Rechnungsstellung richtig gemacht: Nur so ist sie wirklich rechtsgültig

Die Rechnungsstellung unterliegt in Deutschland strengen Regeln, die für Unternehmende gelten, wenn diese eine Leistung erbringen. Dabei muss die Rechnung nicht nur einem bestimmten Muster folgen, sondern je nach Unternehmensart gibt es auch noch Sonderfälle zu beachten. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel alles Wichtige, was Sie bei der Rechnungsstellung beachten müssen.

Inhalt:

Rechnungsstellung im UStG geregelt

Sobald Sie als Unternehmer:in eine Leistung für ein anderes Unternehmen oder für eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft erbringen, sind Sie laut § 14 UStG (Umsatzsteuergesetzt) verpflichtet, eine Rechnung zu stellen. Bei dieser handelt es sich um ein rechtliches Dokument, das gemäß den gesetzlichen Vorgaben erstellt werden muss.

Rechnungsstellung: Prozess

Die Rechnungsstellung ist wichtig, um Forderungen geltend zu machen. Eine Rechnung dient somit auch als Beweisdokument, das zu folgenden Zwecken dient:

• Bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist kann eine Mahnung verschickt werden
• Beweis vor Gericht
• Steuerermittlung durch das Finanzamt

Abgrenzung zur Rechnungslegung

Nicht zu verwechseln ist die Rechnungsstellung mit der Rechnungslegung. Erstere bezeichnet lediglich das Ausstellen einer Rechnung, während die Rechnungslegung auch andere Tätigkeiten des Rechnungswesens miteinbezieht, z.B.:

• Dokumentation der betrieblichen Vorgänge für Investoren, Inhaber, Gläubiger, etc.
• Erstellung der Jahresabschlussrechnung (Bilanz)

Frist bei Rechnungsstellung

Bei den Fristen, bis wann die Rechnungsstellung erfolgt sein muss, wird zwischen drei Fällen unterschieden:

• Für innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen: Bis zum 15. des Folgemonats nach Lieferung/Leistung
• Für nicht-innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen: 6 Monate nach Lieferung/Leistung
• Für Leistungen/Lieferungen an Privatpersonen: Es besteht keine Rechnungsstellungspflicht, somit auch keine Frist
• Ausnahme: Leistungen, die in Verbindung mit einem Grundstück stehen (Bau, Instandhaltungs-, Garten-, Reinigungsarbeiten): Frist für Rechnungsstellung 6 Monate nach Lieferung/Leistung

Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung folgt einem Muster, denn es gibt einige Pflichtangaben, die in jedem Fall auf der Rechnung auftauchen müssen, sodass diese eine rechtliche Gültigkeit hat. Enthält die Rechnung fehlerhafte oder unvollständige Angaben, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen.

Die Mindestangaben auf einer Rechnung, deren Betrag höher als 250 Euro ist, sind:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie des leistenden Unternehmens
• Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend und nachvollziehbar nummeriert)
• Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung
• Lieferdatum/Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung)
• Rechnungsbetrag (Netto, und jeweils geltende Steuersätze getrennt aufgelistet)
• Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung ein Hinweis auf diese
• evtl. vereinbarte Minderungen des Rechnungsbetrags (z.B. Rabatt)
• Im Falle einer Gutschrift muss der Begriff „Gutschrift“ verwendet werden

Ist der Rechnungsbetrag geringer als 250 Euro, gelten die Regeln für Kleinbetragsrechnungen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung
• Netto-Entgelt und Steuerbetrag
• Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung der Hinweis auf diese

Rechnungsstellung ohne Gewerbe

Auch wer kein Gewerbe angemeldet hat, muss bei der Erbringung von Leistungen gegen Entgelt eine Rechnung ausstellen. Der:die Leistende kann dabei eine Privatperson oder freiberuflich tätig sein.

Rechnung schreiben als Freiberufler

Freiberufler sind Selbstständige, die kein Gewerbe angemeldet haben und somit keine Gewerbesteuer bezahlen. Die Rechnungsstellung folgt dabei denselben Regeln und demselben Muster wie im vorherigen Abschnitt bereits vorgestellt.

Ob Ihre Tätigkeit in die Kategorie „Freiberufler“ fällt, entnehmen Sie § 18 Einkommensteuergesetz (EstG). Im Zweifelsfall entscheidet das Finanzamt, ob Sie als Freiberufler:in gelten, oder ein Gewerbe anmelden müssen.

Übliche Tätigkeitsfelder für Freiberufler:innen sind zum Beispiel:

• Kreative und publizistische Berufe: Schriftsteller, Künstler, Lektoren, Übersetzer, Journalisten
• Rechtsanwälte
• Ärzte und Therapeuten

Rechnungsstellung als Privatperson

Auch eine Privatperson kann eine Rechnung an eine dritte Person ausstellen, zum Beispiel wenn im Internet einmalig oder gelegentlich etwas verkauft wird. Auf der Rechnung sollte dann der Hinweis „Privatverkauf“ auftauchen. Die Angaben auf der Rechnung sind dieselben wie im ersten Abschnitt dieses Artikels vorgestellt, mit zwei Ausnahmen: Rechnungs- und Steuernummer dürfen weggelassen werden.

Beachten Sie bei Verkäufen oder Erbringung von Leistungen als Privatperson, dass diese Tätigkeit keinen gewerblichen Charakter haben darf. Verkaufen Sie also zum Beispiel regelmäßig Sachen im Internet, kann das vom Finanzamt als Betreiben eines Gewerbes bewertet werden, sodass die Regelungen für einen Privatverkauf nicht mehr greifen und Sie sich als Gewerbetreibende:r registrieren müssen.

Rechnungsstellung für Kleinunternehmer

Unternehmende, die ein Kleingewerbe betreiben, unterliegen der Kleinunternehmerregelung. Diese hat auch für die Rechnungsstellung Konsequenzen, denn Kleinunternehmer müssen keine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen.

Als Kleinunternehmer gilt, wer weniger als 22.000 Euro Umsatz im Vorjahr erzielt hat und im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich keinen höheren Umsatz als 50.000 Euro einnehmen wird. Wird der Umsatz doch überschritten, bleibt die Kleinunternehmerregelung bestehen.

Bei der Rechnungsstellung machen Kleinunternehmer dieselben Pflichtangaben wie im ersten Abschnitt beschrieben, mit der Ausnahme, dass keine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer aufgeführt wird.

Damit Kunden:innen bei Erhalt der Rechnung sich nicht wundern, warum keine Steuer ausgewiesen wurde, ist am Ende der Rechnung ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung hilfreich. Die Formulierung kann dabei so aussehen: Gemäß § 19 UstG (Kleinunternehmerregelung) ist im ausgewiesenen Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten.

Rechnungsstellung vor Leistungserbringung

Das Liefer- bzw. Leistungsdatum ist eine Pflichtangabe in der Rechnung und bezeichnet den Zeitpunkt zu dem eine Dienstleistung erbracht bzw. eine Ware übergeben wurde. Vor allem bei Dienstleistungen, die nicht schnell durchgeführt werden (z.B. im Baugewerbe), entstehen bei der Rechnungsstellung oft Unklarheiten.

Bei Warenlieferungen im Versandhandel entstehen auch Diskrepanzen, da die Ware nicht am Tag der Übergabe an den Paketdienst schon beim Kunden ankommt. Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten diese Umstände auf ihrer Rechnung und ihrer Buchhaltung zu berücksichtigen:

• Vermerk: Lieferdatum (Zeitpunkt, zu dem das Paket beim Käufer eintrifft) entspricht Rechnungsdatum
• Verweis auf Lieferschein (Datum der Paketübergabe an den Paketdienst)
• Datumsangabe direkt auf der Rechnung

Rechnungsstellung bei Abschlagszahlungen

Wann immer schon das Leistungsdatum feststeht, sollte dieses auf der Rechnung angegeben werden. In manchen Fällen ist dies jedoch nicht möglich.

Wird schon eine Rechnung erstellt, bevor die Leistung erbracht wird, z.B. bei einer Abschlagszahlung, kann ein Lieferdatum nicht angegeben werden. Das UStG sieht dazu eine Sonderregelung vor: Auf der Rechnung wird vermerkt, dass die Leistung noch nicht erbracht wurde.

Beachten Sie, dass eine Rechnung ohne Lieferdatum bzw. ohne einen entsprechenden Verweis, dass die Leistung noch erbracht wird, keine Gültigkeit hat. In diesem Fall muss eine neue Rechnungsstellung mit den korrekten Angaben erfolgen. Die Rechnung erhält dann eine neue Nummer und muss als „Rechnungskorrektur“ im Buchhaltungssystem verbucht werden.