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Überblick über die Schaltflächen

Die Schaltflächen "Periode" und "Wirtschaftsjahr" befinden sich im Bereich: BUCHHALTUNG - GESCHÄFTSVORFÄLLE - Registerkarte: START. In der Gruppe: "Periode / Wirtschaftsjahr" sind die Schaltflächen verfügbar.


PERIODE 

Über den kleinen schwarzen Pfeil in der Schaltfläche Periode öffnet sich das Kontextmenü, in welchem Ihnen alle Abrechnungsperioden des Wirtschaftsjahres, sowie die Perioden 13 – 15, welche für Abschlussbuchungen genutzt werden können, zur Verfügung gestellt werden. 

 

Sie wählen hier die Periode aus, in der Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen möchten. Die aktuell ausgewählte Periode wird mit einem Punkt gekennzeichnet.

Beachten Sie:

Prüfen Sie nach jedem Programmstart, welche Periode als aktuelle Buchungsperiode eingestellt ist. So können Sie verhindern, dass die Erfassung von Geschäftsvorfällen in einem falschen Monat erfolgt.

Periode abschließen  

Über diesen Bereich führen Sie auch den Periodenabschluss durch. Dieser steht Ihnen immer in der ältesten Buchungsperiode zur Verfügung. Ist z.B. der Januar als aktuelle Buchungsperiode markiert, kann der Abschluss für die Periode 1 aufgerufen werden. 

Bevor der Abschluss endgültig ausgeführt wird, ist noch einmal eine Sicherheitsabfrage zu beantworten. 

Wird diese mit "Ja“ beantwortet, werden Sie in der nächsten Maske darauf hingewiesen, dass vor dem weiteren Ausführen dieser Funktion eine Datensicherung erstellt werden soll. In einem weiteren Fenster erhalten Sie den Hinweis, dass in einer abgeschlossene Periode nicht mehr gebucht werden kann. Wird die FiBu im Netzwerk eingesetzt, muss zum Zeitpunkt des Abschlusses gewährleistet sein, dass kein anderer Benutzer bei diesem Mandanten in der FiBu arbeitet. Zuletzt werden Sie darauf hingewiesen, dass sich nach diesem Abschluss alle Benutzer des Mandanten erneut anmelden müssen. 

Danach erfolgt der endgültige Abschluss der 1. Periode. Sie haben nun nicht mehr die Möglichkeit, Geschäftsvorfälle für die 1. Periode zu erfassen. Eine abgeschlossene Buchungsperiode kann in der oben dargestellten Listbox nicht mehr als aktuelle Buchungsperiode ausgewählt werden. 

Befinden sich in der abzuschließenden Periode noch ungebuchte Buchungszeilen im Kassenbuch oder in den Geschäftsvorfällen, wird der Abschluss nicht durchgeführt. Statt dessen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass sich noch ungebuchte Zeilen in der Periode befinden. In diesem Fall müssen Sie Ihre Bücher noch einmal überprüfen und die darin befindlichen Geschäftsvorfälle buchen oder löschen. 

Beim Aufruf des Abschlusses der 15. Buchungsperiode erhalten Sie den Hinweis, dass mit dem Abschluss der Periode 15 der Jahresabschluss ausgelöst wird. Man kann direkt den Jahresabschluss aufrufen. 

Vorläufiger Periodenabschluss

Außer dem endgültigen Periodenabschluss, steht Ihnen auch ein vorläufiger Abschluss bis zu der ausgewählten Buchungsperiode zur Verfügung. Man kann über die Benutzerrechte steuern, wer diesen vorläufigen Abschluss setzen und wieder aufheben darf. Eine ausführliche Beschreibung zu den Benutzerrechten und Berechtigungsstrukturen finden Sie im Kapitel "Berechtigungsstrukturen". 

Ein zweiter Unterschied zum endgültigen Abschluss besteht darin, dass der vorläufige Abschluss auch durchgeführt werden kann, wenn noch nicht alle erfassten Geschäftsvorfälle endgültig verarbeitet sind.

Beachten Sie:

Beachten Sie, dass der vorläufige Abschluss erst gültig wird, wenn alle Benutzer (die mit diesem Mandanten arbeiten) das Programm neu starten.

In vorläufig abgeschlossenen Perioden keine Buchungen erfassbar / einlesbar

Grundsätzlich können in vorläufig abgeschlossenen Buchungsperioden keine Buchungen erfasst oder eingelesen werden. Dies gilt sowohl für den Bereich der Geschäftsvorfälle als auch für den Bereich der Kassenbücher. 

Ausnahme über Berechtigungen: Buchungen erfassbar / einlesbar machen in abgeschlossenen Perioden

Soll bestimmten Mitarbeitern dies aber möglich sein, können Sie dafür eine Berechtigung vergeben. 

Unter Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN können Sie für die gewählte Berechtigungsstruktur unter BUCHHALTUNG (FiBu) - ABRECHNUNG - BUCHUNGSPERIODE UMSTELLEN - VORLÄUFIGER PERIODENABSCHLUSS den Eintrag: "Hinweis beim Erfassen/Ändern von Buchungen in vorläufig abgeschlossenen Perioden" aktivieren. 

 

Abfrage in Software beim Erfassen/Ändern von Buchungen in vorläufig abgeschlossenen Perioden

Wird die entsprechende Berechtigung für einen Benutzer aktiviert, so erhält der Benutzer bei der Eingabe / beim Ändern / beim Löschen von Buchungssätzen eine Abfrage: 

 

  • NEIN: Wird diese Abfrage mit "NEIN" bestätigt, so ist eine Buchungserfassung / Änderung oder das Löschen von Buchungssätzen nicht möglich und die Meldung erscheint bei jedem weiteren Versuch. 
  • JA: Wird diese Abfrage mit "JA" bestätigt, können Buchungen erfasst werden. Diese Buchungen können entsprechend auch geändert und/oder gelöscht werden. 

Nach Wechsel von Buchungsperiode / Buch / Bereich: Erneute Abfrage

Wechseln Sie allerdings die Buchungsperiode, das Buch oder den Bereich, so erfolgt beim nächsten Versuch in einer vorläufig abgeschlossenen Periode zu arbeiten erneut die Abfrage.  Gleiches gilt für die Erfassung, das Ändern oder Löschen von Buchungen im Bereich der Kassenbücher. 

WIRTSCHAFTSJAHR 

Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche: Wirtschaftsjahr öffnen Sie ein Kontextmenü, in dem Ihnen alle geöffneten Wirtschaftsjahre zur Auswahl zur Verfügung gestellt werden. 

 

Sie wählen hier das Jahr aus, in dem Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen oder bearbeiten möchten. Das aktuell ausgewählte Jahr wird mit einem Punkt gekennzeichnet. In der letzten Zeile dieser Listbox wird Ihnen das Folgejahr zum Öffnen angeboten.

Beachten Sie:

Haben Sie mehrere Geschäftsjahre geöffnet, dann prüfen Sie nach jedem Programmstart, welches Wirtschaftsjahr als aktuelles Buchungsjahr eingestellt ist. So können Sie verhindern, dass die Erfassung von Geschäftsvorfällen in einem falschen Wirtschaftsjahr erfolgt.

Über diesen Bereich führen Sie auch den Jahresabschluss durch. Dieser steht Ihnen immer für das älteste Buchungsjahr zur Verfügung. 

Bevor der endgültige Jahresabschluss in der FiBu durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen geschaffen werden:

  • Befinden sich in dem abzuschließenden Jahr noch ungebuchte Buchungszeilen im Kassenbuch oder in den Geschäftsvorfällen, wird der Abschluss nicht durchgeführt. Statt dessen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass sich noch ungebuchte Zeilen in einer Buchungsperiode befinden und das diese Buchungszeilen verarbeitet oder gelöscht werden müssen.
  • Es müssen alle Buchungsperioden, bis auf die letzte bebuchte (Dezember oder 13./14./15.Buchungsperiode), endgültig abgeschlossen sein. Der Abschluss der Buchungsperioden erfolgt über die Schaltfläche: PERIODE. Der Perioden-Abschluss steht Ihnen immer für die ältesten Buchungsperiode zur Verfügung.
  • Das neue Wirtschaftsjahr muss angelegt sein. Die Anlage des neuen Wirtschaftsjahres erfolgt über die Schaltfläche: WIRTSCHAFTSJAHR.
  • Die Kontenblätter müssen über den Druck "Neue Kontenblätter" ausgedruckt sein. Nachfolgende Fehlermeldung erhalten Sie, wenn z. B. vor dem Jahresabschluss des Jahres 202x nicht alle Kontenblätter ausgedruckt worden sind: "Daten im Wirtschaftsjahr 202x auf dem Kontoblatt "xxxx" wurden noch nicht ausgedruckt! Sie müssen dieses Kontoblatt drucken, bevor Sie den Jahresabschluss durchführen können. Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob alle Kontoblätter gedruckt worden sind. Beachten Sie: Der Jahresabschluss wurde nicht durchgeführt." Vor dem erneuten Aufruf des Jahresabschlusses, müssen Sie also alle noch nicht gedruckten Kontenblätter über den Bereich Kontenanalyse - Kontenblätter - Gruppe: Ausgabe oder über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN" - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - "Kontenblätter drucken" ausgeben lassen.

Dinge, die bei einem endgültigen Jahresabschluss zu beachten sind

  • Nach einem Jahresabschluss können keine Geschäftsvorfälle mehr in dieses Jahr gebucht werden.
  • Alle Auswertungen und Listen, welche Sie für das abzuschließende Jahr benötigen, müssen erstellt sein, da bestimmte Auswertungen nur im aktuellen Jahr erstellt werden können.
  • Vor dem Jahresabschluss sollte eine komplette Datensicherung erstellt werden.
  • Während der Durchführung des Jahresabschlusses darf kein anderer Benutzer mit der FiBu arbeiten.
  • Nach dem Jahresabschluss müssen sich alle Benutzer erneut anmelden.
  • Beim Jahresabschluss kommt die Abfrage ob die Eröffnungsbuchungen erstellt werden sollen. Wünschen Sie, dass Ihnen die Eröffnungsbuchungen nach dem Jahresabschluss automatisch zur Verfügung gestellt werden, dann aktivieren Sie, in der entsprechenden Abfrage „Ja, es sollen EB - Buchungen erzeugt werden“. Wählen Sie diese Einstellung, so werden die Eröffnungsbuchungen in der ältesten Buchungsperiode des neuen Wirtschaftsjahres im Hauptbuch der Geschäftsvorfälle zur Verfügung gestellt.

Beachten Sie:

Nur für die Konten mit dem Kennzeichen: "EB - Buchung bei Jahresabschluss erzeugen“ automatisch Eröffnungsbuchungen erzeugt werden. Dieses Kennzeichen wird im Bereich Stammdaten unter Kontenplan für die gewünschten Konten gesetzt. Den Sammelkonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist dieses Kennzeichen nicht zu setzen. Für die zwei Konten werden die Eröffnungsbuchung automatisch auf Grund der EB´s der Personenkonten erstellt.

Werden die Eröffnungsbuchungen nicht automatisch beim Jahresabschluss erzeugt, so haben Sie im neuen Jahr im Bereich der Geschäftsvorfälle über die Schaltfläche: WEITERE jederzeit die Möglichkeit, die EB – Buchungen zu erstellen.


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