Um mehrere idente Personen (natürlich auch mit unterschiedlichen Personentypen) zu einer einzigen Person zusammenzulegen, suchen Sie zunächst in der komplexen Personensuche nach der entsprechenden Person, indem Sie bei Name enthält den Namen der Person eintragen (bitte achten Sie darauf, dass in diesem Fall nach Personentyp egal gesucht wird). Alternativ dazu können Sie natürlich auch alle Personen anzeigen lassen, die in Ihrer XPERT Datenbank bereits angelegt wurden, indem Sie das Feld Name enthält leer lassen (bitte beachten Sie, dass die Suche nach allen Personen einige Minuten dauern kann). Die Suche starten Sie in beiden Fällen über das Symbol mit der Lupe (oder F12).
Anschließend öffnen Sie parallel zur komplexen Personensuche über das Menü Hilfsmittel/Mandaten, Gegner, etc. zusammenlegen nachstehendes Fenster:
Danach markieren Sie die entsprechenden Einträge in der Personensuchmaske, indem Sie sie blau hinterlegen (Shift + Mausklick oder Strg + Mausklick auf einzelne Einträge) und ziehen diese markierten Einträge mit der linken Maustaste aus der Personensuche in das parallel geöffnete Fenster Personen zusammenlegen.
Sie sehen jetzt die zusammenzulegenden Personen in der obigen Maske. Neben jedem Personeneintrag werden Ihnen hilfreiche Informationen angezeigt:
| Typ: | In der Spalte Typ sehen Sie, welche Personentypen zu dieser Person vergeben wurden (z.B. Mandant, Gegner, Drittschuldner). |
| Akte: | In dieser Spalte ist ersichtlich, in wievielen Akten diese Person vorkommt. |
Es wird empfohlen, das Kontrollkästchen Detaillierter Datenabgleich aktiviert zu lassen, da ansonsten Daten verloren gehen könnten, ohne dass das von Ihnen beabsichtigt war (z.B. Telefonnummern, Emailadressen etc).
Bevor Sie die Personenzusammenlegung starten, markieren Sie noch jene Person, mit welcher alle anderen Personeneinträge zusammengelegt werden sollen, indem Sie diese doppelt anklicken. Der Personeneintrag wird dadurch mit einem kleinen Pfeil auf der linken Seite (siehe Abb. oben) gekennzeichnet.
Starten Sie nun die Personenzusammenlegung, indem Sie das Häkchen anklicken. Sollten Sie nachstehende Meldung erhalten, ist diese mit Ja zu bestätigen.
Sofern die Mehrfacheinträge nach der Zusammenlegung gelöscht werden sollen (empfohlen), bestätigen Sie die Meldung ebenfalls mit Ja:
Wenn die Einträge, die zusammengelegt werden sollen, unterschiedliche Daten enthalten (z.B. Adressen oder Telefonnummern), erhalten Sie nachstehende Maske zum Datenabgleich, und zwar für jeden Mehrfacheintrag einmal:
Hier haben Sie die Möglichkeit, Personendaten aus den Einträgen, die auf den von Ihnen festgelegten Eintrag zusammengelegt werden sollen, zu übernehmen.
In der Spalte Typ sehen Sie, um welche Daten es sich in der jeweiligen Zeile handelt.
In der Spalte Derzeitiger Wert sehen Sie den Wert, der im Moment im gewählten Haupteintrag vorhanden ist.
In der Spalte Aktion können Sie festlegen, was mit dem Wert in der nächsten Spalte Wert in Importdaten geschehen soll. Durch Klick mit der rechten Maustaste können Sie die gewünschte Aktion auswählen:
Alten Wert beibehalten bedeutet, dass der Wert aus den Importdaten NICHT in den Haupteintrag übernommen wird.
Alten Wert durch neuen ersetzen heißt, dass der Wert im Haupteintrag durch den Wert aus den Importdaten ERSETZT WIRD.
Neuen Wert anfügen: Wenn Sie diese Aktion wählen, wird zusätzlich zum bereits bestehenden Wert im Haupteintrag auch noch der Wert aus den Importdaten gespeichert.
Nachdem Sie alle Aktionen Ihren Anforderungen entsprechend gewählt haben, bestätigen Sie die Maske durch Klick auf das Häkchen. Wenn Sie gleich mehrere Personen auf den Haupteintrag zusammenlegen, öffnet sich diese Maske entsprechend oft. Setzen Sie jedes Mal die gewünschten Aktionen und bestätigen Sie anschließend mit dem Häkchen. Wenn alle Daten zugeordnet wurden, erscheint nachfolgende Meldung:
Die Personenzusammenlegung ist nun erfolgreich abgeschlossen.
Nach erfolgreicher Zusammenlegung von Personen wird an die Zielperson eine Info-Notiz gehängt, die eine detaillierte Zusammenfassung darüber enthält, welche Informationen aus den anderen zusammengelegten Personen übernommen wurden.