Im Team zusammenkommen, Transparenz schaffen und eine Übersicht gewinnen: Diese sind wichtige Faktoren, wenn wir mit unseren Partnern und auch intern zusammenarbeiten.
Dafür nutzen wir Methoden und Praktiken, die dabei helfen, Struktur und Fokus in unseren und Ihren Berufsalltag und Prozess zu bringen. Gerade in der Nach-Urlaubszeit oder nach einer längeren Abwesenheit kann dies dein Wiedereinstieg in die Arbeit erleichtern.
Lesen Sie hier unsere 3 Tipps, wie wir organisiertes, teamorientiertes Arbeiten unterstützen:
- Kanban Board
Ein Kanban Board ist ein visuelles Hilfsmittel, das Transparenz über die Arbeit und den Arbeitsstatus schafft und die Kommunikation innerhalb des Teams vereinfacht. Das Board unterstützt dabei, einen Überblick zu bekommen, was in den nächsten Wochen ansteht und bringt Struktur und somit Ruhe in den Arbeitsalltag.
Um ein Kanban Board zu erstellen, brauchen Sie ein Whiteboard oder Online Tool (Mural, Trello, OneNote) und überlegen sich zunächst Ihren Arbeitsablauf – diesen können Sie dann in Spalten auf Ihrem Board strukturieren. Am einfachsten ist das Board in „To-do“, „in Arbeit (doing)“, und „Fertig (done)“ zu organisieren.
Bild 1: eigene Darstellung
Bei leaders@work hat jede:r von uns eine persönliche Post-it Farbe und zu jedem Wochenbeginn besprechen wir gemeinsam was bei uns ansteht und in die To-do Spalte gehängt wird. Wir unterstützen unsere Geschäftspartner bei der Einführung eines Kanban Boards dabei, wenn wir merken, dass es Silo-Denken und wenig Transparenz in die Prozesse und Arbeit eines Teams gibt. Damit schaffen wir einen ersten Schritt, ein gemeinsames visuelles Arbeitsfeld, an dem sich die Teams beteiligen müssen.
- Priorisieren
Wenn die erste Sammlung von To-dos gemacht ist, zum Beispiel nach einer Retrospektive, ergänzen wir die Priorisierung der Arbeit durch ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dafür nutzen wir die Impact-Effort Matrix, mit der die Aufgaben nach Auswirkung (Impact) und Aufwand (Effort) sortiert werden können.
Bild 2: eigene Darstellung
Für Sie zum Ausprobieren: Die Aufgaben aus dem gelben Bereich (hoher Impact, niedriger Effort) sind die Aufgaben, welche Sie als Erstes erledigen sollten. Diese setzen Sie ganz oben auf Ihre Priorisierungs-Liste. Die Aufgaben im grünen Bereich (niedriger Impact, niedriger Effort) können Sie in ruhigen Phasen und Lücken bearbeiten. Aufgaben aus dem blauen Bereich (hoher Impact, hoher Effort) sind Großprojekte und langfristige Ziele. Und die Aufgaben aus dem roten Bereich (niedriger Impact, hoher Effort) sind für später – sofern sie dann noch relevant sind.
- Raum für Zwischenmenschliches
Zwischen all den To-do-Listen und Meetings sollte man eins nicht vergessen: sich Raum und Zeit zu geben für sich und seine Kolleg:innen. Gemeinsame Kaffee-Pausen und Mittagessen, Runden um den Block oder Zwischenstopps am Nachbars-Schreibtisch haben einen positiven Effekt auf die Zusammenarbeit und auf das „sich wohl fühlen“ bei der Arbeit. Im zwischenmenschlichen Umgang braucht es dazu Neugierde, Empathie, aktiv zuhören, Vertrauen und ehrliches Interesse.
Hier sind einige Fragen, die als Ice-Breaker und Check-in dienen können, oder auch als kurze Auflockerungssequenz zwischen den Meetings:
- Worüber könnten Sie eine 30-minütige Präsentation ohne jegliche Vorbereitung halten?
- Welches ist der interessanteste Ort, an dem Sie jemals waren?
- Wenn alle Jobs gleich bezahlt würden und die gleiche Anzahl an Arbeitsstunden hätten, welchen Job würden Sie gerne machen?
- Wenn Sie von einer beliebigen Person ihr Tagebuch lesen könnten, vom wem wäre es?
- Wie würden Sie Ihren Arbeitsplatz gestalten, wenn Geld keine Rolle spielen würde?
Sich füreinander zu interessieren und in Kontakt kommen spielt zudem eine wichtige Rolle für Mitarbeiterbindung. Jede Konversation, die Führungskräfte mit ihren Mitarbeitenden anstoßen, hat einen positiven Einfluss auf ihr Engagement und ihre Performance.
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