Unternehmensprozesse im ERP abbilden - so geht's
Die Schrittweise Veränderung der Arbeitswelt offenbart sich in den unterschiedlichsten Bereichen. Berufe verändern und entwickeln sich, einige verschwinden völlig aus unserer Wahrnehmung, andere Berufsbilder verlieren an Bedeutung und im Zuge einer immer stärker digitalisierten und vernetzten Welt entstehen gänzlich neue Berufsbezeichnungen. Einige Wirtschafts- und Unternehmensbereiche sind bereits teilweise oder gar vollständig im digitalen Zeitalter angekommen, andere Branchen wiederum tun sich da noch schwer. Dieser Artikel veranschaulicht, wie Prozesse digitalisiert abgebildet und optimiert werden können, damit mehr Unternehmen den Schritt in eine digitale Zukunft gehen.
„Never change a running system“
In erster Instanz geht es nicht um die Frage, wie ein Zustand verändert werden kann, sondern warum ein Zustand überhaupt verändert werden sollte. Eine papiergebundene, analoge Arbeitsweise funktioniert beispielsweise seit Jahrhunderten, warum sollte diese durch digitale Prozesse ergänzt und womöglich ganz ersetzt werden?
Die Arbeit mit und auf Papier ist ein bewährter Prozess. Mitarbeiter haben sich über Jahrzehnte daran gewöhnt und tun sich oft schwer mit Veränderung. Analoge Prozesse, wie eben die Nutzung von Papier, erschwert jedoch Abläufe im Unternehmen heutzutage eher als sie wirklich zu unterstützen. Die Herstellung von Papier ist unglaublich kostenintensiv, ganz davon abgesehen, dass die Abholzung der Wälder der Umwelt schadet. Die Nutzung von Papier zur Bewältigung von Arbeitsprozessen, besonders in der Mitarbeiterkommunikation, ist ungleich aufwendiger als eine fortschrittliche, digitale Prozessgestaltung. Analoge Abläufe lassen sich grundsätzlich nur manuell bewältigen, wohingegen digitale Prozesse immer automatisierter ablaufen – und damit wesentlich effizienter sind.
Der Einstieg in digitale Business Prozesse
Ähnlich dem bekannten Prozess Management verläuft auch die Aufnahme und der Beginn digitaler Unternehmensprozesse. Gestartet wird klassisch mit der Zusammenstellung eines Teams durch einen Projektleiter. Es wird zunächst die aktuelle IST-Situation erfasst und schriftlich festgehalten, darauf folgt der Soll-Zustand, sprich: die Zielsetzung wird notiert. Anhand eines groben Konzepts wird dann der gesamte Prozess im Detail durchgegangen, jeder einzelne Schritt fixiert und an den entsprechend verantwortlichen Mitarbeiter delegiert. Business Software wie Microsoft Visio oder spezielle ERP- und DMS- Anwendungen dienen als direkte Unterstützung bei diesem Vorgehen.
Übermittlung an die ERP-Software
Nachdem die Abläufe noch mit traditionellem Papier oder unter erster Zuhilfenahme von entsprechender Business Software festgehalten wurden, gilt es nun diese an das ERP-Programm zu übertragen. Alle Informationen und Datensätze wie verfügbare Ressourcen, Mitarbeiter, der Ist- sowie der Soll- Zustand und weitere Details werden nun in das System eingetragen und entsprechend miteinander verknüpft. Dies geschieht händisch via manueller Texteingabe, automatisiert über einen Batch-Import oder anhand von Scanner und entsprechender Texterkennungssoftware. Auf diesem Weg wird der gesamte Prozess step by step an das System übermittelt und ggf. mit essenziellen Zusatzinformationen ergänzt. Hat dies zu einem zufriedenstellenden Ergebnis geführt und die Mitarbeiter sind mit der Handhabung vertraut gemacht worden, geht das System in den Live-Betrieb.
Der kontinuierliche Fortschritt
Aller Anfang ist schwer! Besonders der Umstand sich in einer immer stärker digitalisierten und einem zunehmend automatisierten Umfeld zurechtzufinden, bereitet vielen Mitarbeitern Unbehagen. Oft fällt es diesen Kollegen sichtlich schwer, alte Gewohnheiten loszulassen und sich an einen neuen Workflow zu gewöhnen. Es ist in vielen Fällen tatsächlich erst einmal ein deutlicher Mehraufwand, der anstatt eines wirklichen Mehrwerts erzeugt wird. Trotzdem sind darauf aufbauend neue Maßnahmen zu treffen, Mitarbeiter entsprechend zu schulen und für neue Arbeitsprozesse zu sensibilisieren sowie zu begeistern – denn am Ende des Tages soll tatsächlich der Mehrwert den anfänglichen Mehraufwand überwiegen. Nach der anfänglichen Skepsis und Eingewöhnungszeit entstehen dann schnell erste Erfolge, Prozesse werden optimiert und der gesamte Workflow wird für alle beteiligten Mitarbeiter zu einem effizienten Arbeitsprozess.
Steigerung des Unternehmenswerts durch Digitalisierung
Die Digitalisierung schreitet in unserer modernen Arbeitswelt unaufhörlich voran und das in nahezu allen Bereichen. In vielerlei Hinsicht bereichert und erleichtert sie unser Leben, unser Handeln, unsere Interaktion und das gesamte Miteinander. Digitalisierte und automatisierte Prozessabläufe bedeuten daher einen enormen Fortschritt und neben dem eigentlichen Produkt bzw. der Dienstleistung vor allem auch einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen selbst. Sind die ersten Einführungsschwierigkeiten überwunden und optimale Strukturen für das neue digitalisierte Zeitalter im Unternehmen geschaffen, resultiert dies in deutlichen Verbesserungen in nahezu allen Unternehmensbereichen – von transparenteren Arbeitsabläufen über optimierte interne und externe Unternehmenskommunikation bis hin zur Steigerung des gesamten Unternehmenswerts. Ein Investment, das sich wirklich auszahlt!