Ansy8 Kap6 Querschnittssysteme

Einsatz von Anwendungssystemen
WS 2013/14
Prof. Dr. Herrad Schmidt
Kapitel 6
6 Querschnittssysteme
6.1 Bro- und Multimediasysteme
6.2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
6.3 Content Management Systeme (CMS)
6.4 Workflow Management
6.5 Workgroup Computing
6.6 Business Process Management (BPM)
P. Stahlknecht / U. Hasenkamp: Einfhrung in die Wirtschaftsinformatik. 11. Auflage, Springer-Verlag, Berlin - Heidelberg 2005.
Das Kopieren auf eine Vortragsfolie bzw. in eine Prsentationsdatei ist gestattet.
Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14
6.1 Brosysteme
Abb. 7.32: Untersttzungsmglichkeiten fr Brottigkeiten

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Kapitel 6
Folie 2
Broanwendungen:
Textverarbeitung
Tabellenkalkulation
Datenbankmanagementsystem
Prsentation
Graphik
Desktop Publishing (DTP)
Verwaltungstools (z.B. Schreibtischverwaltung)
E-Mail-Dienste, Telefax
Computer Telephony Integration (CTI)
Internetzugang mittels Browser
Elektronischer Datenaustausch
Dokumentenmanagementsysteme (s. 6.2)
Workgroup Computing und Workflowmanagementsysteme (s. 6.4)

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Kapitel 6
Folie 3
Anbieter:
s. z.B. Brand Computersysteme, IT-Bedarf, Broanwendungen
Microsoft Office
Adobe

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Kapitel 6
Folie 4
6. 2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Dokument im Sinne eines DMS:
Datei beliebigen Dateityps
mit semantisch zusammengehrenden Informationen
in strukturierter oder unstrukturierter Form
in editierbaren oder nicht editierbarem Datenformat
mit einer bestimmten Lebensdauer
mit Coded Information (CI) oder Non Coded Information (NCI)
Quelle: http://www.easy.de
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Kapitel 6
Folie 5
Dokumentenmanagement:
Prozesse zur Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung, Versionierung,
Verteilung, Zugriffsberwachung, Recherche und Speicherung
von Dokumenten unter Sicherstellung von Verfgbarkeit,
Konsistenz, Sicherheit und Performance unter Einhaltung von:
Compliance-Anforderungen:
Aufbewahrungspflichten ( 257 HGB) zur Prfbarkeit und
Belegbarkeit von Geschftsvorfllen
6 Jahre fr Handelsbriefe, 10 Jahre fr die brigen Dokumente
gilt auch fr E-Mails!
Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung gem den
Grundstzen ordnungsmiger DV-gesttzter
Buchfhrungssysteme (GoBS)
Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler
Unterlagen (GDPdU)
Aufbewahrungspflichten nach 147 AO
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Kapitel 6
Folie 6
Dokumentenmanagementsystem (DMS):
Anwendungssystem zur
Verwaltung von Dokumenten aller Art
Untersttzung der Erfassung, Beschreibung, Klassifizierung,
Genehmigung, berarbeitung, berwachung und Verteilung,
Suche und Ausgabe von Dokumenten
ber den gesamten Lebenszyklus der Dokumente.
Kernfunktionen im berblick:
Erfassung
Indizierung
Ablage und Archivierung
Administration
Ausgabe
Dokument bearbeiten
Vorgangsbearbeitung
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Kapitel 6
Folie 7
Beispiel DocuWare:
http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_dwr_fun&lan=de&loc=de#

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Kapitel 6
Folie 8
Erfassung (1)
Jedes Dokument in einem DMS besteht aus:
dem Dokument als Datei in seinem Ursprungsformat
(Nutzdaten)
dem Schlssel zur eindeutigen Identifizierung
Metadaten zum Dokument (beschreibende Attribute)
dazu knnen erzeugt werden:
Dokumentenvarianten als PDF- oder TIFF-Dateien zur
langfristigen Archivierung
Anmerkungen, Stempel
elektronische Signaturen
weitere Attribute (Autor, Entstehungsdatum, )
Versionen

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Kapitel 6
Folie 9
Erfassung (2)
bernahme von CI-Dokumenten (CI = Coded Information) als
Dateien beliebiger, bekannter Formate (.doc, .xls, .txt, .html, E-Mail,...)
Verfahren:
explizite bernahme ber Importfunktion mit automatischer
oder manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbeitungsprogramms
berwachung von Ordnern im Dateisystem mit automatischem
Import der dort gespeicherten Dateien
Add-in, z.B. MS-Office, zur direkten Ablage aus der OfficeAnwendung
automatische Archivierung von E-Mails
bernahme von NCI-Dokumenten (NCI = Non Coded Information)
mittels Scanner als TIFF oder JPEG
Barcode-Erkennung
eventuell Umsetzung in CI-Format mittels
Optical Character Recognition (OCR)
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Kapitel 6
Folie 10
Erfassung (3)
COLD-Verfahren (Computer Output on Laser Disk)
Verfahren zur Massendatenarchivierung von Dokumenten mit gleichem
Aufbau und Vordrucken (Formulare), die sich inhaltliche
unterscheiden, z.B. Rechnungen, Lieferscheine,
bernahme von Output-Dateien aus Host-Anwendungen im
Druckdatenformat (Spool-Dateien)
Zerlegung in Einzeldokumente
Auslesen der Ordnungskriterien
automatische Archivierung im Format des DMS oder im
TIFF-Format
entweder das gesamte Dokument (mit Formular/Briefkopf)
oder nur der Inhalt mit Speicherung der Art des Dokuments
zur Zusammenfgung des Hintergrunds mit dem Inhalt
bei der Reproduktion
s.a. http://www.it-infothek.de/fhtw/semester_4/grdlkt_4_01.html

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Kapitel 6
Folie 11
Quelle: http://www.dokumenten-management.de/dminfo/presspie/pm2.htm
(Bild existiert nicht mehr)
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Kapitel 6
Folie 12
Indizierung (1)
Festlegung von Metadaten zu einem Dokument fr die Recherche
beim manuellem Verfahren ber ein Formular in Abhngigkeit vom
Dokumenttyp (Brief, Rechnung, Lieferschein,)
Quelle:
http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3
-Manage-DMS.pdf

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Kapitel 6
Folie 13
Indizierung (2)
Indizierungsparameter:
Schlagwrter
bestimmen sich aus dem Inhalt des Dokuments (Verschlagwortung)
Dokumentattribute
Zustandsbeschreibung: Name, Archivdatum, Seitenzahl,
Speicherformat,
Indizierungsnummern
Nummernsystem zur Indizierung
Aufbau eines Dokumententyps:

Definition der Indizierungsattribute
Festlegung der Speicherformate und Konvertierungsroutinen
Festlegung ber Aufbewahrungszeitraum

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Kapitel 6
Folie 14
Indizierung (3)
Automatische Indizierung:
Verwendung einer Parameterdatei mit den Indizierungsattributen,
die zustzlich zu den Nutzdaten dem Archivierungsmodul
bergeben wird, z.B. Erstellung durch die Host-Anwendung beim
COLD-Verfahren
Bei CI-Formaten Erkennung der Attributwerte aus dem
Dokumentinhalt (z.B. Feldwerte, EDIFACT, XML)
Indizierung des kompletten Textes bei CI-Dokumenten
(Volltextrecherchesystem)
Bei NCI-Formaten durch Verwendung von Barcodes oder OCRVerfahren
E-Mail-Erfassung
Die Metadaten und der Speicherort des Dokuments werden in einer
Datenbank verwaltet.
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Kapitel 6
Folie 15
Beispiel: E-Mail-Erfassung bei DocuWare:
siehe auch:
http://www.dms-gmbh.de/files/DocuWare/Screenshot-Active-Import.jpg

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Kapitel 6
Folie 16
Quelle:
http://www.pressebox.de/pressemitteilung/actiware-gmbh/Umfassende-Integration-von-Microsoft-D
ynamics-NAV-AX-und-CRM-in-ELO-und-Microsoft-SharePoint/boxid/200571

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Kapitel 6
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Ablage und Archivierung

Ablage- und Verwaltungseinheit
Speicherung der Dokumente auf Festplatte, CD, DVD, WORMSpeichermedien im manuellen oder Jukebox-Betrieb, RAIDSysteme, Storage Area Network,
Zur Langfristarchivierung mssen die Datenformate (meist TIFF,
PDF) langfristig lesbar sein.
Bei der Archivierung mssen die Grundstze ordnungsmiger DVgesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) und die Grundstze zum
Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
eingehalten werden. Zur revisionssicheren Archivierung sind
Grundstze entwickelt worden, s.a.:
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_221_revisionssichere_archivierung.html
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_386-88_revisionssichere_archivierung_v.html
Metadatenverwaltung
Speicherung der Indizierungsattribute in einer Datenbank zuzglich
weiterer Parameter, wie Zugriffsrechte, Speicherort, Zugriffshufigkeit,
Protokollierung
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Kapitel 6
Folie 18
Administration
Zugriffsberechtigung
Benutzereinstellungen, z.B. Recherche-Arbeitsplatz
Definition von Dokumententypen
Anpassung der Erfassungs- und Recherchemasken
Einbettung in die IT-Umgebung
Festlegung der Ablagestruktur
Statistische Auswertungen
Backup und Recovery

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Kapitel 6
Folie 19
Ausgabe (1)
Baumansicht der Dokumente im Archiv
Recherche und Retrieval
Suche ber Indexbegriffe (Schlagwrter, Attribute) mit Platzhaltern
und logischen Operatoren in einer dokumententypabhngigen
Recherchemaske
Volltextsuche: Zugriff auf die Stichwortliste, die bei der Eingabe
durch das Parsen des Dokuments generiert wurde
Nummernrecherche (z.B. Aktenzeichen)
Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehrigen Indexbegriffen in der Ergebnisliste
Nach erfolgter Recherche und Auswahl wird der Ausgabekomponente
die Dokumenten-ID bergeben, das Dokument vom Archivierungsmodul angefordert und zur Anzeige vorbereitet.

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Kapitel 6
Folie 20
Ausgabe (2)
Anzeige
Anzeige im Dokumenten-Viewer (meist bei NCI-Dokumenten)
Start der passenden Anwendung mit dem geladenen Dokument
(bei bekanntem Format und Verfgbarkeit der Anwendung)
Viewer nach Wahl
Blttern zum nchsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste
oder des Briefkorbs im Viewer
Drucken
Exportieren
Export des Dokuments zur Dokumentauslagerung oder in ein anderes
DMS mit einer Attributdatei

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Kapitel 6
Folie 21
Quelle:
http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html

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Kapitel 6
Folie 22
Dokument bearbeiten
Check-in/check-out
Gemeinsame Bearbeitung in Gruppenarbeit
Zustandsverwaltung
Markieren und Kommentieren, Freihandschreiben, Stempeln
(mit Overlay-Technik)
Elektronische Signatur, Zeitstempel
Auslesen von Text per OCR oder Barcode
Versionieren
Sperren
Vorgangsbearbeitung
Wiedervorlage/Erinnerung
Weiterleitung der Dokumente ber Workflows
Zusatzmodule
s.a. Docuware Zusatzmodule
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Kapitel 6
Folie 23
Quelle:
http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html

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Kapitel 6
Folie 24
Umfeld von DMS (1)

DMS stellen Services fr die Administration von Dokumenten zur
Verfgung. Diese knnen von anderen Systemen genutzt werden, z.B.
Office-Programmen, ERP-Systemen, Webanwendungen, Workflowoder Groupware-Systemen, Wissensmanagement-Systemen,
Suchmaschinen,
Die Funktionen des DMS knnen also in die anderen Anwendungen
integriert werden.
Damit wird allen Programmen eine konsistente und gleichartige
Struktur zur Verwaltung der Dokumente angeboten.
Beispiel:
SAP ArchiveLink: Kommunikationsschnittstelle zwischen SAPAnwendungskomponenten und externen Komponenten
DMS-Anbieter mssen ein Zertifizierungsverfahren bei SAP
durchlaufen.
s.a.: http://www.windream.com/infothek/presse/sap-rezertifizierung.html
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Kapitel 6
Folie 25
Umfeld von DMS (2)

DMS nutzen wiederum andere Komponenten, wie OCR, DBMS,
Archivsysteme, Viewer, elektronische Unterschrift, Fax-Software, EMail-Systeme,
Auch andere Anwendungssysteme, z.B. CRM-, Workflow-, EnterpriseContent- Management-Systeme, beinhalten eigene DMSKomponenten und stehen in Konkurrenz zu
Dokumentenmanagementsystemen.
Anbieter
documanager.de
EASY Software
DocuWare

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Kapitel 6
Folie 26
Ziele und Nutzen von DMS:

Vermeidung des Verlusts von Dokumenten
Fehlervermeidung
Reduzierung der Durchlaufzeiten von Dokumenten
Gewhrleistung der gesetzlichen Anforderungen
Allgemeine Verfgbarkeit
Verringerung der Suchzeiten
Vermeidung von Redundanzen
Termineinhaltung durch automatische Wiedervorlage
Bessere Zustandsberwachung durch Zustandsverwaltung und
Versionisierung
Hhere Servicequalitt gegenber dem Kunden
Untersttzung organisatorischer Ablufe
Frderung des Informationsaustausches zwischen Mitarbeitern
Kanalisierung des Informationsflusses im Unternehmen
Reduzierung von Brosystemkosten
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Kapitel 6
Folie 27
6.3 Content Management Systeme (CMS)

Content:
Unter Content (Inhalt) versteht man Informationen, die einem
Benutzer durch ein IT-System bereitgestellt werden.
Content liegt vor in
strukturierter Form (formatierte Datenstze) oder
unstrukturierter Form (Text, Audio, Multimediaelemente,
Grafiken, Fotografien, etc.).
Content wird getrennt von seiner Prsentationsform (Layout)
verwaltet.
Content wird i.d.R. im Hinblick auf Mehrfachverwendung erstellt.
Content unterliegt einem Redaktionsprozess.
Ein Contentobjekt im Sinne eines CMS setzt sich aus dem
eigentlichen Inhalt und Metadaten (Autor, Bezug, ) zusammen.
Contentobjekte dienen der Erzeugung von Publikationen.
Contentobjekte enthalten i.d.R. geschftskritische Informationen
und werden auch als digitale Assets bezeichnet.

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Kapitel 6
Folie 28
Content wird erstellt, verwaltet und verffentlicht (Freigabe und

Publikation). Dabei mssen die Anforderungen an Genauigkeit,
Richtigkeit, Nachweisbarkeit, Vollstndigkeit, Verfgbarkeit und
Aktualitt erfllt werden.
Content Management hat das Ziel, einen aktuellen, konsistenten
Bestand von Contents zur Nutzung durch berechtigte Personen
aufzubauen.
Content Management Systeme
untersttzen die Erstellung, Aufbereitung, Verteilung,
Verwaltung, Prsentation, Publikation und Wiederverwendung
von Content (Content-Lebenszyklus),
sehen die Trennung von Inhalt und Layout vor,
dienen der Planung, Gestaltung, Durchfhrung und
berwachung des Redaktionsprozesses durch verschiedene
Benutzer.

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Kapitel 6
Folie 29
Das Content-Life-Cycle-Modell beschreibt den Lebenszyklus von

Informationen auf Web-Seiten, s.a. Zschau im contentmanager
Erstellung der digitalen Assets durch die Autoren
Texte, Graphiken, Bilder, etc., die den Content reprsentieren
Kontrolle durch autorisierte Mitarbeiter
Prfung inhaltlicher Art Nachbearbeitung oder Freigabe
Publikation (Inter-, Intra-, Extranet, Dokument, Druck, etc.)
Versionisierung
Archivierung
Quelle: Der Content Life Cycle

in: contentmanager.de

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Kapitel 6
Folie 30
Architektur eines CMS:

Editor-Modul
Werkzeug zur Erstellung und Bearbeitung von Inhalten
Verwaltungsmodul
Speicherung der Inhalte mit Attributen wie berschrift, Ersteller,
Datum, etc. getrennt von den Layout- und Strukturinformationen
i.d.R. in einer Datenbank
Publikationsmodul
Prsentation der Inhalte fr das entsprechende Medium
Ziele fr die Ausgabe:
Papier, DVD, Browser, Online-Publikationen

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Kapitel 6
Folie 31
Als spezielle Ausprgung eines CMS sind die Web Content

Management-Systeme (WCMS) zu verstehen. Sie publizieren die
Inhalte als Webseiten im Intra-, Extra- oder Internet via Browser.
Charakteristika von WCMS:

Trennung von Inhalt (Assets), Layout (Stylesheets, Templates) und
Struktur (Rubriken- und Navigationsstruktur)
Verwaltung von Content-Versionen,
Struktur- und Darstellungsinformation
Untersttzung des Content Life Cycle
Dynamische Erzeugung der
Navigationsstruktur und site maps
Automatisierung der Pflege
Linkberprfung
Rollen- und Rechteverwaltung
Quelle:
http://www.softlution.com/de/Produkte/CMS/

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Kapitel 6
Folie 32
Komponenten eines Web Content Management Systems (1):

Asset-Management (zentrale Komponente)
Funktionalitt zur Verwaltung, Strukturierung und Darstellung des
Contents, d.h.
Verwaltung der Assets, die mit Attributen (Status der
Verffentlichung, Version, Autor etc.) versehen werden.
Dazu gehren auch Stylesheets und Templates, Links, etc.,
Tools zur automatischen Erstellung der Webseiten mit Mens
Linkmanagement, Erstellung von Index-Seiten und site maps
Versionisierung und Archivierung
Quelle: http://www.artplan21.de

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Kapitel 6
Folie 33
Quelle: http://www.egocms.com

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Kapitel 6
Folie 34

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Kapitel 6
Folie 35

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Kapitel 6
Folie 36
Komponenten eines Web Content Management Systems (2):

Workflowkomponente
Erzeugung von Aufgabenlisten, Statusmeldungen,
Festlegung eines rollenbezogenen Freigabezyklus
Benutzerverwaltung
Zugriffsverwaltung
Im- und Exportschnittstellen
i.d.R. ODBC und XML-Schnittstellen
Schnittstellen zu anderen Applikationen
siehe auch contentmanager

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Kapitel 6
Folie 37
Anbieter (Beispiele):
EGOTEC
ZOPE
TYPO3
Open Text ECM Suite
s.a. contentmanager
Quelle: http://www.e-teaching.org/technik/distribution/cms

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Kapitel 6
Folie 38
Als weitere spezielle Ausprgung eines CMS sind die Redaktionssysteme,

z.B. fr die technische Dokumentation zu sehen.
Quelle:
http://www.technische-dokumentation.de/leistungen/redaktionssysteme/redaktionssysteme.h
tml
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Kapitel 6
Folie 39
Im folgenden stehen Systeme zur Untersttzung kooperativer

Arbeitsablufe bzw. von Gruppenarbeit (Computer Supported
Cooperative Work, kurz CSCW) im Mittelpunkt.
6.4 Workflow Management

Mit Workflow Management bezeichnet man die IT-untersttzte
Vorgangsbearbeitung. Gemeint sind die arbeitsteiligen Arbeitsvorgnge, die der Automatisierung eines Geschftsprozesses dienen.

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Kapitel 6
Folie 40
Ein Workflow wird gebildet durch die Gesamtheit der Vorgnge, die der
Ausfhrung eines Geschftsprozesses dienen.
Definition der Workflow Management Coalition:
Workflow (Terminology & Glossary*, S. 8): The automation of a
business process, in whole or part, during which documents,
information or tasks are passed from one participant to another for
action, according to a set of procedural rules.
* Registrierung erforderlich
Ein Workflow
hat einem Auslser (Trigger)
besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitten, Ttigkeiten)
kann weiter zerlegt werden,
kann an Bedingungen geknpft sein,
kann parallel ausgefhrte Vorgangsschritte (Nebenlufigkeit)
enthalten,
hat einen Abschluss.
WS 13/14
Kapitel 6
Folie 41
Beispiel fr
einen
Workflow:
Quelle:
http://www.bpc.ag/The
men/ALT-Workflow-u-Do
kumentenmanagement/W
rkflow-Bestellanforde
rung.html
ERROR!!!
WS 13/14
Kapitel 6
Folie 42
Ein Workflow-Management-System (WFMS) steuert die Ausfhrung

des Workflows entsprechend dem definierten Geschftsprozess durch
die Organisation.
Definition der Workflow Management Coalition (WfMC):
Workflow Management System (Terminology & Glossary, S. 9):
A system that defines, creates and manages the execution of
workflows through the use of software, running on one or more
workflow engines, which is able to interpret the process definition,
interact with workflow participants
and, where required, invoke the
use of IT tools and applications.
Quelle:
http://www.jboss.com/products/jbpm/docs/tutorial

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Kapitel 6
Folie 43
Voraussetzung fr den Einsatz eines WFMS:

Die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt,
der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln
definiert,
den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich
Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen,
die Informationsbearbeitung- und bereitstellung ist
automatisierbar, so dass der gesamte Arbeitsprozess vom
Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist.
Der Workflow also muss einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen,
arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 44
Die kleinste Ausfhrungseinheit eines Workflows bildet eine

Aktivitt (Activity), die ein Mitarbeiter ohne Unterbrechung
durchfhrt.
Definition der Workflow Management Coalition:
Activity (Terminology & Glossary, S. 13):A description of a piece of
work that forms one logical step within a process. An activity may
be a manual activity, which does not support computer automation,
or a workflow (automated) activity. A workflow activity requires
human and/or machine resources(s) to support process execution;
where human resource is required an activity is allocated to a
workflow participant.

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Kapitel 6
Folie 45
Quelle: WMC:
Terminology &
Glossary, S. 7
WS 13/14
Kapitel 6
Folie 46
Quelle: WMC:
Terminology &
Glossary, S. 22
WS 13/14
Kapitel 6
Folie 47
Komponenten eines Workflowsystems (1):

Das Modellierungssystem dient der Konstruktion und Beschreibung von
Ablufen. Dazu werden Methoden wie ereignisgesteuerte
Prozessketten, Petri-Netze oder produktspezifische Metasprachen
eingesetzt. z.B.
Quelle:
http://gcc.uni-paderborn.de/www/
WI/WI2/wi2_lit.nsf/0/79547efa3d2
d013f4125631d003e5b61/$FILE/vdi0
4_96.pdf

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 48

Das Simulationssystem stellt den modellierten Arbeitsfluss dar. Es dient
der berprfung und Ablaufoptimierung.
Das Ausfhrungssystem (Kernkomponente) bringt eine Work-Instanz
entsprechend dem hinterlegten Workflow-Schema zur Ausfhrung.
Es startet, steuert und berwacht den Workflow mit den Werkzeugen
Benachrichtigungen, Aufgabenlisten, Protokollierung,
Statusanzeigen, Vorschau, Vertreterregeln. Es sorgt fr
die automatische Ermittlung von Workflow-Bearbeitern,
die Ermittlung und Aktivierung von Workflow-Applikationen,
die Weiterleitung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten,
die Terminberwachung und Zeitsteuerung,
die Koordination,
die Archivierung.

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Kapitel 6
Folie 49
Quelle: existiert nicht mehr

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 50

Das Workflowinformationssystem informiert ber den
Bearbeitungsstatus und protokolliert die Vorgangsaktivitten.
Die Vorgangsauswertung liefert Informationen ber die Effizienz
und Schwachstellen des Ablaufs.
Das Schnittstellensystem sorgt fr die technische Integration von
Workflow-Management-Systemen mit dem IT-Umfeld,
insbesondere fr den Datentransfer zwischen Applikationen und
WFMS.

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 51
Workflow Reference Model der WfMC:

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 52
Ziele und Nutzen von Workflow-Management-Systemen:

Prozesstransparenz
Optimierung und Qualittsverbesserung der Prozesse
Fehlerreduzierung
Beschleunigung der Vorgangsbearbeitung
Reduktion der Prozesskosten
einheitliche und personenunabhngige Abwicklung der Vorgnge
Einhaltung von Genehmigungswegen
Verbesserung der Auskunftsbereitschaft
systematische Anpassung an organisatorische nderungen
Kontrolle
Es wird unterschieden zwischen dokumentorientierten und
ablauforientierten Workflow-Management-Systeme. Zur ersten
Gruppe gehren die Dokumentenmanagementsysteme mit
Workflow-Komponenten. Die WFMS i.e.S. sind ablauforientiert.
WFMS existieren als autonome Produkte oder als Komponenten von
ERP-Systemen (z.B. SAP R/3).

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Kapitel 6
Folie 53
6.5 Workgroup Computing
Quelle: Hasenkamp, U: Betriebliche Anwendungssysteme, Abschnitt 4

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 54
Groupware-Systeme
untersttzen eher schwachstrukturierte Ablufe,
sind fr kleine Gruppen konzipiert,
dienen in erster Linie der Kommunikation,
Koordination, Information.
Komponenten:
Kalender mit Terminplanung
Adressen, Kontakte
E-Mail
Chat
Notizen
Aufgabenlisten und -abstimmung
Organisation von Dokumenten
Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
(Gruppeneditoren)
u.v.m.
WS 13/14
Kapitel 6
Folie 55
Die Anbieter unterscheiden nicht immer deutlich zwischen WFMS und

Groupware. Manche Produkte haben Tool-Charakter, auf denen auch
weitere Produkte aufbauen, z.B. IBM Lotus Domino oder Outlook bzw.
Exchange Server.
Anbieter:
IBM Lotus Domino
YouAtNotes (als Beispiel fr die Plattform IBM Lotus Domino)
Microsoft Outlook/Exchange Server
Gangl Dienstleistungen (als Beispiel fr die Plattform MS Outlook)
Pavone

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 56
6.6 Business Process Management (BPM)

Business Process Management (Geschftsprozessmanagement)
bezweckt die systematische Gestaltung, Steuerung, berwachung und
Weiterentwicklung der Geschftsprozesse eines Unternehmens. Es
umfasst das strategische Prozessmanagement, den Prozessentwurf, die
Prozessimplementierung und das Prozess-Controlling.
Untersttzt wird die Geschftsprozessoptimierung durch GPO-Tools. Sie
dienen nicht der aktiven Steuerung und Kontrolle von Vorgngen
whrend ihrer Laufzeit, sondern stellen Instrumente zur Analyse,
Simulation, Optimierung und Kontrolle unternehmensinterner
Arbeitsablufe dar, deren Ergebnisse als Prozessbeschreibung den
Ablauf vorgeben. Diese knnen in WFMS abgebildet werden. Die Tools
verfgen ber einen grafischen Editor, mit dem sich die Prozesse
darstellen lassen.
s.a. Fichter, contentmanager.de
WS 13/14
Kapitel 6
Folie 57
Die Entwicklung zielt dahin, aus den so entstandenen Geschftsprozessmodellen mittels der Business Process Execution Language
(BPEL) direkt IT-Modelle abzuleiten. BPEL ist eine XML-basierte Sprache
zur Modellierung von Workflows, mit der sich in WSDL (Web Service
Description Language) modellierte Webservices zu komplexen
Prozessen kombinieren lassen.
Zur Vertiefung siehe BPM-Guide und BMIDTF
Anbieter: IDS Scheer

WS 13/14
Kapitel 6
Folie 58

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Beispiel: E-Mail-Erfassung bei DocuWare:

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Ziele und Nutzen von DMS:

Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14

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Quelle: Der Content Life Cycle

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Architektur eines CMS:

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