Belegtypen festlegen Fakturierung

Für jeden Belegtyp (beispw. Rechnung, Gutschrift, Auftrag, Lieferschein oder Offerte), mit dem Sie im Programm arbeiten wollen, legen Sie den Namen (sprachabhängig) und das Belegzeichen fest. Die Menuführung im Programm erfolgt stets mit dem Namen.

Standardmässig sind die Belegtypen Rechnung, Lieferschein, Offerte (Angebot), Gutschrift und Auftragsbestätigung definiert. Hinzu können noch bis zu fünf Informationsbelege kommen. Die Belegtypen unterscheiden sich datentechnisch nicht und können somit einfach ineinander überführt werden. Logisch besteht zwischen den Belegtypen folgende Reihenfolge:

Offerte  -->  Auftragsbestätigung  -->  Lieferschein  -->  Rechnung  -->  Gutschrift

Es können einzelne Belegtypen fehlen oder übergangen werden. So ist einfach aus einer Offerte sofort eine Rechnung zu bilden.

Rechnung:
Eine Rechnung ist ein Beleg, mit dem eine zu zahlende Lieferung oder Leistung beim Kunden verrechnet wird und der nach seiner Verbuchung in die europa3000™-Debitorenverwaltung zur weiteren Bearbeitung (Zahlung, Mahnung usw.) bereitsteht. Die Verbuchung umfasst die finanztechnische Verbuchung sowie die Führung der Umsätze in der europa3000™-Lagerverwaltung und in der europa3000™-Verkaufsstatistik. Wenn die Rechnung nicht auf Basis eines Lieferscheines erstellt wird, erfolgt ausserdem noch die sofortige Bestandsbuchung im Lager während der Erstellung des Beleges. Damit wird der Lagerbestand immer aktuell gehalten. Eine Übersicht dieser Bestandsbuchungen erhalten Sie in die Lagerbewegungen. Jede Rechnungsposition kann einer Ertragskostenart zugeordnet werden, welche in der europa3000™-Kostenstellenrechnung Verwendung findet. Für Rechnungen können QR-Code-Formulare gedruckt werden. 

Lieferschein:
Der Lieferschein ist das Begleitpapier für eine Waren- oder Leistungslieferung. Während der Erstellung des Lieferscheines wird der Lagerbestand für die enthaltenen Artikel gebucht. Damit ist der Lagerbestand immer aktuell. Eine Übersicht dieser Bestandsbuchungen erhalten Sie in die Lagerbewegungen.

Offerte / Angebot:
Dieser Beleg dient zum offerieren von Lieferungen und Leistungen. Er ist ein reiner Informationsbeleg und dient häufig als Ausgangspunkt für Lieferscheine oder Rechnungen. Durch ihn werden keinerlei Buchungen erzeugt. Offerten enthalten auch viele Informationen (in Form von Textbereichen) zu den Bedingungen für die Lieferung oder das Erbringen von Leistungen. Diese Informationen sind dann maximal noch in Auftragsbestätigungen enthalten.

Gutschrift:
Die Gutschrift ist der Gegenbeleg zur Rechnung. Es werden die analogen Funktionen wie bei der Rechnung, jedoch nur negativ ausgeführt. Die Gutschrift dient zur Stornierung einer ganzen oder Teile einer Rechnung.

Auftragsbestätigung:
In vielen Fällen wird nach Bestätigung der Offerte (Angebot) noch ein Beleg benötigt, der die Bestätigung und die Lieferbedingungen dem Kunden nochmals mitteilt. Dieser Beleg ist ein reiner Informationsbeleg und dient dann als Ausgangspunkt für die weitere Belegarbeit. 

In Verbindung mit der europa3000™-Auftragsbearbeitung kommen noch die Belegtypen Auftrag und Rüstschein zwischen Offerte und Lieferschein hinzu. Dafür entfällt die Auftragsbestätigung.