Abgleichsprozess durch Erstellen von Regeln definieren

Abgleichsprozess definieren - Eigenschaften angeben

So geben Sie die Eigenschaften für einen neuen Abgleichsprozess an:

1. Wählen Sie unter Home die Optionen Anwendung, Abgleichstypen aus.
2. Wählen Sie in der Registerkarte Abgleichstypen den Abgleichstyp aus, mit dem Sie arbeiten. Die Registerkarte Abgleichstyp bearbeiten wird angezeigt.
3. Wählen Sie die Registerkarte Abgleichsprozess aus. Daraufhin wird die Registerkarte Eigenschaften angezeigt.
4. Geben Sie eine ID für den Abgleichsprozess und einen Namen ein.
5. Treffen Sie eine Auswahl für Anzahl Datenquellen.
6. Wählen Sie die Datenquellen für Quellsystem und Untersystem aus.
7. Standardmäßig wird für Anpassungsbuchungsdatum festlegen die Option Abgleichsdatum ausgewählt. Sie können diese Einstellung für Anpassungsbuchungsdatum festlegen in Letztes Buchungsdatum in der Abgleichsgruppe ändern.
8. Klicken Sie auf Speichern.
9. In der Standardattributzuordnung werden die Attribute aus den definierten Datenquellen angezeigt sowie die Beziehung zwischen Attributen auf den Datenquellen für das Quellsystem und das Untersystem.

Attributzuordnung

Nachstehend finden Sie ein Beispiel für "Bank an GL" (General Ledger, Hauptbuch), in dem neben der Standardattributzuordnung gezeigt wird, wie die Eigenschaften für den Abgleichsprozess ausgefüllt werden. In der Standardattributzuordnung wird automatisch das Ausgleichsattribut angezeigt, das bereits in Ihrer Datenquelle definiert ist.

Verwenden Sie unter "Standardattributzuordnung" das Pluszeichen (+), um eine neue Attributzuordnung hinzuzufügen. Sie können das Dialogfeld "Neue Attributzuordnung" verwenden, um die Quellsystemattribute den Untersystemattributen zuzuordnen und Toleranzgrenzwerte zu deklarieren.

Weitere Informationen zu Toleranzen finden Sie unter Erläuterungen zur Transaktionsabgleichs-Engine.

Abgleichsprozess definieren - Erläuterungen zu Regeln und Regelbedingungen

Durch das Festlegen von Regelbedingungen wird bestimmt, welche Attribute miteinander abgeglichen werden sollen und ob sie exakt übereinstimmen müssen oder ob eine Toleranz zulässig ist. Durch die Regelbedingungen wird es einfacher, Abgleichsregeln in mehreren Quellabgleichsprozessen zu definieren, indem die Standardbeziehung zwischen Attributen im Quellsystem und im Untersystem festgelegt wird.

Mit der ID und dem Namen wird der Abgleichsprozess an verschiedenen Stellen angegeben, sodass Sie wissen, welche Abgleichsregeln verwendet wurden, um eine bestimmte Gruppe von Übereinstimmungen zu generieren. Die ID muss innerhalb des Abgleichstyps immer eindeutig sein. Durch die Anzahl der Datenquellen wird bestimmt, wie viele Datenquellen in den angegebenen Abgleichsprozess eingeschlossen sind.

Beispiel: Wenn drei Datenquellen definiert sind und für Abgleichsprozess 1 zwei Quellen verwendet werden und für Abgleichsprozess 2 eine, wählen Sie den Namen der Datenquellen aus, um sie dem Quellsystem und dem Untersystem zuzuweisen. Anschließend wählen Sie das Format aus. Die Liste der verfügbaren Formate hängt von der Anzahl der Datenquellen ab, die dem Abgleichsprozess zugewiesen sind.

Beispiel: Wenn Sie erwarten, dass mehrere Abgleichsregeln konfiguriert werden, für die eine Übereinstimmung bei "Betrag" auf dem Quellsystem und "Transaktionsbetrag" auf dem Untersystem erforderlich ist, können Sie diese Beziehung einmal in dieser Tabelle definieren. Jedes Mal, wenn eine Abgleichsregel, die auf "Betrag" auf dem Quellsystem verweist, konfiguriert wird, wird "Transaktionsbetrag" auf dem Untersystem als abzugleichendes Attribut als Standard festgelegt. Dies kann bei der Regelkonfiguration überschrieben werden.

Das Ausgleichsattribut ist das Attribut, das verwendet wird, um den Abstimmungsausgleichsbericht zu generieren. Beispiel: Wenn Sie Intercompany abstimmen, wäre dies der Wert für Betrag.

Regeln werden in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie in der Tabelle angezeigt werden. Sie können die Regeln per Drag-and-Drop neu anordnen.

Die Liste der Regeltypen hängt vom Format ab. Beispiel:

• Saldenvergleich mit Abgleich entspricht einem Abgleich mit zwei Quellen. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: 1:1, 1:n, n:1 und n:n.

  1:1 bedeutet, dass genau eine Transaktion auf dem Quellsystem mit genau einer Transaktion auf dem Untersystem abgeglichen wird.

  1:n bedeutet, dass genau eine Transaktion auf dem Quellsystem mit allen Transaktionen auf dem Untersystem abgeglichen wird, die die Regelbedingungen erfüllen.

• Kontoanalyse entspricht einem Abgleich mit einer Quelle. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: 1:1, 1:n, n:1 und n:n.

  1+:1- bedeutet, dass genau eine positive Transaktion mit genau einer negativen Transaktion abgeglichen wird.

  1+:n- bedeutet, dass genau eine positive Transaktion mit allen negativen Transaktionen abgeglichen wird, die die Regelbedingungen erfüllen.

So erstellen Sie Regeln:

1. Weisen Sie der Regel eine eindeutige ID und einen Namen zu. Eine Beschreibung ist optional.

   Hinweis:

   Das Feld ID kann bis zu 25 alphanumerische Zeichen enthalten, nicht jedoch Sonderzeichen, außer Punkt (.), Strich (-) und Unterstrich (_). Das Feld Name kann bis zu 50 alphanumerische Zeichen enthalten, nicht jedoch Sonderzeichen, außer Punkt (.), Strich (-) und Unterstrich (_).
2. Geben Sie den Regeltyp an. Dieser bestimmt die Anzahl der ausgewählten Transaktionen auf jeder Seite des Abgleichs. In dem Beispiel wird eine Transaktion aus dem Intercompany-Kreditorenkonto ausgewählt und mit einer Transaktion aus dem Intercompany-Debitorenkonto abgeglichen.

3. Geben Sie die Bedingungen an, die erfüllt sein müssen, damit die Regel erfüllt wird. Für diese Regel ist eine genaue Übereinstimmung bei der Rechnung und eine genaue Übereinstimmung beim Betrag erforderlich. Die von dieser Regel erzeugten Abgleiche weisen den Status "Bestätigt" auf. Das heißt, es ist keine Benutzeraktion erforderlich, nachdem der Abgleich vorgenommen wurde.
   
   

   Wenn Sie eine Regel nicht mehr benötigen, aber mit der Regel erstellte Abgleiche vorhanden sind, wird empfohlen, die Regel nicht zu löschen, sondern zu deaktivieren. Sobald die Abgleiche für die Regel entfernt wurden, kann auch die Regel gelöscht werden.

   Für dieses nächste Regelbeispiel ist eine genaue Übereinstimmung bei der Rechnung erforderlich, jedoch ist eine Abweichung von bis zu 100 USD beim Betrag zulässig. Von dieser Regel erzeugte Abgleiche enthalten eine Anpassung für die Differenz von 100 USD. Diese Regel wurde konfiguriert, um "vorgeschlagene" Abgleiche zu erstellen. Dadurch kann ein Benutzer mit der entsprechenden Ebene von Sicherheitsberechtigungen die Abgleiche und die zugehörigen Anpassungen prüfen und bestimmen, ob er den Abgleich akzeptiert oder ablehnt.
   
   

   Hinweis:

   Bei 1:n- und n:1-Regeltypen müssen Sie zusätzlich zur Ausgleichsattributbedingung eine Regelbedingung für eine genaue Übereinstimmung oder für eine Übereinstimmung mit Toleranz definieren. Für n:n-Regeltypen müssen Sie eine Bedingung für eine genaue Übereinstimmung definieren.

Beispiel für automatische Abgleichsregeln

Automatische Abgleichsregeln werden vom automatischen Abgleichsprozess verwendet. Definieren Sie die Regeln oder Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Abgleich vorgenommen wird. Dies ist ein Beispiel der Registerkarte Regeln, die für einen automatischen Abgleichsprozess für den Intercompany-Typ ausgefüllt ist. In der Spalte Aktiv werden die Regeln angezeigt, die beim automatischen Abgleich ausgeführt werden. Ein X gibt an, dass eine Regel nicht ausgeführt wird und inaktiv ist. Regeln können im Dialogfeld Regel bearbeiten deaktiviert werden.

Toleranzebenen festlegen

Es gibt drei Möglichkeiten zum Festlegen der Toleranzebenen, um einen Abgleich von Transaktionen zuzulassen, die Abweichungen aufweisen. Sie können Folgendes festlegen:

• Einen Toleranzabweichungswert, der auf die Transaktionen angewendet wird Beispiel: Automatischer Abgleich mit einer Abweichung zwischen -1 und +3.
• Eine Ebene für den Toleranzschwellenwert als Prozentsatz Beispiel: Automatischer Abgleich bis zu 0,5 % des Betragswertes
• Eine Ebene für den Toleranzschwellenwert als Prozentsatz sowie einen Abweichungsbetrag Beispiel: Automatischer Abgleich bis zu 1,0 % des Betragswertes bis zu einem Höchstbetrag von 100,00

  Hinweis:

  Der Prozentsatz darf für den oberen und unteren Toleranzwert nicht über 100 liegen. Sie können nur für die Datenquellenattribute des Typs Zahl und Ganzzahl eine Toleranzebene als Prozentsatz verwenden. Die Option zum Ausdrücken als Prozentsatz wird nicht für andere Typen angezeigt, z.B. für Datum.

Kontrollkästchen für Toleranzprozentsatz Beim Festlegen von Toleranzgrenzwerten ist ein Kontrollkästchen Prozenttoleranz verwenden verfügbar, mit dem Sie die Toleranzebene als Prozentsatz angeben können. Außerdem können Sie dann einen Wert für die maximale Abweichung festlegen.

Beispiel 1. Automatische Abstimmungsregel - Toleranzgrenzwerte

Bei Anpassungsregeltypen ist der Anpassungsgrenzwert unbegrenzt, wenn die Von- und Bis-Werte leer sind.

Beispiel 2. Manuelle Abstimmungsregel - Toleranzgrenzwerte von Erstellern

Datumstoleranz in 1:1- und 1:n-Regeln festlegen

Die Datumstoleranz ist die Anzahl der für den Abgleich von Transaktionen zwischen zwei Datenquellen zu berücksichtigenden Tage. Das Modul Transaktionsabgleich berücksichtigt die Datumstoleranz mit einer gängigen Methode zum Abgleich von Transaktionen: Die Quelle (z.B. im HB) wird "vor" den Bankeinzahlungen oder Untersystemtransaktionen als verfügbar behandelt. Die Engine verankert sich in der Quelle und berechnet den Bereich von Datumswerten, die für den Abgleich ab hier berücksichtigt werden sollen, basierend auf den in der Regel eingegebenen Toleranzwerten.

Die Option "Datumstoleranz" ist für Datenquellenattribute des Typs Datum verfügbar und kann für Folgendes festgelegt werden:

• Automatische Abgleichsregeln
• Manuelle Abgleichsregel
• Standardattributzuordnung

Die Datumstoleranz ist sehr flexibel, und Sie können sie verwenden, um mit Folgendem einen Abgleich anzugeben:

• Bereich von Tagen

  Verwenden Sie die Datumstoleranz in Regeln, um einen Bereich von Tagen festzulegen, der für den Abgleich berücksichtigt werden soll. Bei der Regelerstellung werden diese Felder mit Start und Ende bezeichnet, um den Bereich anzugeben. Die Engine bietet ein hohes Maß an Flexibilität für die Arbeit mit dem Datumstoleranzbereich. Angenommen, Sie möchten Transaktionen für den Abgleich zwischen heute und dem nächsten Tag berücksichtigen. Daraus ergibt sich ein Start- und Enddatum von 0 bis 1. Ein weiteres Beispiel ist, zwei Tage nach den Quelltransaktionen mit dem Abgleich zu beginnen und vier Tage später zu enden. Sie können auch einen Bereich von einem Tag vorher (der Start ist -1) bis einen Tag danach berücksichtigen, indem Sie als Startwert -1 und als Endwert +1 eingeben.

• Bestimmtes Datum

  Eine zusätzliche Genauigkeit für die Datumstoleranz wird geboten, indem es möglich ist, Transaktionen aus einer Quelle mit Transaktionen im Untersystem an einem bestimmten Tag anstatt einem Bereich von Tagen abzugleichen. Dies wird erreicht, indem die Datumstoleranzwerte aus den Feldern "Start" und "Ende" als derselbe Wert verwendet werden. Beispiel: Sie möchten Ihre Quelltransaktionen nur mit den Banktransaktionen abgleichen, die zwei Tage später erfolgen. Sie können 2 in das Feld "Start" und 2 in das Feld "Ende" eingeben, um nur diesen einen Tag für den Abgleich zu berücksichtigen.

• Geschäftskalender anstelle eines regulären Kalenders, um Feiertage und Wochenenden aus dem Abgleich auszuschließen.

  Standardmäßig verwendet Account Reconciliation einen regulären Kalender, um die Datumsangaben in einem Datumsbereich anzugeben. Sie haben auch die Möglichkeit, beim Berechnen eines Datumsbereichs einen Geschäftskalender zu verwenden, um Tage, die in einem Unternehmen Feiertage sind, oder Wochenenden aus der Berechnung des Bereichs auszuschließen. Das Kontrollkästchen Geschäftskalender verwenden ist beim Erstellen von Regelbedingungen für Attribute des Typs "Datum" mit Toleranz und für die Standardattributzuordnung beim Abgleichsprozess verfügbar. Die Geschäftskalenderoption ist für alle Regeln mit Ausnahme von n:n-Regeln verfügbar. Für manuelle Abgleiche ist die Option nicht verfügbar.

  Um einen Geschäftskalender zu verwenden, müssen Sie die Arbeitstage für Ihre Organisationseinheit angeben sowie eine Feiertagsregel, die die Liste der Feiertage für diese Organisationseinheit enthält. Die Organisationseinheiten sind Profilen zugewiesen, und der zugeordnete Geschäftskalender wird während der Erstellung von Abstimmungen verwendet. Informationen hierzu finden Sie unter Organisationseinheiten definieren in der Dokumentation Account Reconciliation einrichten und konfigurieren.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, die die Verwendung von Datumstoleranz und Geschäftskalender veranschaulichen:

• Beispiel 1 - Bedingung für Regel vom Typ "Datum" mit der Option "Geschäftskalender verwenden" Diese Regel gibt an, dass der Start drei Tage nach der Quellsystemtransaktion liegt und das Datum für das Ende des Bereichs auf vier Tage später festgelegt ist.
  
  
• Beispiel 2 - Datumstoleranzlimits in der Attributzuordnung und Verwendung der Geschäftskalenderoption Diese Regel gibt an, dass der Start 0 Tage nach den Quellsystemtransaktionen liegt und das Datum für das Ende des Bereichs auf vier Tage später festgelegt ist.

  So geben Sie die Datumstoleranz ein und legen fest, dass der Geschäftskalender verwendet werden soll:

  1. Wählen Sie unter Abgleichstyp bearbeiten die Registerkarte Eigenschaften aus.

  2. Klicken Sie unter Standardattributzuordnung auf + (Neu). Das Dialogfeld Neue Attributzuordnung wird angezeigt.

     1. Geben Sie unter Standardtoleranzbereich den Datumstoleranzbereich in die Felder Start und Ende ein.

     2. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Geschäftskalender verwenden, um einen Geschäftskalender anstelle eines regulären Kalenders zu verwenden.
  
  
  
• Beispiel 3 - Zeigt, wie ein Geschäftskalender die Datumsangaben über Thanksgiving und das darauf folgende Wochenende abgleicht.

  Dieses Beispiel bezieht sich auf eine Regel, die einen Start von drei Tagen und ein Ende von vier Tagen angegeben hat, aber auf den Feiertag Thanksgiving und das darauf folgende Wochenende fällt. Mit dem Geschäftskalender für diese Organisation führt das System keinen automatischen Datumsabgleich über Thanksgiving und das darauf folgende Wochenende aus. Der Abgleich umfasst zwar einen achttägigen Zeitraum vom 25. November bis zum 3. Dezember, das System hat aber die arbeitsfreien Tage vom 26. bis 29. November wie gewünscht nicht berücksichtigt.
  
  

Regeln deaktivieren

Wenn eine bestimmte Regel während des automatischen Abgleichs nicht ausgeführt werden soll, können Sie den Standardstatus "Aktiv" für die Regel deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Aktiv im Dialogfeld Regel bearbeiten deaktivieren. Beachten Sie, dass alle neuen Regeln automatisch auf Aktiv gesetzt werden.

Wenn Abgleiche vorhanden sind, die mit einer nicht mehr benötigten Regel erstellt wurden, können Sie diese Regel zunächst deaktivieren. Sobald die Abgleiche entfernt wurden, kann die Abgleichsregel gelöscht werden.

Batchgrößen und Anzahl der übereinstimmenden Iterationen für automatische Abgleichsregeln ändern

Mit dem Modul Transaktionsabgleich können Sie die Standardwerte für die Anzahl an Iterationen während des Abgleichsprozesses für automatische Abgleichsregeln ändern. Informationen hierzu finden Sie unter Standardwerte für die maximale Anzahl an Iterationen für automatische Abgleichsregeln ändern.