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Du willst ein Softwareprojekt umsetzen, bist vielleicht schon mitten in der Implementierung oder stehst sogar schon kurz vor der Einführung? Dann stellst du dir zu Recht die Frage, wie du deine Mitarbeiter als zukünftige Anwender davon überzeugen kannst.
Deshalb schauen wir uns die Projektphasen an im Hinblick auf die Einbeziehung der Mitarbeiter. Dann gucken wir uns typische Einwände an, die von kritischen Mitarbeitern angeführt werden. Und schließlich bekommst du noch ein paar gute Argumente an die Hand, um deine Mitarbeiter von der Software zu überzeugen.
Bevor wir uns damit beschäftigen, wie Mitarbeiter von einer neuen Software überzeugt werden können, benötigen wir zunächst einen Überblick über die Phasen eines Softwareprojekts. Denn die aktuelle Phase des Projekts zu kennen hilft ganz entscheidend dabei, die Mitarbeiter zu überzeugen.
Beziehst du deine Mitarbeiter in der richtigen Phase mit ein, kann das die Akzeptanz bedeutend steigern. Natürlich heißt das nicht, dass du die Mitarbeiter nicht auch zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt mit einbeziehen kannst. Es kann aber passieren, dass du mehr Überzeugungsarbeit und eine stärkere Argumentation benötigst und auf mehr Widerstand stößt.
Jedes Softwareprojekt startet mit einer Idee. Ganz zu Beginn sollte diese aufgeschrieben und eine Zielsetzung abgeleitet werden. Anschließend kann es sinnvoll sein, eine Machbarkeitsstudie sowie eine Risikoanalyse durchzuführen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Und schließlich sollte eine grobe Ressourcenplanung und Budgetierung vorgenommen werden.
Zu diesem Zeitpunkt solltest du die späteren Anwender der Software noch nicht einbeziehen. Eine Ausnahme bilden ggf. Führungskräfte wie Abteilungsleiter, von denen entweder die Idee für das Projekt kommt oder die in die Rssourcenplanung einbezogen werden müssen.
Wenn in dieser Projektphase zu viele der späteren Anwender von dem Projekt wissen, können falsche Erwartungshaltungen entstehen, wenn bestimmte Funktionen oder gar das ganze Projekt am Ende doch nicht so umgesetzt werden, wie es in ersten Gesprächen überlegt wurde.
Hast du zu diesem Zeitpunkt schon einige Mitarbeiter einbezogen, ist es wichtig, diese Mitarbeiter genau darüber aufzuklären und ihre Erwartungen in die richtige Richtung zu lenken. Außerdem solltest du sie anweisen, über das Projekt zunächst noch Stillschweigen zu bewahren.
Steht das Budget fest und die Machbarkeit wurde abgewägt, geht es in die Anforderungsanalyse. Hier wird grundlegend definiert, welchen Bedarf es konkret gibt, und letztlich über die Funktionen der zukünftigen Software entschieden.
Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, deine Anwender mit einzubeziehen. Denn wenn sie in dieser Phase viele ihrer Ideen beitragen können, finden Sie sich später in der Software wieder. Das steigert die Akzeptanz später massiv. Und zwar selbst wenn die Einführung eine große Umgewöhnung für die Mitarbeiter bedeutet.
Am besten funktioniert es, wenn jeder Mitarbeiter, der die Anwendung später bedient, etwas beitragen darf. Dennoch muss klar sein, dass die Entscheidung über die finalen Anforderungen bei der Projektleitung liegt und gegebenenfalls nicht jeder Wunsch berücksichtigt werden kann. Das gilt insbesondere, wenn es widersprüchliche Wünsche und Vorstellungen gibt.
Hast du in der Anforderungsanalyse deine Mitarbeiter nicht einbezogen, ist es jetzt noch nicht zu spät. Gib deinen Mitarbeitern die Möglichkeit, die zugrundeliegenden Anforderungen zu lesen und erläutere sie gegebenenfalls. Dadurch kannst du Verständnis schaffen, warum einige Funktionen auf eine bestimmte Weise umgesetzt wurden.
Stehen die Anforderungen fest, kann ein Entwurf für die Software vorgenommen werden. Dabei kann es sich entweder um einen visuellen Entwurf oder sogar interaktiven Prototypen handeln, oder um eine technische Spezifikation für die Implementierung.
Ein visueller Entwurf kann den Anwendern dabei helfen, sich schon früh mit der neuen Anwendung vertraut zu machen. In der Entwurfsphase solltest du deine Mitarbeiter aber dennoch nicht zu sehr involvieren, sondern nur den Key-User Zugriff auf den Entwurf geben. Denn sonst kann es passieren, dass deine Mitarbeiter versuchen, auf Mikro-Entscheidungen Einfluss zu nehmen, zum Beispiel die Position bestimmter Buttons oder Elemente.
Hierbei brauchst du ein gutes Gespür, wie konstruktiv das Feedback deiner Mitarbeiter ist. Einige Mitarbeiter können dir wertvolle Ideen geben, welche kleinen Änderungen zu einer deutlich höheren Akzeptanz führen. Andere Mitarbeiter hingegen würden die Entwurfsphase nur dazu nutzen, sich jetzt schon mit aller Kraft gegen die neue Software zu wehren und unbegründete Kritik zu üben.
Jetzt beginnt mit der Implementierung die eigentliche Umsetzung des Softwareprojekts. In der Implementierung wird der Quellcode der Software geschrieben, aber auch automatisierte Tests geschrieben, Datenbanken angelegt und weiteres.
In dieser Phase sind die Anforderungen besiegelt und an die Entwickler übergeben. Deshalb kannst du in dieser Phase deine Mitarbeiter nicht sinnvoll einbeziehen.
Ist die Implementierung abgeschlossen, geht es in eine Testphase. In der Testphase werden nicht nur die automatisierten Tests überprüft, sondern es findet sinnvollerweise auch ein manuelles Testing statt.
Damit hier nichts wichtiges vergessen wird, sollten zumindest ein paar Key-User der Anwendung in die Tests einbezogen werden. Das ist einerseits sinnvoll, weil diese Mitarbeiter wertvolles Feedback geben können und schnell feststellen, wenn eine Kernfunktion unzureichend umgesetzt wurde. Und andererseits kann die frühe Einbeziehung der Mitarbeiter dazu führen, dass diese zur Einführung bereits mit dem neuen System vertraut sind und schneller loslegen können.
Wichtig: Bitte beziehe in dieser Phase keine Mitarbeiter mit ein, die der neuen Software grundsätzlich negativ gegenüber stehen. Diese werden vermutlich keine konstruktive Kritik beitragen können und ziehen die Testphase nur unnötig in die Länge.
Die Software ist implementiert, getestet und freigegeben worden. Jetzt kann es losgehen. Und jetzt geht im Zweifel auch der große Widerstand der Mitarbeiter los.
Deshalb ist es jetzt wichtig, Begeisterungsträger zu haben. Sind einige Mitarbeiter von der neuen Software restlos überzeugt und wissen auch genau, wie man sie bedient, können sie andere Mitarbeiter mit dieser Begeisterung anstecken. Und gleichzeitig sind diese Mitarbeiter auch Ansprechpartner für diejenigen, die mit der neuen Software anfangs noch nicht zurecht kommen.
Idealerweise sind diese Begeisterungsträger bereits in den vorherigen Projektphasen einbezogen worden. Ist das nicht der Fall, kannst du mit diesen Mitarbeitern kurz vor der Einführung aber zum Beispiel eine Intensivschulung durchführen, sodass keine Fragen mehr offen sind.
Ist die Software eingeführt, sollte sie natürlich regelmäßig gewartet werden und ein Support für das Produkt bereitstehen.
Wenn alle Mitarbeiter darüber Bescheid wissen, dass die Software regelmäßig gepflegt und weiterentwickelt wird, kann die Akzeptanz erheblich gesteigert werden. Animiere deine Mitarbeiter, konstruktives Feedback einzureichen, anstatt sich nur im Gespräch mit anderen Mitarbeitern über die Software aufzuregen.
Der Support sollte am besten auch von den Mitarbeitern direkt kontaktiert werden. So gibt es bei Problemen keine ewig langen Wartezeiten, sondern schnelle Rückmeldung und Problemlösungen.
Bei der Einführung einer neuen Software werden erfahrungsgemäß immer wieder ähnliche Einwände der Mitarbeiter vorgebracht. Deshalb schauen wir uns ein paar typische Einwände einmal genauer an und machen einen Vorschlag, wie wir auf einen solchen Einwand reagieren können.
Ein großes Bedenken der Mitarbeiter wird in der Regel sein, dass die vorhandenen Prozesse in der neuen Software nicht abgebildet werden.
Hier muss natürlich unterschieden werden, ob der aktuelle Prozess in der neuen Software unverändert abgebildet werden soll, oder ob der Prozess mit der neuen Software tatsächlich verändert wird.
Wird der Prozess von der neuen Software nach wie vor gleich oder ähnlich abgebildet, dann gehe den Prozess mit dem kritischen Mitarbeiter einmal Schritt für Schritt durch. Oft gibt es kleine Abweichungen, aber wenn man diese einmal kurz erklärt, findet sich der Anwender in der neuen Software auch wieder.
Hat sich der Prozess grundlegend geändert, dann ist es wichtig, diese Änderung nachvollziehbar zu begründen. Oft bedeutet ein geänderter Prozess eine Vereinfachung, aber gleichzeitig auch Umgewöhnung. Mit der Vereinfachung im Hinterkopf kann sich der kritische Mitarbeiter vielleicht besser auf die Veränderung einlassen.
Ein weiteres typisches Bedenken ist, dass mit der neuen Anwendung die Komplexität steigt.
In der Praxis ist es oft jedoch genau umgekehrt. Die alte Software oder ggf. sogar ein manueller Prozess ist deutlich komplizierter, als die Verwendung der neuen Software.
Du musst allerdings verstehen, dass dem Mitarbeiter der bisherige Weg im Blut liegt und gar nicht mehr schwer fällt. Schaffe deshalb ein Bewusstsein dafür, wie komplex die Bedienung bisher ist, und wie viel einfacher die neue Anwendung ist.
Und schließlich haben die Mitarbeiter vielleicht die Sorge, ob die neue Anwendung gut mit den anderen Tools zusammenarbeitet.
Schnittstellen sollten natürlich bereits in der Anforderungsphase genau festgelegt werden. Fehlen wichtige Schnittstellen, dann sollten diese wirklich kurzfristig nachgerüstet werden.
Gib deinen Mitarbeitern dann volle Transparenz, wann eine fehlende Schnittstelle eingebaut wird und zeige, wie bis dahin gearbeitet werden soll. Gegebenenfalls kann es aber auch sinnvoll sein, mit der Einführung zu warten, bis alle wichtigen Schnittstellen abgebildet sind.
Unabhängig von konkreten Einwänden deiner Mitarbeiter kannst du sie mit Sicherheit mit den folgenden Argumenten überzeugen oder zumindest den Widerstand verringern.
Wichtig ist, dass diese Argumente bei der Software und im Einführungsprozess auch wirklich valide sind.
Ist die neue Software einfach zu bedienen, kann das ein guter Überzeugungsgrund für die Anwender sein. Insbesondere wenn in der aktuellen Software die Prozesse nur mühsam abgewickelt werden können, kann die einfache Bedienung ein großer Begeisterungsfaktor sein.
Am besten zeigst du deinem Mitarbeiter anhand eines Beispiels, wie viel leichter die Bearbeitung mit der neuen Software ist.
In den Projektphasen haben wir das Thema Key User bereits angesprochen. Wenn du deine Key-User als Ansprechpartner vorstellst, können die übrigen Mitarbeiter mit Fragen und Problemen erst einmal zu diesen Mitarbeitern gehen. So lassen sich viele Probleme schon auf kurzem Wege lösen und es entsteht gar nicht erst ein großer Unmut.
Zusätzlich dazu kann ein schneller Produkt-Support das Vertrauen stärken. Wenn jedes Problem oder jede Frage innerhalb von wenigen Stunden beantwortet werden kann, kocht die Unzufriedenheit nicht mehr hoch, sondern die Wogen können schnell geglättet werden.
Eine große Sorge der Mitarbeiter sind oft fehlende Funktionen. Deshalb kannst du frühzeitig kommunizieren, dass die Software noch weiterentwickelt wird und weitere Funktionen implementiert und Prozesse abgebildet werden.
Am besten stellst du zusätzlich dazu einen Feedback-Kanal bereit, über den die Mitarbeiter ihre fehlenden Funktionen oder Ideen einbringen können. Spätestens wenn diese dann auch umgesetzt werden, kann aus einem unzufriedenen Mitarbeiter ein überzeugter Begeisterungsträger werden.
In diesem Artikel haben wir uns angeschaut, wie Mitarbeiter in einem Softwareprojekt erfolgreich einbezogen und von der Einführung einer neuen Software überzeugt werden können. Die richtige Einbeziehung in der Anforderungsanalyse und Entwurfsphase steigert die Akzeptanz. Begeisterungsträger und schneller Support mindern Widerstände. Die Möglichkeit, Feedback zu geben, fördert die positive Einstellung.
Die Einbeziehung der Mitarbeiter in verschiedenen Phasen eines Softwareprojekts ist entscheidend für den Erfolg der Einführung einer neuen Software. Durch gezielte Einbindung während der Anforderungsanalyse und Entwurfsphase steigt die Akzeptanz der Anwender enorm. Begeisterungsträger und ein effizienter Support können Widerstände reduzieren und das Vertrauen in die neue Software stärken. Die Bereitschaft zur Weiterentwicklung und die Möglichkeit, Feedback zu geben, schaffen eine positive Arbeitsatmosphäre und fördern die Akzeptanz. Letztendlich ist die gelungene Einbeziehung der Mitarbeiter ein zentraler Faktor für den Erfolg eines Softwareprojekts.
Wenn wir die Einführung einer neuen Software begleiten, erleben wir auch ab und zu anfänglichen Widerstand bei den Mitarbeitern.
Deshalb haben wir dir hier die am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt und beantwortet.
Wenn Mitarbeiter sich weigern, eine neue Software zu verwenden, kann das verschiedene Gründe haben. Die häufigsten Gründe sind die Sorge vor einer Änderung des Prozesses, die Komplexität der neuen Software oder fehlende Schnittstellen.
Gute Argumente, mit denen du deine Mitarbeiter von der Verwendung einer neuen Software überzeugen kannst, sind eine einfache Bedienbarkeit, ein schneller Support und die kontinuierliche Weiterentwicklung.
Wenn du deine Mitarbeiter bei einer neuen Software mit einbeziehst, steigerst du die Akzeptanz maßgeblich. Am besten beziehst du deine Mitarbeiter dabei in die Anforderungsanalyse und die Testphase mit ein.
Bevor du lange überlegst, ob jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Zusammenarbeit ist, melde dich doch einfach zum unverbindlichen Erstgespräch mit deinem persönlichen Ansprechpartner Jonatan.
Gemeinsam können wir dann herausfinden, ob wir zu deinem Projekt passen und ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist!
