Probleme und Herausforderungen bei der herkömmlichen Rechnungseingangsverarbeitung
Die klassischen Rechnungseingangsprozesse sind mit erheblichem manuellen Aufwand und hohen Kosten verbunden. Die physische Speicherung von Belegen in Akten-Archiven führt nicht selten zu organisatorischen Schwierigkeiten und ist zudem höchst zeitaufwendig. Eingangsrechnungen müssen manuell erfasst werden und werden anschließend per E-Mail oder in der klassischen Unterschriftenmappe zur Prüfung und Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Das führt nicht nur zu langen Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung einer Eingangsrechnung sondern häufig auch zu Inkonsistenzen wegen Mehrfachkopien, unklaren Zuständigkeiten oder "verschwundenen" Original-Belegen. Die Folge sind mangelnde Auskunftsfähigkeit, lange Liegezeiten, versäumte Skontofristen und nicht selten zusätzliche Mahn- und Verzugsgebühren. Die Recherche nach spezifischen Belegen und Dokumenten erweist sich als besonders zeitaufwendig, gerade wenn ein Unternehmen standortübergreifend arbeitet.
Darüber hinaus fehlt es oft an Transparenz über den gesamten Rechnungsdurchlauf, was die Überwachung und Steuerung des Prozesses erschwert. Das Fehlen eines zentralen digitalen Zugriffs für alle Prozessbeteiligten kompliziert die Zusammenarbeit und das Arbeiten von verschiedenen Standorten aus zusätzlich. Das alles führt letztendlich zu einem erhöhten administrativen Aufwand und beeinträchtigt die Effizienz eines Unternehmens. Die Einführung eines elektronischen Standard-Workflows für Eingangsrechnungen bietet eine Lösung für diese Herausforderungen. Die Standard-Software easy invoice ermöglicht es Unternehmen, ihre Eingangsrechnungen zu digitalisieren, automatisiert zu erfassen und in einem standardisierten Workflow weiter zu bearbeiten bis zur Buchung im kreditorischen Rechnungswesen und der endgültigen Speicherung in einem zertifizierten Langzeit-Archiv.
Dabei ist die Software flexibel genug, um jeden Prozess abzubilden, und kann unabhängig vom Standort genutzt werden.
Darüber hinaus fehlt es oft an Transparenz über den gesamten Rechnungsdurchlauf, was die Überwachung und Steuerung des Prozesses erschwert. Das Fehlen eines zentralen digitalen Zugriffs für alle Prozessbeteiligten kompliziert die Zusammenarbeit und das Arbeiten von verschiedenen Standorten aus zusätzlich. Das alles führt letztendlich zu einem erhöhten administrativen Aufwand und beeinträchtigt die Effizienz eines Unternehmens. Die Einführung eines elektronischen Standard-Workflows für Eingangsrechnungen bietet eine Lösung für diese Herausforderungen. Die Standard-Software easy invoice ermöglicht es Unternehmen, ihre Eingangsrechnungen zu digitalisieren, automatisiert zu erfassen und in einem standardisierten Workflow weiter zu bearbeiten bis zur Buchung im kreditorischen Rechnungswesen und der endgültigen Speicherung in einem zertifizierten Langzeit-Archiv.
Dabei ist die Software flexibel genug, um jeden Prozess abzubilden, und kann unabhängig vom Standort genutzt werden.
ZUM THEMA:
Optimierung des Rechnungseingangsprozesses: Vorteile des digitalen Workflows
Die digitale Workflow-Lösung easy invoice bietet eine Vielzahl von Funktionen für eine vollständige, komfortable Digitalisierung von Eingangsrechnungen und deren rechtssichere Archivierung. Die digitale Rechnungsverarbeitung mit easy invoice zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad des Prozesses aus.
Dank Einsatz von KI-Technologien können Rechnungsinformationen im Zuge der Belegerfassung vollautomatisch extrahiert und validiert werden. Der vollständige Wegfall manueller Routinearbeiten und der zeit- und standortunabhängige Prüf- und Freigabe-Workflow sorgen für einen schnellen Rechnungsdurchlauf und reduzieren die Bearbeitungskosten signifikant. Gleichzeitig erhöht sich die Prozessqualität des Eingangsrechnungs-Workflows, denn die fehleranfällige manuelle Belegerfassung und Zuordnung zum verantwortlichen Rechnungsprüfer sowie die unübersichtliche Verteilung per E-Mail entfallen. Keine Rechnung geht mehr verloren oder schlummert vergessen im persönlichen Postfach eines abwesenden Mitarbeiters. Die zentrale Verfügbarkeit des rechtskonformen Beleg-Archiv ermöglicht allen Workflow-Beteiligten einen standort- und abteilungsübergreifenden Arbeitsprozess ohne Medienbrüche.
Mit der 360-Grad-Ansicht haben Benutzer sofortigen Zugriff auf alle Rechnungsinformationen, was maximale Transparenz im Prozess gewährleistet. Dieser Aspekt ist besonders wertvoll, da er es ermöglicht, den Status und Fortschritt jeder einzelnen Rechnung in Echtzeit zu verfolgen. Davon profitieren auch das Rechnungs-Controlling und die Datenanalyse.
Darüber hinaus bietet die Software komfortable Funktionen für ein effizientes Fristenmanagement. Benachrichtigungen und automatisierte Erinnerungen an ausstehende Aufgaben und Freigaben können individuell konfiguriert werden genauso wie Eskalationsmethoden um drohende Fristversäumnisse abzuwenden.
Selbstverständlich unterstützt die Standard-Software easy invoice alle gängigen Rechnungsformate vom gescannten PDF, über X-Rechnungen, Peppol bis zu EDI, was die Kompatibilität mit verschiedenen Lieferanten sicherstellt. Elektronische Rechnungen werden darüber hinaus mithilfe eines internen Viewers lesbar dargestellt.
Fazit: easy invoice bietet alle Funktionen, die für eine effiziente Digitalisierung des Rechnungseingangs und eine Optimierung des damit verbundenen Workflows benötigt werden. Für Unternehmen, die sich für die Einführung dieser Softwarelösung interessieren, steht Cronon als erfahrener Lösungspartner zur Verfügung.
Dank Einsatz von KI-Technologien können Rechnungsinformationen im Zuge der Belegerfassung vollautomatisch extrahiert und validiert werden. Der vollständige Wegfall manueller Routinearbeiten und der zeit- und standortunabhängige Prüf- und Freigabe-Workflow sorgen für einen schnellen Rechnungsdurchlauf und reduzieren die Bearbeitungskosten signifikant. Gleichzeitig erhöht sich die Prozessqualität des Eingangsrechnungs-Workflows, denn die fehleranfällige manuelle Belegerfassung und Zuordnung zum verantwortlichen Rechnungsprüfer sowie die unübersichtliche Verteilung per E-Mail entfallen. Keine Rechnung geht mehr verloren oder schlummert vergessen im persönlichen Postfach eines abwesenden Mitarbeiters. Die zentrale Verfügbarkeit des rechtskonformen Beleg-Archiv ermöglicht allen Workflow-Beteiligten einen standort- und abteilungsübergreifenden Arbeitsprozess ohne Medienbrüche.
Mit der 360-Grad-Ansicht haben Benutzer sofortigen Zugriff auf alle Rechnungsinformationen, was maximale Transparenz im Prozess gewährleistet. Dieser Aspekt ist besonders wertvoll, da er es ermöglicht, den Status und Fortschritt jeder einzelnen Rechnung in Echtzeit zu verfolgen. Davon profitieren auch das Rechnungs-Controlling und die Datenanalyse.
Darüber hinaus bietet die Software komfortable Funktionen für ein effizientes Fristenmanagement. Benachrichtigungen und automatisierte Erinnerungen an ausstehende Aufgaben und Freigaben können individuell konfiguriert werden genauso wie Eskalationsmethoden um drohende Fristversäumnisse abzuwenden.
Selbstverständlich unterstützt die Standard-Software easy invoice alle gängigen Rechnungsformate vom gescannten PDF, über X-Rechnungen, Peppol bis zu EDI, was die Kompatibilität mit verschiedenen Lieferanten sicherstellt. Elektronische Rechnungen werden darüber hinaus mithilfe eines internen Viewers lesbar dargestellt.
Fazit: easy invoice bietet alle Funktionen, die für eine effiziente Digitalisierung des Rechnungseingangs und eine Optimierung des damit verbundenen Workflows benötigt werden. Für Unternehmen, die sich für die Einführung dieser Softwarelösung interessieren, steht Cronon als erfahrener Lösungspartner zur Verfügung.
Digitale Eingangsrechnungsprozesse im Unternehmen implementieren: darum ist Cronon die beste Wahl
Cronon ist seit mehr als zwei Jahrzehnten als zuverlässiger Wegbereiter für die Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen etabliert und dank seiner langjährigen Expertise der ideale Partner für die Implementierung des digitalen Rechnungs-Workflows.
Mit einem vielfältigen Leistungsangebot für sein branchenübergreifendes Kundenklientel bietet Cronon ein breites Spektrum an Lösungen. Dieses reicht von modernster Unternehmenssoftware für ERP, Dokumentenmanagement und Data Analytics bis hin zu Cloud- und Hosting-Services.
Gut zu wissen: Cronon achtet streng auf die Einhaltung der europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Unterstrichen wird dieses Engagement durch eigene Rechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind.
Mit einem vielfältigen Leistungsangebot für sein branchenübergreifendes Kundenklientel bietet Cronon ein breites Spektrum an Lösungen. Dieses reicht von modernster Unternehmenssoftware für ERP, Dokumentenmanagement und Data Analytics bis hin zu Cloud- und Hosting-Services.
Gut zu wissen: Cronon achtet streng auf die Einhaltung der europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Unterstrichen wird dieses Engagement durch eigene Rechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind.
