Vier stappen om betere HIPAA-naleving te bewerkstelligen

1. HIPAA begrijpen

Als het gaat om het beschermen van elektronische beschermde gezondheidsinformatie (ePHI), hebben gezondheidszorgorganisaties lange tijd moeite gehad om gelijke tred te houden met de snelle veranderingen in de technologie. Met de opkomst van nieuwe bedreigingen, zoals ransomware, en de evolutie van oude bedreigingen, zoals phishing, wordt het voor organisaties steeds moeilijker om ervoor te zorgen dat hun ePHI adequaat wordt beschermd. Eén manier om deze risico's te helpen beperken is ervoor te zorgen dat de juiste beveiligingsmaatregelen worden genomen voor alle apparaten en systemen die toegang hebben tot ePHI.

Een van de belangrijkste beveiligingsmaatregelen staat bekend als 'windowing'. Windowing is het proces waarbij de toegang tot ePHI wordt beperkt tot alleen degenen die het nodig hebben, en alleen voor de tijd dat ze het nodig hebben. Door windowing op de juiste manier te implementeren, kunnen zorgorganisaties een grote bijdrage leveren aan het garanderen van naleving van de HIPAA en het voorkomen van ongeoorloofde toegang tot ePHI.

Er zijn vier belangrijke stappen die u moet nemen om de juiste vensters te implementeren:

1. Identificeer alle systemen en apparaten die toegang hebben tot ePHI.

2. Classificeer elk systeem en apparaat op basis van het risiconiveau.

3. Ontwikkel beleid en procedures voor elk systeem en apparaat op basis van de classificatie ervan.

4. Implementeer het beleid en de procedures.

Door deze vier stappen te nemen, kunnen zorgorganisaties ervoor zorgen dat ze de nodige voorzorgsmaatregelen nemen om ePHI te beschermen en ongeoorloofde toegang te voorkomen.

2. De wet begrijpen en hoe deze van toepassing is op HIPAA

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) werd in 1996 ingevoerd om de vertrouwelijkheid en veiligheid van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te beschermen. De HIPAA Privacy Rule stelt nationale normen vast voor de bescherming van PHI, terwijl de HIPAA Security Rule specifieke beveiligingsvereisten vastlegt voor de elektronische overdracht van PHI.

Om de naleving van HIPAA te garanderen, moeten de betrokken entiteiten stappen ondernemen om de vereisten van de privacy- en beveiligingsregels te begrijpen en passend beleid en procedures te implementeren. Tot de gedekte entiteiten behoren zorgplannen, zorgcentrales en bepaalde zorgaanbieders.

De Privacyregel vereist dat gedekte entiteiten beleid en procedures ontwikkelen en implementeren om de vertrouwelijkheid van PHI te beschermen. Dit beleid en deze procedures moeten worden ontworpen om te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van PHI en moeten regelmatig worden herzien en bijgewerkt.

Bovendien moeten de gedekte entiteiten werknemers training bieden over het beleid en de procedures met betrekking tot de bescherming van PHI. De beveiligingsregel vereist dat gedekte entiteiten technische, fysieke en administratieve veiligheidsmaatregelen treffen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van elektronische PHI te beschermen.

Onder de dekking vallende entiteiten moeten ook beleid en procedures ontwikkelen en implementeren om ervoor te zorgen dat alle leden van hun personeel passende toegang hebben tot elektronische PHI, zoals vereist door hun taken. De beveiligingsregel vereist ook dat gedekte entiteiten regelmatig risicobeoordelingen uitvoeren om potentiële bedreigingen voor de veiligheid van elektronische PHI te identificeren.

Om de naleving van HIPAA te garanderen, is het belangrijk dat de betrokken entiteiten stappen ondernemen om de vereisten van de privacy- en beveiligingsregels te begrijpen. Onder deze dekking vallende entiteiten moeten beleid en procedures ontwikkelen en implementeren om de vertrouwelijkheid van PHI te beschermen en ervoor te zorgen dat alle leden van hun personeel passende toegang hebben tot elektronische PHI. Bovendien moeten gedekte entiteiten regelmatig risicobeoordelingen uitvoeren om potentiële bedreigingen voor de veiligheid van elektronische PHI te identificeren.

3. Voorbereiding op een nalevingstest

Als het gaat om naleving van HIPAA, is een van de belangrijkste dingen die u kunt doen het voorbereiden van een nalevingstest. Door de tijd te nemen om de vereisten van de HIPAA Privacy Rule en Security Rule te begrijpen, kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie klaar is om de uitdaging van een compliance-test aan te gaan.

Hier zijn vier stappen die u moet nemen om u voor te bereiden op een nalevingstest:

1. Bekijk de vereisten van de HIPAA-privacyregel en beveiligingsregel.

2. Identificeer de procedures die moeten worden ingevoerd om aan de regels te voldoen.

3. Train medewerkers in de procedures die zijn ingevoerd.

4. Voer een nep-conformiteitstest uit.

Door deze stappen te ondernemen, kunt u erop vertrouwen dat uw organisatie voorbereid is op de uitdaging van een compliance-test.

4. HIPAA implementeren

Naleving van de HIPAA kan voor elke organisatie een hele klus zijn, maar er zijn enkele eenvoudige stappen die kunnen worden genomen om een ​​hoger niveau van naleving te garanderen. Door zich te concentreren op vier belangrijke gebieden, het implementeren van beleid en procedures, het trainen van medewerkers, het uitvoeren van risicobeoordelingen en het bijhouden van documentatie, kunnen organisaties zich wapenen tegen mogelijke HIPAA-schendingen.

1. Implementeer beleid en procedures

Een van de belangrijkste stappen bij het garanderen van naleving van de HIPAA is het ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures die alle aspecten van de HIPAA-privacy- en beveiligingsregels behandelen. Dit beleid moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie en moet regelmatig worden herzien en bijgewerkt.

2. Train medewerkers

Alle werknemers die toegang hebben tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) moeten worden getraind in het HIPAA-beleid en de procedures van de organisatie. Deze training moet regelmatig worden gegeven en moet een evaluatie van de laatste wijzigingen in de HIPAA-regels omvatten.

3. Voer risicobeoordelingen uit

Een andere belangrijke stap bij het garanderen van naleving van de HIPAA is het regelmatig uitvoeren van risicobeoordelingen. Deze beoordelingen moeten potentiële risico's voor de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van PHI identificeren en moeten worden gebruikt om strategieën te ontwikkelen om deze risico's te beperken.

4. Onderhoud documentatie

Het is belangrijk voor organisaties om documentatie bij te houden van hun HIPAA-compliance-inspanningen. Deze documentatie kan worden gebruikt om naleving aan te tonen bij een audit of onderzoek.

5. Monitoring en beheer van uw HIPAA-gegevens

Om een ​​betere HIPAA-naleving te garanderen, is het belangrijk om een ​​proactieve benadering te hanteren bij het beheren en monitoren van uw HIPAA-gegevens. Hier volgen vier stappen die u kunt nemen om de compliance van uw organisatie te verbeteren:

1. Begrijp uw gegevens.

De eerste stap om uw HIPAA-gegevens beter te beheren, is het verkrijgen van een duidelijk inzicht in welke gegevens u heeft en waar deze zich bevinden. Dit omvat onder meer inzicht in welk type gegevens als beschermde gezondheidsinformatie (PHI) wordt beschouwd, evenals het identificeren waar PHI wordt opgeslagen en hoe deze toegankelijk is.

2. Stel beleid en procedures vast.

Zodra u een duidelijk inzicht heeft in uw gegevens, moet u beleid en procedures opstellen voor het beheren en beschermen ervan. Dit omvat het opstellen van beleid voor de manier waarop PHI moet worden gebruikt, openbaar gemaakt en beschermd, evenals procedures voor het omgaan met mogelijke inbreuken op PHI.

3. Train uw personeel.

Het is belangrijk dat alle medewerkers die toegang hebben tot PHI goed zijn opgeleid in het beschermen ervan. Dit houdt onder meer in dat u inzicht heeft in het beleid en de procedures die zijn ingevoerd, maar ook dat u weet wat u moet doen in het geval van een mogelijke inbreuk.

4. Bewaak en controleer uw naleving.

Ten slotte is het belangrijk om regelmatig uw naleving van de HIPAA-regelgeving te controleren en te controleren. Dit helpt ervoor te zorgen dat uw beleid en procedures worden gevolgd en dat eventuele inbreuken snel worden geïdentificeerd en aangepakt.

6. Uw HIPAA-gegevens exporteren

Als het gaat om het exporteren van uw HIPAA-gegevens, zijn er vier belangrijke stappen die u moet nemen om betere naleving te garanderen:

1. Weet welke gegevens u moet exporteren.

2. Selecteer het juiste formaat voor uw gegevens.

3. Gebruik encryptie om uw gegevens te beschermen.

4. Test uw gegevens voordat u deze exporteert.

Laten we elk van deze stappen eens nader bekijken:

1. Weet welke gegevens u moet exporteren.

De eerste stap is om te bepalen welke gegevens u moet exporteren. Dit varieert afhankelijk van de specifieke vereisten van uw organisatie, maar kan ook medische dossiers van patiënten, financiële informatie of andere gevoelige gegevens omvatten. Zodra u weet welke gegevens u moet exporteren, kunt u beginnen deze uit de relevante bronnen te verzamelen.

2. Selecteer het juiste formaat voor uw gegevens.

De volgende stap is het selecteren van het juiste formaat voor uw gegevens. Er zijn veel verschillende bestandsindelingen die kunnen worden gebruikt voor het exporteren van gegevens, dus het is belangrijk om er een te kiezen die compatibel is met de systemen die u gebruikt. Enkele veelgebruikte formaten voor het exporteren van gegevens zijn CSV (door komma's gescheiden waarden), XML (uitbreidbare opmaaktaal) en JSON (JavaScript-objectnotatie).

3. Gebruik encryptie om uw gegevens te beschermen.

Bij het exporteren van gevoelige gegevens is het belangrijk om encryptie te gebruiken om deze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Er zijn veel verschillende versleutelingsalgoritmen die kunnen worden gebruikt, dus het is belangrijk om er een te kiezen die compatibel is met de systemen die u gebruikt. Enkele veel voorkomende versleutelingsalgoritmen zijn AES (Advanced Encryption Standard) en RSA (Rivest-Shamir-Adleman).

4. Test uw gegevens voordat u deze exporteert.

Voordat u uw gegevens exporteert, is het belangrijk om deze te testen om er zeker van te zijn dat deze de juiste indeling hebben en dat alle gegevens aanwezig zijn. Dit kan gedaan worden met behulp van een tool zoals Data Validator of door de gegevens handmatig te beoordelen. Zodra u er zeker van bent dat de gegevens klaar zijn om te worden geëxporteerd, kunt u doorgaan met het exportproces.

7. Verdediging tegen juridische stappen

Als het gaat om HIPAA-naleving, begint het voorkomen van juridische stappen met het garanderen dat het HIPAA-nalevingsprogramma van uw organisatie up-to-date en uitgebreid is. Hieronder staan ​​vier belangrijke stappen die u kunt nemen om het risico dat uw organisatie wordt aangeklaagd wegens niet-naleving van HIPAA te minimaliseren:

1. Houd uw HIPAA-nalevingsprogramma up-to-date.

Een van de beste manieren om het risico voor uw organisatie om te worden aangeklaagd wegens HIPAA-schendingen te verkleinen, is door uw nalevingsprogramma up-to-date te houden. Controleer uw programma regelmatig om er zeker van te zijn dat het nog steeds effectief is en aan alle toepasselijke vereisten voldoet. update uw beleid en procedures indien nodig om eventuele wijzigingen in de wet of de activiteiten van uw organisatie weer te geven.

2. train uw medewerkers op het gebied van HIPAA-compliance.

Zorg ervoor dat alle werknemers die toegang hebben tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) hun verplichtingen onder HIPAA begrijpen. Zorg voor regelmatige training over de naleving van de HIPAA en zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze vermoedelijke overtredingen moeten melden.

3. Implementeer fysieke, technische en administratieve veiligheidsmaatregelen.

HIPAA vereist dat gedekte entiteiten fysieke, technische en administratieve veiligheidsmaatregelen implementeren om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van PHI te beschermen. Deze waarborgen moeten geschikt zijn voor de omvang, complexiteit en aard van de activiteiten van uw organisatie.

4. Reageer snel en adequaat op vermoedelijke HIPAA-schendingen.

Als u vermoedt dat er een HIPAA-schending heeft plaatsgevonden, onderneem dan onmiddellijk actie om het probleem te onderzoeken en te corrigeren. Breng indien nodig de juiste personen binnen uw organisatie op de hoogte, evenals het Office for Civil Rights van het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services. Zorg ervoor dat u uw onderzoek en de genomen corrigerende maatregelen documenteert.

Door deze stappen te ondernemen, kunt u het risico voor uw organisatie verkleinen dat zij worden aangeklaagd wegens niet-naleving van de HIPAA.