Ursprung und Definition des Wortes „Protokoll“:
Es kommt aus dem Griechischen und bedeutet so viel wie „vorgeleimtes Blatt“. Auf der einen Seite ist es eine förmliche Niederschrift, ein Tagungsbericht, aber auf der anderen Seite auch die Gesamtheit der im diplomatischen Verkehr gebräuchlichen Umgangsformen.
In diesem Sinne ist das Protokoll keine exakte Wissenschaft; innerhalb gewisser Grenzen erlaubt es durchaus, den persönlichen Stil einzubringen.
Die Beispiele basieren auf den persönlichen Erfahrungen des Verfassers, die er sich in langen Berufsjahren im diplomatischen Dienst des Auswärtigen Amts im In- und Ausland, erworben hat.
Sie eignen sich deshalb als Leitfaden für im Veranstaltungsbereich tätige interessierte Laien Auskünfte zu vermitteln.
Als Grundgedanke für die nachfolgenden Kapitel möge folgendes Leitmotiv dienen:
Man verhalte sich seinen Mitmenschen gegenüber so, wie man wünscht, selbst behandelt zu werden.
1. Teil ORGANISATIONSSTRUKTUR
Veranstaltungen fallen in einem Unternehmen in den verschiedensten Formen und Größen an. Dieser Wegweiser befasst sich mit der Organisation und Durchführung einer größeren, komplexen Veranstaltung, um ein möglichst breites Spektrum von Planungsmaßnahmen zu behandeln.
1.1 ZIELE UND TEILNEHMER DEFINIEREN
Für jede Veranstaltung müssen vor dem eigentlichen Organisieren Ziele und Teilnehmer definiert werden. Gleichzeitig ist genau abzuklären, wer als Gastgeber auftritt und wer intern die Verantwortung für die Organisation des Anlasses trägt.
1.2 VERANSTALTUNGSDATUM FESTLEGEN
Legen Sie das Anlassdatum so früh wie möglich fest, damit eine möglichst große Auswahl an Räumlichkeiten zur Verfügung steht. Bei Großveranstaltungen mit mehr als 500 Teilnehmern sind Reservierungen von ein bis zwei Jahren im Voraus zu empfehlen.
Bitte überprüfen Sie vor dem Festlegen des Veranstaltungsdatums folgende Punkte:
- Nationale und regionale Feiertage, Schulferien
- Messen, Kongresse oder ähnliche Veranstaltungen
- Staatsbesuche
- Internationale Sportveranstaltungen
Des Weiteren empfiehlt es sich, zusätzlich nationale und regionale Veranstaltungskalender zu studieren.
1.3 ANLASSVOLUMEN ABSCHÄTZEN
Größe der Veranstaltung - Infrastruktur und Raumbedarf
Um den Ort und die Räumlichkeiten für eine Veranstaltung richtig zu evaluieren und entsprechend zu reservieren, muss vorher das ungefähre Volumen in Bezug auf Dauer, Teilnehmerzahl und gegebenenfalls Übernachtungen bekannt sein. Ferner sollten Sie abschätzen, für wie viele Personen welche Transportmittel (Bus-Varianten oder PKW) benötigt werden. Ein frühzeitiges erkennen der Parkmöglichkeiten ist wichtig um evtl Anträge für Sperrungen zu stellen.
Die Größe und Art der Veranstaltung sind ausschlaggebend für die Wahl des Veranstaltungsortes und deren Räume.
Es ist nicht immer einfach, eine Absagequote vorauszusehen; sie kann sich je nach Ort und Art der Veranstaltung zwischen 10 und 30 Prozent bewegen. Unter Umständen ist es von Vorteil, in Tranchen – also gestaffelt nach Prioritäten – einzuladen, um nicht mehr Zusagen zu riskieren, als es die maximale Platzkapazität der Räumlichkeiten zulässt.
1.4 OPTIONALE RESERVIERUNG
Nachdem Sie über alle Information in Bezug auf die benötigten Räumlichkeiten und den möglichen Veranstaltungsort verfügen, überprüfen Sie die Angebote durch eine persönliche Besichtigung. Eine Foto -oder Videokamera kann dabei hilfreich sein, um wichtige Gegebenheiten im Bild festzuhalten. Es kommt nicht selten vor, dass Ihnen für einen bestimmten Anlass denkbar ungeeignete Räume angeboten werden. Lassen Sie sich mehrere Hotelzimmer zeigen, Doppel- und Einzelzimmer, denn bei zu großen Qualitätsunterschieden kann es zu Reklamationen kommen.
-Auszüge aus seinem Buch, welches noch nicht verlegt wurde-
