Cut-over Management – der Schlüssel zum Erfolg besonders in XL SAP-Projekten

 Herausforderung Projekt-Steuerung am Beispiel einer Greenfield S/4HANA-Migration: 

2 Jahre Laufzeit – 53 Buchungskreise – 120 Projektbeteiligte – mehr als 550 Aufgaben – 30 externe Berater mit über 4.000 Personentagen Budget

Im Gespräch mit Detlef Schreiner verrät uns STELLWERK Projektmanagerin Katrin Klewinghaus ihr Erfolgsrezept für ein gelungenes Cut-over Management mit den wichtigsten fünf Zutaten. Hier ein Ausschnitt des Interviews: 

1. Humor – jeder Jeck ist anders  

Detlef: Das Cut-over Management in einem so großen Projekt ist ja eine sehr ambitionierte Aufgabe, wie geht es Dir denn damit? 

Katrin: Das ist wirklich eine ziemliche Herausforderung, weil so viele Personen involviert sind. Nicht nur die Berater, sondern auch die Fachabteilungen und IT-Dienstleister, die alle zusammen agieren müssen, um zu einem bestimmten Zeitpunkt X das zur Verfügung zu stellen, was wir brauchen. Das ist sehr spannend, herausfordernd und teilweise auch nervenaufreibend, denn jeder Jeck ist anders – wie wir hier in Köln sagen. Da musst du jeden so nehmen, wie er gerade ist und wie er gerade arbeitet. Und das ist oft sehr unterschiedlich mit so vielen verschiedenen Charakteren. Wir versuchen dabei immer, den Humor zu behalten. 

2. Informationen – alle Quellen einbeziehen 

Detlef: Du hast extrem viele Quellen, die sich in so einen Cut-over Plan einlasten: Rechnungswesen, Logistik, Schnittstellen, Drittsysteme usw. Wie gehst Du vor? Wie ermittelst Du den gesamten Ablaufplan? 

Katrin: Du musst in allen Quellen erstmal forschen, was ist denn im Unternehmen überhaupt schon da. Gibt es schon Abschluss-Pläne in irgendeiner Form? Auch wenn es noch nichts Konkretes gibt, die Fachbereiche wissen, was sie am Jahresende zu tun haben und welche Aktivitäten anstehen. Im Projekt müssen die unterschiedlichen Termine und Abhängigkeiten in einen gemeinsamen Ablaufplan zusammengeführt werden. Dazu bedarf es vieler Gespräche, vieler Informationen, alle Quellen müssen gesichtet werden. Ein Stück weit ist es auch die eigene Erfahrung. Wir haben ja schon viele Projekte begleiten dürfen, so dass ein Gespür dafür da ist, was alles benötigt wird, was wann fertig sein muss. Es ist also eine Kombination aus allem. Ich versuche dann, unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten und Kundenbedürfnisse alles in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. 

Ich setze den Cut-over Plan auf, indem ich vom End-Datum zurückrechne und alle Aufgaben quasi von hinten nach vorne auf dem Zeitstrahl unterbringe. So dass man dann irgendwann einen Startzeitpunkt hat. 

3. Kommunikation – alle mitnehmen 

Detlef: Du musst ja eine hohe Validität in den Plan bringen. Es muss klar sein, wer was bis wann zu tun hat. Jeder muss sich daran halten. Da kann es auch sein, dass der ein oder andere dazu keine Lust hat. Wie gehst Du damit um? 

Katrin: Das geht eigentlich nur, indem man mit den Leuten spricht, immer wieder das gemeinsame Ziel benennt und die Abhängigkeiten erklärt: alle mitnehmen, viel reden und erklären, warum wieso; dass es darum geht, an einer guten Sache mitzuwirken. Dabei dürfen auch Drittanbieter nicht vergessen werden. 

4. Early Bird – frühzeitig mit dem Cut-over Plan beginnen 

Detlef: Wie validierst Du die Zeitangaben im Cut-over Pan? Gibt es dazu mehrere Prüfschritte? 

Katrin: Ganz wichtig ist meiner Meinung nach, dass man ganz früh im Projekt damit beginnt, den Cut-over Plan zu erstellen. Damit habe ich die Chance, diesen Cut-over Plan auch in Test-Migrationen zu durchlaufen; zu gucken, welche Schritte wurden mir genannt, passt das jetzt auch oder müssen wir eventuell noch einen Prüfschritt davor machen oder muss etwas später laufen, weil wir Abhängigkeiten falsch eingeschätzt haben. Dabei hilft es, die Zeiten zu erfassen, die für die einzelnen Arbeitsschritte nötig sind. 

5. Wertschätzung – für Erreichtes danken 

Detlef: Wir haben hier eine lange Projekt-Laufzeit. Wie kommunizierst Du den Projekt-Fortschritt und wie nimmst Du die Leute mit? 

Katrin: Ich habe einen Verteiler aufgebaut mit allen 120 Akteuren. Die werden jeden Tag von mir bespaßt mit einer E-Mail, wo drinsteht, was an diesem Tag abgearbeitet werden muss. Ich verfolge das auch und schaue am Ende des Tages, ob ich eine Rückmeldung bekommen habe. Im Idealfall nutzen die Projektbeteiligten für ihre Antworten denselben Verteiler, so dass alle informiert sind – machen aber nicht alle. Daher muss man auch hier kommunizieren und schauen, dass am Ende des Tages alles erledigt ist. Wir haben in Deutschland gerade eine große Krankheitswelle – auch hier im Projekt. Da muss man gemeinsam Lösungen finden, wenn jemand ausfällt. Das A und O ist, immer miteinander zu reden. Ich versuche, positiv zu bestärken, indem ich die Lobschatulle öffne, die Leute mitnehme und nochmal draufschaue, was wir schon alles geschafft haben, was wir hinkriegen. Schließlich haben die Teams auch noch ihren normalen Job mit dem Tagesgeschäft, neben dem sie die Projektaufgaben rechtzeitig erledigen und über einen langen Zeitraum mit der Doppelbelastung klarkommen müssen. Für mich ist wichtig, dafür zwischendurch immer wieder zu danken. Ich glaube, dass das allen guttut – und damit tut es auch dem Projekt gut. 

Detlef: Ich finde das total interessant. Danke, dass Du hier mal erzählst, wie Du vorgehst und was Du machst. Ich wünsche Dir und uns viel Erfolg. 

🎬 Willst Du mehr über Katrins Erfolgsrezept wissen? Schau Dir das Video mit dem vollständigen Interview an. 

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