unternehmen damit unter die Arme greifen, indem Zahlungsziele kontinuierlich überwacht werden und bei Ablauf der Fälligkeit automatisch eine Zahlungserinnerung an die säumigen Personen versendet wird.
