Was sind Einzelkosten und wie sollten sie eingeplant werden?

In vielen Unternehmen ist die Kostensituation derzeit sehr angespannt. Umso wichtiger ist es zu wissen, welche Kosten wo konkret verursacht werden. Doch dazu müssen Kosten so zugeordnet werden, dass überhaupt ermittelt werden kann, welches Projekt beispielsweise welche Kosten verursacht hat. Hier müssen Unternehmen sorgfältig vorgehen, denn welche Aussagekraft hat eine Kostenrechnung, wenn die entstandenen Kosten nicht korrekt erfasst wurden? Deshalb ist es wichtig unterscheiden zu können, welche Kosten direkt oder indirekt (über einen Verteilungsschlüssel) zugeordnet werden können. Bei den Einzelkosten handelt es sich dabei um einen Begriff, über den man in der Kostenrechnung häufig stolpert. Worum handelt es sich dabei? Hier ein Überblick.

Einzelkosten oder Gemeinkosten?

Die Kosten eines Unternehmens bestehen aus Einzelkosten und Gemeinkosten. Die Gemeinkosten zählen die Kosten, die einem Bezugsobjekt nicht einfach direkt zugerechnet werden können. Sie müssen deshalb auf verschiedene Kostenstellen verteilt werden. Wesentlich einfacher erfolgt die Zurechnung der Einzelkosten.

Einzelkosten: Definition

Die Einzelkosten in einem Unternehmen sind Kosten, die einem Bezugsobjekt direkt zugerechnet werden. Sie werden also dem Verursacher zugeordnet.

Bezugsobjekte können sein:

• Produkte
• Dienstleistungen
• Kostenträger
• Projekte
• Aufträge
• Kostenstelle

Im Gegensatz zu den Gemeinkosten, muss hier kein Verteilungsschlüssel bei der Zurechnung auf verschiedene Kostenträger zur Anwendung kommen. Die Einzelkosten werden direkt zugerechnet. Sie werden deshalb auch als direkte Kosten bezeichnet. Häufig wird der englische Begriff "direct costs" verwendet.

Hinweis: Einzelkosten der Teilleistungen ermitteln

Einzelkosten müssen häufig beispielweise auch im Rahmen von Baukalkulationen ermittelt werden. Dabei werden beispielsweise Lohnkosten, Stoffkosten, Gerätekosten und Fremdleistungskosten aufgelistet. An dieser Stelle soll jedoch hierauf nicht weitereingegangen werden.

Einzelkosten: Variable Kosten

Variable Kosten sind häufig Einzelkosten – aber nicht immer! Auch Gemeinkosten können variable Kosten sein. Entscheidend für die Frage, ob Einzelkosten vorliegen, ist also nicht nur, ob es sich um variable Kosten handelt. Charakteristisch für Einzelkosten ist, dass es sich um Kosten handelt, die direkt zurechenbar sind.

Sondereinzelkosten, weitere Einzelkostenarten und Beispiele

Die Einzelkosten werden differenziert betrachtet. So wird zwischen Kostenträgereinzelkosten und Kostenstelleneinzelkosten unterschieden. Wie der Begriff vermuten lässt, handelt es sich bei den Kostenstelleneinzelkosten um Kosten, die einer bestimmten Kostenstelle zugerechnet werden können. Die Kosten können also nicht einem Kostenträger zugeordnet werden, aber einer Kostenstelle. Ein typisches Beispiel wäre hier das Gehalt des Kostenstellenleiters.

Die Kostenträgereinzelkosten können einem bestimmten Kostenträger zugeordnet werden. Das kann beispielsweise ein Artikel sein, der produziert wird. Doch gerade, wenn beispielsweise ein Unternehmen ein Produkt herstellt, muss noch ein genauerer Blick auf die verschiedenen Einzelkosten geworfen werden.

Bei den Kostenträgereinzelkosten werden folgende Arten betrachtet:

• Materialeinzelkosten
• Fertigungseinzelkosten
• Sondereinzelkosten der Fertigung
• Sondereinzelkosten des Vertriebs

Materialeinzelkosten

Die Materialeinzelkosten sind recht einfach erklärt: Werden für die Produktion bestimmte Rohstoffe verbraucht, ist dieser Verbrauch bei den Materialeinzelkosten aufzuführen. Auch Teile, die eingebaut werden, müssen hier mitberücksichtigt werden.

Beispiel: Bei der Herstellung eines Buches wird Papier verbraucht. Die Kosten für das Papier gehören also zu den Materialeinzelkosten.

Fertigungseinzelkosten

Wird ein bestimmter Artikel produziert, fallen nicht nur Materialkosten an. Für die Produktionsmitarbeiter, die an der Herstellung beteiligt sind, muss auch Lohn (und Sozialleistungen) bezahlt werden. In der Regel wird erfasst, welcher Mitarbeiter wie viele Arbeitsstunden für welchen Kostenträger tätig war. Abhängig von den Fertigungszeiten und dem Stundenlohn lässt sich ermitteln, welche Fertigungslöhne entstanden sind. Es handelt sich also um direkt zuordenbare Fertigungskosten.

Auch Maschinenkosten entstehen bei der Fertigung eines Produkts. Damit diese für die Fertigungseinzelkosten erfasst werden können, muss zunächst der Maschinenstundensatz berechnet werden. Dieser setzt sich beispielsweise zusammen aus Energiekosten, Abschreibungen, Wartungskosten, Reparaturkosten.

Nicht zu verwechseln sind die Fertigungseinzelkosten mit den Sondereinzelkosten der Fertigung.

Wichtig: Reguläre Einzelkosten, wie die Materialeinzelkosten oder die Fertigungseinzelkosten sind variable Kosten.

Sondereinzelkosten der Fertigung

Wenn bestimmte Kosten der Fertigung zwar einem bestimmten Auftrag, jedoch nicht einem bestimmten Artikel zugerechnet werden können, dann spricht man von Sondereinzelkosten der Fertigung. Klingt kompliziert? In der Praxis ist das jedoch recht einfach vorstellbar: Werden besondere Werkzeuge gekauft für die Fertigung, dann kann das in der Regel nicht gerade exakt dem Artikel XY zugerechnet werden. Die Kosten können jedoch sehr wohl einem bestimmten Auftrag zugeordnet werden. Auch Patentgebühren können hierunter fallen oder Lizenzen. Charakteristisch ist, dass diese Kosten nicht mengenabhängig anfallen.

Sondereinzelkosten des Vertriebs

Bei den Sondereinzelkosten des Vertriebs lassen sich bestimmte Kosten ebenfalls einem bestimmten Auftrag, jedoch nicht einem bestimmten Kostenträger zurechnen. Ein typisches Beispiel sind hier Verpackungskosten. Doch auch Provisionen, Zölle und Frachtkosten können hierunter fallen.

Einzelkosten berechnen

Für Unternehmen ist es von großer Bedeutung, die Einzelkosten im Blick zu halten. Wie soll beispielsweise der Preis für ein Produkt oder eine Leistung ermittelt werden, wenn die damit im Zusammenhang stehenden Kosten nicht im Einzelnen bekannt sind?

Bereits in der Planung müssen Unternehmen die Kosten im Blick behalten. Wenn die Kosten zu niedrig geplant wurden und kaum Gewinn erzielt wird, steht der Erfolg auf dem Spiel. Umso wichtiger ist es – zum Wohle der Stabilität eines Unternehmens – dass die Kosten realistisch geplant werden.

Bei der Ermittlung der Einzelkosten haben sich zwei Verfahren bewährt:

• Grenzplankostenrechnung
• Prozesskostenrechnung

Die Grenzplankostenrechnung hat sich aus der flexiblen Plankostenrechnung entwickelt und ermittelt die variablen Kosten. Sie kann zur Kostenkontrolle genutzt werden und liefert zudem Informationen für die weitere Planung. Lesen Sie auch: Warum die Plankostenrechnung essentiell für Ihre Budgetplanung ist

Die Prozesskostenrechnung ist eine Vollkostenrechnung. Sie unterscheidet zwischen fixen und variablen Kosten. Bezogen auf einen Kostenträger werden also sowohl die fixen als auch variablen Kosten betrachtet. Entscheider können auf der Basis der Prozesskostenrechnung die variablen Kosten genauer betrachten.

Warum ist die Betrachtung der Einzelkosten so wichtig?

Einzelkosten können, wie bereits dargestellt, direkt zugerechnet werden. Wenn bekannt ist, welcher Kostenträger welche Kosten verursacht, dann ist das eine wichtige Information für weitere strategische Entscheidungen.

Stellt sich heraus, dass die Kosten bei der Herstellung eines Produkts zu hoch sind, muss das Unternehmen möglicherweise neue Wege gehen. Für viele Unternehmen ist das aktuell ein drängendes Thema. Lieferkettenprobleme und steigende Energiekosten sorgen für teilweise erheblich höhere Materialkosten. Wie können Unternehmen hier überhaupt noch gewinnbringend produzieren? Einzelkosten werden für viele Unternehmen zum Problem. Sie müssen verschiedene Maßnahmen prüfen, wie beispielsweise

• Gibt es Lieferanten, die die benötigten Materialien preiswerter liefern können?
• Kann auf andere Materialien ausgewichen werden?
• Müssen Preise erhöht werden, um die gestiegenen Einzelkosten zu kompensieren?

Grundvoraussetzung dafür, dass Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen können, ist eine gute Datenbasis. Wenn die Kostenrechnung die Kosten nicht korrekt zuordnet, kann sich das folgenschwer auswirken. Deshalb ist es wichtig, den Unterschied zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten zu kennen. Dabei muss immer der Grundsatz bedacht werden: Einzelkosten werden direkt zugeordnet, Gemeinkosten werden mit einem Verteilungsschlüssel zugeordnet.

Aber Achtung - nicht vergessen: In diesem Beitrag haben wir das Augenmerk auf die Einzelkosten gelegt. Zu den Gesamtkosten eines Unternehmens gehören jedoch sowohl die Einzelkosten als auch Gemeinkosten. Wenn Kostenentscheidungen getroffen werden, muss das Gesamtbild analysiert werden. Wer beispielsweise für einen bestimmten Bereich nur die Einzelkosten ermittelt und die Betrachtung der Gemeinkosten vergisst, zieht mit großer Wahrscheinlichkeit falsche Schlüsse.