Die folgenden Abschnitte beschreiben das Mahnwesen im Einzelnen.
Mahnlauf
Der Mahnlauf kann über das Programm ‚Mahnungen abrufen' (FB51349R) aufgerufen werden.
Über den Status des Mahnlaufs wird ersichtlich, in welchem Zustand dieser sich gerade befindet. Er dient der Steuerung von Bearbeitungsmöglichkeiten in Abhängigkeit des aktuellen Zustandes. So kann beispielsweise keine Mahnung abgerufen werden, wenn vorher kein Mahnungsvorschlag erstellt wurde.
Mögliche Ausprägungen des Status sind:
1 | Der Mahnvorschlag wird gerade erstellt. |
2 | Für den Mahnlauf erfolgt gerade ein Druck. |
3 | Die Mahnung nach dem Mahnlauf erfolgt gerade. |
' ' | Der Mahnlauf wurde erstellt und kann bearbeitet werden. |
J | Die Mahnung für diesen Mahnvorschlag ist bereits erfolgt. |
5 | Der Mahnlauf wird gerade gelöscht. |
9 | Der Mahnlauf wurde entsperrt. Dieser Mahnlauf kann nur noch gelöscht werden |
Nach dem Erstellen eines neuen Mahnlaufes über das Kontextmenü, können die zur Mahnung vorgeschlagenen Kunden und ihre offenen Posten bearbeitet werden, bevor die endgültige Mahnung gedruckt wird.
Ein erstellter Mahnlauf kann immer nur von einem Sachbearbeiter zur selben Zeit verwaltet werden.
Mahnvorschlag erfassen
Über das Kontextmenü im Mahnlaufexplorer kann durch die Eingabe von Selektionskriterien ein neuer Mahnvorschlag erfasst werden. Wurde bereits ein Mahnlauf angelegt, muss dieser zunächst gelöscht werden, da sonst eine neue Selektion nicht möglich ist.
Bei einer Neuselektion stehen folgende Felder zur Verfügung:
Mahndatum | Dieses Datum gibt an, bis zu welchem Zeitpunkt fällige Offene Posten für den Mahnlauf selektiert werden. Es werden offene Posten berücksichtigt, die zum angegebenen Datum nettofällig sind. Das Feld wird mit dem aktuellen Datum vorgefüllt. |
Spätester Zahlungstermin bzw. Zahldatum | Dieses Datum gibt den Zeitpunkt an, wann die Zahlungen der angemahnten Posten spätestens erfolgt sein muss. Es wird auf den Mahnbriefen mit angedruckt Das Feld wird mit dem aktuellen Datum plus 10 Tage vorgefüllt. |
Zahlungdatum berücks. bis | Dieses Datum gibt an, bis zu welchem Zeitpunkt Forderungsausgleiche in der Berechnung fälliger Posten berücksichtigt werden. |
Von/Bis Mahnstufe | Über dieses Feld kann angegeben werden, welche Offenen Posten entsprechend ihrer Mahnstufe für den Mahnlauf selektiert werden sollen. Das Feld wird mit der höchsten Mahnstufe aus der Tabelle VRLF30 vorgefüllt. |
Von/Bis Vertreter | Über dieses Feld kann angegeben werden, für welche Vertreter die Offenen Posten selektiert werden. Es werden nur Personenkonten beachtet, bei denen ein Vertreter hinterlegt wurde. |
Von/Bis Mahngruppe | Über dieses Feld kann angegeben werden, für welche Mahngruppen die Offenen Posten selektiert werden. Es werden nur Personenkonten beachtet, für die eine Mahngruppe hinterlegt wurde. |
Von/Bis Personenkontonr. | Über dieses Feld kann angegeben werden, welche Personenkonten für den Mahnlauf beachtet werden. |
Von/Bis Kontenart | Über dieses Feld kann angegeben werden, welche Kontenarten für den Mahnlauf beachtet werden. |
Von/Bis Alpha Matchcode | Über dieses Feld kann ein Alpha Begriff angegeben werden, für welchen passende Personenkonten im Mahnlauf selektiert werden. |
Kennzeichen Verbandsmahnung | Dieser Parameter gibt an, ob Verbandskonten oder nur einzelne Personenkonten für den Mahnlauf verarbeitet werden sollen. |
Ja | Nur Verbandskonten werden verarbeitet |
Nein | Nur Personenkonten (keine Verbände)werden verarbeitet |
Beides | Verbandskonten und Einzelkonten werden verarbeitet |
Ländernummer | Über dieses Feld kann angegeben werden, welche Personenkonten entsprechend ihrer Ländernummer für den Mahnlauf selektiert werden. |
Einmal selektiert, können die Selektionskriterien nicht mehr geändert werden. Soll eine Änderung der Selektion erfolgen, muss zunächst der erstellte Mahnlauf gelöscht und neu erfasst werden.
Mahnvorschlag verwalten
Nach einer erstellten Selektion gibt es folgende Bearbeitungsmöglichkeiten für den Mahnlaufkopf:
Filter | Ruft die Selektionsmaske für Personenkontenpositionen auf |
Mahnvorschlag erfassen | Durch Eingabe von Selektionskriterien kann ein neuer Mahnvorschlag erfasst werden. (Vgl. Kapitel: Mahnvorschlag erfassen) |
Mahnvorschlag ändern | Ruft die Maske zum Ändern einer Mahnselektion auf. |
Mahnvorschlag löschen | Löscht den aktuellen Mahnvorschlag. |
Mahnvorschlag anzeigen | Ruft den Mahnvorschlag im Anzeigemodus auf. |
Mahnvorschlag erstellen | Erstellt einen Mahnvorschlag. Alle selektierten Personenkonten mit entsprechenden Offenen Posten werden aufgelistet. |
Mahnvorschlag drucken | Druckt eine Liste der aufgelisteten Personenkonten im Mahnlauf. |
Mahnvorschlag entsperren | Bei der Verarbeitung des Mahnvorschlages bzw. bei der Mahnung kam es zu einer Sperre, das bedeutet, die Verarbeitung kann nicht mehr fortgesetzt werden. In diesem Fall kann nach Rücksprache mit der EDV-Abteilung der Mahnvorschlag entsperrt und anschließend gelöscht werden. |
Konten im Mahn- vorschlag | Öffnet eine Auflistung über alle im Mahnvorschlag selektierten Personenkonten. Über das Kontextmenü können die Mahnpositionen verwaltet oder das Personenkonto gesperrt werden. |
Mahnung erstellen | Erstellt entsprechend dem Mahnvorschlag die Mahnschreiben und Zinsbriefe. |
Mahnvorschlag erstellen
Um eine Auflistung der im Mahnlauf berücksichtigten Personenkonten und die zugehörigen Offenen Posten zu erhalten, muss für die erfasste Selektion ein Mahnvorschlag erstellt werden. Dies ist über den Punkt „Mahnungsvorschlag erstellen" im Kontextmenü des Mahnlaufkopfes möglich.
Der Mahnvorschlag erstellt eine Liste aller selektierten Personenkonten und die zugehörigen fälligen Rechnungen und Gutschriften. Die Steuerung ob Gutschriften generell oder bei Fälligkeit berücksichtigt werden erfolgt über die Tabelle VLRF30.
Hierbei ist zu beachten, dass in folgenden Fällen Posten nicht in den Mahnlauf aufgenommen werden:
- Personenkonten ist in Mahnausschlussdatei vorhanden
- Seit der letzten Mahnung sind noch nicht die im Personenkonto oder Mahngruppe hinterlegten Mahnabstandstage vergangen
- Posten ist noch nicht fällig
- Posten, ist im Geldverkehr zugeordnet
- Posten hat eine Mahnsperre, die nach Tabelle FRD MSP nicht für die Selektion zugelassen ist
Nach einem erstellten Mahnvorschlag gibt es folgende Bearbeitungsmöglichkeiten für den Mahnlauf:
Mahnvorschlag drucken | Druckt eine Liste der aufgelisteten Personenkonten im Mahnlauf. |
Mahnung erstellen | Mahnt die im Mahnvorschlag aufgelisteten Personenkonten an. |
Dialogverwaltung
Die anzumahnenden Posten eines Mahnvorschlags können über die Dialogverwaltung bearbeitet werden.
Personenkonten
Alle vorgeschlagenen Konten werden angezeigt. Mögliche Ausprägungen des Mahnstatus sind in der Tabelle FRDMAT zu finden, welche in Kapitel 4.2. erläutert wird.
Zu jedem Personenkonto lassen sich die zugehörigen Mahnpositionen über das Kontextmenü oder einem einfachen Mausklick anzeigen.
Zudem besteht die Möglichkeit, über das Menü ein Personenkonto für den Mahnlauf zu sperren.
Eine Kontensperre bewirkt, dass das betroffene Konto in der Mahnung nicht berücksichtigt wird.
Wird ein Personenkonto gesperrt, gibt es über das Menü die Möglichkeit dieses Personenkonto für den Mahnlauf zu entsperren.
Wird die Personenkontoauflistung über das Kontextmenü des Mahnlaufkopfes gewählt, stehen die oben genannten Funktionen auch in dieser Ansicht zur Verfügung.
Sollen nur die Personenkonten angezeigt werden, die auch eine Mahnung erhalten, so ist über die Filterfunktion eine Selektion (z.B. Mahntyp) möglich.
Offene Posten
Über ein Personenkonto lassen sich die zugehörigen Offenen Posten anzeigen und verwalten. Allen überfälligen Offenen Posten wird das Fälligkeitskennzeichen „1" zugeordnet.
In der Bearbeitung eines Offenen Postens ist es möglich, das Fälligkeitsdatum sowie das Mahnsperrkennzeichen zu verändern.
Ist das zugehörige Personenkonto oder der Posten selbst gesperrt, ist eine Bearbeitung nicht möglich.
Bei einer Änderung des Fälligkeitsdatums wird die Zahlungsbedingung zurückgesetzt sowie die Skontotage neu gerechnet. Fällt ein fälliger Posten aufgrund der Fälligkeitsänderung nicht mehr unter die Mahnlaufselektion, wird das zugehörige Fälligkeitskennzeichen gelöscht.
Im Falle einer Gutschrift erhält der Posten kein Fälligkeitskennzeichen, wird jedoch in der Mahnung mit den berücksichtigten Posten verrechnet. Soll eine Gutschrift im Mahnlauf nicht berücksichtigt werden, kann eine Mahnsperre auf den entsprechenden Posten gesetzt werden.
Mahnung abrufen
Sollen die aufgelisteten Personenkonten angemahnt werden, kann aus dem Kontextmenü des Mahnvorschlags der Mahnlauf erstellt werden.
Alle nicht gesperrt Personenkonten mit Status „Mahnung" und nicht gesperrten, überfälligen Offenen Posten werden anschließend in der Mahnung berücksichtigt und erhalten einen Mahnschreiben, insofern sie einen Soll-Saldo aufweisen.
Innerhalb des Mahnungsvorganges wird die Mahnstufe der Offenen Posten erhöht, das aktuelle Mahndatum fortgeschrieben und temporär gesetzte Mahnsperren wieder zurückgesetzt. Zudem wird ein Satz in die Mahnhistorie je Personenkonto und Beleg geschrieben.
Wurde im Firmenstamm ein Mahnzinssatz hinterlegt und ist das entsprechende Personenkonto für die Zinsrechnung aktiviert, wird zusätzlich ein Zinsbrief im Mahnlauf gedruckt.
Wurde ein Mahnvorschlag einmal angemahnt, erhält der Mahnlauf den Status „ J": Für diesen Satz ist nun ausschließlich die Funktion „Mahnvorschlag löschen" möglich. Es können keine Änderungen an Positionen mehr durchgeführt werden.
Mahnhistorie
In der Mahnhistorie werden alle Informationen über angemahnte Personenkonten und Offene Posten fortgeschrieben.
Die Mahnhistorie auf Personenkontenebene zeigt, wann ein Personenkonto zuletzt angemahnt wurde und welche Gebühren in der Mahnung angefallen sind.
Die Betragsinformationen von im Mahnlauf berücksichtigten Belegen können über die Mahnhistorie auf Belegebene angezeigt werden.
Zudem können pro Mahnlauf alle angemahnten Belege angezeigt werden.
Mahnlauf zurücksetzen
Ein Mahnlauf kann über die Navigation unter dem Programm ‚Mahnlauf zurücksetzen' (FB51330R) zurückgesetzt werden.
Für das Zurücksetzen eines Mahnlaufes ist es möglich, das Mahndatum sowie eine Selektion für Personenkontonummern anzugeben.
Bei diesem Vorgang werden die Mahnstufen der betroffenen Offenen Posten vermindert, maschinell gesetzte Mahnsperren wieder zurückgesetzt und zugehörige Einträge in der Mahnhistorie wieder gelöscht.
Versandsteuerung
Es gibt zwei Möglichkeiten zur Hinterlegung der Drucksteuerung
- Hinterlegung der Versandart im Personenkonto und
- Hinterlegung in der Tabelle FRDFBR.
Hierbei hat die Hinterlegung im Personenkonto Vorrang vor der Tabelle. Wird eine Versandart gewählt, für die kein Empfänger vorhanden ist, wird die nächste Versandart gezogen.
Beispiel:
Im Personenkonto ist folgendes hinterlegt:
- E-Mail-Adresse
- Keine Faxnummer
- Für die Mahnung ist im Personenkonto „Fax" hinterlegt.
In der Tabelle FRDFBR ist hinerlegt:
- Fax
- Papier
Da keine Faxnummer vorhanden ist, ist der Versand über Fax nicht möglich. Somit wird die Tabelle FRDFBR herangezogen. Hier wird die Option „Fax" übersprungen und die zweite Option geprüft. Da im Personenkontenstamm eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Mahnung per Mail versendet.
Folgende Kombinationen sind hierbei möglich:
- wird beim Abruf kein Printdrucker ausgewählt, werden die Hinterlegungen in der Tabelle FRDFBR und im Personenkonto nicht berücksichtigt.
- wird in dem Personenkonto „Mail, Fax oder Papier" angegeben und beim Druck ein Printdrucker ausgewählt, so wird der Wert aus dem Personenkonto herangezogen.
- wird im Personenkonto „nach Tabelle FRDFBR" angeben und beim Druck ein Printdrucker ausgewählt, so wird der Wert aus Tabelle herangezogen.
Die Mahntexte für Mahnungen über Print-Druck werden in den jeweiligen Print-Vorlagen definiert.