Brauche ich das noch oder kann das weg? Beim Ordnen von Unterlagen herrscht oft Unsicherheit, welche Dokumente wichtig sind und aufgehoben werden müssen und welche vernichtet werden können. Manche Dokumente etwa sollte man überhaupt nicht entsorgen.
Alte Verträge, Kontoauszüge, Kaufbelege: Wer seinen Papierkram ordnen und verwalten will, muss einiges beachten. Manche Dokumente müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden, andere kann man schon nach einem Jahr entsorgen.
Belege für das oder vom Finanzamt sollten vier Jahre aufgehoben werden, das empfiehlt die Verbraucherzentrale. Bei Selbstständigen gelten für viele Unterlagen sogar zehn Jahre. Den Steuerbescheid sollten Sie ebenfalls mindestens zehn Jahre archivieren - egal ob selbstständig oder nicht. Freiberufler und Freiberuflerinnen hingegen sind dazu verpflichtet.
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So lange sollten Sie Gehaltsnachweise aufbewahren
Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Kautionsnachweise und Übergabeprotokolle sollten noch drei Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses aufbewahrt werden.
Auch Versicherungspolicen und Abo-Verträge sollten noch drei Jahre lang nach der Laufzeit beziehungsweise Dauer der Versicherung behalten werden. Für Kontoauszüge und Überweisungen empfiehlt die Verbraucherzentrale denselben Zeitraum.
Zwei Jahre aufbewahren sollten Sie Rechnungen von Handwerkern, die Sie selbst beauftragt haben. Auch Kassenbons, Kaufbelege und Garantieunterlagen behalten Sie zwei Jahre lang. Am besten zusammen mit den Originalverpackungen und Gebrauchsanleitungen, dann sind Sie bei einem möglichen Weiterverkauf auf der sicheren Seite.
Gehaltsnachweise sollten Sie ein Jahr lang aufheben. Das hat mehrere Gründe: Sie sollten sie einerseits mit der Lohnsteuerbescheinigung vergleichen. Die Nachweise werden aber auch wichtig, wenn Sie eine neue Wohnung anmieten oder einen Kredit oder Wohngeld beantragen wollen. Auch bei einem Unterhaltsverfahren brauchen Sie Gehaltsnachweise.
Manchmal ist es auch sinnvoll, ärztliche Unterlagen aufzuheben. In Praxen und Kliniken gilt für die meisten Unterlagen nämlich lediglich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, danach können die Unterlagen von den Ärzten und Ärztinnen vernichtet werden. Für weitere Behandlungen kann es also sinnvoll sein, wenn Sie im Besitz der Unterlagen bleiben. Ausnahmen sind aber zum Beispiel Dokumente zur Strahlen- oder Röntgenbehandlung, für die eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren festgelegt ist. Umgangen werden kann dieser Papierstapel seit diesem Jahr aber auch mit der elektronischen Patientenakte.
Eine besondere Regel gilt für Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide: Sie müssen 30 Jahre aufbewahrt werden.
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Diese Dokumente sollten Sie gar nicht wegwerfen
Es gibt allerdings auch Dokumente, die gar nicht vernichtet oder gelöscht werden sollten. Dazu gehören alle Identitätsnachweise wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden oder Sozialversicherungsausweis. Auch Zeugnisse, Erbscheine oder Patientenverfügungen sind dauerhaft aufzuheben. Ausweisdokumente sind natürlich auch aufzubewahren, bis sie abgelaufen sind.
Des Weiteren sind Dokumente zu größeren Anschaffungen wie Autos so lange aufzuheben, wie sie in Ihrem Besitz sind. Immobilienbesitzer behalten Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge. Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform und Lebensversicherungspolicen kommen ebenfalls in einen Ordner "ohne Ablaufdatum".
Um später Ihre Rente berechnen zu können, sollten auch Unterlagen gesammelt werden, die die Altersvorsorge betreffen. Dazu gehören Lohnsteuerbescheinigungen, Arbeitsverträge, Meldungen zur Sozialversicherung und Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit.
Dokumente richtig entsorgen
Ist die Frist abgelaufen und die Dokumente können vernichtet werden, rät die Verbraucherzentrale dazu, dies mit Sorgfalt zu tun. Demnach sollten sensible Daten wie beispielsweise Name, Anschrift, Telefonnummer, Kontonummer, Kfz-Kennzeichen oder Gewerkschaftszugehörigkeit nicht mehr zu erkennen sein.
Verwendete Quellen
- Verbraucherzentrale: Aufbewahrungspflichten: Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?
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