Ausgebucht – was tun? 7 Ideen für Freiberufler*innen

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Meine Kund*innen haben meist eine von 2 Herausforderungen: Entweder es klappt noch nicht so ganz mit der Kundengewinnung – oder es klappt und dadurch entstehen neue Probleme. Überforderung, Zeitdruck und das Gefühl, nicht allen gerecht zu werden oder für nichts anderes mehr Zeit zu finden, sind die Folge.

In dieser Podcast-Episode teile ich mit dir:

• Welche 3 Fragen du dir stellen solltest, wenn du ausgebucht bist,
• 7 Ideen, was du dann bei neuen Anfragen tun kannst (mit Beispielen von meinen Kund*innen), 
• warum du nur 50 % deiner Zeit Kund*innen widmen solltest,
• wann der richtige Zeitpunkt ist, um deine Preise zu erhöhen, und
• weitere Inputs dazu aus meinem Blog für Freiberufler*innen.

Du kannst dir die neue Podcast-Folge hier in meinem Blog, auf YouTube, bei Spotify, Apple Podcasts, Audible und Deezer anhören.

Wann bist du ausgebucht – und was machst du dann? Kommentiere gerne auf Instagram! 

Transkript der Folge:

Meine Kund*innen haben meistens eine von zwei Herausforderungen. Entweder es klappt noch nicht so ganz mit der Kundengewinnung. Vielleicht hapert es am Angebot, der Zielgruppe, am Marketing oder Verkauf. Es kommen einfach zu wenig neue Anfragen und Projekte rein.

Oder irgendwann funktioniert das dann, es entsteht dann so eine Sogwirkung wie zum Beispiel mit meinem magnetischen Marketing. Aber natürlich gibt es auch andere Systeme zur Kundengewinnung als meines. Das ist ja für jeden ganz individuell. Aber auf jeden Fall kommen dann irgendwann die Kund*innen von selbst, es läuft.

Und dann kommt irgendwann der Punkt, wo dadurch neue Probleme entstehen. Zum Beispiel Überforderung, Zeitprobleme oder man will allen gerecht werden, alle bedienen und mit allen arbeiten.

Aber irgendwann gibt es zeitlich, energetisch oder aus anderen Gründen einfach Grenzen für das, was wir leisten können. Das kann sich zum Beispiel dadurch zeigen, dass man mit dem Verpacken gar nicht mehr hinterherkommt, wenn man einen Onlineshop hat.

Oder wenn du Online-Coachings gibst, dass du das Gefühl hast, du hast irgendwie zehn Coaching-Calls pro Tag und sitzt eigentlich nur noch vor Zoom, es ist mega anstrengend und du hast keine Zeit mehr für dich oder auch für andere Aufgaben in deinem Business.

Alles bleibt liegen. Und mit den Dingen, die du dir vielleicht vorgenommen hast oder anderen Zielen, geht es dann irgendwie nicht weiter. Oder wenn du Dienstleiser*in bist, zum Beispiel Texter, Designer*in, Social-Media-Manager*in und so weiter, dann hast du vielleicht das Gefühl, du arbeitest irgendwie ständig an drei Kundenprojekten gleichzeitig.

Und dann kommen schon die nächsten Anfragen rein. Und eigentlich wolltest du mit dem Projekt schon fertig sein, aber dann fängt schon das nächste an und der nächste Kunde steht vor der Tür. Und vielleicht leidet dadurch auch die Qualität deiner Arbeit.

Dieser ständige Zeitdruck und Stress wirkt sich natürlich auch auf Kreativität und Leistungsfähigkeit aus. Ein Anzeichen kann auch sein, dass du dir eigentlich Unterstützung holen möchtest.

Du überlegst, ob du dir eine virtuelle Assistenz nimmst oder, ja, irgendeine Form, deine Aufgaben auszulagern. Aber du kommst gar nicht dazu. Du hast gar keine Zeit und auch nicht die Muße, jetzt irgendwen zu suchen, einzuschulen, weil du einfach so in deinen Kundenprojekten drinsteckst.

Und ich glaube, der erste Schritt, den man hier gehen sollte und gerne auch schon ganz am Anfang deiner Selbstständigkeit, wenn du vielleicht noch in der ersten Phase bist, wo es mit der Kundengewinnung noch nicht so klappt, aber dass du dich fragst, wann bist du überhaupt ausgebucht?

Was bedeutet ausgebucht sein für dich? Woran machst du das fest? Oder wie manifestiert sich das in deiner Branche? Wir hatten das Thema bei einem monatlichen Q&A-Call in meinem Kundenmagnet-Kurs.

Und da kamen zum Beispiel als Antworten entweder an den Stunden pro Woche, wenn ich zum Beispiel 20 Stunden pro Woche beschäftigt, dann bin ich ausgebucht. Hier bitte auch aufpassen, so als Faustregel kannst du dir vornehmen, dass du nur 50 Prozent deiner Arbeitszeit mit Kundenprojekten verbringst.

Und die anderen 50 für solche Aufgaben wie eine virtuelle Assistenz suchen, an irgendwelchen anderen Zielen arbeiten, Marketing und Sales betreiben, vielleicht neue Angebote entwickeln. Also diese ganzen internen Aufgaben, wo du jetzt nicht direkt mit oder für Kund*innen arbeitest.

Wenn du zum Beispiel sagst, ich würde gerne 30 Stunden pro Woche arbeiten, dass du dann sagst, wenn ich 15 Stunden pro Woche mit Kund*innen beschäftigt bin oder Kundenprojekte bearbeite, dann bin ich im Prinzip schon ausgebucht, weil die andere Hälfte der Zeit brauche ich für meine Unternehmensaufgaben.

Man kann es zum Beispiel auch an der Anzahl der Kund*innen festmachen. Wenn du zum Beispiel Coach*in bist, dass du sagst, wenn ich pro Woche, keine Ahnung, zehn Coaching-Calls habe oder zehn Mal mit Kund*innen eine Stunde oder eineinhalb Stunden Coaching mache, dann bin ich ausgebucht. Dann ist meine Woche voll.

Oder du machst es an der Anzahl der Projekte fest. Eine Fotografin im Kurs hat dann gemeint, wenn sie zwei Shootings pro Woche hat, ist die ausgebucht. Und maximal drei. Und ansonsten kann sie ja zwischendurch solche Mini-Shootings machen. Da kommen wir dann auch später noch drauf zu sprechen.

Und zu dem Thema, warum du nicht acht Stunden pro Tag für Kund*innen verplanen solltest, gibt es auch einen Blog-Artikel von mir. Der heißt so in die Richtung, warum du nicht acht Stunden pro Tag texten kannst.

Das war damals noch speziell für Texter*innen, aber gilt natürlich auch für alle anderen kreativen Freiberufler*innen. Verlinke ich gerne in den Shownotes.

So, erstmal die Frage, wann bist du ausgebucht? Wie definierst du das? Gerne mal für dich selbst überlegen und festhalten. Und die nächste Frage ist dann: was machst du dann, wenn du ausgebucht bist? Wie kannst du dann damit umgehen? Und was gibt es da für Möglichkeiten?

Und ich habe dir jetzt sieben Ideen mitgebracht, was du dann machen kannst, wenn du ausgebucht bist und trotzdem Anfragen bekommst.

1. Gib eine Wartezeit an

Die erste davon ist, dass du eine Wartezeit auf deiner Website angibst. Als ich noch als Texterin buchbar war, da hatte ich zum Beispiel mein Website-Texter-Paket, das hieß Website-Wunder.

Und da habe ich auf die Sales-Page geschrieben: bitte rechne immer mit einer Wartezeit von circa sechs Wochen bis zum Beginn deines Projektes. Weil so weit im Vorhinein war ich ungefähr immer ausgebucht. Ich habe gewusst, wie lange ein Paket mit einem Kunden dauert. Wie viele kann ich aneinanderreihen?

Wie viele kann ich in einem bestimmten Zeitraum schaffen? Und natürlich auch in Bezug auf die Anzahl der Anfragen. Und dann war es meistens so, dass ich in sechs Wochen dann mit einem neuen Projekt beginnen konnte, je nachdem wann die Person angefragt hat. Und eine Kundin aus meiner Mastermind-Gruppe war dann auch an dem Punkt.

Und sie hat dann gesagt: ja, aber ich habe Angst, wenn ich angebe, ich bin erst in drei Monaten wieder verfügbar, weil sie zeitintensivere Projekte hat, dass sich dann niemand mehr meldet. Und vielleicht denkst du dir das auch, dass das die Leute dann vielleicht abschreckt, wenn sie warten müssen.

Aber es war dann genau das Gegenteil der Fall. Die wollten dann noch mehr mit ihr arbeiten und haben sich dann auch bemüht, dass sie einen freien Platz bei ihr bekommen, weil natürlich, wenn du so gut gebucht bist, dass die Leute warten müssen, dann sagt das ja auch etwas über die Beliebtheit deiner Angebote und vielleicht auch über die Qualität deiner Arbeit aus.

Das schafft ja auch eine Begehrlichkeit. Genau.

2. Erstelle eine Warteliste

Die zweite Idee ist eine Warteliste aufzusetzen. Das kennt man ja zum Beispiel von Onlinekursen.

Wenn der Onlinekurs gerade nicht erhältlich ist, dass die Leute sich in eine Warteliste eintragen sollen oder wann dein nächster Durchgang startet. Aber das könnte man genauso für Einzelcoachings, Dienstleistungen und so weiter aufsetzen.

Und es schadet ja natürlich nicht, dass du dann Kontakte zu Personen hast, die sich für eine Zusammenarbeit mit dir nachgewiesenermaßen interessieren, weil die kannst du dann jederzeit kontaktieren und ihnen den nächsten freien Platz zum Beispiel anbieten.

Wenn du kein Newsletter-System hast, dann könnte man das auch einfach über ein Kontaktformular auf der Seite machen. Man kann ja jedes Kontaktformular überall auf der Website einbetten. Und dann machst du daraus so eine Art Wartelistenformular oder so. Und dann hast du genauso die Kontaktdaten von den Personen, die sich da eintragen.

3. Verlange einen Express-Zuschlag

Die dritte Idee ist, dass du einen Aufpreis für die schnellere Erledigung verlangst. So eine Art Expresszuschlag. Das bedeutet, du bist zwar eigentlich ausgebucht, aber wenn eine Person nicht x Wochen oder Monate warten möchte, dann kann sie einen Aufpreis bezahlen und wird dann entweder vorgereiht oder du hast vielleicht so eine Art Puffer für solche Projekte.

Ich finde es nicht so cool, am Abend und am Wochenende zu arbeiten, aber wenn du sagst, ja, das kann ich mir gut vorstellen, dass ich dann für den Aufpreis ein bisschen über mein Pensum drüberarbeite, ist das ja auch voll okay.

4. Biete einen Up- oder Downsell an

Die vierte Idee, wenn du ausgebucht bist, ist natürlich, dass du andere Angebote der Person anbietest, die bei dir angefragt hat. Zum Beispiel einen sogenannten Downsell, wo du ein günstigeres Produkt anbietest, das ein ähnliches Problem löst, aber wo die Person vielleicht einen höheren Do-it-yourself-Anteil hat.

Oder einen Upsell, wo du sagst, dieses Angebot ist gerade nicht verfügbar, aber hier habe ich ein höherpreisiges, höherwertiges, da habe ich zum Beispiel noch x Plätze frei.

Und was wir auch später ansprechen werden, aber hier auch noch dazu passt, ist, dass du Leuten, die eine Einzelarbeit mit dir machen wollen, natürlich auch anbieten könntest, in der Gruppe mit dir zu arbeiten. Genau, da gehen wir gleich noch drauf ein.

5. Sag „Nein

Die fünfte Idee oder Möglichkeit, wenn du ausgebucht bist, ist natürlich einfach nein sein. Einfach absagen oder gleich auf deine Website schreiben: ich nehme zurzeit keine neuen Kund*innen an.

Vor allem wenn du längerfristig mit deinen Kund*innen arbeitest und die vielleicht Monat für Monat mit irgendwas belieferst, bedienst, coachst oder berätst, genau, dann muss man einfach absagen, wenn du keine alternativen Angebote hast.

6. Vermittle Kolleg*innen

Die sechste Idee ist, dass du die Leute an Kolleg*innen von dir weiterempfiehlst, wo du weißt, dass das gut passen könnte. Vielleicht sogar für eine Provision, dass du dann einen Prozentsatz bekommst, weil du dieser Person einen neuen Auftrag verschafft hast, den sie sonst vielleicht nicht bekommen hätte.

7. Setze das Projekt schon in Gang, ohne offiziell zu starten

Und die siebte Idee hier ist, dass deine Kund*innen, während sie auf den Beginn ihres Projekts warten, vielleicht schon mit einem Element starten können.

Ich habe den Leuten, die für das Website-Paket angefragt haben, immer gesagt: wir können zwar erst in sechs Wochen starten, aber nachdem deine Anzahlung bei mir eingegangen ist und dadurch dein Projektzeitraum reserviert wurde, kann ich dir gerne schon meinen Website-Fragebogen freigeben.

Der hat eh zig Seiten gehabt. Und da kannst du gerne schon starten. Und das wäre eine gute Vorbereitung. Und du brauchst eh viel Zeit dafür, hin und her. Dass man den Leuten schon was zu tun oder vorzubereiten gibt und nicht sagt: ja, ja, melde dich in sechs Wochen wieder.

Sondern dass du schon schaust, dass du die Leute einbuchst, die Anzahlung bekommst und das Projekt schon in Gang setzt, obwohl es noch gar nicht offiziell losgeht. Genau. Das waren jetzt mal die sieben Ideen, was du tun kannst, wenn du ausgebucht bist.

Weitere Lösungsansätze:

Und wenn du zum Beispiel mit der Eins-zu-Eins-Arbeit ausgebucht bist, dann könntest du dir ein neues Angebot überlegen, wo du in einer Gruppe arbeitest. Die Frage ist dann: wie kann ich mehrere Kunden auf einmal oder schneller bedienen?

Das kann zum Beispiel ein Workshop, Onlinekurs oder, das Beispiel von der Fotografin vorher war so ein Mini-Shooting, sein, wo an einem Tag fünf Leute kommen und alle haben eine halbe Stunde mit dir Zeit. Und die Make-up-Artistin ist schon dort und schminkt alle. Wo alles so ein bisschen gepatcht ist.

Patching heißt, dass man so ähnliche Aufgaben zusammenfasst. Da kannst du an einem Tag mehrere Kund*innen bedienen. Bei einem Onlinekurs ist es natürlich nach oben hin offen. Ein Onlinekurs sollte so gestaltet sein, dass es egal ist, ob da zehn oder hundert Leute drinnen sind. Für dich ist es dieselbe Arbeit.

Du schickst zum Beispiel dieselben E-Mails, egal ob es zehn oder hundert Leute sind. Oder du hast dieselben Gruppen-Calls, zum Beispiel einmal pro Woche. Und da ist es dann auch egal, ob es zehn oder hundert Leute sind. Das nennt man dann skalierbar.

Du kannst die Anzahl der Leute nach oben hin immer weiter erhöhen, ohne dass sich dein Angebot ändert, du Zeitprobleme bekommst, sich die Inhalte ändern und die Qualität für deine Kund*innen leidet oder die dann nicht das bekommen, was du ihnen versprochen hast. Genau.

Und ein weiterer Punkt ist dann natürlich noch, wenn du so stark gefragt bist, dass die Leute schon warten müssen und du eh schon das Gefühl hast, oh Gott, ich werde nicht allen gerecht und die müssen schon ewig warten und so, dann wäre es auch ein guter Zeitpunkt, deine Preise zu erhöhen.

Und zum Thema Preise erhöhen, habe ich auch einen beliebten Blog-Artikel online. Der heißt „Preise erhöhen – fünf Anzeichen und drei Wege“. Eines von diesen drei Anzeichen ist, dass du ausgebucht bist. Das ist ein guter Zeitpunkt, deine Preise zu erhöhen.

Und die anderen zwei Anzeichen und drei Wege, wie du das elegant formulieren kannst oder was so ein guter Anlass ist, deine Preise zu erhöhen, findest du auch in dem Blog-Artikel und verlinke ich dir gerne in den Shownotes. Dann wäre dann auch noch ein gutes further reading mein Workflow-Artikel unter lillikoisser.at/workflow.

Dort habe ich mal vor ein paar Jahren als Texterin in einem Video geteilt, wie dieses Website-Wunder-Paket genau abläuft. Was ist da der Prozess, der Workflow? Was passiert wann?

Zum Beispiel, wenn der Kunde den Projektzeitraum besetzen oder reservieren will, dann muss er eine Anzahlung bezahlen oder gleich die ganze Summe im Vorhinein. Solche Sachen, wo ich einfach merke, dass das bei vielen Freiberufler*innen noch nicht so wirklich festgezurrt ist. Was passiert wann?

Das gibt natürlich auch dem Kunden mehr Sicherheit, wenn er sieht, sie macht das nicht zum ersten Mal oder nicht alles aus dem Stehgreif oder wie sie gerade lustig ist, sondern es gibt gewisse Schritte und ich weiß, was auf mich zukommt und so. Genau, das verlinke ich dir auch in den Shownotes.

Und wenn du auch ausgebucht sein möchtest und angefragt werden möchtest, dann gehen wir natürlich in meinem Kundenmagnet-Kurs ganz detailliert auf diese ganzen Sachen ein. Also Angebote, Preise, Zielgruppe. Wie mache ich Pakete und Prozesse mit meinen Kund*innen?

Das ist mal so die erste Phase, die Positionierungsphase. Dann in der zweiten Phase, wenn das alles steht, dann schauen wir: wie können wir das jetzt nach außen tragen? Da geht es dann um deine suchmaschinenoptimierte Website, deinen suchmaschinenoptimierten Content und wie man online gute Texte schreibt.

Und in der dritten Phase geht es dann erst darum, deine Reichweite zu erhöhen. Du weißt, was, für wen, wie, warum et cetera du anbietest. Dann hast du das einmal schön, verständlich und attraktiv formuliert auf deiner eigenen Plattform im Internet festgehalten.

Und dann erst macht es in meinen Augen Sinn, dass man dann versucht, die Augenpaare zu erhöhen, die dieses Angebot sehen. Dass du dann versuchst, so viele Leute wie möglich aus deiner Zielgruppe zu erreichen, auf deine Website zu bringen. Es geht auch um Social-Media- und E-Mail-Marketing, Newsletter, Freebies et cetera.

Dann haben wir eine ganze Lektion über Launches, also Werbekampagnen. Egal, ob für ein Dienstleistungspaket, einen Workshop, einen Onlinekurs. Das sind eigentlich immer wieder dieselben Mechaniken, die dahinterstehen. Und im letzten Modul geht es dann auch noch um CEO und Money-Mindset. Wirklich: es läuft jetzt alles.

Wie schütze ich mich jetzt vor dieser Überforderung oder diesen Zeitproblemen? Wie kann ich Aufgaben auslagern? Wie kann ich Aufgaben priorisieren, die ich machen sollte? Was mache ich dann eigentlich mit dem ganzen Geld, das ich einnehme? Wie kann ich das für mich und für andere sinnvoll einsetzen? Genau, das wird da auch alles abgedeckt.

Und meine Mastermind-Gruppe ist für den Zeitraum Februar bis Mai 2022 leider ausgesucht, weil ich das auch immer wieder gefragt werde. Die jetzige und die nächste sind leider ausgebucht. Aber auf meiner Arbeite-mit-mir-Seite, kann ich dir auch gerne verlinken, kommst du zum Kundenmagnet-Kurs.

Und ich arbeite auch gerade an einem neuen Angebot. Habe ich, glaube ich, eh schon mal erwähnt. Das wird auch ein Gruppenprogramm sein. Und da wir des bald eine Warteliste dazu geben. Ich habe sie jetzt noch nicht. Aber bald gibt es da den Link dazu.

Und wenn du da mehr drüber erfahren möchtest, dann trag dich gerne in meinen Newsletter ein. Da bekommst du auch ein eBook mit meinem Drei-Schritte-System, das ich jetzt so kurz angerissen habe. Und das auch die Grundlage für alle meine Kurse, die Mastermind-Gruppe und das neue Angebot ist.

Und wenn du noch Fragen, Input, weitere Ideen oder Erfahrungen zum Thema ausgebucht hast, dann teile sie gerne auf Instagram mit mir. Da gibt es jeden Freitag ein Posting zur aktuellen Podcast-Folge. Gut, dann wieder mal vielen Dank, dass du mir zugehört hast.

Ich hoffe, es war für ein paar von euch hilfreich und inspirierend. Und genau, wir sehen und dann auf Instagram oder gerne in meinem Newsletter und auf meiner Website. Danke uns bis bald. Tschüss.

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Links:

Zur Podcast-Folge: https://lillikoisser.at/48 

Alle Episoden in der Übersicht: https://lillikoisser.at/podcast 

3 gute Gründe, warum du nicht 8 Stunden pro Tag für oder mit Kund*innen arbeiten kannst: https://lillikoisser.at/8-stunden-texten/ 

Pakete erstellen als Freelancer*in: Mein Angebot „Website-Wunder“ als Beispiel: https://lillikoisser.at/workflow/ 

5 Anzeichen und 3 Wege, deine Preise zu erhöhen: https://lillikoisser.at/preise-erhoehen/ 

Wie du deinen ersten Onlinekurs erstellst – in „nur“ 5 Schritten: https://lillikoisser.at/ersten-onlinekurs-erstellen/ 

Arbeite mit mir (derzeit nur im Kundenmagnet-Kurs): https://lillikoisser.at/arbeite-mit-mir/ 

Kostenloses Webinar über mein 3-Schritte-System „Magnetisches Marketing“ für Selbstständige: https://lillikoisser.at/webinar/ 

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