BLG Logistics Group AG & Co. KG
6 Monate PoC: Dank begleitetem Projektstart zum kalkulierbaren ROI
Was war die Herausforderung?
Als Bremer Lagerhaus Gesellschaft gegründet, prägt das Unternehmen seit 1877 den Hafenbetrieb an der Nordseeküste – mit einem Faible für IT. Schon in den 1970er Jahren entwickelte die Gesellschaft das weltweit erste Hafeninformationssystem mit. Heute zählt die global agierende BLG LOGISTICS über 100 Standorte auf nahezu allen Kontinenten und bedient Kunden in Industrie und Handel mit vollstufigen logistischen Systemdienstleistungen.
Um die Rolle des führenden Anbieters für die Geschäftsbereiche Automobile, Container sowie für Kontraktlogistik weiter zu stärken, setzt BLG auf stete Optimierung der eigenen Prozesse.
Aus den eigenen Reihen kommen immer wieder Anfragen nach neuen digitalen Lösungen für einzelne Abläufe unterschiedlichster Art. Der Logistiker hat erkannt, der nächste technologische Schritt ist die Hinwendung zu speziellen Prozess-Apps.
Hohe Investitionskosten für die Erstellung solcher einzelner, individueller Apps haben bisher einen flächendeckenden Einsatz bei der BLG verhindert. Bei einer individuellen Entwicklung zusammen mit einer App-Agentur müssten kleine Änderungswünsche in langen Bearbeitungsschleifen erfolgen. BLG vermisste in dieser Art der Kooperation die Flexibilität für die Einzelfälle des Arbeitsalltags.
Wie wurde die Lösung erarbeitet?
Dem Projektteam für digitale Innovationen wurde smapOne empfohlen. Die hohe Flexibilität des App-Baukastens bot sofort die Gelegenheit, mobile Applikationen für alle Bereiche der BLG nutzen zu können. Mit dem Konzept eines PoCs vertraut, entschied sich BLG Logistics, das Proof of Concept Angebot von smapOne für sechs Monate zu nutzen.
Ziel war es, mögliche Einsatzszenarien und den benötigten Nutzungsumfang zu identifizieren, App-Creatoren schnell zu schulen, Datenschutz- und Integrationsfragen zu klären sowie einen errechenbaren, wirtschaftlichen ROI festzustellen.
Ablauf des PoC
1. Hackathon: Ideenworkshop BLG x smapOne
In dem ersten Vor-Ort-Workshop ging es hauptsächlich darum, App-Ideen zu sammeln, zu bewerten, zu priorisieren und die beliebtesten Business-Apps anderer Anwender kennenzulernen.
"Die Nutzen-Komplexitäts-Matrix hat hier Struktur reingebracht" bestätigt Christian Reining vom Projektteam der BLG.
Das Ergebnis: 64 Einsatzszenarien sind als Ideen aus dem Workshop herausgekommen.
2. Hackathon: Potentialworkshop BLG x smapOne
In einem zweiten Workshop ging es in die konkrete Umsetzung. Ausgewählte Prozess-Szenarien, welche das Team aus App-Creatoren als erstes digitalisieren wollte, wurden in eigenen Apps (sog. "smaps") realisiert. Im Vor-Ort-Termin konnten 1:1 anfallende Fragen zum "App-Designer von smapOne" beantwortet und weitere Hilfestellungen gegeben werden.
Am Ende des Tages wurden die fertigen smaps im Team untereinander vorgestellt und als "Hausaufgabe" an App-Nutzer verteilt.
3. Quality-Check: Phase nach den Workshops
Bereits nach zwei Monaten im begleiteten Projekt wurden fünf smaps im produktiven Einsatz getestet; nach weiteren zwei Monaten verdoppelte sich noch einmal die Zahl. Des Weiteren wurde die Interessengruppe im Unternehmen immer größer. Das diente u.a. zur Evaluierung neuer Ideen und spielerischen Umsetzung auch in anderen Fachabteilungen.
Darunter smaps wie: Waste Walk, Prozessprüfung QM, Abliefernachweis, Dienstwagenunfall "car crash", Staplerstunden, Sicherheitsbelehrung oder auch die "MTM/TMU Bewertungs-App".
Im parallel stattfindenden "Quality Check" kamen die App-Nutzer zu Wort. Haben sie Fragen zur Applikation, speziell zur Nutzung? Haben sie Verbesserungsvorschläge und wie ist generell die Zufriedenheit?
4. Abschluss des Proof of Concepts
Nach sechs Monaten wurde ein Resümee gezogen. Was waren die Ergebnisse?
- Innerhalb von nur einem halben Jahr wurden 14 smaps mit 30 Nutzern vertestet
- Rückmeldungen der App-Nutzer waren durchweg positiv
- Der Ideen-Pool wächst über die anfangs 64 Szenarien stetig hinaus
- Ein Roll-Out in weitere Fachabteilungen und Länder ist geplant
ROI Rechnung der smap "Prozessprüfung QM":
Prozess ohne smapOne:
Druck eines DIN A5 Zettel in Farbe → handschriftliche Dokumentation auf dem Zettel → Erstellung von Fotos mit Kamera → Weg ins Büro → übertragen am PC und Dokumentenablage → befestigen der Zettel am Packstück → Info an weitere Abteilung per Mail.
Prozess mit smapOne:
Label mit fortlaufendem Barcode von der Rolle am Packstück anbringen (kein weiteres Klebehilfsmittel nötig) → erfassen des Barcodes mit Handy → erfassen der Daten (geführt, somit höhere Datenqualität) inkl. Fotos, Tonaufnahme, Skizze in der smap → weiterleiten der Informationen vor Ort per Mail (kein Weg).
Ersparnisse mit smapOne:
- Zeitersparnis: 50 %
- Papierreduktion: ca. 4.000 Blatt p.a.
Wie funktioniert die Lösung im Unternehmen?
Durch die Implementierung unterschiedlicher smaps kann BLG die Chancen der Digitalisierung zur Steigerung der Prozesseffizienz nutzen. Zusätzlich werden Möglichkeiten geschaffen, neue Wege zu gehen und die Kostenstruktur positiv zu verändern.
Mit dem App-Baukasten von smapOne ist es für das Unternehmen nun möglich, kurzfristig auch kleine Anpassungen an den Prozess-Apps vorzunehmen. Die Erstellung weiterer smaps ist intuitiv und schnell. Somit können jederzeit unzählige weitere Einzelprozesse und Sonderfälle digital unterstützt werden. Die individuelle App-Lösung ist dabei standort- und fachabteilungsübergreifend nutzbar.
Das erkannte Potential liegt kurz nach dem Projektstart vorsichtig geschätzt schon bei 300 internen Nutzern. Die BLG Logistics hat mit dem Baukasten ein Tool an der Hand, um Prozesse zu optimieren und den Geschäftsalltag - mit all den kleinen Facetten - schnell und vor allem selbst zu digitalisieren.
Foto: BLG LOGISTICS
