Wie können Unternehmen auf einen Zahlungsverzug reagieren

Im Unternehmensalltag kommt es nur allzu oft vor: Leistungen werden erbracht, Waren ausgeliefert, die Rechnung gestellt – und der Zahlungseingang bleibt aus. Viele Kunden bezahlen ihre Rechnungen nicht oder verspätet. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern sogar existenzbedrohend, wenn die Liquidität erheblich leidet. Doch es gibt einige Möglichkeiten, wie man sich vor Liquiditätsengpässen schützen kann. Dieser Beitrag zeigt, wann ein Zahlungsverzug vorliegt und wie Unternehmen mit dem Thema umgehen können.

Zahlungsverzug: Definition

Wenn ein Schuldner eine Zahlung schuldhaft verzögert oder die Zahlungsverpflichtung überhaupt nicht erfüllt, liegt ein Zahlungsverzug vor. In manchen Fällen ist zudem eine Mahnung Voraussetzung für den Eintritt eines Zahlungsverzugs.

Zahlungsverzug einfach erklärt

Ob im privaten oder beruflichen Bereich: Sowohl Unternehmer als auch Privatpersonen müssen ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen. Auf einer Rechnung wird beispielsweise häufig angegeben, bis wann der Rechnungsbetrag fällig wird. Allerdings passiert es immer wieder, dass eine Rechnung zunächst einmal auf die Seite gelegt und keine Zahlung veranlasst wird. Nicht immer steht es gut um die Zahlungsmoral der Kunden. Vereinfacht gesagt: Wenn die Rechnung nicht bezahlt wird oder nicht pünktlich bezahlt wird, dann liegt ein Zahlungsverzug vor. Und dies wiederum löst rechtliche Konsequenzen aus.

Bedeutung eines Zahlungsverzugs für Unternehmen

Für Unternehmen ist es existenziell wichtig, dass die Zahlungseingänge für die gestellten Rechnungen sichergestellt werden. Wenn Lieferungen und Leistungen unbezahlt bleiben, dann wird die eigene Liquidität schnell knapp. Im schlimmsten Fall droht eine Insolvenz.

Im Geschäftsalltag besteht jedoch immer das Risiko, dass einige Rechnungen (zumindest zunächst) unbezahlt bleiben. Unternehmen müssen daher ein Forderungsmanagement implementieren. Wenn Kunden die Rechnungen nicht bezahlen, muss das Unternehmen aktiv werden. Liegt ein Zahlungsverzug vor, können Unternehmen bestimmte Rechte geltend machen.

Umgekehrt: Wer selbst Rechnungen zu spät bezahlt, riskiert Zusatzkosten, wie Mahngebühren und Verzugszinsen. Zudem leidet ggf. die Geschäftsbeziehung erheblich. Der Ruf des Unternehmens kann hierdurch Schaden nehmen – denn wer Rechnungen nicht pünktlich begleicht, kann schnell als unzuverlässig wahrgenommen werden.

Sowohl für leistende Unternehmen als auch den Empfänger eine Leistung ist es von großer Bedeutung, die Fälligkeit einer Forderung/Verbindlichkeit immer im Blick zu halten.

Ab wann liegt ein Zahlungsverzug vor?

Ein Schuldner kann in Zahlungsverzug geraten, wenn eine Zahlung schuldhaft nicht geleistet wird, obwohl sie bereits fällig ist. Entscheidend ist hier also beispielsweise, welcher Zahlungstermin auf der Rechnung angegeben wird.

Beispiel: Versandhändler A wirbt auf seiner Homepage damit, dass Neukunden für ihre Warenbestellungen 90 Tage Zahlpause gewährt wird. Kunde B nutzt diese Möglichkeit und bestellt mehrere Modeartikel. Er bezahlt diese 75 Tage nach Erhalt der Ware und damit pünktlich. Es liegt kein Zahlungsverzug vor.

Abwandlung: Versandhändler A legt als Zahlungstermin 30 Tage nach Rechnungseingang fest und weist in der Rechnung auf die rechtlichen Folgen eines Zahlungsverzugs hin. Kunde B bezahlt die Rechnung erst 90 Tage später, nachdem bereits eine Zahlungserinnerung und Mahnung versandt wurde. Es lag ein Zahlungsverzug vor.

Hinweis: Besonderheiten gelten bei einem Leistungsverweigerungsrecht (z.B. wenn die Ware beschädigt ausgeliefert wurde). Hierauf wird an dieser Stelle nicht weiter eingegangen.

Voraussetzungen für den Zahlungsverzug nach dem BGB

Wenn überhaupt keine Fälligkeit angegeben wird, gelten die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Hier wird in § 271 Abs. 1 BGB geregelt: "Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, der Schuldner sie sofort bewirken."

Die Leistung ist demnach also sofort fällig. Doch wann liegt dann ein Zahlungsverzug vor? § 286 BGB regelt den Verzug des Schuldners. Wichtigste Voraussetzung ist die Fälligkeit der Forderung. In manchen Fällen muss auch bereits eine Mahnung erfolgt sein.

Zahlungsverzug: Mahnung

Wie wichtig es sein kann, eine Mahnung zu versenden, zeigt § 286 Abs. 1 BGB. Demnach liegt ein Zahlungsverzug vor, wenn der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, nicht leistet. Der Schuldner kommt durch die Mahnung in Verzug. Allerdings bedarf es nicht immer einer Mahnung, damit der Zahlungsverzug gegeben ist.

Zahlungsverzug kann auch ohne Mahnung vorliegen

Unternehmen müssen keine Mahnung versenden, wenn

• für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (Beispiel: Zahlungsfrist bis 15.5.2022),
• der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt (zum Beispiel 10 Tage nach Lieferung),
• der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert,
• aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

Zudem sieht das BGB eine 30-Tage-Regelung vor, die insbesondere Unternehmen kennen müssen.

Zahlungsverzug: 30-Tage-Regel

In § 286 Abs. 3 BGB gibt es eine 30-Tage-Regelung. Demnach kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Wenn der Schuldner ein Verbraucher ist, dann gilt die Regelung nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Unternehmen, die Rechnungen an Verbraucher stellen, weisen deshalb regelmäßig auf die Folgen des Verzugs hin.

Wenn der Schuldner kein Verbraucher und der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, dann kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.

Kurz zusammengefasst: Wenn kein bestimmter Zahlungstermin vereinbart wurde, kommen Unternehmen grundsätzlich in Verzug, wenn sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufstellung die Zahlung leisten. Bei Verbrauchern gelten Besonderheiten. Hier sollte ein entsprechender Hinweis in der Rechnung mitaufgenommen werden.

Rechnungsstellung und Zahlungsverzug

Unternehmen müssen bei der Rechnungsstellung strategisch vorgehen. Abgesehen davon, dass eine Rechnung natürlich ordnungsgemäß gestellt werden muss, sollten Unternehmen im Hinblick auf das Forderungsmanagement festlegen, bis wann die Zahlung zu erfolgen hat. Zu großzügige Zahlungsfristen können die Liquidität erheblich beeinträchtigen. Das sollte beachtet werden. Die Fälligkeit des Rechnungsbetrags ist maßgeblich für die Feststellung eines Zahlungsverzugs.

Zahlungsverzug: Rechte des Verkäufers

Wenn Unternehmen auf offenen Forderungen sitzen bleiben, dann leidet die Liquidität in vielfältiger Weise: Das Unternehmen ist ggf. gezwungen, selbst einen Kredit aufzunehmen, um die Zeit bis zum Zahlungseingang zu überbrücken. Die Kreditkosten wiederum belasten die Liquidität. Oder: Das Unternehmen kann keine Investitionen bzw. Kapitalanlagen vornehmen, wenn die Zahlungen nicht (rechtzeitig) eingehen.

Um diese wirtschaftlichen Folgen zu mildern, kann das leistende Unternehmen Rechte gegenüber dem Schuldner geltend machen. Wenn ein Zahlungsverzug gegeben ist, hat der Gläubiger (das leistende Unternehmen) einen gesetzlichen Anspruch auf Verzugszinsen. Diese werden nach § 288 BGB berechnet. Außerdem kann Schadensersatz wegen Verzögerung und eine Verzögerungspauschale von 40 Euro verlangt werden.

Verzugszinsen berechnen

Die Verzugszinsen werden nach § 288 BGB berechnet. Der Zinssatz beträgt grundsätzlich bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und bei Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Allerdings kann der Gläubiger aus einem anderen Rechtsgrund höhere Zinsen verlangen.

Zahlungsverzug: Verjährung beachten

Zu einem professionellen Forderungsmanagement gehört es auch, die Verjährungsfristen im Blick zu behalten. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 195 BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Das heißt: Forderungen, die beispielsweise 2019 entstanden sind, verjähren zum Ende 2022. Wenn also das Forderungsmanagement feststellt, dass noch Forderungen aus 2019 offen sind, muss rechtzeitig geprüft werden, ob etwas unternommen werden kann/soll, die Verjährung zu hemmen.

Fazit: Unternehmen müssen die Grundsätze des Zahlungsverzugs kennen

Ob Rechnungseingänge oder -ausgänge: Unternehmen müssen die rechtlichen Folgen eines Zahlungsverzugs kennen. Wer selbst Rechnungen immer wieder zu spät begleicht, muss ggf. hohe Mahngebühren, Verzugszinsen, Verzugspauschalen und weitere Kosten begleichen. Das kann die Liquidität erheblich belasten.

Für Verkäufer und Dienstleister ist es von großer Bedeutung, die Folgen und Rechte bei einem Zahlungsverzug zu kennen. Bei der Rechnungsstellung können bereits Maßnahmen ergriffen werden, um einen Zahlungsverzug zu vermeiden bzw. entsprechende Rechte geltend machen zu können. Für das Liquiditätsmanagement ist es entscheidend, den Überblick zu bewahren, welche Forderung wann fällig ist.

Vor Forderungsausfällen schützen:

• In Rechnungen an Verbraucher sollte ein Hinweis zu den Folgen eines Zahlungsverzugs gesetzt werden.
• Unternehmen sollten mit Fingerspitzengefühl entscheiden, wie viel Zeit sie den Kunden zur Begleichung einer Rechnung einräumen wollen. Wird nichts konkret festgelegt, gilt grundsätzlich die 30-Tage-Regelung (Achtung: Verbraucherhinweis).
• Die Fälligkeit von Forderungen müssen überwacht werden.
• Ein Irrtum oder Versehen kann vorkommen: Bezahlt ein Kunde nicht, wird meist zunächst eine höfliche Zahlungserinnerung versandt.
• Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgt eine Mahnung. Das Unternehmen kann Mahngebühren und ggf. Verzugszinsen, Pauschale, Verzugsschaden geltend machen.
• Wenn alles nicht hilft, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.

Immer mehr Unternehmen schützen sich vor möglichen Forderungsausfällen, indem sie ihre Forderungen verkaufen (Factoring) oder Inkassobüros einschalten. Allerdings sollte im Hinblick auf die Liquidität beachtet werden: Diese Serviceleistungen sind nicht kostenlos.