Seit ein paar Tagen gibt’s Access Abfragen. Wir haben Daten aus einer Tabelle verändert dargestellt. Heute gibt’s Daten aus zwei Tabellen – das geht ganz einfach:

Entweder fügen Sie gleich beim Erstellen der Abfrage mit ERSTELLEN > Abfragen > Abfrageentwurf im Tabelle anzeigen-Dialog beide Tabellen hinzu. Oder Sie öffnen den Dialog aus der Entwurfsansicht der Abfrage heraus mit ABFRAGETOOLS > ENTWURF > Abfragesetup > Tabelle anzeigen und wählen nun die Tabelle aus, aus der Sie ebenfalls Daten anzeigen wollen. Hinzufügen.

Nun finden Sie beide Tabellen im Tabellenbereich – im besten Fall durch eine Linie verbunden, die die Beziehung zwischen den beiden Tabellen darstellt. Das heißt, beim Abfragen werden die Datensätze aus beiden Tabellen so kombiniert, dass nur die Paare herangezogen werden, bei denen die verbundenen Zellen denselben Inhalt haben.

Also – in meinem Beispiel – werden aus der Lieferant-Tabelle jeweils die Daten zu dem Lieferanten angeschaut, der zum gerade ausgegebenen Artikel gehört. Und dieses Zusammen-Gehören erkennt Access daran, dass im Feld ID_Lieferant in der Tabelle Lieferant dasselbe stehen muss wie im Feld Lieferant in der Tabelle Artikel.

Nun können Sie die interessanten Felder aus der zweiten Tabelle per Drag&Drop in den Definitionsbereich der Abfrage ziehen. 

Fertig. Sehen wir uns das Ergebnis an: 

Nun sehen Sie, dass die Artikeldaten um Informationen aus dem jeweils dazu passenden Lieferanten ergänzt wurden. Ging ganz einfach, und ist eine der Kernkompetenzen einer relationalen Datenbank.

Falls zwischen Ihren Tabellen keine Beziehung besteht, haben Sie ein Problem.

• Entweder ist das Datenmodell nicht wirklich schön aufgesetzt (das schauen wir uns nächste Woche noch ein bisschen an),
• oder die Tabellen gehören gar nicht zusammen (dann hat es gar keinen Sinn, sie miteinander kombinieren zu wollen),
• oder das Datenmodell stimmt, die Abfrage ist auch sinnvoll, aber die Tabellen haben keine direkte Beziehung (auch dazu kommt nächste Woche die Lösung).

Das Ergebnis wäre jedenfalls katastrophal: ein sogenanntes kartesisches Produkt (nach René Descartes). Jeder mit jedem. Alle möglichen Kombinationen aus den Datensätzen beider Tabellen (bei 21 Artikeln und 6 Lieferanten also 21*6=126 Ergebniszeilen).