E-Mails verwalten
F2 bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten für die E-Mail-Integration zwischen F2 und anderen E-Mail-Systemen.
Die E-Mail-Einstellungen in F2 können sowohl auf Behörden-, Org.Einheits- als auch auf Benutzerniveau konfiguriert werden. Mit F2 Funktionspostfächer können Sie Funktionspostfächer einrichten, um mehrere Posteingänge/E-Mail-Adressen pro Org.Einheit zu verwalten.
Im folgenden Abschnitt werden Ihnen die Möglichkeiten beschrieben, die Sie als Administrator in Bezug auf die Einrichtung der E-Mail zum einen bei der Installation und zum anderen während der Arbeit mit F2 haben.
Die Einrichtung der E-Mail für Benutzer wird bei der Installation vorgenommen.
Posteingänge für Behörden und Org.Einheiten einrichten
In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie Posteingänge für eine F2 Behörde und deren Org.Einheiten einrichten. Der Posteingang einer Org.Einheit ist ein Posteingang, der nicht einem einzelnen Benutzer, sondern einer Org.Einheit/Behörde in F2 gehört. Dabei kann es sich zum Beispiel um den Posteingang der Personalabteilung zur Bearbeitung von Personalvorgängen handeln.
Posteingänge von Org.Einheiten können automatisch von einer gemeinsamen E-Mail-Adresse beispielsweise aus Exchange in F2 importiert werden. Diese Einrichtung können Sie als Administrator im Dialogfenster „Eigenschaften der Org.Einheit“ vornehmen.
Im Band des Reiters „Administrator“ wählen Sie zunächst den Menüpunkt „Org.Einheiten und Benutzer“ aus. Anschließend wählen Sie die gewünschte Org.Einheit aus der Baumstruktur im Dialogfenster und klicken daraufhin auf Eigenschaften.
Das Dialogfenster „Eigenschaften der Org.Einheit [Name der Org.Einheit oder Behörde]“ öffnet sich (siehe folgende Abbildung).
Um einen Posteingang für eine Behörde oder Org.Einheit zu erstellen, müssen Sie die folgenden Felder unter dem Reiter „E-Mail-Einstellungen“ ausfüllen:
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Konto“ |
Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse des Posteingangs im E-Mail-System ein. |
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„Mailserver“ |
Hier tragen Sie den Namen des E-Mail-Servers ein (die IT-Abteilung der jeweiligen Organisation kennt diesen Namen).
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„E-Mails importieren“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, werden eingehende E-Mails automatisch vom E-Mail-Server in den Posteingang der Org.Einheit in F2 übertragen. |
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„Empfange E-Mails extern“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, empfangen Sie externe E-Mails an den Posteingang der Org.Einheit in einem externen E-Mail-Programm, wie beispielsweise Outlook. Dies umfasst auch E-Mails, die innerhalb von F2 an den Posteingang einer Org.Einheit gesendet wurden. Andere Kommunikationsformen werden nicht von dem Häkchen bei ”Empfange E-Mails extern“ beeinflusst. Chats, Genehmigungen und Dokumente, die Ihnen zugewiesen oder intern versendet wurden, existieren weiterhin nur in F2. |
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„Externe Benachrichtigungs-E-Mail“ |
Hier tragen Sie einen Beteiligten aus den externen E-Mail-Adressen der Org.Einheit ein, wenn dieser Beteiligte eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten soll, sobald die Org.Einheit eine E-Mail oder Anfrage erhält. Der Beteiligte erhält auch eine Benachrichtigungs-E-Mail, wenn eine Anfrage an die Org.Einheit geändert wird. Dabei kann ein Dritter Anfragen empfangen und beantworten, zum Beispiel in Outlook. Der Dritte empfängt eine E-Mail mit der Anfrage als PDF, wenn eine Anfrage versendet oder geändert wird. Die externe Benachrichtigungs-E-Mail enthält auch eine Metadatendatei. Diese Datei ermöglicht es F2, die Konzernanfrage als eine Antwort wiederzuerkennen, wenn sie zurückgesendet wird. Externe Benachrichtigungs-E-Mails werden vorwiegend in Verbindung mit Konzernanfragen (Modul) verwendet.
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„Markierung, Gelesen“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, wird die Anzahl der ungelesenen E-Mails im Posteingang der Org.Einheit nicht neben dem Titel des Posteingangs der Org.Einheit in der Listenübersicht des Hauptfensters angezeigt. |
Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben, kann F2 E-Mails von der angegebenen E-Mail-Adresse importieren. Auf Grundlage der importierten E-Mails werden automatisch Dokumente erstellt, die als Empfänger die angegebene Org.Einheit erhalten.
Wenn die E-Mails in F2 importiert wurden, werden diese automatisch in den Ordner „In F2 übertragen“ verschoben. E-Mails, die an die Org.Einheit gesendet werden, werden in F2 im „Posteingang der Org.Einheit“ abgelegt, sodass alle Mitarbeiter der Org.Einheit diese einsehen können.
Antwort-E-Mails mit gesendeten E-Mails verknüpfen
Wenn eine E-Mail von F2 aus gesendet wird, wird automatisch eine Antwort-E-Mail mit der ursprünglich gesendeten E-Mail verknüpft. Die Antwort-E-Mail wird automatisch auch mit demselben Vorgang verknüpft, mit dem die ursprünglich gesendete E-Mail verknüpft ist. Antworten und spätere Korrespondenz werden weiterhin mit der gesendeten E-Mail in F2 verknüpft. Die Identifizierung von E-Mails erfolgt über eine individuelle versteckte ID-Nummer.
Ein Administrator mit dem Recht „Kann Org.Einheiten verwalten" kann die automatische Verknüpfung deaktivieren. Klicken Sie dazu auf dem Reiter „Administrator“ auf den Menüpunkt „Org.Einheiten und Benutzer“. Wählen Sie die entsprechende Org.Einheit aus und klicken Sie rechts auf Eigenschaften…. In dem sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie nun den Reiter „E-Mail-Einstellungen“ aus.
Im Feld „Identifizierung von E-Mail-Antworten“ stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
| Feld | Handlung |
|---|---|
„Importierte E-Mail als Antwort auf das ursprüngliche Dokument markieren“ |
Setzen Sie ein Häkchen, wenn F2 eine Antwort-E-Mail mit einer gesendeten E-Mail verknüpfen soll. |
„Importierte E-Mail diesem Vorgang hinzufügen“ |
Setzen Sie ein Häkchen, wenn F2 eine Antwort-E-Mail mit einem Vorgang, auf dem die gesendete E-Mail liegt, verknüpfen soll. |
| Sie können keine E-Mails verbinden, die von und an ältere F2- Systeme gesendet wurden (vor Version 6.2). |
Endungen im Betrefffeld für externe E-Mails einrichten
Sie können einstellen, dass F2 Antwort-E-Mails mit gesendeten E-Mails verknüpft, indem Sie eine ID-Nummer in das Betrefffeld der gesendeten E-Mail einsetzen. Als Administrator mit dem Recht „Org.Einheit verwalten“ können Sie einstellen, dass alle ausgehenden E-Mails einer Behörde die Dokumenten-ID und/oder die Vorgangsnummer im Feld „Betreff“ ausweisen sollen. F2 nutzt diese Nummer, um eine empfangene Antwort-E-Mail mit einer gesendeten E-Mail zu verknüpfen.
Das Feld „Betreff“ für alle ausgehenden E-Mails der Behörde können Sie unter dem Reiter „E-Mail-Einstellungen“ im Dialogfenster „Eigenschaften der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“ einstellen. Das Dialogfenster wird Ihnen angezeigt, wenn Sie unter dem Reiter „Administrator“ den Menüpunkt „Org.Einheiten und Benutzer“ auswählen. Wählen Sie daraufhin die gewünschte Behörde in der Liste aus und klicken Sie auf Eigenschaften.
Setzen Sie ein Häkchen bei „Suffix im Betrefffeld als Identifizierung vom ursprünglichen Dokument oder Vorgang verwenden“, um ein Suffix zur Identifizierung von gesendeten E-Mails zu nutzen.
Das Feld „Suffix zur Betreffzeile“ unter der Rubrik „Betreff“ verwenden Sie, um das Feld „Betreff“ der ausgehenden E-Mail der Dokumenten-ID oder dem Vorgang zuzuordnen, mit der oder dem das E-Mail-Dokument verknüpft ist.
Folgendes können Sie im Feld eingeben:
-
„{IdNr}”, um die Dokumenten-ID dem Feld „Betreff“ ausgehender E-Mails hinzuzufügen.
-
„{F2CaseNumber}”, um die Vorgangsnummer des Vorgangs, dem das E-Mail-Dokument zugeordnet ist, dem Feld „Betreff“ ausgehender E-Mails hinzuzufügen.
-
„{IdNr}{F2CaseNumber}”, um sowohl Dokumenten-ID als auch Vorgangsnummer dem Feld „Betreff“ ausgehender E-Mails hinzuzufügen.
| Die Antwort kann nicht mit der ursprüngliche ID-Nr. der E-Mail verbunden werden, wenn nur ”{F2CaseNumber}” im Feld ”Suffix zur Betreffzeile” eingetragen ist. |
Sie können auch festgelegten Text im Feld „Betreff“ einsetzen, der allen ausgehenden E-Mails zum Beispiel auch mit Dokumenten-ID oder Vorgangsnummer hinzugefügt wird. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Abkürzung des Behördennamens oder Ähnliches handeln.
Beispiel: ”FM – ID-nr: {IdNr}, Vorgangsnr.: {F2CaseNumber}”
Der Text außerhalb der geschweiften Klammern {} wird in alle ausgehenden E-Mails eingesetzt. Der Text innerhalb der geschweiften Klammern wird durch die jeweilige Dokumenten-ID und Vorgangsnummer ersetzt.
Über eine Konfiguration können Sie das Recht des Administrators, ausgehenden E-Mails ein Suffix hinzuzufügen, entfernen. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.
Automatische Übertragung von Antworten auf F2 E-Mails einrichten
Es kann nützlich sein, Antworten auf zuvor aus F2 gesendete E-Mails in F2 zu empfangen, während E-Mails, die nicht Antworten auf zuvor aus F2 gesendete E-Mails sind, in Outlook verwaltet werden. Sie können Outlook so einrichten, dass E-Mails, die Antworten auf zuvor aus F2 gesendete E-Mails sind, automatisch im Ordner „Nach F2 verschieben“ abgelegt und somit in den F2 Posteingang übertragen werden. Die automatische Übertragung müssen Sie im entsprechenden E-Mailsystem einrichten.