Sollte man eine Rechnung nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum buchen?

Manchmal tritt die Frage auf, ob man eine Rechnung nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum buchen muss, wenn die beiden Daten voneinander abweichen. Wir haben in diesem Artikel einen Überblick über einige gängige Szenarien dargestellt, wie man in solchen Fällen verfährt.

Rechnung buchen nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum: Ein Überblick

Ob man eine Rechnung nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum buchen muss, hängt davon ab, ob es sich um eine eingehende oder eine ausgehende Rechnung handelt. Wer Waren verkauft oder eine Dienstleistung erbringt und seinen Kund:innen dafür eine Rechnung schickt, ist das Liefer- bzw. das Leistungsdatum zu verbuchen.

Bei einer eingehenden Rechnung dagegen (z.B. wenn man von seinem Lieferanten eine Rechnung erhält) muss diese nach Rechnungsdatum gebucht werden. Damit ist gewährleistet, dass der Vorsteuerabzug korrekt ist.

Spezialfälle beim Buchen von Rechnungen

In diesem Abschnitt schauen wir uns einige Beispiele bzw. Spezialfälle an, die in der Praxis öfters auftreten und die Frage auftaucht, ob man eine Rechnung nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum buchen soll.

Rechnungsdatum & Leistungsdatum bei Jahreswechsel

Beim Jahreswechsel gibt es einige Dinge zu beachten, wenn man seine Rechnungen bucht. Zunächst kommt es darauf an, ob man seine Gewinne per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln darf, oder eine Bilanz im Rahmen der doppelten Buchführung erstellen muss.

Muss man eine EÜR erstellen, ist es recht einfach: Der Zahlungseingang wird dem Jahr zugeordnet, in welchem die Zahlung eingegangen ist, auch wenn die Leistung schon im Vorjahr erbracht wurde und das Rechnungsdatum aus dem vorigen Jahr ist. Ausschlaggebend ist hier nur der Zeitpunkt des Zahlungseingangs. Entsprechend wird die Rechnung mit dem Datum des Zahlungseingangs verbucht.

Wendet man die doppelte Buchführung an und muss eine Bilanz erstellen, ist es etwas komplizierter:

Rechnungsdatum vor Leistungsdatum: Umsatzsteuer korrekt berücksichtigen

Hat man eine ausgehende Rechnung, deren Leistung oder Lieferung erst im nächsten Jahr oder Quartal erbracht wird und damit ein anderes Liefer-/Leistungsdatum aufweist, wird nach Liefer-/Leistungsdatum verbucht. Die Umsatzsteuer wird dann für die nächste Periode angemeldet.

Bei einer eingehenden Rechnung, bei der die Lieferung oder Leistung erst im nächsten Jahr oder Quartal erbracht wird, wird das Rechnungsdatum verbucht. Der Vorsteuerabzug wird dann in der nächsten Periode angemeldet.

Rechnung im laufenden Jahr aber Leistung im Vorjahr

Hat man im Vorjahr eine Leistung erbracht, die Rechnung jedoch erst im neuen Jahr erstellt, gilt diese Rechnung als „antizipativer Posten der Rechnungsabgrenzung“. Das HGB schreibt in diesem Fall vor, dass man sowohl bei der Handels- als auch bei der Steuerbilanz diese Rechnung unter „Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten“ ausweisen muss. Gebucht wird folglich unter „sonstige Forderungen“ mit dem Liefer-/Leistungsdatum.

Erhält man eine Rechnung, bei der man die Leistung schon im Vorjahr oder Vormonat bezogen hat (z.B. die Telefonrechnung), bucht man sie mit dem Rechnungsdatum in den aktuellen Monat ein. Der Vorsteuerabzug findet dann entweder noch in der aktuellen oder in der nächsten Periode statt.

Ist das Vordatieren des Rechnungsdatums erlaubt?

Es ist grundsätzlich nicht erlaubt, eine Rechnung vorzudatieren. Das Rechnungsdatum darf frühestens der Tag sein, an dem man die Rechnung versendet. Gebucht wird sie dann mit dem Liefer-/Leistungsdatum, falls dieses vom Rechnungsdatum abweicht.

Fazit: Rechnung buchen nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum abhängig von Rechnungsart

Wir haben gesehen, dass es beim Buchen immer darauf ankommt, ob es sich um eine eingehende oder ausgehende Rechnung handelt.

Ausgehende Rechnungen werden nach Liefer-/Leistungsdatum gebucht, sofern dieses vom Rechnungsdatum abweicht; eingehende Rechnungen werden nach Rechnungsdatum gebucht. Auf diese Weise sind die Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Vorsteuerabzug immer in der gesetzlich geforderten Periode.