So definierst du konkrete Aufgaben
Wir wissen bereits, dass Aufgabe nicht gleich Aufgabe ist und, dass unsere Aufgaben nicht nur im Umfang, sondern auch im Energieaufwand stark variieren können. Eines haben aber alle Aufgaben gemeinsam: sie müssen klar definiert sein, um feststellen zu können, ob sie erledigt wurden.
Inhaltsverzeichnis
Was Aufgaben und Ziele gemeinsam haben
Eine Aufgabe ist die kleinste Einheit der Planung. Sie ist ein Baustein auf dem Weg zur Zielerreichung. Sie entscheidet, wie wir unseren Tag verbringen. Je weniger spezifisch und messbar eine Aufgabe ist, desto schwerer fällt es uns sie abzuarbeiten.
Die Goldlöckchen-Regel besagt, dass der Mensch optimal motiviert ist, wenn seine Aufgaben am Rande seiner aktuellen Fähigkeiten liegen. Die Aufgaben, die wir zu bewältigen haben, sollen uns also weder langweilen noch überfordern. Das richtige Maß liegt dort, wo wir immer genau wissen, was der nächste Schritt ist und uns dennoch anstrengen müssen, um dorthin zu kommen.
Um den nächsten Schritt genau zu kennen, ist es notwendig die Aufgabe klar zu definieren.
Ziel der Methode ist es, deine Aufgaben so zu formulieren, dass du genau weißt, was zu tun ist und wann die Aufgabe erledigt ist.
So definierst du deine Aufgaben
Genau wie bei der Zielsetzung muss eine Aufgabe sowohl spezifisch formuliert als auch messbar sein.
Spezifisch bedeutet, dass die Aufgabe so konkret wie möglich in Worte gefasst wird. Bei kleinen Aufgaben reicht ein Überbegriff (Blogartikel), bei größeren Projekten (Website) solltest du so präzise wie möglich sein.
Um den Umfang einer Aufgabe klar zu definieren, brauchst du unbedingt ein Zeitwort, dass die Art der Arbeit festlegt. Das macht die Aufgabe handlungsorientiert. Einen Blogartikel zu überarbeiten, wird vermutlich schneller gehen, als einen Blogartikel zu schreiben. Die Art der Tätigkeit bestimmt meist auch den Aufwand.
Damit die Messbarkeit der Aufgabe gegeben ist, kann außerdem eine Unterstützung von Zahlen sinnvoll sein. Wenn du viele Blogartikel zu überarbeiten hast, nimm dir eine konkrete Anzahl vor, die du in einer Arbeitseinheit bewältigen kannst. Möchtest du deine Kontakte aktualisieren, schätze den Aufwand einer einzelnen Aktualisierung und plane dann eine bestimmte Anzahl oder dokumentiere zumindest, wie viele z.B. Blogartikel du in einem in einem Arbeitsgang überarbeiten konntest. Auf jeden Fall soll die Aufgabe entweder quantitativ oder qualitativ messbar und somit ergebnisorientiert sein. Das heißt, du musst klar erkennen, wann die Aufgabe erledigt ist.
Das Ziel ist wegzukommen von Formulierungen wie „Website“ oder auch „Website fertigstellen“ hin zu „Text(e) für Startseite formulieren“ oder „überarbeiten“. Du solltest eine zu blumige Sprache vermeiden, aber trotzdem vollständige Sätze bilden.
Im Minimum besteht eine Aufgabe aus einem Hauptwort und einem Zeitwort. Du formulierst dabei so genau wie möglich WAS du TUST. Diese Art der Formulierung ist die Voraussetzung für eine realistische Einschätzung des Zeitaufwands (Timeboxing) und notwendig, um das Ende der Aufgabe zu erkennen. Je klarer das Ziel der Aufgabe zu erkennen ist, desto besser.
Beispiele für gute formulierte Aufgaben
- Alle Textabschnitte für die Startseite meiner Website überarbeiten
- Einen Blogartikel zum Thema X recherchieren
- Die 5 letzten Blogartikel auf SEO-Keywords kontrollieren und ergänzen
- 3 Kontakte auf LinkedIn anschreiben und ihnen das PDF schicken
- 1-3 Lösungsansätze zu Problem X sammeln
Quelle:
Die Methode ist in Anlehnung an die SMART Methode zur Zielformulierung von Doran aus dem Jahr 1981 entstanden.
Weiterführende Methoden:
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