Dokumente sicher verwahren: 5 Tipps für Handwerksbetriebe

Ein Einbruchdiebstahl ist schon längst keine Seltenheit mehr. Unternehmen müssen sich besonders gut davor schützen. Wenn nämlich wichtige Dokumente abhandenkommen, geraten Gewerbe schnell in existenzbedrohende Situationen. Gerade ein Handwerksbetrieb muss zahlreiche wertvolle Dokumente zur späteren Einsicht aufbewahren. Wie Auftraggeber von handwerklichen Leistungen ihre Dokumente vor dem unbefugten Zugriff Dritter schützen können:

Verpflichtende Datenaufbewahrung

Alle Unternehmen, die nach dem Steuer- und Handelsrecht dazu aufgefordert sind, regelmäßige Aufzeichnungen zu führen, sind zur Aufbewahrung dieser Dokumente verpflichtet. Für Handwerksbetriebe sind dabei – laut dem Umsatzsteuergesetz – bestimmte Aufbewahrungsfristen festgelegt. So müssen z. B. die folgenden Dokumente ganze 10 Jahre verwahrt werden:

• Bilanzen
• Gehaltsabrechnungen
• Inventarlisten
• Jahresabschlüsse
• Kontoauszüge
• Rechnungen

Handwerkliche Anbieter sind nicht grundlos dazu verpflichtet, wichtige Dokumente über einen längeren Zeitraum zu verwahren. Die Aufbewahrungspflicht soll nämlich Schwarzarbeit und die damit verbundene Steuerhinterziehung bekämpfen. Noch dazu müssen sie zur späteren Einsicht seitens Finanzbeamter und Wirtschaftsprüfer bereitliegen. Wie diese Dokumente sicher aufbewahrt werden können, zeigen die nachfolgenden Tipps.

1. Dokumententresor

Für besonders sensible Daten – d.h. Dokumente, die bei Verlust das Weiterbestehen des Handwerksbetriebes gefährden können – lohnen sich einbruch- und feuerfeste Dokumententresore. Diese Sicherheitsschränke schützen also nicht nur vor dem Zugang unbefugter Dritter, sondern bieten – je nach Sicherheitsstufe – zertifizierten Feuerschutz. Somit können wichtige Dokumente bei Brandalarm sicher aufbewahrt werden.

Dokumententresore gibt es in verschiedenen Ausführungen. Handwerksbetriebe können sich hier zwischen freistehenden und fest verankerten Tresoren entscheiden. Letztere haben den großen Vorteil, dass sie im Falle eines Einbruchs nicht einfach mitgenommen werden können. Obwohl freistehende Tresore ein hohes Gesamtgewicht aufweisen müssen, können sie trotzdem von Profis gestohlen werden. Zu den fest verankerten Tresoren zählen die folgenden.

• Wandtresor: Ein verankerter Wandtresor ist – wie seine Bezeichnung bereits vorwegnimmt – in einer Wand im Unternehmensgebäude eingebaut. Mit einem Bild lässt sich dieses Modell besonders gut verstecken.

• Bodentresor: Eine weitere Möglichkeit ist, den Dokumententresor direkt im Boden zu verankern. Hier brauchen Einbrecher besonderes Fingerspitzengefühl, um an die Tresorinhalte zu gelangen. Meistens liegt nämlich ein unauffälliger Teppich auf dem Boden, der den Bodentresor optimal verdeckt.

2. Dokumentenkassetten

Dokumentenkassetten – auch Dokumentenboxen genannt – eignen sich optimal zur sicheren Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten sowie elektronischen Datenträgern. Wie die Dokumententresore schützen die Kassetten vor Einbrüchen und Feuer. Noch dazu sind sie wasserfest, was sie bei einem Wasserschaden zu einer wertvollen Ausstattung eines jeden Handwerksbetriebes macht.

Ein Vor- und Nachteil zugleich: Die Dokumentenboxen können leicht transportiert werden. Für den Handwerksbetrieb selbst mag das positiv sein, denn der Aufbewahrungsort der Box kann jederzeit verändert werden. Einbrechern wird es jedoch ein wenig leichter gemacht: Dokumentenkassetten wiegen nämlich in der Regel nicht mehr als 20 Kilogramm – somit können sie leichter als Tresore gestohlen werden.

3. Elektronische Datensicherung

Um die Zettelwirtschaft im Handwerksbetrieb in Zaum zu halten, gibt es noch eine zusätzliche Möglichkeit zur sicheren Dokumentenaufbewahrung für Handwerksbetriebe. Hier bieten sich elektronische Datenträger (USB-Sticks) an: Diese haben den großen Vorteil, dass man unkompliziert Daten abspeichern kann und sie noch dazu einfach überallhin transportiert werden können.

Weil elektronische Datenträger allerdings in der Regel keinen unbedingt großen Speicherplatz aufweisen, liegen Handwerksbetriebe mit fix eingerichteten Netzwerkfestplatten klar im Vorteil. Die Daten, die auf der Festplatte abgespeichert sind, können sowohl im gesamten Unternehmensgebäude als auch mittels VPN von zuhause abgerufen werden. Der Systemadministrator kann dabei genau festlegen, wer auf die wichtigen Daten Zugriff haben soll.

4. Bankschließfach

Wichtige Dokumente müssen nicht immer zwingend im Handwerksbetrieb selbst verwahrt werden. Mit einem Bankschließfach ist auch eine externe Aufbewahrung möglich. Ein solches Schließfach kann grundsätzlich in jedem Bankinstitut eröffnet werden – unabhängig davon, ob der Betrieb ein laufendes Konto besitzt. Es kann jedoch sein, dass Banken nur an ihre Kunden zu üblichen Preisen vermieten. Von Nichtkunden wird meistens ein Aufpreis verlangt.

Für umfassenden Schutz sollte zudem eine entsprechende Versicherung abgeschlossen werden. Obwohl mit einem Bankschließfach zusätzliche Kosten verbunden sind, überzeugt dieses ausgeklügelte Sicherheitssystem in Bankinstituten:

• Doppeltes Schließsystem: Um das Bankschließfach zu öffnen, muss zuerst der Bankmitarbeiter das Fach entsperren. Danach kann der Inhaber das Schließfach mit seinem Kundenschlüssel öffnen.
• Ausweispflicht: Um Zugang zu den Inhalten des Bankschließfaches zu erhalten, besteht Ausweispflicht. Somit kann niemand – nicht einmal der Bankangestellte selbst – zum Schließfach ohne den Inhaber.
• Bankgeheimnis: Die Inhalte, die im Bankschließfach aufbewahrt werden, unterliegen dem Bankgeheimnis. Somit weiß nur der Besitzer selbst, was im Schließfach aufbewahrt wird.

5. Verschiedene Aufbewahrungsorte

Für zusätzliche Sicherheit sollten wichtige Dokumente nicht nur an einem einzigen Ort aufbewahrt werden. Wenn es nämlich tatsächlich zu einem Einbruch kommt, haben Langfinger meist ein leichtes Spiel: Sie können den gesamten wertvollen Papierkram auf einmal mitnehmen, ohne lange nach weiteren Dokumenten suchen zu müssen.

Deshalb sollten Handwerksbetriebe ihre Dokumente an verschiedenen Orten aufbewahren – so wird es Einbrechern wesentlich schwieriger gemacht. Für den Fall, dass der Geschäftsinhaber einmal nicht im Haus ist, ist es wichtig, dass eine weitere vertrauenswürdige Person über die ausgewählten Aufbewahrungsorte in Kenntnis gesetzt wird. Somit hat sie – in der Abwesenheit des Geschäftsführers – gegebenenfalls Zugriff auf die wichtigen Dokumente.