Produkthilfe

Hier finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.

Abrechnung

-Die Funktion zum Suchen von Abrechnung ermöglicht es solche gelöschten Abrechnungen zu finden. Geben Sie zunächst die Nummer der Abrechnung ein (in Cenplex "ID" genannt) oder die Referenznummer, für die Sie eine Einzahlung erhalten haben (1) und klicken dann auf "Suchen". Falls eine Abrechnung gefunden wird, so werden alle Details der gelöschten Abrechnung angezeigt. Im unteren Bereich wird darüber hinaus angezeigt ob, und falls ja, welche neuen Abrechnungen für die betroffene Behandlungsserie angelegt wurden (2). Durch einen Klick auf eine dieser Abrechnungen gelangen Sie direkt zur "neuen" Abrechnung.
Hinweis: Es genügt die "Enter"- oder "Return"-Taste zu drücken, um eine Suche auszuführen.

Liegen viele Abrechnungen vor, die gemahnt werden müssen, so bietet der Mahnungsassistent die Möglichkeit mehrere Abrechnungen auf einmal per elektronischer Übertragung zu mahnen. Wählen Sie durch anhaken der gewünschten Zeilen aus welche Abrechnungen gemahnt werden sollen (1). Standardmäßig sind alle Zeilen ausgewählt. Um die Auswahl vollständig aufzuheben, klicken Sie einfach auf „Alles abwählen“ (2). Prüfen Sie Ihre Auswahl bevor Sie per Klick auf „Gewählte Rechnungen mahnen“ (3) alle ausgewählten Abrechnungen elektronisch mahnen.

Hinweis: Hierbei handelt es sich um eine Komfortfunktion. Sie können selbstverständlich jede Abrechnung auch in der entsprechenden Abrechnungsansicht einzeln mahnen.
Der Mahnungsdruckassistent funktioniert genau analog zum Mahnungsassistent. Im Unterschied zum Mahnungsassistent werden hier jedoch Produkt- und Privat-, bzw. Pauschalabrechnungen angezeigt, die nicht elektronisch gemahnt werden können. Liegen auch hier viele Abrechnungen vor, für die Sie eine Mahnung ausdrucken möchten, können Sie das über diesen Assistenten tun. Wählen Sie einfach den gewünschten Drucker aus und passen Sie ggf. die Druckeinstellungen für den gewählten Drucker an, bevor Sie die Mahnungen per Klick auf „Gewählte Mahnungen drucken“ alle auf einmal ausdrucken. Wurde beim Patienten eine Emailadresse hinterlegt, dann haben Sie auch die Möglichkeit die Mahnung per Email an den Patienten zu senden.
Auch hier können Sie selbstverständlich jede Mahnung in der entsprechenden Abrechnungsansicht einzeln drucken.

Automatische Erstellung von Abrechnungen

Cenplex erstellt Abrechnungen für Behandlungsserien automatisch sobald die zugrundeliegende Serie abgeschlossen ist. Eine Serie gilt allgemein als abgeschlossen wenn der letzte Termin vergangen ist. Cenplex handhabt Serien, denen eine Serienvorlage zugewiesen wurde anders als solche, denen keine Serienvorlage zugewiesen wurde. Mehr Informationen dazu in der Hilfe zur Praxis unter Serienplanung.
Abrechnungen werden zur Ansicht, Überprüfung und Freigabe erstellt, d.h. der Benutzer muss automatisch erstellte Abrechnungen immer zunächst prüfen, ggf. ergänzen und dann freigeben, bevor die Abrechnung an den Kostenträger gesendet werden kann.
Hinweis: Abrechnungen werden automatisch erstellt, aber niemals automatisch versendet. Das Senden der Abrechnungen muss immer aktiv vom Benutzer vorgenommen werden.

Selbstständige Therapeuten

Cenplex unterstützt selbstständige Therapeuten, die in einer Praxisgemeinschaft auf eigene Rechnung arbeiten. Für selbstständige Mitarbeiter erstellt Cenplex automatisch Abrechnungen im Namen des entsprechenden Mitarbeiters. Therapeuten können in der entsprechenden Mitarbeiteransicht als selbstständige Therapeuten definiert werden. Mehr Informationen dazu in der Hilfe zu Mitarbeitern unter Angestelltenverhältnis.

Serien mit Vorlage

Eine Serie, der eine Serienvorlage zugewiesen wurde, gilt dann als abgeschlossen wenn mindestens so viele Termine vergangen sind, wie in der Serienvorlage definiert. Wurde beispielsweise eine Vorlage mit 9 Terminen gewählt, so gilt die Serie erst dann als abgeschlossen, wenn 9 Termine in der Vergangenheit liegen.

Serien ohne Vorlage

Eine Serie, der keine Serienvorlage zugewiesen wurde, gilt dann als abgeschlossen wenn alle Termine vergangen sind. So wird beispielsweise für eine Serie mit 5 Terminen, der keine Vorlage zugewiesen wurde, eine Abrechnung erstellt, sobald der fünfte Termin vergangen ist.
Falls nicht sofort eine Abrechnung erstellt werden soll, ist es möglich eine sogenannte „Pufferzeit“ in Anzahl von Tagen zu definieren. Mehr Informationen dazu in der Hilfe zur Praxis unter Serienplanung. Wurde eine Pufferzeit definiert, so wartet Cenplex nach Ablauf des letzten Termins einer Serie die entsprechende Anzahl von Tagen, bis eine Abrechnung erstellt wird. Wird in der Zwischenzeit ein neuer Termin der Serie hinzugefügt, verschiebt sich die Erstellung der Abrechnung entsprechend nach hinten.

Spezialfälle

Cenplex berücksichtigt alle Fälle in denen es vorkommen kann, dass mehrere Abrechnungen für eine Behandlungsserie erstellt werden müssen.

Wechsel der Krankenkasse

Wechselt im Verlauf der Behandlungsserie die Krankenkasse des Patienten, so berücksichtigt Cenplex das beim Erstellen der Abrechnungen.
Beispiel: Ein Patient wechselt zum Jahresende von Krankenkasse A zu Krankenkasse B. Er hat 4 Termine im alten Jahr und 5 Termine im neuen Jahr. Sobald die Serie abgeschlossen ist, erstellt Cenplex nun zwei Abrechnungen. Eine Abrechnung über 4 Termine an Krankenkasse A und eine Abrechnung über 5 Termine an Krankenkasse B.

Unterschiedliche Mitarbeiter

Gibt es selbstständige Mitarbeiter in der Praxis, die im eigenen Namen abrechnen, kann der Fall auftreten, dass mehrere Abrechnungen erstellt werden, falls unterschiedliche Therapeuten Termine in einer Behandlungsserie übernommen haben und mindestens einer der Therapeuten im eigenen Namen abrechnet.
Beispiel: Therapeut A übernimmt 6 Termine einer Behandlungsserie und ist im regulären Anstellungsverhältnis. Therapeut B springt für 3 Termine der Serie ein, ist selbstständig und rechnet im eigenen Namen ab. Sobald die Serie abgeschlossen ist, erstellt Cenplex nun zwei Abrechnungen. Eine im Namen der Praxis wegen des Einsatzes von Therapeut A und eine in Namen des selbstständigen Therapeuten B.

Abgesagter Termin

Wird ein Termin kurzfristig abgesagt und als privat zu zahlen markiert, erstellt Cenplex sofort eine private Abrechnung für den abgesagten Termin. Mehr Informationen dazu gibt es in der Hilfe zum Kalender unter Termin absagen oder löschen. Pro abgesagtem und privat zu zahlendem Termin in einer Serie, entsteht so jeweils eine weitere Abrechnung.

Ergotherapie

Im Tarif 338 der Ergotherapie gibt es bei den Tarifziffern 3102 und 3122 etwas Spezielles zu beachten. Es handelt sich um Gruppentermine, bei denen die Taxpunkte durch die Anzahl der teilnehmenden Patienten geteilt wird. Sie müssen nichts selber ausrechnen, Cenplex überprüft wie viele Teilnehmer mit den beiden Tarifziffern teilnehmen und teilt den abzurechnenden Betrag durch diese Anzahl Teilnehmer. Was jedoch zu beachten ist: wird im Nachhinein ein weiterer Patient mit entsprechenden Tarifziffern dem Gruppentermin hinzugefügt oder gelöscht, ändern sich die bereits bestehenden Abrechnungen nur, wenn diese noch nicht mit dem Status "Abrechnungsdaten sind korrekt" versehen und nicht versendet/gedruckt wurden.
In so einem Fall, müssen die bestehenden Abrechnungen wieder "zur Bearbeitung" freigegeben werden, danach auf "Abrechnungsdaten sind korrekt" geklickt und erst dann gesendet werden. Sollte eine betroffene Abrechnung bereits verschickt worden sein, empfiehlt es sich, nichts ohne Absprache mit dem Kostenträger daran zu ändern.

Abrechnungen verwalten

Im Bereich „Abrechnung“ werden alle offenen Abrechnungen angezeigt. Eine Abrechnung gilt solange als „offen“, bis sie vollständig bezahlt oder explizit geschlossen wurde. Sobald eine Abrechnung abgeschlossen wurde, wandert sie ins Abrechnungsarchiv. Cenplex unterscheidet grundsätzlich in zwei Typen von Abrechnungen.

Serienabrechnung

Darunter versteht Cenplex Abrechnungen für jede Art von Behandlungsserie. Der Empfänger kann variieren zwischen Krankenkasse oder Patient.

Produktabrechnung

Verkaufen Sie in Ihrer Praxis eigene Produkte oder Gutscheine, so handhabt Cenplex diese Vorgänge durch die Verwaltung von Produktrechnungen.

Übersicht

Die Abrechnungsansicht ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Der linke Bereich enthält eine filterbare Liste aller offenen Abrechnungen (1). Die Filterfunktion teilt sich in einen individuell anpassbares Filterpopup und eine Freitextsuche (1) auf. Die Kopfzeile des linken Bereichs bietet darüber hinaus über das Aktionsmenu weitere, Abrechnungsübergreifende Funktionen an (2). Wird eine Abrechnung angeklickt, so zeigt der rechte Bereich alle Details zur gewählten Abrechnung an und bietet unterschiedliche Aktionen an, die mit der Abrechnung vorgenommen werden können.

Liste offener Abrechnungen

Alle offenen Abrechnungen werden hier als Liste angezeigt. Jede Zeile enthält umfangreiche Informationen, die bei der Identifikation einer spezifischen Abrechnung helfen, bzw. für Übersichtlichkeit sorgen sollen. Wie oben bereits erwähnt gibt es zwei Abrechnungstypen. Die angezeigten Informationen sind abhängig vom zugrundeliegenden Abrechnungstyp.

Serienabrechnung

Ein Listeneintrag für eine Serienabrechnung setzt sich aus folgenden Informationen zusammen.

Das Ordnersymbol steht dabei für eine Abrechnung für eine Behandlungsserie.

Abrechnungsstatus

Eine Liste von Symbolen zeigt an in welchem Zustand sich die Abrechnung befindet. Hellblaue Symbole bedeuten dabei, dass der entsprechende Status aktiv ist. Ausgegraute Symbole bedeuten das Gegenteil, d.h. der entsprechende Status ist nicht aktiv. Die Symbole haben im jeweils aktiven Zustand folgende Bedeutung.

Im inaktiven Zustand (ausgegraut) gilt das entsprechende Gegenteil.

Produktabrechnung

Ein Listeneintrag für eine Produktabrechnung setzt sich aus folgenden Informationen zusammen.

Das Ladensymbol steht dabei für eine Abrechnung für Produkte.

Abrechnungsstatus

Im inaktiven Zustand (ausgegraut) gilt das entsprechende Gegenteil.

Filterfunktion

Oberhalb der Liste befinden sich unterschiedliche Möglichkeiten die angezeigten Abrechnungen einzuschränken. Einerseits lassen sich die Daten durch das Definieren unterschiedlicher Filterkriterien nach Ihren Wünschen einschränken (1). Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit innerhalb der angezeigten Abrechnungen per Freitextsuche nach der gewünschten Abrechnung zu suchen (2).

Filter (1)

Das Filtersymbol kennzeichnet ob ein Filter aktiv ist oder nicht. Wurden Filtereinstellungen vorgenommen, so wird das Filtersymbol blau dargestellt. Ist hingegen kein Filter aktiv, erscheint das Symbol grau.

Durch einen Klick auf das Filtersymbol öffnet sich das Filterpopup. Dort lässt sich die Liste der angezeigten Abrechnungen anhand unterschiedlicher Filter beliebig einschränken. Die Filter lassen sich darüber hinaus beliebig kombinieren, d.h. es können mehrere Filter gleichzeitig verwendet werden.

Es können beliebig viele Kriterien pro Filter gewählt werden. Sobald ein Kriterium gewählt wurde (1), verschwindet es aus der Auswahlliste (2). Klicken Sie auf das kleine „x“ neben dem Filterkriterium, um es wieder zu entfernen (3).
Um den Filter anzuwenden, klicken Sie auf „Filter anwenden“ (4).
Filtereinstellungen werden Benutzerspezifisch gespeichert, d.h. der Filter ist auch nach einem Neustart von Cenplex mit den von Ihnen vorgenommen Einstellungen aktiv.
Klicken Sie auf „Filter zurücksetzen“, um alle Filtereinstellungen zu entfernen und die vollständige Liste der offenen Abrechnungen anzuzeigen (5).
Freitextsuche (2)
Durch die Eingabe eines oder mehrerer Suchworte filtert Cenplex sofort anhand des Suchbegriffs. Es kann nach folgenden Eigenschaften per Freitext gesucht werden:

ID der Abrechnung (wird nur eine Zahl eingegeben, dann sucht Cenplex ausschließlich nach der Abrechnungs-ID)
Name des Kostenträgers
Vor- und Nachname des Patienten
Vor- und Nachname des Therapeuten
Name der Praxis
Abrechnungsdatum
Anzahl Termine, bzw. Produkte

Die Freitextsuche berücksichtigt immer die aktuellen Filtereinstellungen! Falls Sie alle offenen Abrechnungen in Ihre Textsuche mit einbeziehen möchten, stellen Sie sicher, dass der Filter zurückgesetzt wurde.

Abrechnungsübergreifende Funktionen

Über das Aktionsmenu oberhalb der Abrechnungsliste (1) können Sie unterschiedliche, Abrechnungsübergreifende Aktionen vornehmen.

Einzahlungen einlesen

Cenplex ermöglicht das Einlesen von Onlinebanking-Dateien, die Einzahlungsinformationen Ihres Bankkontos enthalten. Cenplex unterstützt die Formate VESR und CAMT54 in allen Versionen. Bei einigen Banken werden die Zahlungen in einer Zip-Datei zusammengefasst. Auch eine solche Zip-Datei kann hier ausgewählt werden. Um eine Datei zu importieren, einfach auf „Zahlungen importieren“ klicken (1), die gewünschte Datei(en) auswählen und auf „Öffnen“ klicken (2). Sie können beliebig viele Dateien gleichzeitig auswählen, indem Sie z.B. eine Datei anklicken, die Strg-Taste gedrückt halten und weitere Dateien auswählen. Es öffnet sich ein Dialog, der alle Einzahlungen anzeigt, die als mögliche Einzahlungen für Abrechnungen in Cenplex identifiziert wurden. Der sich öffnende Dialog zeigt bis zu drei Bereiche (weisse Boxen) an.

Direkte Zuordnung
Die oberste Box enthält eine Auflistung aller Einzahlungen, die eindeutig einer bestehenden, nicht abgeschlossenen, Abrechnung in Cenplex zugerodnet werden konnten.
Jede Zeile zeigt die Information zu einer Einzahlung. Ist die Zeile rot markiert, dann ist der Einzahlungsbetrag niedriger als die Abrechnungssumme. Falls Sie die Abrechnung trotzdem abschliessen möchten, können Sie hier direkt einen Ausbuchungsgrund für die Differenz angeben (3). Falls Sie nichts auswählen oder "Nicht auflösen" auswählen, wird die Abrechnung nicht abgeschlossen und verbleibt in der Liste der offenen Abrechnungen.
Ist der Einzahlungsbetrag höher als die Abrechnungssumme, so wird die Zeile gelb markiert. Bleibt die Zeile weiss, so entspricht der Einzahlungsbetrag der Rechnungssumme.

Manuelle Zuordnung
Die zweite Box enthält eine Auflistung von nicht automatisch zuordenbaren Einzahlungen. In Ausnahmefällen, kann es vorkommen, dass eine Einzahlung für eine Abrechnung eingeht, die in der Zwischenzeit gelöscht und neu angelegt wurde. Handelt es sich zusätzlich um eine Behandlungsserie, für die nun mehrere offene Abrechnungen bestehen, kann hier manuell eine Zuordnung vorgenommen werden. Wählen Sie dazu einfach die korrekte Abrechnung in der Auswahlbox aus (4).

Keine Zuordnung
Die dritte Box enthält eine Auflistung aller Einzahlungen, die keiner Abrechnung zugeordnet werden konnten. Für diese Fälle können Sie die Zahlungen nach Excel exportieren (5) und dann die Funktion zum Suchen von gelöschten Abrechnungen (siehe unten, unter "Rechnung suchen") verwenden, um die korrekten Abrechnungen zu finden.

Um die Einzahlungsinformationen in Cenplex zu übernehmen unbedingt auf „Speichern“ klicken(6).

Neue Produktrechnung (oder Gutschrift)

Erfassen Sie eine neue Produktrechnung für Patienten oder Kontakte aus Ihrem Adresspool. Die Möglichkeit eine Produktrechnung zu erfassen haben Sie auch im Aktionsmenu in der Patientenansicht und im Aktionsmenu eines Kontakts unter Adressen.
Alle Produkte, die hier gewählt werden können, müssen zunächst im Bereich „Produkte“ eingepflegt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zu Produkte.

Wählen Sie zunächst einen Rechnungsempfänger, indem Sie den Vor- oder Nachnamen, bzw. Firmenname eingeben. Den gewünschten Empfänger dann in der sich öffnenden Ergebnisliste auswählen (1). Geben Sie die Produkte an (2), indem Sie per Texteingabe danach suchen oder einfach durch einen Klick auf das kleine, nach unten gerichtete Dreieck am Ende der „Produkt hinzufügen“-Zeile.
Nachdem ein Produkt hinzugefügt wurde, können Sie die gewünschte Anzahl erfassen (3). Um ein Produkt aus der Liste zu entfernen, klicken Sie einfach auf das kleine „x“ am rechten Ende der entsprechenden Produktzeile (4). Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit die Mehrwertsteuer mit einzubeziehen. Setzen Sie dazu das Häkchen neben "Mehrwertsteuer berechnen". Durch einen Klick auf die kleine Diskette in der Kopfzeile wird die Produktrechnung erstellt (7).
Hinweis: Arbeiten Sie mit Cenplex an mehreren Praxis-Standorten, so haben Sie die Möglichkeit den Rechnungssteller zu ändern. Hier steht Ihnen eine Auswahl aller Ihrer Standorte zur Verfügung.

Rechnungssumme anpassen

Sie können die Rechnungssumme beliebig anpassen, falls Sie dem Empfänger einen besonderen Rabatt einräumen möchten. Klicken Sie dazu einfach in das Feld, neben "Fälliger Betrag" und ändern Sie die Summe. Cenplex fügt automatisch eine neue Abrechnungsposition mit der Bezeichnung Rabatt ein. Sie können den Rabatt wieder entfernen, indem Sie am rechten Ende der Rabatt-Zeile auf das kleine "x" klicken.

Gutschrift

Sie können jede Produktrechnung in eine Gutschrift umwandeln, falls es sich beim Rechnungsempfänger um einen Patienten handelt. Gutschriften werden beim Empfänger der Gutschrift hinterlegt und zur Begleichung von privaten oder pauschalen Abrechnungen verwendet. Das bedeutet, ein Patient kann beispielsweise einen Massage-Termin vorab kaufen und bezahlen. Aktivieren Sie dazu die Box neben „Gutschreiben“ (5). Ein kurzer Hilfstext erklärt nochmals was das Setzen des „Gutschreiben“-Häkchens bewirkt. Standardmäßig wird der Rechnungsempfänger als Empfänger der Gutschrift gesetzt. Falls ein anderer Patient die Gutschrift erhalten soll, treffen Sie einfach die entsprechende Auswahl unter „Gutschreiben für“ (6) wieder indem Sie per Texteingabe nach dem gewünschten Empfänger suchen.
Wird die Rechnung so gespeichert, dann erscheint die Gutschrift beim gewählten Patienten (1).

Jede Zeile in der „Gutschrift“-Box ist anklickbar und öffnet die zugrunde liegende Produktrechnung. Wird nun eine pauschale Terminserie für diesen Patienten geplant und später abgerechnet, so wird die Gutschrift automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen. In obigem Beispiel wurde eine „Massage mit einem Termine“ geplant und abgerechnet. Beim Patienten reduziert sich damit der verfügbare Gutschriftsbetrag automatisch um 68 CHF, auf 52 CHF (2).

Gutschein verkaufen

Cenplex ermöglicht auch den Verkauf von Gutscheinen an anonyme Käufer, d.h. der Käufer muss weder als Patient noch als Adresse in Cenplex hinterlegt sein. Um einen Gutschein zu verkaufen, klicken Sie auf "Gutschein verkaufen". Standardmässig wird auf der Rechnungsempfänger-Seite "Gutscheinkauf" angezeigt. Sie können diese Auswahl durchaus durch einen Patienten ersetzen, wenn Sie das möchten. Klicken Sie dazu einfach in das Feld und suchen Sie nach dem gewünschten Patienten (1).

Das Anlegen eines Gutscheins erfolgt analog zum Anlegen einer Produktrechnung. Für den Gutschein haben Sie allerdings die Möglichkeit eigene Word-Vorlagen zum Ausdrucken des Gutscheins in den "Einstellungen" von Cenplex zu hinterlegen. Sind dort entsprechende Vorlagen hinterlegt, so können Sie eine solche hier direkt mit auswählen (2).

Gutschein einlösen

Um einen Gutschein einzulösen, klicken Sie zunächst auf "Gutschein einlösen". Im sich öffnenden Dialog können Sie nun nach dem Gutschein suchen, indem Sie den Gutscheincode eingeben (1). Sobald genügend Zeichen eingegeben wurden wird Cenplex direkt mit der Suche beginnen und das Ergebnis anzeigen. Wenn der Cursor sich im Suchfeld befindet, werden auch reguläre Barcode-Scanner funktionieren, da diese den gelesenen Barcode dann dort direkt als Text eintragen werden.

Falls Sie nicht alle Zeichen des Gutscheincodes eingegeben haben, dann vergleichen Sie die übrigen Zeichen mit dem angezeigten Gutscheincode (2). Sie erhalten einige Zusatzinformationen dazu wann der Gutschein verkauft wurde und ob die zugrundeliegende Abrechnung bereits bezahlt wurde. Ganz wichtig ist auch auf den Restwert zu achten, da es grundsätzlich möglich ist den Gutscheinbetrag auf mehrere Empfänger zu verteilen.
Zum Einlösen des Gutscheins muss ein Empfänger ausgewählt werden. Der Empfänger muss wiederum ein bestehender Patient sein, d.h. es kann sein, dass der Patient, der den Gutschein einlöst zunächst angelegt werden muss. Wählen Sie also den gewünschten Empfänger aus, indem Sie in der entsprechenden Suchbox durch Texteingabe danach suchen (3). Sie können den Gutschriftsbetrag ebenfalls anpassen (3) falls Sie den Gutschein auf mehrere Empfänger verteilen möchten.
Schliessen Sie den Vorgang durch einen Klick auf "Gutschein einlösen" ab. Dieser Button erscheint erst, nachdem Sie einen Patienten ausgewählt haben.

Mahnungsassistent

Pro Zeile werden folgende Informationen angezeigt.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um eine Komfortfunktion. Sie können selbstverständlich jede Abrechnung auch in der entsprechenden Abrechnungsansicht einzeln mahnen.

Rechnung suchen

Bestehende Abrechnungen in Cenplex können explizit gelöscht werden. Es gibt allerdings auch Szenarien, in denen eine Abrechnung indirekt gelöscht wird. Z.B. wird beimLlöschen eines Fitnessabos auch die zugrundeliegende Abrechnung mit gelöscht. Falls die Krankenversicherung innerhalb einer Serie geändert wird und eine Abrechnung bereits angelegt worden war, so wird diese gelöscht und automatisch eine neue Abrechnung angelegt.
Es ist daher nicht ausgeschlossen, dass Sie Einzahlungen erhalten für Abrechnungen, die aus obigen Gründen in der Zwischenzeit gelöscht wurden. Die Funktion zum Suchen von Abrechnung ermöglicht es solche gelöschten Abrechnungen zu finden.

Geben Sie zunächst die Nummer der Abrechnung ein (in Cenplex "ID" genannt) oder die Referenznummer, für die Sie eine Einzahlung erhalten haben (1) und klicken dann auf "Suchen".
Falls eine Abrechnung gefunden wird, so werden alle Details der gelöschten Abrechnung angezeigt. Im unteren Bereich wird darüber hinaus angezeigt ob, und falls ja, welche neuen Abrechnungen für die betroffene Behandlungsserie angelegt wurden (2). Durch einen Klick auf eine dieser Abrechnungen gelangen Sie direkt zur "neuen" Abrechnung.
Hinweis: Es genügt die "Enter"- oder "Return"-Taste zu drücken, um eine Suche auszuführen.

Mahnungsdruckassistent

Der Mahnungsdruckassistent funktioniert genau analog zum Mahnungsassistent, der oben drüber beschrieben wird. Im Unterschied zum Mahnungsassistent werden hier jedoch Produkt- und Privat-, bzw. Pauschalabrechnungen angezeigt, die nicht elektronisch gemahnt werden können. Liegen jedoch auch hier viele Abrechnungen vor, für die Sie eine Mahnung ausdrucken möchten, können Sie das über diesen Assistenten tun.

Wählen Sie einfach den gewünschten Drucker aus (1) und passen Sie ggf. die Druckeinstellungen für den gewählten Drucker an, bevor Sie die Mahnungen per Klick auf „Gewählte Mahnungen drucken“ (3) alle auf einmal ausdrucken. Wurde beim Patienten eine Emailadresse hinterlegt, dann haben Sie auch die Möglichkeit die Mahnung per Email an den Patienten zu senden (4).
Hinweis: Hierbei handelt es sich um eine Komfortfunktion. Sie können selbstverständlich jede Mahnung auch in der entsprechenden Abrechnungsansicht einzeln drucken.
Pro Zeile werden folgende Informationen angezeigt.

Massen-Abrechnung von Behandlungsserien

Diese Funktion könnte für Sie relevant werden, falls ein Kostenträger zum Jahresende eine Abrechnung aller laufenden Behandlungsserien fordert. Hierbei ist es möglich beliebig viele, laufende Behandlungsserien auf einen gewählten Stichtag abzurechnen, d.h. es wird für alle gewählten Behandlungsserien eine Abrechnung, bzw. Teilabrechnung erstellt, die alle Termine beinhaltet, die vor dem gewählten Datum liegen. Dabei zählt der volle Tag des gewählten Stichtags mit dazu. Wählen Sie "Serien Massenabrechnung" im Aktionsmenu, um den entsprechenden Dialog zu öffnen.

Wählen Sie zunächst den gewünschten Stichtag aus (1). Das gewählte Datum wird inklusive des gewählten Tages gewertet, d.h. in obigem Beispiel werden alle Termine abgerechnet, die bis zum 31.12.2023 23:59:59 Uhr vergangen sind.
Wichtig: Cenplex rechnet keine Termine ab, die in der Zukunft liegen, d.h. der Stichtag sollte maximal der aktuelle Tag sein oder besser noch in der Vergangenheit liegen!
Sie können das Ergebnis grundsätzlich nach Art der Behandlungsserie (2), dem Standort und Therapeuten (3) einschränken. Falls Sie ausschliesslich Behandlungsserien, die für einen oder mehrere, spezifische Kostenträger bestimmt sind, dann können Sie diese Kostenträger auswählen (4). Sie finden die Kostenträger, indem Sie tectuell danach suchen und den gewünschten Kostenträger auswählen. Sobald ein Kostenträger gewählt wurde, erscheint er in der Liste darüber und Sie können weitere Kostenträger über die Textsuche hinzufügen.
Um einen Kostenträger aus der Liste zu entfernen, klicken Sie einfach auf den "Löschen"-Button am rechten Ende der Zeile. Durch einen Klick auf den "Suchen"-Button (5) werden alle laufenden Behandlungsserien, die die gewählten Kriterien erfüllen aufgelistet (6).

Pro Zeile wird eine Behandlungsserie angezeigt. Wird die Zeile in roter Schrift dargestellt, so dient die Anzeige rein informativen Zwecken, da noch Abrechnungs-relevante Daten zu dieser Behandlungsserie fehlen. Indem Sie ein Häkchen setzen oder entfernen, können Sie bestimmen, welche Behandlungsserien abgerechnet werden sollen. Durch einen Klick auf den "Abrechnen"-Button (6) starten Sie die Erstellung der Abrechnungen.
Wichtig: Die erstellten Abrechnungen werden direkt zum Online-Versand freigegeben, bzw. zur Bearbeitung gesperrt.

Abrechnungen online senden

Hierbei handelt es sich um eine Funktion mit der Sie ausgewählte Abrechnungen für Physio-, Ergo-, EMR, Pauschal- oder Privat-Behandlungsserien auf einmal senden können. Diese Funktion macht vor allem in Kombination mit der vorher beschriebenen "Massen-Abrechnung von Behandlungsserien" Sinn. Wählen Sie "Abrechnungen online senden" im Aktionsmenu, um den entsprechenden Dialog zu öffnen. Die Bedienung dieses Dialogs ist analog zur detaillierten Beschreibung des "Serien Massenabrechnung"-Dialogs.

Im Suchergebnis wird pro Zeile eine Abrechnung angezeigt. Sie können auch hier durch anhaken oder Haken entfernen die gewünschten Abrechnungen auswählen. Klicken Sie auf "Abrechnungen senden" (5), um alle gewählten Abrechnungen online zu übertragen.
Wichtig: Es werden hier alle Abrechnungen vorgeschlagen, bei denen der Button "Abrechnungsdaten sind korrekt" geklickt wurde, d.h. deren Korrektheit von Ihnen bestätigt wurde.

Abrechnungsdetails

Wird eine Abrechnung in der Abrechnungsliste ausgewählt, so erscheinen im rechten Bereich die Abrechnungsdetails. Wie oben bereits erwähnt, gibt es zwei grundlegende Abrechnungstypen: Serienabrechnungen und Produktrechnungen. Die angezeigten Details der beiden Typen unterscheiden sich. Daher werden beide Ansichten gesondert erklärt.

Serienabrechnungen Details - Prozess

Abrechnungen für Behandlungsserien werden im Normalfall von Cenplex selbstständig und automatisch erstellt. Aus diesem Grund wurde in Cenplex ein Prozess etabliert, der das strikte Prüfen von automatisch erstellten Abrechnungen erzwingt. Erst nach einer Prüfung und Freigabe lassen sich Serienabrechnungen elektronisch versenden. Sobald eine Abrechnung als geprüft markiert wird, wird die zugrundeliegende, bzw. abzurechnende Serie für weitere Änderungen gesperrt. Dieser Vorgang lässt sich zurücksetzen, d.h. Serien können wieder zur Bearbeitung freigegeben werden. Aber auch in einem solchen Fall muss die zur Serie gehörigen Abrechnung erst wieder als geprüft markiert werden, damit sie elektronisch verschickt werden kann. Folgendes Diagramm gibt einen Überblick über den in Cenplex abgebildeten „Abrechnungsbearbeitungsprozess“.

Nachdem eine Abrechnung erstellt wurde, ist sie immer im Zustand „Rechnung angelegt“ (linker Kreis). Die Abrechnung kann zum Senden freigegeben werden, indem „Abrechnungsdaten sind korrekt“ angeklickt wird.
Im Zustand „Rechnung geprüft“ (oberer Kreis) haben Sie die Möglichkeit die Abrechnung elektronisch an den Kostenträger zu übertragen oder aber, falls noch Änderungen notwendig sind, wieder zur Bearbeitung freizugeben.
Wurde eine Abrechnung gesendet, haben Sie jederzeit die Möglichkeit ein Storno zu senden, indem Sie auf „Stornieren“ klicken (rechter Kreis). Beachten Sie, dass in diesem Fall eine Nachricht elektronisch an den Kostenträger übermittelt wird. Momentan wird das Stornieren von Abrechnungen von zahlreichen Kostenträgern noch nicht unterstützt. Gesendete Abrechnungen können auch zur Bearbeitung freigegeben und erneut gesendet werden.
Mussten Sie an einer gesendeten Abrechnung Nachbesserungen vornehmen und haben sie zum Senden freigegeben, stehen Ihnen die Möglichkeiten die Abrechnung zur Bearbeitung freizugeben, sie zu senden oder zu stornieren zur Verfügung (unterer Kreis).

Die Pfeile zwischen den einzelnen Kreisen beschreiben die jeweilig notwendige Aktion, um von einem Zustand in den nächsten zu gelangen.

Serienabrechnungen Details – Ansicht (obere Hälfte)

Die Detailansicht einer Serienabrechnung ist in zwei Spalten und mehrere Zeilen aufgebaut. Im oberen Bereich befinden sich alle Informationen zum Rechnungssteller, Empfänger, Patient und Therapeut. Jede der Boxen kann angeklickt werden, um zu den entsprechenden Details zu navigieren. So öffnet beispielsweise ein Klick auf die Patientenbox die Patientenansicht des entsprechenden Patienten. Im Folgenden werden die einzelnen Bereiche der Ansicht genauer erklärt.
Hinweis: Bei allen Ansichten für Abrechnungen für Behandlungsserien, die privat vom Patienten bezahlt werden, werden die Boxen, die Informationen zur elektronischen Abrechnung enthalten, ausgeblendet. D.h. bei Privatabrechnungen und Pauschalabrechnungen werden nur die Boxen angezeigt, die unabhängig von der elektronischen Datenübertragung sind.

Tier Payant oder Tier Garant

Die oberste Zeile bietet die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Abrechnung als „Tier Payant“ (1) oder „Tier Garant“ (2) geschickt werden soll. Die grün hinterlegte Box kennzeichnet die gewählte Option. In obigem Beispiel ist also Tier Payant ausgewählt worden. Über das kleine Zahnrad haben Sie die Möglichkeit Zusatzoptionen zu definieren. Alle Abrechnungen werden standardmäßig als „Tier Payant“ mit „Keine Kopie an den Patient senden“ erstellt. Folgende Zusatzoptionen stehen für die beiden Abrechnungsarten zur Verfügung.

Wird eine der beiden „Kopie an Patient … senden“ gewählt, so wird der entsprechende Buchstabe neben dem Zahnrad-Button angezeigt (1).

Bankkonto ändern

Sie können haben die Möglichkeit das Konto, das als Einzahlungskonto an den Rechnungsempfänger übertragen wird manuell anzupassen. Mit einem Klick auf „Bankkonto ändern“ (3) werden Ihnen alle für den Rechnungssender definierten Bankkonten zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie einfach das gewünschte Konto aus.
Wie Sie Bankkonten anlegen und pflegen, erfahren Sie in der Hilfe zur Praxis unter Bankdaten ändern oder in der Hilfe zum Mitarbeiter unter Bankdaten.

Empfänger ändern

Der Empfänger der Abrechnung kann durch einen Klick auf „Empfänger ändern“ (4) geändert werden.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem per Firmenname nach dem gewünschten Kostenträger gesucht werden kann. Wählen Sie einfach den neuen Empfänger aus der angezeigten Ergebnisliste aus (1). Bestätigen Sie die Änderung durch einen Klick auf „Speichern“ (2).

Zusatzinformationen

Sie haben die Möglichkeit den Behandlungsgrund individuell anzupassen (4). Cenplex setzt den Behandlungsgrund für alle UVG-Abrechnungen automatisch auf Unfall. Für alle anderen auf Krankheit.
Darüber hinaus werden hier ggf. einige Hinweise angezeigt:

Stimmen die abgerechneten Taxpunkte nicht mit den in der zugeordneten Serienvorlage überein, so wird das Taschenrechnersymbol angezeigt (1). Diese Überprüfung erfolgt ausschließlich bei Abrechnungen für reguläre Physio-Behandlungen, bei denen eine Serienvorlage zugewiesen wurde. Es wird überprüft, ob pro Termin die vorgesehenen Taxpunkte verwendet werden.
Es wurde der Serie kein Arzt zugewiesen oder aber beim zugewiesenen Arzt fehlt die ZSR-Nummer. In diesem Falle wird der Arzthut angezeigt (2).
Es wurde keine Verordnung angehängt. In diesem Fall wird die Büroklammer angezeigt (3).

Liste der erbrachten Leistungen

Die Überschrift über der Liste der erbrachten Leistungen ist nichts anderes als der Titel der zugrundeliegenden Behandlungsserie und kann angeklickt werden, um die Serie zu öffnen (6). Am rechten Ende wird zudem die ausgewählte Serienvorlage angezeigt (7). Pro Tarifziffer (Taxpunkte) (Spalte 4) und Behandlungsdatum (Spalte 1) wird eine vollständige Zeile angezeigt. Werden einem Termin also mehrere Taxpunkte zugeordnet, so entsteht in obiger Liste eine Zeile pro Taxpunkt. TPW (Spalte 7) steht für „Taxpunktwert“ und entspricht dem Kantonsspezifischen und Physioverbandspezifischen Taxpunktwert Ihrer Praxis. In der Hilfe zur Praxis gibt es unter Taxpunktwerte mehr Informationen zu diesem Thema.
Unterhalb der Liste wird neben „Total“ die Summe der Einzelpositionen angezeigt. Der kaufmännisch gerundete Rechnungsbetrag steht neben „Fälliger Betrag“.

Serienabrechnungen Details – Ansicht (untere Hälfte)

Unterhalb der Liste der erbrachten Leistungen werden folgende Informationen angezeigt. Alle Änderungen, sie Sie in der Abrechnungsansicht vornehmen, werden automatisch gespeichert.

Angehängte Dokumente

Hier werden alle Dokumente angezeigt, die der zugrundeliegenden Behandlungsserie zugeordnet wurden und darüber hinaus vom Typ „Verordnung“ oder „Kostengutsprache“ sind. Die hier aufgeführten Dokumente werden elektronisch mit an den Kostenträger übertragen.

Um ein angehängtes Dokument zu öffnen, klicken Sie auf das Büroklammersymbol links neben dem Namen (1). Der Name kann geändert werden, indem Sie einfach in die Zeile klicken und einen neuen Namen eingeben. Klicken Sie auf die kleine rote Mülltonne wird das Dokument, nach Ihrer Bestätigung, gelöscht (3). Weitere Details zum Dokument werden angezeigt, wenn Sie auf das kleine Zahnrad klicken (4). Im sich öffnenden Popup können Sie u.a. auch den Typ des Dokuments ändern. Ist eine der beiden Zeilen nicht verwendet, können Sie ein entsprechendes Dokument per Klick auf die Zeile hinzufügen (6).
Hinweis: Ändern Sie den Dokumenttyp auf „Sonstiges“, wird das Dokument nicht mit übertragen und auch von der zugrundeliegenden Serie nicht mehr korrekt erkannt. Dokumente, die Serien zugeordnet werden, sollten immer vom Typ Verordnung oder Kostengutsprache sein!

Bemerkungen (werden übetragen)

Falls Sie eine zusätzliche Nachricht an den Kostenträger übermitteln möchten, können Sie dieses Feld dafür nutzen.

Zahlungseingänge

Diese Liste zeigt alle eingegangenen (Teil-)Zahlungen mit Datum, Betrag und der Information ob Bar oder per Bankeinzahlung gezahlt wurde. Die Überschrift zeigt zudem die Referenznummer an für die eine Bankeinzahlung eingehen würde. Per Klick auf die kleine Mülltonne lässt sich die Zahlungsinformation löschen.

Mahnungen

Wurde eine Abrechnung mindestens einmal gemahnt, so werden alle bisher erstellten Mahnungen mit Datum in dieser Liste angezeigt. Jede Zeile kann angeklickt werden, um die Details der Mahnung anzuzeigen (1).

Elektronische Antworten

Die hier angezeigte Liste enthält alle Antworten, die vom Kostenträger eingetroffen sind. Erhalten Sie eine Antwort per Post, so können Sie diese manuell zuordnen. Mehr Informationen dazu weiter unten unter „Antwort erfassen“.
Jede Zeile zeigt das Datum an, wann die Antwort eingetroffen ist, bzw. erfasst wurde (Spalte 1), den Grund der Antwort (Spalte 2), sowie den Titel der Antwort (Spalte 3). Der Sender der Antwort kann folgende Gründe angeben:

Akzeptiert
Ausstehend
Abgelehnt

Die einzelnen Antwortzeilen sind klickbar, d.h. bei Anklicken einer Zeile öffnen sich die Details der gewählten Antwort in einem Dialogfenster. Innerhalb dieses Dialogs haben Sie die Möglichkeit die Antwort auszudrucken. Klicken Sie dazu einfach auf das Druckersymbol in der Kopfzeile des Dialogs.

Aktionsverlauf

Sämtliche Aktionen, die mit einer Abrechnung vorgenommen werden, werden von Cenplex gespeichert, so dass nachvollzogen werden kann wer wann was mit der gewählten Abrechnung gemacht hat. Dabei zeigt die erste Spalte das Aktionsdatum, die zweite Spalte die entsprechende Aktion und die dritte Spalte den Namen des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat. Wurde eine Abrechnung elektronisch übertragen oder elektronisch storniert, dann erscheint darüber hinaus ein Papier-Symbol am rechten Rand. Fährt man mit der Maus über eine solche Zeile, so wird diese zusätzlich grün hinterlegt und zeigt an, dass diese Zeile angeklickt werden kann.
Durch einen Klick öffnet sich genau die Abrechnung, die damals verschickt oder storniert wurde.

Dadurch kann überprüft werden welche Informationen genau übertragen wurden. Dies ist inbesondere dann wichtig, wenn eine Abrechnung mehrere Überarbeitungen erfahren hat und mehrmals versendet wurde.

Notizen (Werden nicht übertragen)

Alle internen Notizen zur Abrechnung, die jedoch nicht an den Kostenträger übertragen werden sollen, können hier erfasst werden. Die Filterfunktion oberhalb der Liste aller Abrechnungen bietet die Möglichkeit hinsichtlich vorhandener Notizen zu filtern.

Produktabrechnungen Details – Ansicht

Die Ansicht für Produktrechnungen ist in zwei Spalten und mehrere Zeilen unterteilt und zeigt alle Informationen rund um die gewählte Abrechnung an.

Rechnungssteller

Neben der Anzeige des Rechnungsstellers können Sie das Bankkonto ändern, auf das der Patient die Einzahlung vornehmen soll. Klicken Sie auf „Bankkonto ändern“ und wählen Sie das gewünschte Konto aus. Weiter oben unter „Bankkonto ändern“ finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema.

Verfügt Ihr Unternehmen über mehrere Standorte, so lässt sich nun der Standort für offene Produktabrechnungen nachträglich ändern. Hierzu wurde eine entsprechende Fuktion im Aktionsmenu hinzugefügt.

Wichtig: Wenn Sie den Standort wechseln, wird damit auch das Bankkonto geändert und somit auch die Referenznummer!

Rechnungsempfänger

Zeigt den Empfänger der Rechnung an. Dies kann ein Patient oder ein beliebiger Kontakt aus Ihrer Adressliste sein.

Produkte
Enthält eine Liste aller Rechnungspositionen mit Bezeichnung (Spalte 1), Anzahl (Spalte 2), Einzelpreis (Spalte 3) und Zeilensumme (Spalte 4). Solange die Abrechnung noch nicht bezahlt oder geschlossen wurde, können Sie jederzeit Änderungen innerhalb der Liste vornehmen, indem Sie die Anzahl anpassen.
Unterhalb der Produktliste wird die Rechnungssumme („Total“) sowie der kaufmännisch gerundete Abrechnungsbetrag („Fälliger Betrag“) angezeigt.

Gutschrift

Kennzeichnet, ob der Rechnungsbetrag dieser Produktrechnung einem Patienten gutgeschrieben werden soll. Mehr Informationen zum Thema Gutschriften finden Sie oben unter „Neue Produktrechnung (oder Gutschrift)“.

Auftragsdatum

Das Auftragsdatum ist für den Ausdruck der Produktrechnung relevant. Sie können das Datum hier individuell anpassen. Auf dem Ausdruck erscheint das Datum rechts oberhalb der Positionsliste (1).

Notizen, Zahlungseingänge und Mahnungen

Der Inhalt dieser Boxen ist analog zum oben unter „Serienabrechnungen Details – Ansicht (untere Hälfte)“ beschrieben.

Mahnstopp

Cenplex bietet die Möflichkeit einen sogenannten Mahnungs-Stop zu erfassen. Hierbei handelt es sich um ein Datum bis zu welchem die Abrechnung nicht als "zu mahnend" vorgeschlagen wird. Auf diese Weise lassen sich Abrechnungen, die z.B. an ein Inkasso-Unternehmen übergeben wurden, für eine bestimmte Zeit "parken", so dass sie nicht mehr bei den zu mahnenden Abrechnungen erscheinen.

Um einen Mahnungs-Stopp zu erfassen, einfach das Aktionsmenu öffnen und "Mahnungsstop ändern" auswählen (1). Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie ein Datum definieren können bis zu welchem die Abrechnung nicht für Mahnungen vorgeschlagen werden soll (2). Über das kleine "x" am Ende der Zeile lässt sich das Datum entfernen, für den Fall, dass sie den Mahnungsstop aufheben möchten. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit den betroffenen Patienten direkt auf die Blacklist zu setzen (3). Durch einen Klick auf "Speichern" werden die Einstellungen übernommen. Wurde ein Datum in der Zukunft definiert, so wird der Mahnungsstop nun in der Kopfzeile der Abrechnung angezeigt (5).
Es gibt einen spezifischen Status-Filter "Mahnungsstop", über den sich diese Abrechnungen leicht finden lassen.

Serienabrechnungen Details - Aktionen

Neben den weiter oben im Bereich „Prozess“ erklärten Aktionen gibt es mehrere Aktionen, die für eine gewählte Abrechnung ausgeführt werden können. Alle zur Verfügung stehenden Aktionen sind im Aktionsmenu in der Kopfzeile zu finden (1).

Löschen

Abrechnungen können gelöscht werden, falls sie noch in einem Zustand sind, der die Bearbeitung zulässt. D.h. Abrechnungen die gesendet wurden und nicht zur Bearbeitung freigegeben wurden, können nicht gelöscht werden. In einem solchen Fall wird die „Löschen“-Option ausgegraut angezeigt und kann nicht angeklickt werden.
Bevor die Abrechnung gelöscht wird, müssen Sie noch den Nachfragedialog bestätigen, um zu verhindern, dass Sie aus Versehen eine Abrechnung löschen.

Zahlung erfassen

Hat ein Patient seine Abrechnung bar bezahlt oder möchten Sie eine Bankeinzahlung selbst in Cenplex erfassen, so können Sie das über diese Aktion tun. Es öffnet sich ein Dialog, der es Ihnen ermöglicht das Einzahlungsdatum, den eingezahlten Betrag anzugeben sowie die Zahlungsart zu erfassen (1).

Wurde der passende, offene Betrag eingegeben, so ist die Abrechnung vollständig bezahlt und wird automatisch geschlossen. Geschlossene Abrechnungen werden direkt ins Archiv verschoben und nicht mehr in der Liste der offenen Abrechnungen angezeigt. Mehr Informationen zum Abrechnungsarchiv finden Sie in der Hilfe zum Thema Archiv.

Rechnung schliessen

Tritt der Fall ein, dass eine Abrechnung nicht vollständig bezahlt wird und auch keine weitere Zahlung zu erwarten ist, oder der Abrechnungsbetrag 0,- CHF ist, können Sie eine Abrechnung durch diese Aktion trotzdem abschliessen und damit ins Archiv verschieben. Falls ein Fehlbetrag besteht, müssen Sie einen Grund für die dafür notwendige Ausbuchung angeben.

Zum Schliessen einer Abrechnung, wählen Sie zunächst den entsprechenden Menueintrag aus (1). Im sich öffnenden Dialog können Sie nun die Rechnung schliessen (3). Falls nicht der volle Abrechnungsbetrag bezahlt wurde, müssen Sie noch einen Ausbuchungsgrund angeben (2). Der ausgewählte Grund sowie der Fehlbetrag wird entsprechend mit abgespeichert und unter "Zahlungen" in der Abrechnung als rote Zeile angezeigt (4). Darüber hinaus lassen sich beide Werte in den Auswertungen zu Abrechnungen anzeigen.

Antwort erfassen

Cenplex empfängt elektronische Antworten des Kostenträgers automatisch und zeigt diese in der dafür vorgesehenen Box an. Falls Sie eine Antwort per Post erhalten haben und diese in Cenplex erfassen möchten, scannen Sie den erhaltenen Brief zunächst ein, so dass er als Datei zur Verfügung steht. Klicken Sie auf „Antwort erfassen“, so öffnet sich zunächst ein „Datei öffnen“-Dialog. Wählen Sie dort das zuvor eingescannte Antwortschreiben aus und klicken Sie auf „Öffnen“.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie weitere Informationen zur Antwort erfassen können. Geben Sie an wann Sie die Antwort erhalten haben (Zeile 2), bzw. den Antwortgrund (Zeile 3) sowie optional eine kurze Zusammenfassung.

Abrechnung per Email senden

Cenplex bietet die Möglichkeit Abrechnungen per Email an den Patienten zu versenden. Dazu muss beim Patienten konsequenterweise eine Emailadresse hinterlegt sein.
Die Abrechnung wird in diesem Fall per PDF-Dokument an die Email angehängt. Sobald Sie diese Aktion gewählt haben, öffnet sich ein Dialog, der die Möglichkeit bietet den übertragenen Emailtext anzupassen. Sie können diesen Text allgemein Ihren Bedürfnissen anpassen. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Einstellungen unter "Emailtexte".

Durch einen Klick auf "Senden" wird die Email geschickt. Der Dialog schliesst sich danach automatisch.

Rückforderungsbeleg per Email senden

Analog zur Abrechnung lässt sich auch der Rückforderungsbeleg per Email versenden.

Rechnung drucken

Möchten Sie die Abrechnung ausdrucken, so wählen Sie diese Aktion. Es öffnet sich der Druckdialog.

Im rechten Bereich wird eine Druckvorschau für die Abrechnung angezeigt. Es handelt sich in diesem Fall um das Standarddokument für die Abrechnung einer Behandlungsserie für den Fall „Tier Payant“. Ist die zugrundeliegende Abrechnung als „Tier Garant“ definiert, wird hier der Rückforderungsbeleg gedruckt.
In obigem Dialog können Sie die Anzahl der Kopien angeben (1), den Drucker wählen (2) sowie die Druckeinstellungen des gewählten Druckers ändern (3). Diese Einstellungen speichert Cenplex automatisch für den angemeldeten Benutzer ab, so dass beim nächsten Öffnen des Druckdialogs wieder die gleichen Einstellungen vorgefunden werden, wie beim letzten Drucken. Cenplex speichert die Druckeinstellungen immer pro Druckdialog ab, d.h. der gewählte Drucker für eine Terminkarte kann durchaus ein anderer sein, als der für eine Abrechnung.

Privatabrechnung drucken

Sie haben auch die Möglichkeit eine Privatabrechnung zu drucken, falls der Patient die Behandlung privat bezahlt.

Rückforderungsbeleg drucken

Konsequenterweise können Sie auch den Rückforderungsbeleg ausdrucken und dem Patient übergeben.

Hinweis: Cenplex bietet für jeden Druckdialog vordefinierte Druckvorlagen an. Wünscht Ihre Praxis individuelle Anpassungen, oder eigene, zusätzliche Druckvorlagen, so erstellen wie Ihnen gerne ein Angebot. Eigene Druckvorlagen stehen dann in der Liste unter „Einstellungen“ (4) zur Verfügung.

Privatabrechnungen Details - Aktionen

Sie können Abrechnungen für private Behandlungen ebenfalls online versenden. Der Onlineversand von Privatabrechnungen läuft über das Druckcenter von MediData und ist mit zusätzlichen Kosten in Höhe von 1.35 CHF (A-Post), bzw. 1.20 CHF (B-Post) verbunden. MediData wird diese Kosten direkt mit Ihrer Praxis abrechnen. Das Vorgehen zum Onlineversand einer Privatabrechnung ist sehr ähnlich zum Versand von regulären Serienabrechnungen.

Zunächst muss die Korrektheit der Abrechnungsdaten bestätigt werden. Klicken Sie dazu auf "Abrechnung zum Onlineversand freigeben" (1). Es wird nun der Hinweis auf die zusätzlich entstehenden Kosten angezeigt (2). Alle abrechnungsrelevanten Informationen der zugrundeliegenden Serie können nun nicht mehr geändert werden. Falls Sie noch Änderungen an der Behandlungsserie vornehmen möchten, geben Sie diese zunächst durch einen Klick auf "Abrechnung zur Bearbeitung freigeben" wieder frei (3). Durch einen Klick auf "Senden" wird die Abrechnung an MediData übertragen, die die Abrechnung ausdrucken und per Post an den Patienten schicken.

Mehrwertsteuer berechnen

Sie haben die Möglichkeit die Mehrwertsteuer mit einzuberechnen und entsprechend auf der Abrechnung auszuwiesen. Aktivieren Sie dazu einfach die Box neben "Mehrwertsteuer einberechnen" (1). Es wird dann automatisch eine entsprechende Mehrwertsteuer-Position einberechnet (2).

EMR-Abrechnungen Details - Aktionen

Für Abrechnungen von EMR-Behandlungen stehen einige weitere Aktionen zur Verfügung.

Drucken, Zahlen, Abschliessen

Bietet die Möglichkeit die Abrechnung in einem Schritt vollständig abzuschliessen, d.h. eine Zahlung zu erfassen, die Abrechnung drucken und/oder mailen, sowie den Rückforderungsbeleg drucken und/oder mailen.

Insgesamt stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

(Privat-)Rechnung drucken (1)
Rückforderungsbeleg drucken (3)
Abrechnung per Email senden (4)
Rückforderungsbeleg per Email senden (5)
Zahlung erfassen (6)
Die beiden Druck- und Sende-Optionen lassen sich durch einfaches anklicken aktivieren (auswählen) oder deaktivieren. Wird ein Button grün dargestellt, wurde die dahinter stehende Funktion entsprechend aktiviert. Standardmäßig sind die beiden Buttons zum Ausdrucken der Privatabrechnung und des Rückforderungsbelegs aktiviert. Bei den beiden Druck-Buttons lässt sich zusätzlich wählen auf welchem Drucker die entsprechende Auswahl gedruckt werden soll.
Haben Sie zusätzlich eine Zahlung erhalten, dann setzen Sie das Häkchen neben "Zahlung erhalten" (6). Es öffnet sich ein Bereich, in dem alle Informationen zur Zahlung erfasst werden können. Per Klick auf "Ausführen", werden alle gewählten Aktionen auf einmal ausgeführt.

Produktabrechnungen Details – Aktionen

Die hier zur Verfügung stehenden Aktionen entsprechen den Aktionen, die für eine Serie vorgenommen werden können. Aktionen im Zusammenhang mit elektronischer Abrechnung stehen hier natürlich nicht zur Verfügung.

Mehr Informationen zu den einzelnen Aktionen finden Sie oben unter „Serienabrechnungen Details – Aktionen“.

QR-Einzahlungsschein

Ab dem 01.07.2020 wird in der Schweiz der neue QR-Einzahlungsschein eingeführt. Es wird eine Übergangsphase geben, in der der alte, farbige Einzahlungsschein noch unterstützt wird.
Für den neuen Einzahlungsschein ist es zwingend erforderlich, dass Sie Ihre QR-IBAN im Abrechnungskonto hinterlegen. Alle Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zur Praxis unter "Bankdaten ändern".
Falls Sie noch über keine QR-IBAN verfügen, empfehlen wir Ihnen so bald wie möglich Kontakt mit Ihrer Bank aufzunehmen

Cenplex unterstützt während der Übergangsphase beide Arten von Einzahlungsscheinen. Die Auswahl erfolgt über die Druckvorlage. In den Druckdialog gelangen Sie ganz einfach, indem Sie bei der gewünschten Abrechnung über das Aktionsmenu "Rechnung drucken" anklicken.

Im sich öffnenden Druckdialog steht ihnen über "Standardvorlage" die Druckvorlage mit "altem" Einzahlungsschein zur Verfügung. Die Druckvorlage "Mit QR-Einzahlungsschein" (1) erstellt einen Ausdruck mit dem neuen Einzahlungsschein.

Rechnungskopien senden

Seit dem 01.01.2022 besteht für Abrechnungen vom Typ Tiers Payant (TP) für IV und KVG eine gesetzliche Verpflichtung dem Patienten unaufgefordert eine Kopie dieser Abrechnung zukommen zu lassen. Hier finden Sie die offizielle Ankündigung. Eine zentrale Aussage dabei ist folgende:
"Eine elektronische Übermittlung der Rechnungskopie zuhanden der versicherten Person soll nach dem Gesagten möglich sein. Sie darf aber nur bei ausdrücklicher und freiwilliger Einwilligung der versicherten Person erfolgen. Diese ist davor angemessen zu informieren. Es dürfen ihr keine zusätzlichen Gebühren auferlegt werden, wenn sie die Rechnungskopie in Papierform wünscht."
Cenplex bietet die Möglichkeit den Versand von TP-Abrechnungskopien zu automatisieren. Es gibt dabei grundsätzlich 3 Möglichkeiten:

Versand von Abrechnungskopien per Email
Versand von Abrechnungskopien über das Druckcenter von MediData (per A- oder B-Post). Hierbei fallen zusätzliche Gebühren an.
Selbstständiger Versand von Abrechnungskopien per Post

Die ersten beiden Fälle (Versand per Email oder MediData) lassen sich vollständig automatisieren und durch entsprechende Einstellungsmöglichkeiten sehr genau steuern. Für den automatischen Versand können grundsätzlich zwei Entscheidungen getroffen und entsprechend eingestellt werden.
Art des Versands
Sie können pro Standort ganz allgemein festlegen auf welche Art Sie Kopien von TP-Abrechnungen an Patienten übermitteln möchten.
Zeitpunkt des Versands
Es ist möglich festzulegen wann die Kopie der Abrechnung an den Patient gesendet werden soll. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten.
A) TP-Kopie senden nach Übermittlung der Rechnung an den Kostenträger
B) TP-Kopie senden nach Einlesen der Einzahlung für die zugrundeliegende Abrechnung

Der Zeitpunkt des Versands der TP-Kopie wurde gesetzlich nicht festgelegt, so dass Sie entscheiden können wann die TP-Kopie gesendet werden soll. Ca. 7-8% der an Kostenträger übermittelten TP-Abrechnungen werden zunächst abgelehnt, d.h. mindestens zweimal an den Kostenträger übermittelt. In diesen Fällen würde auch die TP-Kopie mehrfach an den Patient gesendet, falls Sie festgelegt haben, dass TP-Kopien nach der Übermittlung an den Kostenträger gesendet werden sollen.

Einstellungen

Einstellungen für den Versand von TP-Rechnungskopien (Tiers Payant) lassen sich auf drei Ebenen festlegen mit zunehmender Priorität.

Auf höchster Ebene lässt sich pro Standort festlegen wie und wann TP-Kopien gesendet werden sollen (1). Auf Patienten-Ebene lässt sich diese allgemeine Einstellung individuell pro Patient übersteuern (2). Darüber hinaus steht Ihnen auf Abrechnungs-Ebene die Möglichkeit zur Verfügung ganz spezifisch zu entscheiden wie und wann die TP-Kopie für die gewählte Abrechnung gesendet werden soll (3).

Einstellungen auf Standort-Ebene

Navigieren Sie zu den Einstellungen in Cenplex und öffnen Sie dort die "Abrechnungs-Einstellungen" im linken Bereich.

Beachten Sie, dass die hier angezeigten Informationen für den in den Einstellungen gewählten Standort gelten! Sie können hier, wie oben bereits erwähnt, festlegen auf welche Art und Weise, bzw. zu welchem Zeitpunkt TP-Rechnungskopien automatisiert versendet werden sollen (1 + 2). Falls Sie bis zum heutigen Tag TP-Kopien manuell versendet haben, können Sie anhand eines Startdatums festlegen ab wann TP-Kopien automatisch von Cenplex versendet werden sollen (3). Das hier angegebene Datum bezieht sich auf das Versanddatum der TP-Rechnungen. D.h. alle TP-Rechnungen, die ab dem hier gewählten Datum online übertragen werden, werden für den Versand der TP-Rechnungskopien berücksichtigt. Für den Fall, dass Sie TP-Kopien per E-Mail senden und Ihr E-Mail-Hoster den schnellen Email-Versand einschränkt, können Sie hier eine "Bremse" festlegen, indem Sie festlegen wieviele TP-Rechnungskopie-E-Mails Cenplex maximal pro Minute versenden darf.
Zur Info: Cenplex verschickt die TP-Rechnungskopien nicht direkt nach dem gewählten Ereignis, sondern ca. alle 2 Stunden im Hintergrund. D.h. es kann nach dem Versand einer TP-Rechnung oder dem Einlesen einer Einzahlung bis zu zwei Stunden dauern bis Cenplex die TP-Kopie sendet.

Einstellungen auf Patienten-Ebene

Sie können obige allgemeine Einstellungen pro Patient übersteuern. Beispiel: Sie legen auf Standort-Ebene fest, dass TP-Rechnungskopien per E-Mail und zum Zeitpunkt der Einzahlung gesendet werden. Beim Patient haben Sie die Möglichkeit auf individuelle Wünsche des Patienten einzugehen und festzulegen, dass dieser gewählte Patient die TP-Kopien per MediData-Druckcenter und A-Post und direkt nach der TP-Rechnungsübermittlung erhält.

Einstellungen auf Abrechnungs-Ebene

Für alle Abrechnungen, die per TP gesendet werden können, wird direkt in der Abrechnung angezeigt wie und zu welchem Zeitpunkt die TP-Rechnungskopie für diese Abrechnung übermittelt wird. Hier greifen alle obigen Regeln, d.h. wurde beim Patient eine Ausnahme festgelegt, so wird das hier entsprechend sichtbar. Sie haben die Möglichkeit die hier angezeigten Einstellungen für diese Abrechnungen spezifisch zu übersteuern, indem Sie die Auswahl anpassen.

E-Mail Textvorlage

Für E-Mails besteht die Möglichkeit eine spezifische E-Mail-Textvorlage zu erstellen. Solche Textvorlagen lassen sich in Cenplex unter "Einstellungen" und dort unter "E-Mail-Texte" anpassen. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zu den Einstellungen unter "Emailtexte".

Für E-Mail Textvorlagen für Abrechnungskopien (1) steht ein Platzhalte für "TP-Kopie abbestellen" zur Verfügung (2). Dieser Platzhalter wird durch in der versendeten E-Mail durch eine Url (Link) ersetzt (3), der es dem Patient ermöglicht zukünftige Kopien von Abrechnungen abzubestellen. Obige Darstellung zeigt den Ablauf auf. Die für die E-Mail erzeugten Links sind pro Patient einmalig und haben eine Gültigkeit von 5 Tagen. Klickt der Patient auf den Link, so öffnet sich ein Browser und zeigt obige Seite an. Bestätigt der Patient die Abbestellung, dann wird das direkt in Cenplex für diesen Patient entsprechend abgespeichert. Somit erhält der Patient ab diesem Zeitpunkt keine Abrechungskopien mehr.

Manueller Versand

Sie können TP-Rechnungskopien natürlich auch jederzeit auf beliebige Art, u.a. aber auch manuell per Post an den Patient versenden oder diese persönlich überreichen. Dazu steht eine entsprechende Funktion im Aktionsmenu der Abrechnungen bereit. Diese Funktion steht erst bereit nachdem Sie die Abrechnung online übertragen haben. D.h. TP-Kopien können manuell erst gesendet werden nachdem die eigentliche Abrechnung online an MediData übertragen wurde.

Der Dialog bieten übrigens auch die Möglichkeit die TP-Kopie per E-Mail oder MediData zu senden. Somit können TP-Kopien jederzeit manuell ausgelöst werden. In diesem Fall wird die TP-Kopie über den hier gewählten Kanal sofort übermittelt.

Nachverfolgung

Werden TP-Kopien übermittelt, so registriert Cenplex den Zeitpunkt der Übermittlung und die Art der Übermittlung und zeigt dies an zwei Stellen direkt in der zugrundeliegenden Abrechnung an.

Wurde eine TP-Kopie übermittelt, so wird links neben den Informationen zur TP-Kopie ein "Kopie-Symbol" angezeigt. Fährt man mit der Maus darüber, dann erscheint das Datum der TP-Kopie-Übermittlung als Tooltip. Darüber hinaus wird ein Eintrag im Aktionsverlauf vorgenommen, wenn eine TP-Kopie erfolgreich gesendet wurde. Der Eintrag zeigt an wer die TP-Kopie wann auf welche Art und Weise übermittelt hat. Wird beim Akteur "Cenplex System" angezeigt, dann wurde die TP-Kopie automatisch von Cenplex übermittelt.

Um die volle Übersicht zu erhalten, lässt sich eine Auswertung für Abrechnungen definieren, die den TP-Kopie-Status anzeigt, bzw. eine entsprechend Filtermöglichkeit bietet.

Was tun bei Fehlern?

Grundsätzlich lässt sich anhand des TP-Kopie-Status, d.h. die Information darüber wann eine TP-Kopie übermittelt wurde, erkennen, ob Handlungsbedarf besteht. Erfüllt die zugrundeliegende Abrechnung eigentlich das Kriterium, dass eine Übermittlung der TP-Rechnungskopie stattgefunden haben sollte, so kann es unterschiedliche Fehlerursachen haben.
Beim Patient wurde keine E-Mailadresse angegeben und die TP-Kopie soll per Email gesendet werden.
In diesem Fall legt Cenplex automatisch ein To-Do für den in der Abrechnung hinterlegten Therapeuten an. Sobald die E-Mailadresse angegeben wurde, wird der Versand der TP-Kopie funktionieren.

Bei MediData wurde der kostenpflichtige Abrechnungsversand (per Druckcenter) nicht aktiviert
Damit TP-Kopien über das MediData-Druckcenter gesendet werden können, müssen Sie dies zunächst in Ihrem MediData-Account aktivieren.
In allen anderen Fällen, wenden Sie sich an den Cenplex-Support

Vertrauensarzt kontaktieren

Es ist möglich direkt aus Abrechnungen heraus den zuständigen Vertrauensarzt zu kontaktieren. Dies ist insbesondere in Fällen von Ablehnungen des Kostenträgers sehr hilfreich. Cenplex sendet in diesem Fall eine Email an den verantwortlichen Vertrauensarzt des Kostenträgers und Sie haben die Möglichkeit beliebige Dokumente, wie z.B. die Abrechnung selbst, die Verordnung, Befünde, etc. anzuhängen.
Bei dieser Funktion handelt es sich um eine sehr besondere Funktion in Cenplex. Nach einer entsprechenden Schulung durch einem unserer PhysioExperten stehen Ihnen die Adressen der Vertrauensärzte direkt zur Verfügung. D.h. die Pflege der Kontaktdaten der Vertrauensärzte muss dann nicht selbst durchgeführt werden. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um mehr über die notwendige Beratung zu erfahren.

Um Kontakt zu einem Vertrauensarzt aufzunehmen, klicken Sie einfach auf "Vertrauensarzt kontaktieren" (1). Es öffnet sich ein E-Mail-Dialog. Der Text der Email lässt sich in den Einstellungen zu Emailtexten vordefinieren. Alle Informationen dazu finden Sie hier.
Standardmässig befindet sich das Abrechnungsdokument immer in der Liste der Anhänge. Es lassen sich jedoch beliebig viele, weitere Dokumente anhängen. Klicken Sie dazu einfach auf "Dokument hinzufügen" (2). Zum Übermitteln der E-Mail genügt ein Klick auf "Senden".
Hinweis: Die oberste Zeile "Vertrauensarzt" ist nur sichtbar, falls, wie oben erwähnt, diese Funktion für Sie freigeschaltet wurde und der Vertrauensarzt für diesen Kostenträger bekannt ist.

E-Mails, die an den Vertrauensarzt gesendet wurden, werden danach in der entsprechenden Box aufgelistet und sind klickbar, so dass nachvollzogen werden kann welcher Text und welche Anhänge an den Arzt übermittelt wurden.

Dokumente anhängen

Cenplex bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Ablage von Dokumenten, die im Zusammenhang zu Patienten stehen. Z.B. in Behandlungsserien, Befünden, Arztberichten, Fitnesssabos oder beim Patient direkt. Der Dokumenten-Dialog bietet die Möglichkeit bestehende Dokumente, auszuwählen, aber auch neue Dokumente aus Vorlagen zu erzeugen und direkt auszuwählen.

Es können beliebig viele Dokumente für Anhänge ausgewählt werden. Hinweis: Beachten Sie, dass E-Mails nicht mit zu vielen, bzw. zu grossen Anhängen versehen werden sollten.
Der Dialog ist in drei Spalten aufgebaut. Die linke Spalte (1) bietet die Möglichkeit neue Dokumente aus Dokumentvorlagen anzulegen. Es erscheinen alle Dokumentvorlagen, die in diesem Kontext möglich sind. Beachten Sie hier, dass bestimmte Vorlagen Abhängigkeiten haben. Z.B. werden Vorlagen zum Patientenbefund nur angezeigt, wenn bei der zugrundeliegenden Serie bereits ein Befund angelegt wurde.
Die mittlere Spalte (2) listet alle bestehenden Dokumente auf, die im Zusammenhang mit dem Patient stehen und die rechte Spalte zeigt die ausgewählten Dokumente an (3).
Die Suchboxen bieten die Möglichkeit gezielt nach Dokumentvorlagen oder Dokumenten per Stichwort zu suchen (4).
Falls Sie ein ausgewähltes Dokument doch nicht anhängen möchten, klicken Sie einfach auf die rote Mülltonne, um es aus der Liste zu entfernen. Durch einen Klick auf "Übernehmen" werden die ausgewählten Dokumente übernommen (5).