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Abschreibungsmethoden

Lassen Sie sich durch die Vielzahl der Spezialvorschriften bloß nicht Bange machen: In der betrieblichen Praxis von Selbstständigen und kleinen Unternehmen dominieren ganz klar zwei Abschreibungs-Normalfälle:

• „Lineare Abschreibungen“ auf Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

• Abschreibungen auf „Geringwertige Wirtschaftsgüter“: Die sogenannten GWG verbleiben zwar längere Zeit im Unternehmen und werden übers Jahr hinaus genutzt. Ihre Anschaffungskosten dürfen aber im bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden.

Normalfall 1: GWG-Abschreibungen

Als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gelten gemäß § 6 Abs. 2 EStG …

• abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens,

• die selbstständig genutzt werden können und

• deren Anschaffungs- und Herstellungskosten bzw. deren Einlagewert 410 Euro (netto) nicht überschreiten.

GWG dürfen im Jahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage komplett abgeschrieben werden: GWG-Abschreibungen gelten als laufende Betriebsausgaben. Der Zeitpunkt der Anschaffung innerhalb des Jahres spielt bei GWG-Abschreibungen keine Rolle. Monatsgenaue Berechnungen sind bei dieser Art von Abschreibung also entbehrlich.

Wichtig: Die Sofortabschreibung ist freiwillig. Wer will, darf GWG auch über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Wer im Jahr der Anschaffung auf die Sofortabschreibung verzichtet, ist allerdings daran gebunden: Eine vollständige Restwert-Abschreibung in einem der Folgejahre ist unzulässig.

Bitte beachten Sie: Ausführlichere Informationen zur Berechnung der Anschaffungs- und Herstellungskosten und der Ermittlung des Einlagewerts (bei Übernahme eines Wirtschaftsgutes aus dem Privatvermögen ins Betriebsvermögen) finden Sie im Abschnitt „Aufnahme ins Betriebsvermögen“.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Seit 2008 gibt es mit dem GWG-Sammelposten (= „Pool-Abschreibung“) eine alternative GWG-Abschreibungsmethode. Die ist zwar recht kompliziert und wird vergleichsweise selten genutzt. Unter bestimmten Umständen kann das Bilden eines GWG-Sammelpostens aber vorteilhaft sein. Mehr dazu im übernächsten Abschnitt: „GWG-Sammelposten (Pool-Abschreibung)“.

Wichtig: Welche der beiden GWG-Verfahren Sie nutzen, ist Ihnen freigestellt. An Ihre Entscheidung sind Sie aber ein Jahr lang gebunden. Das gewählte Verfahren gilt für alle Wirtschaftsgüter, die im Laufe eines Jahres angeschafft, hergestellt oder eingelegt werden.

GWG-Sofortabschreibung

Abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Nettowert 410 Euro nicht übersteigt, dürfen Sie bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abschreiben. Voraussetzung: Das Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar.

Selbstständige Nutzbarkeit

Die betriebliche Verwendung muss auch ohne andere Gegenstände oder Hilfsmittel möglich sein. Andererseits genügt es Zweifel bereits, wenn sich eine bestimmte Funktion eines Wirtschaftsgutes unabhängig von einem anderen Gegenstand nutzen lässt. Am Beispiel von Computer-Peripheriegeräten lässt sich diese Unterscheidung recht gut darstellen:

• Ein Drucker ist ohne Anschluss an einen Computer, ein Tablet, Smartphone etc. praktisch wertlos. Der Drucker bildet daher normalerweise eine Einheit mit einem Computer oder vergleichbaren Steuergerät und wird zusammen mit dem Hauptgerät abgeschrieben.

• Bei einem Kombinations- oder Multifunktionsgerät sieht das schon anders aus: Zwar erfordert dessen Druck-Funktion in der Regel ebenfalls ein Zusatzgerät. Da jedoch die Kopier-, Fax- und mittlerweile sogar Scanfunktionen auch ohne Zusatzgerät nutzbar sind, dürfen Multifunktionsgeräte eigenständig abgeschrieben werden. Sofern die Wertgrenzen nicht überschritten werden, gelten sie als GWG.

Das Beispiel veranschaulicht das Grundprinzip der selbstständigen Nutzbarkeit recht gut. Es ändert aber nichts daran, dass die Finanzbehörden die Frage der selbstständigen Nutzbarkeit im Einzelfall anders beurteilen. Am besten dokumentieren Sie zum Zeitpunkt der Anschaffung das konkrete Einsatzszenario, an dem deutlich wird, dass das Wirtschaftsgut seine betriebliche Funktion unabhängig von anderen Vorrichtungen erfüllt.

Netto-Wertgrenzen

Bei den GWG-Grenzwerten handelt es sich grundsätzlich um Netto-Beträge. Die im Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer / Vorsteuer) spielt bei Abschreibungen keine Rolle. Ein Notebook zum Einkaufspreis von 485 Euro brutto (= 407,56 Euro plus 77,44 Euro USt.) gilt daher noch als GWG und darf sofort abgeschrieben werden.

Wichtig: Die Netto-Perspektive gilt sogar für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer und andere Betriebe, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. In unserem Beispiel darf das Notebook wegen seines Nettowerts von 407,56 Euro als GWG behandelt werden. Aufgrund des fehlenden Vorsteuerabzugs darf ein Kleinunternehmer die GWG-Abschreibung in der Einnahmenüberschussrechnung trotzdem als Betriebsausgabe von 485 Euro geltend machen! Damit muss das Finanzamt leben: Denn nur so ist sichergestellt, dass für alle Wirtschaftsgüter einheitliche Abschreibungs-Grenzwerte gelten.

Bitte beachten Sie: Die Umsatzsteuer-Vorschriften sind an dieser Stelle nachrangig, obwohl § 9b EStG einen anderen Eindruck nahelegt. Dort heißt es: „Der Vorsteuerbetrag nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes gehört, soweit er bei der Umsatzsteuer abgezogen werden kann, nicht zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsguts, auf dessen Anschaffung oder Herstellung er entfällt.“

Viele Steuerpflichtige ziehen daraus den Schluss, dass der Vorsteuerbetrag zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten gehört, wenn er bei der Umsatzsteuer nicht abgezogen werden kann. Diese Interpretation trifft auf die GWG-Wertgrenzen jedoch nicht zu. In den Einkommensteuerrichtlinien R.9b zu § 9b EStG heißt es dazu ausdrücklich: „Für die Frage, ob bei den Wirtschaftsgütern […] die Grenzen von 150, 1.000 oder 410 Euro überschritten sind, ist stets von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich eines darin enthaltenen Vorsteuerbetrags, also von dem reinen Warenpreis ohne Vorsteuer (Nettowert), auszugehen. Ob der Vorsteuerbetrag umsatzsteuerrechtlich abziehbar ist, spielt in diesem Fall keine Rolle.“

GWG-Verzeichnis

GWG im Nettowert bis zu 150 Euro dürfen Sie als Betriebsausgabe wie Verbrauchsgüter behandeln. Dass Sie den betreffenden Gegenstand (z. B. einen Tischrechner, eine Digitalkamera oder Werkzeuge) über das betreffende Jahr hinaus auf Dauer für betriebliche Zwecke nutzen, ändert daran nichts.

Etwas anders verhält es sich bei GWG im Nettowert zwischen 150 und 410 Euro: Diese Vermögensbestandteile müssen Sie in ein sogenanntes GWG-Verzeichnis aufnehmen. Bestimmte Formvorschriften hat der Gesetzgeber nicht festgelegt. Es genügt, wenn aus dem Verzeichnis die folgenden Informationen zu entnehmen sind:

• Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. Einlagewert sowie

• Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage ins Betriebsvermögen.

Praxistipp: Falls Sie mit einem Buchführungsprogramm arbeiten und ihre GWG-Einkäufe laufend auf ein bestimmtes Sachkonto buchen, stellt das bereits Ihr GWG-Verzeichnis dar. Sie brauchen dann keine separate Liste zu führen. Es genügt, wenn Sie den Jahresendstand des betreffenden Sachkontos bei einer eventuellen Betriebsprüfung in elektronischer Form oder als Ausdruck vorlegen können.

Den Gesamtwert sämtlicher GWG-Anschaffungen tragen Sie am Ende des Jahres auf Seite 2 des amtlichen EÜR-Formulars in Zeile 33 ein („Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG“):

GWG-Sammelposten (Pool-Abschreibung)

Für die Jahre 2008 und 2009 hatte der Gesetzgeber die 410-Euro-Grenze für GWG vorübergehend auf 1.000 Euro hochgesetzt und ein neues Abschreibungsverfahren vorgeschrieben. Die vergleichsweise komplizierte Pool-Abschreibung und der damit verbundene bürokratische Aufwand stießen jedoch bei vielen Betrieben und Beratern auf Widerstand. Daher wurden die alten GWG-Vorschriften im Jahr 2010 wieder in Kraft gesetzt.

Die Möglichkeit, sogenannte GWG-Sammelposten zu bilden, besteht aber nach wie vor. Die rechtlichen Grundlagen finden sich in § 6 Abs. 2a EStG:

• Bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

• im Nettowert zwischen 150 Euro und 1.000 Euro dürfen demnach

• jahresweise in GWG-Pools zusammengefasst werden.

GWG-Sammelposten werden im Jahr Anschaffung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren gleichmäßig mit jeweils 20% „aufgelöst“ (= abgeschrieben). Sofern Sie sich für die GWG-Sammelposten entscheiden, gilt die klassische Abschreibung über die Nutzungsdauer erst für Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert von mehr als 1.000 Euro.

Bitte beachten Sie: Auf den Anschaffungszeitpunkt im Laufe eines Jahres kommt es bei GWG-Sammelposten nicht an. Sie müssen nicht monatsgenau abgeschrieben werden.

Im standardisierten Anlageverzeichnis „Anlage AVEÜR“ (Teil des amtlichen EÜR-Formulars) gibt es für die jährlichen GWG-Sammelposten separate Eingabebereiche. Im Jahr 2015 sieht das so aus:

Dort werden für jeden Sammelposten die folgenden Angaben erfasst:

• die „Zugänge“ im Jahr der Sammelpostenbildung (= Anschaffungs-/Herstellungskosten bzw. der Einlagenwert),

• in den Folgejahren: der ursprüngliche Anschaffungs-/Herstellungskosten bzw. der Einlagenwert,

• in den Folgejahren: der „Buchwert“ (= Restwert) zu Beginn des EÜR-Zeitraums,

• in jedem Jahr: der Auflösungsbetrag und

• in den ersten vier Jahren: der „Buchwert“ (Restwert) am Ende des EÜR-Zeitraums.

Bitte beachten Sie: Für Wirtschaftsgüter, die in den GWG-Pool aufgenommen worden sind, muss kein separates GWG-Verzeichnis erstellt werden. Mehr noch: Die betreffenden Gegenstände verlieren steuerlich sogar ihre eigenständige Existenz. Zwar sind Sie wie bei jeder Betriebsausgabe verpflichtet, Zeitpunkt und Wert der Anschaffung mit Belegen zu dokumentieren. Geht ein Wirtschaftsgut aus dem GWG-Sammelposten später jedoch verloren, wird es beschäftigt oder gestohlen, bleibt der Wert des ursprünglich gebildeten Sammelpostens unverändert! Den anteilig verbliebenen Restbuchwert dürfen Sie nicht vorzeitig ausbuchen: Einnahmen aus einem eventuellen Weiterverkauf hingegen müssen Sie in voller Höhe versteuern!

410-Euro-Grenze oder Sammelposten?

Ob Sie die 410-Euro-Sofortabschreibung nutzen oder GWG-Sammelposten bilden, die Sie über fünf Jahre abschreiben, bleibt Ihnen überlassen. Sie dürfen die beiden Verfahren innerhalb eines Jahres allerdings nicht miteinander kombinieren. Der Wechsel der GWG-Abschreibungsart ist nur jahresweise zulässig. Die meisten Selbstständigen und Unternehmen entscheiden sich für die 410-Euro-Sofortabschreibung.

Unter bestimmten Umständen können die Sammelposten aber günstiger sein: Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert zwischen 410 und 1.000 Euro, deren „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ länger als fünf Jahre ist, sind über den GWG-Sammelposten schneller abgeschrieben als bei der klassischen Abschreibung. Beispiel Büromöbel: Angenommen, Sie kaufen sich im Jahr 2016 eine moderne Sitz-/Steh-Schreibtischkombination im Wert von 950 Euro: Dann ist das Möbelstück bei Abschreibung über die lt. AfA-Tabelle 13-jährige Nutzungsdauer unter Umständen erst im Jahr 2029 (!) komplett abgeschrieben. Als Teil eines GWG-Sammelpostens hätten Sie die Anschaffungskosten desselben Wirtschaftsguts dagegen bereits im Jahr 2020 komplett als Betriebsausgabe geltend gemacht!

Normalfall 2: Abschreibung in gleichen Jahresbeträgen („lineare AfA“)

Je nach gewähltem GWG-Abschreibungsverfahren beginnt die lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer ab einem Nettowert von über 410 Euro bzw. über 1.000 Euro. Das Prinzip der linearen Abschreibung ist denkbar einfach: Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. der Einlagewert werden gleichmäßig auf die Nutzungsdauer verteilt.

Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer

Entscheidend ist dabei im Normalfall nicht die voraussichtliche tatsächliche betriebliche Nutzungsdauer, sondern die von den Finanzbehörden festgelegte „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“.

Angenommen, Sie kaufen sich einen Geschäftswagen. Die Anschaffungskosten belaufen sich auf 30.000 Euro. Die betriebsgewöhnliche Pkw-Nutzungsdauer beträgt laut „AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter“ 6 Jahre. Dann ergibt sich ein gleichbleibender Abschreibungsbetrag von 30.000 Euro / 6 = 5.000 Euro pro Jahr. Soweit das Prinzip.

Monatsgenauer Abschreibungsbeginn

Obwohl es sich bei der Abschreibung um eine „Abschreibung in gleichen Jahresbeträgen“ handelt, ergeben sich im ersten und letzten Jahr oft abweichende Beträge. Denn nur bei Anschaffung oder Fertigstellung im Januar erkennt das Finanzamt die volle Jahres-AfA an. In allen anderen Monaten muss der AfA-Betrag im ersten Jahr monatsgenau abgerechnet werden. In § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG heißt es dazu:

„Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsguts vermindert sich für dieses Jahr der Absetzungsbetrag nach Satz 1 um jeweils ein Zwölftel für jeden vollen Monat, der dem Monat der Anschaffung oder Herstellung vorangeht.“

Als „Monat der Anschaffung oder Herstellung“ und damit Beginn der Abschreibung gilt:

• Bei gekauften Wirtschaftsgütern entscheidet der Zeitpunkt der Lieferung.

• Bei hergestellten Wirtschaftsgütern entscheidet der Zeitpunkt der Fertigstellung. Als fertiggestellt gilt ein Wirtschaftsgut, sobald es für den gewünschten Zweck genutzt werden kann.

Ob und wann genau die Nutzung tatsächlich beginnt, spielt in beiden Fällen steuerlich keine Rolle.

Rechenbeispiel: Monatsgenaue lineare AfA

Angenommen, der eingangs erwähnte Pkw zum Preis von 30.000 Euro wird nicht im Januar 2016 geliefert, sondern erst im Oktober. Dann ergibt sich bei einer betriebsgewöhnlichen Pkw-Nutzungsdauer von 6 Jahren ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 30.000 Euro / 6 = 5.000 Euro pro Jahr. Da sich das Fahrzeug im Jahr der Anschaffung aber nur von Oktober bis Dezember im Betriebsvermögen befindet (also drei Monate lang), dürfen im ersten Jahr nur 3/12 der Jahres-AfA geltend gemacht werden:

5.000 / 12 x 3 = 1.250 Euro. Die restlichen 3.750 Euro können dann erst im 7. Geschäftsjahr der Nutzung abgeschrieben werden.

Lineare AfA in der EÜR

Die Höhe Ihrer Abschreibungen teilen Sie dem Finanzamt des amtlichen EÜR-Formulars im Abschnitt „Betriebsausgaben“ unter „Absetzung für Abnutzung (AfA)“ mit. Das Formular unterscheidet auf Seite 1 in den Zeilen 28 bis 30 und auf Seite 2 in Zeile 55 zwischen

• „AfA auf unbewegliche Wirtschaftsgüter“ (ohne AfA für häusliches Arbeitszimmer),

• „AfA auf immaterielle Wirtschaftsgüter“,

• „AfA auf bewegliche Wirtschaftsgüter“ und

• „AfA für häusliches Arbeitszimmer“:

Im standardisierten Anlageverzeichnis „Anlage AVEÜR“ (Teil des amtlichen EÜR-Formulars) finden sich die summarischen AfA- / Auflösungsbeträge der vier genannten Wirtschaftsgüter-Gruppen wieder - zusammen mit ebenfalls summarischen Angaben über …

• Anschaffungs- und Herstellungskosten bzw. Einlagewert,<7p>

• Buchwert zu Beginn und Ende des Jahres sowie

• Zugänge und Abgänge:

Schaubild: Planmäßige Abschreibung

Einen Überblick über die verschiedenen Merkmale von Wirtschaftsgütern, die wichtigsten Wertgrenzen und planmäßigen Abschreibungsmöglichkeiten bietet das folgende Schaubild:

Exkurs: Gebäudeabschreibungen

Anders als bei Grundstücken handelt es sich bei Gebäuden um abnutzbare Wirtschaftsgüter. Der Wertverlust von Gebäuden darf daher über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Berechnungsgrundlage für die AfA sind grundsätzlich die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Gebäudes. Der in den Herstellungs- und Anschaffungskosten enthaltene Grundstückswert gehört nicht zur Berechnungsgrundlage.

Wichtig: Falls der anteilige Grundstückswert aus den Kaufunterlagen nicht hervorgeht, muss der Kaufpreis aufgeteilt werden. Dabei werden zunächst der Verkehrswert des Grundstücks (örtlicher „Bodenrichtwert“) und der Verkehrswert des Gebäudes ermittelt. Der prozentuale Grundstücksanteil am gesamten Immobilien-Verkehrswert wird schließlich auf den tatsächlichen Anschaffungskosten angewendet. Zuständig für die Kaufpreis-Aufteilung ist im Zweifel die Bewertungsstelle Ihres Finanzamts.