Die Anforderungen sind hoch: Flexibel sollte eine Sekretärin sein, freundlich, engagiert, zuverlässig und selbstverständlich belastbar. Ein versierter Umgang mit dem „MS-Office-Paket“ wird, genau wie „perfekte Englischkenntnisse in Wort und Schrift“, vorausgesetzt.
„Der Beruf einer Sekretärin erfordert ein Maß an sozialer Kompetenz, Zurückgenommenheit, Geduld, Nervenstärke und innerer Stabilität, wie es sonst nur von Führungskräften erwartet wird“, schreibt Katharina Münk in ihrem neuen Buch „Denn sie wissen nicht, was wir tun – Was Chefs über Ihre Sekretärinnen wissen sollten“ (Eichborn, 14,95 Euro). Die Autorin muss es wissen, schließlich arbeitet sie seit mehr als 20 Jahren als Chefsekretärin und veröffentlicht neben ihrem Job Bücher, in denen sie unter Pseudonym einen Einblick in die bizarre – und frauendominierte – Welt der Manager-Vorzimmer gibt.
Noch immer eine Frauendomäne
Nach Angaben des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement arbeiten hierzulande 410.000 Sekretariatsangestellte, darunter etwa 6000 Männer. „Der Sekretär – ist ein Möbelstück“ heißt deshalb eins der Buchkapitel.
Es ist eine seltsam archaisch anmutende Welt, die Katharina Münk beschreibt. Die Chefs nennt sie in ihrem Buch „Tarzan“, ihre Kolleginnen und sich selbst „Jane“. Tarzan erhält zwölf bis 14 Stunden pro Tag „Selbstbestätigung statt Kritik“, während die multitaskingfähige Jane sich am besten 24 Stunden täglich abrackert und stets bemüht, Tarzans Gedanken zu lesen und seine Wünsche zu erahnen. Die langen Tage im Büro verbringen die Janes mit der Entzifferung von Schreiben, „die einem EKG gleichen“ und damit, sich zwischen unzähligen Aufgaben aufzureiben.
Schließlich müssen nicht nur Briefe geschrieben, Besprechungen vorbereitet, Reisen geplant und Anrufe beantwortet werden, auch das Privatleben des Chefs erfordert ihre helfende Hand. Notfalls muss sie eben eine „ungefähr hamstergroße Schachtel“ auftreiben und mit Holzwolle füllen, wenn das Haustier der Chef-Sprösslinge das Zeitliche gesegnet hat.
Sieht sie wirklich so aus, die Realität in Deutschlands Vorstandsetagen? „Unser Job besteht in erster Linie darin, das Sekretariat und den Chef zu managen. Was genau zum Anforderungsprofil gehört, muss man möglichst im Vorfeld durch Gespräche klären. Man hat aber durchaus einen Entscheidungsspielraum und die Möglichkeit, den Arbeitsplatz nach den eigenen Vorstellungen zu gestalten“, sagt die Chefsekretärin Tanja Bögner, deren korrekte Berufsbezeichnung „Assistentin des Vorstands“ lautet. Sie arbeitet derzeit in der Versicherungsbranche, hat über 18 Jahre internationale Berufserfahrung und ist Autorin des Buches „Traumberuf Sekretärin: Was Sie heute wissen müssen, um erfolgreich zu sein“, Eichborn, 14,95 Euro.
„Sicherlich hat jeder Chef, wie jeder andere Mensch auch, seine Eigenarten und Schwächen. Ob die Chemie stimmt, das merkt man eigentlich schon beim Einstellungsgespräch“, sagt die 39-Jährige.
Am meisten schätzt sie an ihrem Job die „ungeheure Vielfalt“ und die Möglichkeit, in den verschiedensten Branchen zu arbeiten. „Wir sind nun einmal auch Dienstleister“, findet sie. „Wer keinen Chef haben oder sein eigener Chef werden möchte, sollte lieber einen anderen Berufsweg einschlagen.“
Auf die Dauer werden die Alpha-Männchen, die ihre Vorzimmerdamen als eine Art moderne Leibeigene betrachten, ohnehin aussterben. Das Privileg einer persönlichen Sekretärin oder Assistentin haben heutzutage fast nur noch Vorstände oder Geschäftsführer. „Das klassische Sekretariat gibt es bei uns im Unternehmen nicht mehr“, sagt Hans-Joachim Bartels, Leiter der Personalabteilung der Beiersdorf AG. „An die Stelle des Sekretariats ist die Funktion der Team-Assistenten getreten, die für mehrere Führungskräfte und Teammitglieder administrative Tätigkeiten wie Reiseabrechnungen oder Budgetkontrolle übernehmen. Meist werden sie zusätzlich auch mit eigenen kleineren Projekten betraut.“ Sekretariatstätigkeiten wie Korrespondenz oder Terminvereinbarung oder würden meist durch die Manager selbst erledigt.
Verantwortung übernehmen
Katharina Münk beklagt, dass Sekretariate in den voll technisierten Führungsetagen von heute „zum neutralen Großraumbüro oder zum seltenen Luxus“ geworden sind. „In die große Lücke zwischen diesen beiden Extremen drohen wir irgendwann zu fallen, wenn die Weiterbildung und Entwicklung, die man uns angedeihen lässt, weiterhin so stiefmütterlich und inkonsequent betrieben wird, wie bisher“, schreibt sie. „Wer aufsteigen oder nur seinen Arbeitsplatz sichern will, muss zudem bereits sein, etwas zu übernehmen, was für viele Sekretärinnen nicht selbstverständlich ist: Verantwortung.“
