Eine gute unternehmerische Buchführung ist enorm wichtig. Hier geht es nicht nur darum, den Überblick zu behalten, sondern es müssen auch rechtliche Grundlagen eingehalten werden.
In der einfachsten Form ist ein Kassenbuch ein Excel-Dokument, das sämtliche Barzahlungen der Firma enthält. Damit ergänzt das Kassenbuch für den Jahresabschluss die Unterlagen zu den finanziellen Transaktionen.
Mit einer Kassenbuch Vorlage können Sie schnell ein System entwickeln, das perfekt zu Ihrem Geschäftsalltag passt.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Führung eines Kassenbuches ist nicht immer gesetzlich vorgeschrieben. Selbstständige und Unternehmen, die eine doppelte Buchführung haben, und am Jahresende eine Abschlussbilanz vorweisen müssen, sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch vorzulegen. Für die Bilanz können Sie eine Bilanzvorlage verwenden.
Das bedeutet, dass vom Grundsatz her Sie nur ein Kassenbuch führen müssen, wenn Sie auch zur Bilanzerstellung verpflichtet sind. Sie müssen ebenfalls ein Kassenbuch verbindlich führen, wenn Sie ein Unternehmen haben, welches im Handelsregister eingetragen ist. Doch aufgepasst: Selbst wenn Sie nicht im Handelsregister stehen kann es der Fall sein, dass ein Kassenbuch dennoch geführt werden muss. Dies ist immer dann der Fall, wenn Ihr Betrieb nach seinem Umfang und seiner Art es erforderlich macht, dass ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb notwendig ist.
Kassenbuch im Verein und der Gastronomie
Überdies ist die Führung von einem Kassenbuch in einem Verein sehr wichtig. Gerade in einem Verein ist eine saubere und korrekte Buchführung unabdingbar. Schon die kleinsten Ungereimtheiten können hier zu steuerlichen Mehrbelastungen führen. Das Finanzamt schaut hier vor allem bei Vereinsveranstaltungen sehr genau hin, wenn dabei Bareinnahmen erzielt werden. Verkäufe von Getränken oder Speisen machen es notwendig, dass jeder Geschäftsvorfall im Kassenbuch erfasst wird.
Unabdingbar ist das Führen von einem Kassenbuch und die Verwendung einer Kassenbuch Vorlage auch in der Gastronomie. Hier erfolgen die Einnahme und Ausgabe von Bargeld besonders häufig. Ziel ist hier vor allem aus Sicht des Gesetzgebers, mit der Verpflichtung zur Führung von einem Kassenbuch die Unterschlagung von Bargeldeinnahmen und die daraus resultierende Steuerhinterziehung einzudämmen.
Worauf ist bei der Kassenbuchführung zu achten?
Ob Sie das Kassenbuch kostenlos als Vorlage auf Ihrem Rechner verwenden, online oder mit einer speziellen Software arbeiten – ein paar Grundlagen sind für die korrekte Führung einzuhalten:
- Die Angaben zu den Ausgaben wie Einnahmen immer in chronologischer Form niederschreiben. Nicht nach Summen oder Art der Transaktion sortieren!
- Unbedingt vollständige Angaben nachweisen. Selbst unscheinbare Bargeldausgaben, wie der Kauf von ein paar Briefumschlägen, dürfen in einem vollständigen Buch nicht fehlen.
- Den aktuellen Saldo immer griffbereit haben. Excel-Tabellen oder automatische Abrechnungsprogramme sind hier ein klarer Vorteil.
Wenn Sie Kassenbücher für mehrere Firmen oder unterschiedliche Abteilungen führen, müssen diese deutlich benannt sein. Das macht die interne Verarbeitung leichter. Es hilft auch im Fall einer Finanzprüfung, die korrekten Daten schnell zur Hand zu haben.
Tägliches Kassenbuch vs. Monatliches Kassenbuch
Ein Kassenbuchbogen wird in der Regel täglich abgeschlossen. Entsprechend das aktuelle Datum vermerken. Anschließend den aktuellen Kassenstand eintragen. Diesen ebenfalls mit dem Datum verzeichnen.
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Sie Aufzeichnungen im Kassenbuch vollständig, richtig, geordnet und vor allem zeitgerecht vorzunehmen haben. Dabei kommt dem Begriff zeitgerecht eine besondere Bedeutung zu. Es bedeutet, dass es täglich zu führen ist und nicht nur einmal im Monat.
Das Finanzamt nimmt Excel-Dokumente im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht entgegen. Denn das Dokument kann zu jeder Zeit während oder nach der Prüfung geändert werden. Drucken Sie den Tagesabschluss für Ihr Buch daher täglich aus oder erstellen Sie ein PDF-Dokument. Das gilt übrigens auch für Tage, an denen es keine Einträge in das Kassenbuch gab. Ausnahmen machen hier Tage, die außerhalb Ihrer normalen Geschäftszeit liegen.
Was muss ein Kassenbuch beinhalten?
Wer ein Kassenbuch führt, der benötigt auch eine reell zugrunde liegende Kasse mit Bargeld. Im Kassenbuch müssen Sie jeden Vorgang, der mit Bargeld im Zusammenhang steht, erfassen. Zu jedem Vorgang müssen deshalb in der Kassenbuch Vorlage folgende Angaben beinhaltet sein:
- handelt es sich um eine Einnahme oder Ausgabe
- Datum und fortlaufende Belegnummer
- eine erklärende Bezeichnung zum Buchungstext
- den Betrag in Euro
- den Steuersatz, welcher zur Anwendung kam
- die Umsatzsteuer oder den Vorsteuerbetrag
- den Kassenbestand
- den aktuellen Sollkassenbestand
Für eine lückenlose Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben alle Einzelposten nennen. Zu sämtlichen Ein- wie Ausgaben müssen Belege vorhanden sein. Einträge, die nicht durch einen Beleg dokumentiert sind, können nicht beim Finanzamt geltend gemacht werden. Das Muster für den Kassenbuchbogen sollte auch Bereiche bieten, in welchen Sie den Nutzungszeitraum und natürlich den Namen der Firma eintragen. Ein ausgedruckter Kassenbogen wird darüber hinaus mit einer Unterschrift versehen.
Kassenbuch in Excel erstellen
Selbstverständlich können Sie Ihr Kassenbuch auch selbst in Excel erstellen. Dazu müssen Sie in folgenden Schritten vorgehen:
- Excel starten und “Leere Arbeitsmappe” auswählen.
- Danach können Sie die Tabelle befüllen.
- Nutzen Sie dabei alle Funktionen, die Ihnen Excel zur Verfügung stellt. Beispielsweise können sie Formeln einbauen, mit denen Sie die Umsatzsteuer automatisch berechnen können, oder den Kassenbestand und den Soll-Wert. Zu beachten ist dabei, dass die Formeln auch in die entsprechenden Felder eingesetzt werden
Um Fehler beim Einbau von Formeln zu vermeiden und die Korrektheit des Kassenbuchs zu gewährleisten, empfiehlt sich aber für Sie, eine kostenlose Excel Vorlage für das Kassenbuch zu verwenden.
Elektronisches Kassenbuch – die vielen Vorteile nutzen
Wenn Sie also eine Kassenbuch Vorlage nutzen, um diesen Teil der Buchführung elektronisch umzusetzen, können Sie viele Vorteile genießen. Eine fertige Vorlage hilft Ihnen dabei, ganz ohne eine aufwendige Anleitung ein korrektes Kassenbuch zu führen. Die Excel-Tabellen lassen sich ohne Umstände an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
Führen Sie das Kassenbuch als PDF, kann es papierlos beim Finanzamt eingereicht werden – vorausgesetzt, die Dateien sind so gespeichert, dass eine nachträgliche Bearbeitung nicht möglich ist.
Die automatische Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben zeigt übrigens schnell auf, wenn ein Fehler unterlaufen ist. Der entsprechende Fehler ist während des Tagesabschlusses schnell gefunden und behoben.
Verzichten Sie nicht darauf, mit einer transparenten Kassenbuchführung immer Ihre Barausgabe und Bareinnahme auf einem Blick zu haben.
