Kassenabschluss

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Ein Kassenabschluss sollte immer am Ende einer Schicht bzw. bei Übergabe der Kasse an einen anderen Mitarbeiter durchgeführt werden. Beim Kassenabschluss müssen Sie für die aktuell bearbeitete Kasse den Ist-Bestand erfassen und gegen den Soll-Bestand abgleichen.

Wenn Sie einen Kassenabschluss für eine Kasse durchführen, wird diese Kasse automatisch geschlossen; weitere Buchungen sind dann erst wieder nach Öffnen der Kasse möglich (siehe: Grundlagen zur Kasse > Kasse anmelden).

Abhängigkeiten

Wenn der Kassenabschluss aktiv ist und währenddessen weitere Zahlungen mit dieser Kassennummer verbucht werden, werden die Zahlungen bereits für den nächsten Kassenabschluss gespeichert. Wird der Kassenabschluss abgebrochen, werden zwischenzeitig vorgenommene Zahlungen beim nächsten Öffnen der Kasse angezeigt.

Programmaufruf

Rufen Sie den Kassenabschluss mit Klick auf den Menüpunkt Kasse > Kassenabschluss auf.

Um einen Kassenabschluss durchzuführen, müssen Sie an der jeweiligen Kasse angemeldet sein.

Oben im Fenster sehen Sie die Kassennummer, den angemeldeten Benutzer, das Datum für den aktuellen Abschluss und Informationen über den letzten Abschluss (Nummer, Abschlussdatum und Benutzer).

Kassenabschluss-Fenster

Der obere Fensterbereich enthält die eigentlichen Informationen für den Kassenabschluss.

Spalte

Funktion/Beschreibung

Zahlart

Es werden alle Zahlarten aufgeführt, die in den protel Air Stammdaten für den Kassenabschluss definiert wurden (in den meisten Fällen "Barzahlung").

Stock

Der Kassenstock wird in den protel Air Stammdaten definiert und  ist ein festgelegter Mindestbetrag, der zu Schichtbeginn als Wechselgeld in der Kasse vorhanden sein soll. Jede Kasse hat ihren eigenen eingerichteten und festgelegten Kassenstock.

Eröffnungssaldo

Der Eröffnungssaldo zeigt den Betrag an, der als Endsaldo aus dem letzten Kassenabschluss dieser Kasse gesetzt war. Dies ist der Betrag, mit dem die Kasse übergeben wurde.

Soll

Der Soll-Bestand wird automatisch durch das System pro Zahlart und Kasse errechnet und ergibt sich aus den verbuchten Zahlungen der angezeigten Zahlart. Für die Berechnung werden Passantenrechnungen, Rechnungen der Hotelgäste und Ein-/Auszahlungen berücksichtigt.

Ist

Eingabefeld: Hier müssen Sie den gezählten Ist-Bestand von Hand eingeben, also den Betrag, der tatsächlich in der Kasse vorhanden ist.

Differenz

Die Differenz wird automatisch durch das System errechnet (Differenz=Ist-Bestand minus Soll-Bestand). Vorhandene Differenzen (d.h. der Differenzbetrag ist ungleich 0,00) werden in roter Schrift angezeigt. Das bedeutet, dass der gezählte Kassenbestand (also der eingegebene Ist-Bestand) nicht mit dem berechneten Soll-Bestand übereinstimmt.

Entnahme

Dies ist der Betrag, welcher der Kasse beim Kassenabschluss entnommen werden kann (Entnahme = Einnahme minus Kassenstock). Der tatsächlich entnommene Betrag kann hier von Hand eingegeben werden.

Der entnommene Betrag wirkt sich auf den Endbestand und somit auf den Eröffnungssaldo aus.

Endbestand

Der Endbestand wird automatisch berechnet (Ist-Bestand minus Entnahme). Der Endbestand soll im Normalfall dem Stock entsprechen.

Letzte Differenz

Wenn Sie eine Kasse mit einer Differenz abschließen, erscheint die Differenz auch in jedem darauf folgenden Kassenabschluss, solange sie nicht ausgeglichen wurde.

Im Fensterbereich Rechnungen werden alle nach dem letzten Abschluss erstellten Rechnungen angezeigt, für die eine Zahlung in der angemeldeten Kasse gebucht wurde (in der Regel Rechnungen, die bar beglichen wurden).

Der Fensterbereich Ein-/Auszahlungen enthält alle Entnahmen und Einzahlungen für diese Kasse seit dem letzten Abschluss.

Kassenabschluss durchführen

  1. Rufen Sie den Kassenabschluss mit Klick auf den Menüpunkt Kasse > Kassenabschluss auf.

  2. Ermitteln Sie den Kassenbestand und tragen Sie den ermittelten Betrag in die Ist-Spalte ein und übernehmen den eingegebenen Betrag mit <Enter>.

  1. Kontrollieren Sie, ob nach Eingabe des Kassenbestands Differenzen entstanden sind. Falls ja, korrigieren Sie diese (hierzu können Sie den Abschnitt „Kassendifferenzen" als Hilfe verwenden).

  2. Tragen Sie in der Spalte "Entnahme" den Betrag ein, den Sie entnehmen (Abschöpfungsbetrag):

Das System ermittelt automatisch den Endbestand.

  1. Klicken Sie unten rechts im Fenster auf [Kassenabschluss durchführen], wenn Sie sicher sind, dass alle Beträge korrekt sind.

  1. Es erscheint folgende Frage: "Kassenabschluss durchführen?". Bitte klicken Sie hier auf OK.

Falls die Kasse eine Differenz enthält, erscheint folgende zusätzliche Frage; "Kasse mit Differenz abschließen?" (weitere Infos finden Sie im Abschnitt "Kassendifferenzen").

  1. Bei Bestätigung der Frage(n) mit Ja wird der Kassenabschluss durchgeführt.

Als Kurzübersicht und zur Kontrolle wird ein Kassenbericht erstellt, den Sie mit Klick auf Download ansehen und speichern oder drucken können.

Nach dem Abschluss der Kasse wird der Kassenbericht im Menüpunkt Büro unter Berichtswesen > Kassenbericht gespeichert. Dort haben Sie die Möglichkeit die Kassenabschlüsse mit allen Barzahlungen erneut auszudrucken.

Kassendifferenzen

Es gibt verschiedene Ursachen für Kassendifferenzen. Im Falle einer Differenz können Sie sich z. B. im Menüpunkt Büro unter Berichtswesen > Zahlungen den Zahlungsbericht anzeigen lassen, um alle getätigten Buchungen abzugleichen und eventuelle Korrekturen durchzuführen.

Entstandene Kassendifferenzen werden auch im Kassenbericht gespeichert.

Beispiele für Differenzen

Ein Verkaufsvorgang wurde auf ein falsches Konto gebucht

Wenn z.B. ein Barverkauf über EUR 43 versehentlich auf „EC-Karte" anstatt auf „Bar" verbucht wurde, entsteht nach Eingabe des Kassenbestands ein positiver Differenzbetrag von EUR 43.

In diesem Fall muss die entsprechende Rechnung korrigiert werden, zum Beispiel indem die Rechnung storniert und eine neue Rechnung mit korrigierter Bezahlart erstellt wird.

Kassenentnahme wurde nicht verbucht

Wurde die Bezahlung einer Lieferung direkt aus der Kasse nicht über das Programm Ein-/Auszahlungen verbucht, entsteht nach Eingabe des Kassenbestands eine negative Differenz. Die Entnahme muss als Auszahlung im Programm Ein-/Auszahlungen verbucht werden.

Weitere Ursachen für Kassendifferenzen

Kassenrelevante Berichte

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