Vertragsrechnungen

Auf dem Register Service | Verträge | Vertragsrechnungen werden die Vertragsrechnungen für den aktuellen Vertrag angezeigt (historisch).

Die Felder Gebühr von und Gebühr bis werden ins Rechnungsausgangsbuch übernommen. Damit hat man die Möglichkeit, dort nach diesen Feldern zu suchen. Diese Auflistung entspricht nicht der Auflistung des Rechnungsausgangsbuches, da dort Gruppenrechnungen als eine Summe erscheinen; in der Auflistung auf dem Register Service | Verträge | Vertragsrechnungen wird jede Einzelrechnung mit den dazugehörenden Positionen und Unterpositionen angezeigt.

In der oberen Tabellenansicht werden alle vorhandenen Vertragsrechnungen angezeigt.

Markieren Sie eine Vertragsrechnung, so werden in der unteren Tabellenansicht die entsprechenden Vertragspositionen angezeigt. Bei den Positionen wird auch eventuell gebuchtes Material (blaue Schrift) aufgeführt. Dabei wird die Artikelbezeichnung 1 in das Feld Pos.-Text eingetragen.

Das Material wird nur aus dem Register Service | Inspektionsaufträge | Arbeitsberichte übernommen, wenn dieser auf erledigt gesetzt worden ist.

Die Aufteilung auf verschiedene Konten können Sie unter dem Punkt Service | Vertragsrechnungen mit der Schaltfläche Aufteilung einsehen.

Sie können über die Schaltfläche Filter im Navigator der oberen Tabelle nur bestimmte Vertragsrechnungen zur Anzeige bringen. Wählen Sie ein Feld aus und tragen Sie die gewünschten Werte ein, die angezeigt werden sollen. Mit der Schaltfläche OK wird der Filter entsprechend aktiviert. Es sind auch Kombinationen von Filterkriterien möglich.

Über die Schaltfläche Gehe zu können Sie zu anderen abhängigen Modulen springen, wie zum Beispiel zur Anlage oder zum Kunden.

Stornierung / Gutschrift einer Vertragsrechnung

Auf dem Register Service | Verträge | Vertragsrechnungen haben Sie auch die Möglichkeit, eine ausgewählte Vertragsrechnung zu stornieren bzw. gutzuschreiben.

Als zusätzliche Option steht Ihnen hier auch der sofortige Ausdruck nach dem Buchen zur Verfügung. Aktivieren Sie dazu die Option Anschließend drucken bevor Sie die Buchen-Schaltfläche betätigen.

Markieren Sie die entsprechende Vertragsrechnung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Gutschrift.

Im Dialogfeld Vertragsgutschrift erstellen haben Sie die Möglichkeit, im Bereich Methode die Art der Gutschrift auszuwählen.

Mögliche Optionen sind:

• Stornierung

• Gutschrift gemäß Kündigung

• Gutschrift gemäß Leistung

   

  Die Optionen Gutschrift gemäß Kündigung und Gutschrift gemäß Leistung stehen Ihnen hier nur zur Verfügung, wenn die Lizenz für den esFakturaserver vorhanden ist.

Stornierung

Mit dieser Methode wird die Vertragsrechnung storniert. Die Rechnung im Rechnungsausgangsbuch bleibt davon unberührt. Es wird intern eine Gutschrift mit einer Gutschriftnummer erstellt. Der Grund dafür ist der, damit sich die zu erstellende Gutschrift mit der irrtümlichen Rechnung aufhebt.

1. Klicken Sie auf dem Register Service | Verträge | Vertragsrechnungen auf die Schaltfläche Gutschrift, das Fenster Vertragsgutschrift erstellen wird geöffnet.

2. Aktivieren Sie die Option Stornierung.

    

   Weitere Optionen stehen bei Nutzung des optionalen Fakturaservers zur Verfügung.

3. Als Erweiterung zur Stornierungsmethode können Sie noch ein Datum für die Buchung eintragen. Standardmäßig wird das Rechnungsdatum der ausgewählten Vertragsrechnung übernommen.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Versandart

   Wählen Sie eine Versandart für den Elektronischen Dokumentensand aus. Ist beim Kunden / Vertrag bereits eine Versandart hinterlegt, ist die Versandart entsprechend vorbelegt, eine Änderung ist noch möglich.

   Siehe auch Versandarten

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

4. Klicken Sie auf Buchen

Funktionsweise Stornierung

Beim Stornieren einer Wartungsrechnung wird das Kennzeichen für die Rechnungsart der Rechnung im Rechnungsausgangsbuch auf VXS (Vertragsrechnung – Ursprungsbeleg – Schluss(rechnung)) geändert. Die neu erstellte Gutschrift erhält darauf hin das Kennzeichen VSS (Vertragsrechnung – Storno – Schluss(rechnung)).

Die Daten für die Zahlungsbedingungen im Rechnungsausgangsbuch werden nicht aus der Originalrechnung übernommen, sondern, ausgehend vom gesetzten Gutschriftdatum, neu berechnet.

Sind zum Beispiel in der Originalrechnung keine Fremdwährungsbeträge angegeben, so werden diese Felder im Rechnungsausgangsbuch leer gelassen.

Einträge hinsichtlich des Änderungsdatum werden auf das aktuelle Datum sowie den angemeldeten Mitarbeiter gesetzt und nicht von der Originalrechnung kopiert.

Beim Erstellen einer Gutschrift für eine bestehende Vertragsrechnung wird der zweite Mehrwertsteuerbetrag, falls vorhanden, negiert.

Bei der Gutschrift einer Wartungsrechnung, wird das Feld Rechnungsdatum in der Vertragsrechnung auf das Rechnungsdatum der Gutschrift gesetzt. Somit erscheint beim Drucken automatisch das Datum der Gutschrift auf dem Ausdruck und nicht das Datum der Rechnung.

Gutschrift gemäß Kündigung / Gutschrift gemäß Leistung

Bei beiden Optionen wird die Gutschrift analog zur Direktfaktura-Logik im Serviceauftrag erzeugt.

Es wird dabei eine Rechnungsvorlage erstellt und über die Vorschau angezeigt.

Aus der Vorschau heraus besteht dann die Möglichkeit, die Vorlage zu buchen, zu drucken oder zu verwerfen.

Es ist notwendig, dass die zugehörigen Reports unter dem Programmeinstiegspunkt Vertragsrechnung (FS) registriert werden.

Bei der Option Gutschrift gemäß Kündigung wird überprüft, ob der Vertrag innerhalb des Gebührenzeitraums der unter Vertragsrechnungen ausgewählten Rechnung gekündigt wurde. In dem Fall wird der Zeitraum ab dem Kündigungsdatum bis zum Ende des Gebührenzeitraums gutgeschrieben.

Wird mit automatischen Gebührenänderungen gearbeitet, werden dabei auch Gebührenerhöhungen innerhalb des Zeitraums entsprechend berücksichtigt.

Bei einer Gutschrift nach erbrachter Leistung werden nur Positionen mit den Produktarten Leistung und Mengen berücksichtigt.

Für alle Gutschriftarten kann im Datumsfeld das Datum der Gutschrift eingestellt werden.

Funktionen Vertragsverwaltung

Folgende Funktionen können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über die Schaltflächen aufgerufen werden.

Weitergehende Informationen finden Sie unter Funktionen Vertragsverwaltung.

Inspektionen / Wartungen

Über die Schaltfläche Insp. / Wartungen können alle Inspektions- oder Wartungsaufträge angezeigt werden, die zu dem Vertrag (Standardeinstellung), der Anlage oder dem Kunden gehören.

Über die Schaltfläche Gehe zu kann auf den aktuellen Datensatz bei den Inspektionen / Wartungen auf das Register Service | Inspektionsaufträge | Details gewechselt werden. Dies geschieht auch per Doppelklick auf den jeweiligen Auftrag.

Zusätzlich kann hier im Kontextmenü zu weiteren abhängigen Modulen gewechselt werden.

Über die Schaltfläche Information können die hinterlegten Informationen aus dem Auftrag vom Register Service | Inspektionsaufträge | Annahme aus dem Feld Meldung angezeigt werden.

Kontextmenü

Im Fenster Inspektions- / Wartungsaufträge steht Ihnen ein Kontextmenü mit folgenden Einträgen zur Verfügung:

• Arbeitsbericht erfassen

• Schichtmengen erfassen

• Auftrag erledigen An / Aus

Arbeitsbericht erfassen

Über den Eintrag Arbeitsbericht erfassen wird der Assistent für die Erfassung von Arbeitsberichten mit seinen Funktionalitäten aufgerufen.

Schichtmengen erfassen

Über den Eintrag Schichtmengen erfassen öffnet sich ein Eingabedialog zum Erfassen von Schichtdaten.

Die Schichtmengenerfassung im Dialog ist jedoch nur dann auswählbar, wenn zu dem aktuellen Vertrag mindestens eine Position mit der Positionsproduktart Mengen existiert.

Auftrag Erledigen An / Aus

Die Schaltfläche Auftrag Erledigen An / Aus erledigt den jeweiligen Auftrag oder wenn schon geschehen, kann dieser hierüber wieder geöffnet werden.

Einzelfakturierung

Über die Schaltfläche Einzelfakturierung ist es möglich, einzelne Vertragsrechnungen zu drucken und zu buchen.

Einzelfakturierung von Verträgen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einzelfakturierung.

   Der Eingabedialog Vertragsrechnungen erstellen wird geöffnet, die Fakturierungsart Einzelfakturierung ist bereits aktiviert worden.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum angeben, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht.

   Nach erfolgter Inspektion

   Zusätzlich können Sie über die Option Nach erfolgter Inspektion angeben, ob nur Rechnungen gedruckt werden sollen, bei denen die vertraglich vereinbarte Inspektion / Wartung durchgeführt worden ist (Voraussetzung: der entsprechende Inspektionsauftrag ist als Erledigt gekennzeichnet).

    

   Ist im Vertrag auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Gebührenberechnung' die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion aktiviert, wird als Rechnungsintervall das Inspektionsintervall angenommen, unabhängig davon, was über die Gebührenart beim Vertrag hinterlegt worden ist.

    

   Bei Inspektionsverträgen sollte das Intervall in der Gebührenart dem Inspektionsintervall entsprechen.

    

   Die Inspektionsauftragsnummer wird ins Feld AuftragNr der Rechnung übernommen, wenn ein Vertrag nach erfolgter Inspektion fakturiert wird.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Zusätzlich kann hier auch noch das Sortierkriterium Fakturafreigabe in der Liste stehen, wenn die Option Nach erfolgter Inspektion gesetzt ist. Dieses Sortierkriterium bezieht sich auf das Feld Fakturafreigabe am aus dem entsprechenden Auftrag auf dem Register Details. Dieses Datums-Feld wird dort gefüllt, wenn der Auftrag manuell auf Erledigt gesetzt wird oder implizit beim Setzen durch Technisch erledigt und beim Erstellen (Wartung) mit der Option Fakturieren.

2. Nach dem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

   Haben Sie die Einzelfakturierung gewählt, wird jetzt der gewählte Vertrag (nur wenn er tatsächlich fällig ist) angezeigt. Wenn der gewählte Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe zugeordnet ist, dann werden alle zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge, die zur Gruppe gehören, angezeigt.

    

   Für Fakturierungsgruppen gilt: entweder alle fälligen Verträge der Gruppe berechnen oder keinen Vertrag.

   

    

   Wird der Vertrag nicht angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

3. Werden die gewünschten Rechnungen angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen Buchen.

    

   Ein Fakturierungslauf kann an dieser Stelle noch über die Schaltfläche Schließen abgebrochen werden. Bei Betätigung der Schaltfläche erscheint eine Abfrage, ob die Fakturierung abgebrochen werden soll.

4. Bestätigen Sie anschließend, dass die angezeigten fälligen Rechnungen wirklich gebucht werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja betätigen.

   

    

   Die Bestätigungsabfrage wird auch angezeigt, wenn ein Filter aktiv ist.

   Wird dabei die Buchungsanforderung bestätigt, so werden nur die gefilterten Verträge fakturiert. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Serienfakturierung oder eine Einzelfaktura, mit oder ohne Inspektion handelt.

   Das bedeutet, dass im Falle einer Sammelrechnung, also wenn mehrere Anlagen mit einer Rechnung fakturiert werden sollen, auch hier eine bestimmte Anlage herausgefiltert werden kann.

   Die gewünschten Vertragsrechnungen werden jetzt gebucht und gedruckt / versendet.

   Für den Ausdruck der Rechnung können Sie noch eine Reportvariante auswählen.

   Anschließend lässt sich mit einem Klick auf die Schaltfläche OK der Druck starten (Druckerdialog Ihres Druckers erscheint).

    

   Wird versucht Vertragsrechnungen ohne vorhandene Kontonummer beim Kunden zu buchen (Einzelfakturierung oder Serienfakturierung), wird die Fehlermeldung:

   Sie müssen dem Kunden erst eine Kontonummer zuordnen

   angezeigt.

   Nach der Betätigung der OK-Schaltfläche wird noch eine Informationsmeldung angezeigt, dass an den Vertragsdaten gearbeitet wird, bzw. dass sie nicht vollständig sind. Der Buchungsvorgang wird danach abgebrochen und man kehrt auf das Register Liste zurück. Nachdem der Fehler behoben wurde, kann der Buchungsvorgang wiederholt werden.

   Unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II -Bereich 'Kunden' können Bedingungen für die Vergabe von Kontonummer für Kunden eingestellt werden.

Man. Rechnung

Manuelle Vertrags- Rechnung / Gutschrift

Über die Schaltfläche 'Man. Rechnung' können Sie manuelle Vertrags-Rechnungen bzw. Vertrags-Gutschriften erstellen.

Nach dem Start der Funktion Man. Rechnung haben Sie die Möglichkeit eine oder mehrere Zeilen zur Berechnung zu erfassen. Wie bei den Vertragspositionen können Sie die Position und die Unterposition angeben, die Gebühr und eine Positionsart. Das ermöglicht es die Gebühren auf unterschiedliche Konten zu buchen. Zu jeder Position kann ein individueller Text hinterlegt werden, der auf der Rechnung / Gutschrift in der Bezeichnungszeile gedruckt werden soll.

Es ist nicht notwendig, die Rechnung / Gutschrift sofort nach der Erfassung zu drucken / buchen. Die eingetragenen Daten bleiben für die spätere Benutzung erhalten. Soll die Rechnung / Gutschrift gebucht werden, so betätigt man die Schaltfläche Rechnung / Gutschrift buchen. Dabei werden die Daten genau wie bei einer Vertragsrechnung nach Konten aufgeteilt und dem Vertrag zugewiesen (siehe Register Service | Verträge | Vertragsrechnungen).

Vor dem eigentlichen Buchen erscheint noch einmal ein Eingabedialog, in dem das jeweilige Rechnungs- bzw. Gutschriftsdatum eingestellt werden kann, sowie ggf. der Gebührenzeitraum.

Nach dem Buchen erfolgt die Abfrage, ob die Positionen gelöscht werden sollen. Normalerweise werden diese Positionen nicht mehr benötigt, da sie in die Vertragsrechnung übernommen wurden. Werden sie nicht gelöscht, so bleiben sie zur Wiederbenutzung erhalten. Sollte die Rechnung / Gutschrift nicht sofort gedruckt worden sein, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Über den Menüpunkt Service | Vertragsrechnungen - Übersicht können jederzeit die manuell erstellten Rechnungen bzw. Gutschriften noch einmal für den Kunden ausgedruckt werden.

Beim Buchen einer manuellen Rechnung wird geprüft, ob dem Kunden bereits eine Kontonummer zugeordnet ist. Ist das nicht der Fall, so wird die Kontonummer nach gewohnter Logik vergeben (ziehen aus dem Nummernkreis etc.). Ebenfalls werden die Felder Änderungspersonalnummer, Änderungsdatum sowie die Personalnummer in der Tabelle des Rechnungsausgangsbuches gefüllt.

Manuelle Vertragsrechnungen werden auch auf den Kunden der Fakturierungsgruppe gebucht, wenn dem Vertrag eine Fakturierungsgruppe zugeordnet wird. Der Kunde der Anlage wird in dem Fall ins Feld KundenNrFakt eingetragen.

Um Fehler beim Buchen deutlich zu kennzeichnen, wird bei Buchungsproblemen die zugehörige Fehlermeldung mit ausgegeben.

Erstellen einer manuellen Rechnung / Gutschrift

1. Markieren Sie den entsprechenden Vertrag in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche 'Man. Rechnung. Das Fenster Vertragsmanagement - Manuelle Vertrags-Rechnungs-Gutschrift wird geöffnet.

   

2. Am Kopf des Fensters oben rechts können Sie einstellen, ob es sich um eine Rechnung oder um eine Gutschrift handelt.

   Die Eingabe unterscheidet sich bei Rechnung und Gutschrift nicht, im Ausdruck wird Vertrags-Rechnung / Vertrags-Gutschrift ausgegeben, bei der Gutschrift werden die eingegebenen Beträge negativ dargestellt.

3. Legen Sie über die Schaltfläche des Navigators die einzelnen Rechnungs- / Gutschriftspositionen an.

   Es wird dabei automatisch die Positionsnummer, die Unterpositionsnummer sowie der Mehrwertsteuercode vorbelegt. Diese Angaben können Sie noch ändern.

4. Geben Sie die Gebühr für die Position ein.

5. Wählen Sie über das Drop-down-Feld in Positionsartnummer eine Gebührenart aus.

6. Ändern Sie, falls erforderlich, den Mehrwertsteuercode.

7. Geben Sie einen Zeilentext ein, der im Ausdruck erscheinen soll.

8. Wiederholen Sie die obigen Eingaben, bis alle Ihre Positionen erfasst sind und speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche im Navigator ab.

9. Klicken Sie zum Buchen auf die Schaltfläche Rechnung / Gutschrift Buchen.

   Je nach gewähltem Vorgang wird das Fenster Vertragsrechnung buchen oder Vertragsgutschrift buchen geöffnet.

   

   Bereich 'Optionen'

   Rechnungsdatum / Gutschriftsdatum

   Dabei können Sie bestimmen, welches Rechnungs- bzw. Gutschriftdatum übernommen werden soll, sowie einen entsprechenden Gebührenzeitraum.

   Gebührenzeitraum zuweisen von / bis

   Sie können hier noch einen Gebührenzeitraum angeben, auf den sich die manuelle Rechnung bezieht.

    

   Bei einer manuellen Rechnung wird im Ausdruck die Anzahl als eins (Anzahl = 1) ausgewiesen, unabhängig vom Gebührenzeitraum.

   Rechnungsnr. manuell angeben

   Möchten Sie auch die Rechnungsnr. manuell angeben, so aktivieren Sie die entsprechende Option. Ist das der Fall, so erscheint ein separates Eingabefeld für die Eingabe der Rechnungsnummer. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, falls Rechnungen gelöscht wurden, die entstandene Lücke im Nummernkreis wieder zu füllen.

    

   Die Option Rechnungsnr. manuell angeben wird nur angezeigt, wenn die Berechtigung 4 - Keine Nummernkreis-Einschränkung vorhanden ist.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen / Vertragsgutschriften erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen / Gutschriften gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Versandart

   Wählen Sie eine Versandart für den Elektronischen Dokumentensand aus. Ist beim Kunden / Vertrag bereits eine Versandart hinterlegt, ist die Versandart entsprechend vorbelegt, eine Änderung ist noch möglich.

   Siehe auch Versandarten

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

10. Mit der Schaltfläche Buchen wird die Rechnung / Gutschrift gebucht.

    Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die Positionen wirklich berechnet werden sollen.

    Wird sie mit Ja beantwortet, erfolgt die Buchung.

     

    Nach dem Buchen erfolgt die Abfrage, ob die Positionen gelöscht werden sollen. Normalerweise werden diese Positionen nicht mehr benötigt, da sie in die Vertragsrechnung übernommen wurden. Werden sie nicht gelöscht, so bleiben sie zur Wiederbenutzung erhalten. Sollte die Rechnung / Gutschrift nicht sofort gedruckt worden sein, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

     

    Über den Menüpunkt Service | Vertragsrechnungen - Übersicht können jederzeit die manuell erstellten Rechnungen bzw. Gutschriften noch einmal für den Kunden ausgedruckt werden.

Nachberechnung

Mit Hilfe der Schaltfläche Nachberechnung ist es möglich eine erneute Berechnung eines ausgewählten Vertrages oder aller Serienverträge für den gewählten Zeitraum (Periode) zu veranlassen. Dabei werden alle bereits erstellten Rechnungen für diesen Zeitraum zum Abzug gebracht.

Auf den erstellten Nachberechnungen erscheinen zuerst die neu berechneten Positionen und darunter alle bereits gebuchten Rechnungspositionen als Abzugspositionen. Die Endsumme läuft über die Summierung aller Positionen. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein negativer Betrag herauskommt, also eine Gutschrift. In diesem Fall druckt das System auch automatisch eine Gutschrift (mit positiven Beträgen). Im Rechnungsausgangsbuch erscheint eine korrekte Gutschrift, d.h. der buchhalterische Eintrag ist negativ.

Erstellen einer Nachberechnung

1. Sind auf dem Register Service | Verträge | Vertragspositionen Positionsgebühren für einen Vertrag verändert worden oder es sind neue Vertragspositionen hinzugefügt worden, ist eine Nachberechnung erforderlich.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachberechnung oder wählen den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü.

3. Das Fenster Nachberechnung wird geöffnet.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum ein Datum angeben, das innerhalb der nachzuberechnenden Periode liegt.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Fakturierungsart

   Bei der Auswahl Einzelfakturierung wird der aktuell ausgewählte Vertrag nachberechnet. Um alle Verträge, die in die Serienfakturierung eingeschlossen sind, nachzuberechnen, wählen Sie doe Option Serienfakturierung.

   Die Option 'Serienfakturierung' sollte dann ausgewählt werden, wenn über die Gebührenpflege Veränderungen an den Positionspreisen vorgenommen wurden. Dadurch brauchen Sie nicht alle Verträge einzeln Nachberechnen zu lassen.

   Wird mit automatischen Gebührenänderungen gearbeitet dann steht bei der Nachberechnung zusätzlich die Option Nachberechnungsart mit den Auswahlmöglichkeiten Gesamt oder Gebührenänderungen zur Verfügung.

   

   Bei Gesamt wird der Zeitraum gemäß Stichdatum komplett neu berechnet und die Ursprungspositionen werden storniert.

   Bei Gebührenänderungen werden nur die in den Zeitraum fallenden Gebührenänderungen ab dem zugehörigen Startdatum berechnet, wobei nur die Differenz zur ursprünglichen Gebühr ausgewiesen wird.

    

   Wenn die Berechtigung Vertragsmanagement - Gebühren pflegen vorhanden ist, können Sie unter Service | Gebührenpflege Historie einzelne, noch nicht erledigte Gebührenänderungen gelöscht werden.

   Positionen ohne Gebührenerhöhung werden nicht nochmal berechnet.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Buchen'. Das Fenster 'Fällige Verträge' wird geöffnet.

   Haben Sie die Einzelfakturierung gewählt, wird jetzt der gewählte Vertrag (nur wenn er tatsächlich fällig ist) angezeigt. Wenn der gewählte Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe zugeordnet ist, dann werden alle zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge, die zur Gruppe gehören, angezeigt.

    

   Für Fakturierungsgruppen gilt: entweder alle fälligen Verträge der Gruppe berechnen oder keinen Vertrag.

   

    

   Wird der Vertrag nicht angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Serienfakturierung

   Die zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge werden angezeigt.

   In der Liste der angezeigten Verträge haben Sie die Möglichkeit einen Filter auf die Verträge zu setzen. So können Sie zum Beispiel nur die Verträge eines bestimmten Kunden darstellen lassen.

   

    

   Werden nicht alle Verträge oder keine angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

5. Werden die richtigen Verträge bzw. der richtige Vertrag angezeigt, so betätigen Sie die Schaltfläche 'Vertragsrechnungen buchen'. Es erfolgt nochmals eine Sicherheitsabfrage:

   Sollen die fälligen Vertragsrechnungen (angezeigt) wirklich gebucht werden?

6. Klicken Sie auf Ja um den Buchungsvorgang abzuschließen.

    

    

   Besonderheiten Nachberechnung

   Gutschrift

   Da bei einer Nachberechnung auch eine Gutschrift entstehen kann, besteht die Möglichkeit für diese Gutschrift einen eigenen Text mit andrucken zu lassen.

   Dieser Text wird auf dem Register 'Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Texte' eingegeben. Durch einen Doppelklick auf das entsprechende Feld wird ein Textfenster zur Erfassung des Textes geöffnet. Auf dem Ausdruck wird der Gutschriftentext nach dem Summenblock gedruckt. Als Überschrift wird ebenfalls Vertrags-Gutschrift mit ausgedruckt.

   Stornierung

   Ähnlich verhält es sich bei einer Stornierung. Wird eine Rechnung storniert, wird der auf dem Register 'Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Texte' eingegebene Storno-Text unterhalb des Summenblockes gedruckt.

   Fakturagruppe

   Im Falle einer Nachberechnung ist es notwendig, dass alle Rechnungen einer Fakturagruppe für den entsprechenden Zeitraum in den Periodendaten (Von-, Bis-Datum) übereinstimmen. Sonst kann die ganze Fakturagruppe nicht nachberechnet werden.

   Prüfung Rechnungszeitraum

   Bei der Nachberechnung wird nun eine Prüfung vorgenommen, ob bereits eine Rechnung für ein angegebenes Stichdatum existiert. Bei dieser Prüfung werden auch die Verzögerungstage (der Gebührenart) beachtet, da auch in der Rechnungsstellung diese Anzahl an Verzugstagen berücksichtigt wird.

Serienfakturierung

Über die Schaltfläche Serienfakturierung ist es möglich, Vertragsrechnungen für Verträge auszugeben, die für die Serienfakturierung vorgesehen sind.

Serienfakturierung von Verträgen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Serienfakturierung.

   Der Eingabedialog Vertragsrechnungen erstellen wird geöffnet, die Fakturierungsart Serienfakturierung ist bereits aktiviert worden.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum angeben, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht.

   Nach erfolgter Inspektion

   Zusätzlich können Sie über die Option Nach erfolgter Inspektion angeben, ob nur Rechnungen gedruckt werden sollen, bei denen die vertraglich vereinbarte Inspektion / Wartung durchgeführt worden ist (Voraussetzung: der entsprechende Inspektionsauftrag ist als Erledigt gekennzeichnet).

    

   Ist im Vertrag auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Gebührenberechnung' die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion aktiviert, wird als Rechnungsintervall das Inspektionsintervall angenommen, unabhängig davon, was über die Gebührenart beim Vertrag hinterlegt worden ist.

    

   Bei Inspektionsverträgen sollte das Intervall in der Gebührenart dem Inspektionsintervall entsprechen.

    

   Die Inspektionsauftragsnummer wird ins Feld AuftragNr der Rechnung übernommen, wenn ein Vertrag nach erfolgter Inspektion fakturiert wird.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Zusätzlich kann hier auch noch das Sortierkriterium Fakturafreigabe in der Liste stehen, wenn die Option Nach erfolgter Inspektion gesetzt ist. Dieses Sortierkriterium bezieht sich auf das Feld Fakturafreigabe am aus dem entsprechenden Auftrag auf dem Register Details. Dieses Datums-Feld wird dort gefüllt, wenn der Auftrag manuell auf Erledigt gesetzt wird oder implizit beim Setzen durch Technisch erledigt und beim Erstellen (Wartung) mit der Option Fakturieren.

2. Nach dem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

   Die zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge werden angezeigt.

   In der Liste der angezeigten Verträge haben Sie die Möglichkeit einen Filter auf die Verträge zu setzen. So können Sie zum Beispiel nur die Verträge eines bestimmten Kunden darstellen lassen.

   

    

   Werden nicht alle Verträge oder keine angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

3. Werden die gewünschten Rechnungen angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen Buchen.

    

   Ein Fakturierungslauf kann an dieser Stelle noch über die Schaltfläche Schließen abgebrochen werden. Bei Betätigung der Schaltfläche erscheint eine Abfrage, ob die Fakturierung abgebrochen werden soll.

4. Bestätigen Sie anschließend, dass die angezeigten fälligen Rechnungen wirklich gebucht werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja betätigen.

   

    

   Die Bestätigungsabfrage wird auch angezeigt, wenn ein Filter aktiv ist.

   Wird dabei die Buchungsanforderung bestätigt, so werden nur die gefilterten Verträge fakturiert. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Serienfakturierung oder eine Einzelfaktura, mit oder ohne Inspektion handelt.

   Das bedeutet, dass im Falle einer Sammelrechnung, also wenn mehrere Anlagen mit einer Rechnung fakturiert werden sollen, auch hier eine bestimmte Anlage herausgefiltert werden kann.

   Die gewünschten Vertragsrechnungen werden jetzt gebucht und gedruckt / versendet.

   Für den Ausdruck der Rechnung können Sie noch eine Reportvariante auswählen.

   Anschließend lässt sich mit einem Klick auf die Schaltfläche OK der Druck starten (Druckerdialog Ihres Druckers erscheint).

    

   Bei der Serienfakturierung von Verträgen wird zusätzlich zu der normalen Fortschrittsanzeige eine Statusleiste angezeigt; in der die Anzahl der bearbeiteten Datensätze gezählt wird.

    

   Wird versucht Vertragsrechnungen ohne vorhandene Kontonummer beim Kunden zu buchen (Einzelfakturierung oder Serienfakturierung), wird die Fehlermeldung:

   Sie müssen dem Kunden erst eine Kontonummer zuordnen

   angezeigt.

   Nach der Betätigung der OK-Schaltfläche wird noch eine Informationsmeldung angezeigt, dass an den Vertragsdaten gearbeitet wird, bzw. dass sie nicht vollständig sind. Der Buchungsvorgang wird danach abgebrochen und man kehrt auf das Register Liste zurück. Nachdem der Fehler behoben wurde, kann der Buchungsvorgang wiederholt werden.

   Unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II -Bereich 'Kunden' können Bedingungen für die Vergabe von Kontonummer für Kunden eingestellt werden.