Deine Delegieren Roadmap

Führung steht auf keinem Schnuller - wir dürfen es lernen. Genauso dürfen wir lernen, entspannt zu delegieren. Delegieren ist eine der wichtigsten Führungskompetenzen, die es gibt. Meiner Meinung nach. Dennoch tun sich Führungskräfte oftmals schwer damit und möchten schnell schnell Aufgaben abgeben oder sie tun es gar nicht. Sie denken nicht daran, dass Aufgaben und Verantwortung zusammen gehören, sie machen sich keine Gedanken, was sie selbst brauchen, um Dinge abzugeben... und auch nicht, was der Gegenüber braucht - an Sicherheit, Verantwortungsbewusstsein oder Skills...

Delegieren ist die große Kunst guter Führung. Es muss aber nicht immer schwer sein. Die folgende Roadmap soll dir helfen, Aufgaben und Verantwortungen wie mit einer Checkliste zu delegieren. Damit du entspannt in den Urlaub und aus dem Urlaub kommen kannst... zum Beispiel ... oder einfach ein Teammitglied fördern kannst. 

Deine Roadmap für effektives und entspanntes Delegieren:

1. Schreibe dir deine Aufgaben auf und setze auf einer Skala von 1-10 fest - wie sehr du dich für diese Aufgaben verantwortlich fühlst (1 wenig - 10 voll)

2. Clustere die Aufgaben in die Eisenhower Matrix (siehe oben im Bild): wichtig und dringend und möchte ich auf jeden Fall selbst machen I wichtig und nicht dringend I nicht wichtig aber dringend I nicht wichtig - nicht dringend (hier kommen besonders deine Zeitfresser rein).

3. Achte dabei darauf, dass eine Aufgabe immer mit der Verantwortung definiert wird. Die Aufgabe lässt sich einfach definieren - wie sehr wir uns aber verantwortlich fühlen, ist für jeden unterschiedlich. Logisch ist dann auch, dass uns diese Aufgaben schwerer fallen, abzugeben.  

4. Meistens können besonders die nicht wichtig aber dringend Aufgaben delegiert werden. Prüfe bei dringend und wichtig, ob die Aufgaben wirklich unbedingt von dir erledigt werden müssen

5. Sammle die Aufgaben, die du delegieren möchtest. Am besten auf Post-its - online oder auf Papier - dann kannst du sie danach clustern oder Teammitgliedern einfacher zuordnen. 

6. Der Komfortzonencheck mit dir selbst. Wir tun uns oft deshalb schwer zu delegieren, weil uns ein Antreiber, der Perfektionismus, der Zeitdruck oder der Gedanke, dass wir dem anderen nicht noch mehr Arbeit machen wollen, daran hindert. Mach den Komfortzonencheck also erst mit dir. Der geht so:

• Angelehnt an Delegation Poker: Prüfe, ob du die Aufgabe zu 100% delegieren möchtest - oder weniger. Als Tipp: 80-20 wäre z.B. du delegierst die Aufgabe mit der vollen Verantwortung, stellst aber sicher, dass du ein Feedback bekommst oder: 50-50 - d.h. du erledigst die Aufgabe gemeinsam mit dem Mitarbeiter/Mitarbeiterin oder: 20/80 - d.h. du lässt dir soweit möglich die Aufgabe vorbereiten.

• Emotionale & Zahlen Daten Fakten Sicherheit: Um für dich mehr Sicherheit zu bekommen, kannst du dir folgende Fragen stellen: Was wünscht du dir als Feedbackschleifen von deinem Gegenüber? Was gibt dir Sicherheit, dass du die Aufgabe tatsächlich abgeben kannst? Welche Skills/Stärken braucht dein Gegenüber, damit du auch entspannt delegieren kannst? Soll dein Gegenüber auf dich zukommen oder machst du die Feedback-Termine selbst? Was macht es attraktiv für dich, die Aufgabe tatsächlich abzugeben?... Bau dir deinen eigenen Fragenkatalog.

• Termine sind Prävention für entspanntes Abgeben: Mach dir einen terminierten Ziele Plan, wann du die eine oder mehrere Aufgaben delegieren möchtest. In kurz-mittel- und langfristigen Zielen zu denken, sie zu terminieren und zu handeln, gibt dir möglicherweise noch mehr Sicherheit, nicht alles sofort und gleich lösen zu wollen. 

• Suche dir einen Mitarbeiter/Mitarbeiterin/Kollegen/... aus, mit dem du einen Termin machst, in dem ihr die Aufgabe & Verantwortung besprechen wollt. Wem traust du die Aufgabe zu? Wen möchtest du fördern? Wer hat Kapazitäten? Wer hätte Lust auf mehr Verantwortung? Wer hat die Skills für den Job?... und für mehr Spaß am Delegieren: Such dir jemanden, wo Delegieren einfach geht und du vielleicht sogar sagen kannst, dass du jetzt gerade was neues ausprobierst und mal gucken willst, ob es funktioniert ... ganz nach dem Motto: Kleine Schritte, große Freude 😉

Tipps für den Termin selbst & in den Stand-ups/Feedbackgesprächen: 

• Aufgabe & Verantwortung kurz erklären und Fragen beantworten. Feedback abholen bzw. Fragen, wie der/diejenige diesen Job machen würde

• Komfortzonencheck mit deinem Gegenüber: Was braucht dein Gegenüber an emotionaler und Zahlen Daten Fakten Sicherheit (wie: Termine, Feedback, Support, einen anderen Kollegen...?... ) um den Job auch gut machen zu können. 

• Fragen für dein Stand-up als Impuls: Wie geht`s dir - Was hast du letzte Woche gemacht - was hast du nächste Woche vor - was brauchst du von mir (als deiner Führungskraft) um dein Ziel auch zu erreichen

• Tipp am Rande: Allgemein reden Führungskräfte sehr gerne 😉 - deshalb als Impuls für dich: Frage mehr, statt zu antworten - Ergänze statt vorzugeben und höre zu, statt zu reden. Der Mix macht`s 

Bau dir deine eigene Roadmap für authentisches Delegieren. 

Ich freu mich auf dein Feedback. 

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Deine Katja

www.katja-schaefer.de I Mail: katja@katja-schaefer.de

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