Zu den periodischen Aufgaben der Anlagenbuchhaltung gehören:

• Abschreibungen buchen
• Kalkulatorische Zinsen buchen
• Vorläufigen Jahresabschluss durchführen
• Endgültigen Jahresabschluss durchführen

1. 
   

   Abschreibungen buchen

Damit Abschreibungen korrekt gebucht werden, sollte folgende Vorgehensweise eingehalten werden:

• Pflege der Stammdaten
• Berechnen der Vorlaufwerte
• Buchen des Periodenabschlusses

Pflege der Stammdaten

• In Tabelle FRD AAT sind alle Rechnungskreise definiert, für die Abschreibungen gebucht werden sollen.
• Die Rechnungskreise pro Wirtschaftsgut sind angelegt und die Abschreibungsparameter korrekt gepflegt.
• Die AfA-Tabellen sind angelegt.
• Die Indexreihen für die Berechnung des Wiederbeschaffungswertes sind angelegt.
• Die Perioden des aktuellen Wirtschaftsjahres haben den Status '0'.

Vorlaufwerte für Abschreibungen

Zu Beginn eines Wirtschaftsjahres müssen je Rechnungskreis Vorlaufwerte für alle Wirtschaftsgüter berechnet werden.
Bei den Vorlaufwerten handelt es sich um geplante Abschreibungen.
Die Abschreibungsvorlaufwerte bilden die Grundlage für die zu buchenden Werte.
Für ein Wirtschaftsgut gibt es pro Rechnungskreis und Normal- und Sonderabschreibung einen Satz pro Wirtschaftsjahr.
Beispiel:

Schlüssel:BuchungsschlüsselFVN:Vorschau Normal-AfA
FVS:Vorschau Sonder-AfA
Die geplanten Abschreibungen können je Rechnungskreis und Wirtschaftsgutnummer/-unternummer über das Programm 'Geplante Abschreibungen anzeigen' im Auskunftssystem angezeigt werden.
Bei der Ermittlung der Vorlaufwerte werden alle wichtigen Prüfungen auf Vollständigkeit und Konsistenz der Daten durchgeführt und es wird ein Prüfprotokoll erstellt.

Fehlermeldungen

Es können folgende Fehlermeldungen auftreten:
Programmtechnische Fehler

• Programm FA50165R für 'Letzte gebuchte Periode ermitteln' nicht vorhanden.
• Programm FA50162R für 'Wiederbeschaffungswert ermitteln' nicht vorhanden.
• Programm FA50163R für 'Tageszahlen ermitteln' nicht vorhanden.

Fehler in der Reihenfolge der Verarbeitung

• Steuerungstabelle VRL F04 nicht angelegt
• Wirtschaftsjahr für Wirtschaftsgut/Rechnungskreis bereits abgeschlossen
• Letztes Wirtschaftsjahr für Wirtschaftsgut / Rechnungskreis noch nicht abgeschlossen
• Abschreibungsmethode nicht in der Tabelle vorhanden
• Anlagengruppe nicht vorhanden
• Kontenzuordnung nicht vorhanden
• Abweichender Erinnerungswert erreicht
• Sachkonto ist nicht in Stammdatei hinterlegt
• Sachkonto ist kostenstellenpflichtig
• Schichtabschreibungssatz nicht in Tabelle hinterlegt

Der Periodenabschluss

Die Verbuchung von Abschreibungen erfolgt im Periodenabschluss.
Der Periodenabschluss kann für einzelne Rechnungskreise zu unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen durchgeführt werden.
In der Regel wird die steuerliche und handelsrechtliche Abschreibung einmal jährlich für die Periode 12 gebucht. Die kalkulatorische Abschreibung wird für die Zwecke der Kostenrechnung monatlich gebucht.
Die Verbuchung des Rechnungskreis 'IF' (Investitionsfreibetrag) erfolgt einmal jährlich zum Wirtschaftsjahresende.
Es wird die Differenz zwischen den geplanten Vorlaufwerten und den bereits echt gebuchten Abschreibungen gebucht.
Nicht gebuchte Abschreibungen werden nachgeholt bzw. bereits zuviel gebuchte Abschreibungen (z.B. durch einen zu hohen Abschreibungsprozentsatz) werden innerhalb des aktuellen Wirtschaftsjahres korrigiert.
Beispiel:

• Abrechnungsdatum: 31.03.15

Wirtschaftsgut:0000001 000
Rechnungskreis:03 Kalkulation
Es wird gebucht:

• Abrechnungsdatum: 31.05.14

Wirtschaftsgut:0000001 000
Rechnungskreis:03 Kalkulation
Es wird gebucht:

Der Periodenabschluss kann, wenn die Check Box 'Fortschreiben' nicht markiert wird, beliebig oft als Probelauf gefahren werden.
Sortierkriterien sind wahlweise Bestandskonto, Geschäftsbereich/Kostenstelle oder Abschreibungskonto.
Bei einem Abschreibungslauf werden für jedes Wirtschaftsgut mindestens zwei Buchungssätze in die abgebende Schnittstelle der Anlagenbuchhaltung gestellt. Dies ergibt bei vielen Wirtschaftsgütern und monatlicher Abschreibungsbuchung ein großes Datenvolumen.
Wenn das Kennzeichen 'Abschreibungen verdichten' markiert wird, werden alle Abschreibungsbuchungen zusammengefasst, die in folgenden Kriterien übereinstimmen:

• Abschreibungskonto
• Rechnungskreis
• Buchungskreis
• Belegnummer
• Buchungsdatum
• Gb/Kostenstelle

Die zusammengefassten Wirtschaftsgüter erhalten alle dieselbe Wirtschaftsgutnummer '****** ***'.

Zu verbuchende Abschreibungen anzeigen

Die zu buchenden Abschreibungen werden am Bildschirm angezeigt.
Beispiel: (siehe oben)
Es werden pro Wirtschaftsgut die laufenden, d.h. die aktuell gebuchten Abschreibungen von 100,00 EUR und die kumulierten Abschreibungen von 250,00 EUR angezeigt.

Abschreibungen in die Fibu übernehmen

FBUPeriodenab-schluss buchenUSNINP USNIEP
Die Abschreibungen werden zunächst in die Datei USNIEP gestellt. Vor Übernahme dieser Daten in die abgebende Schnittstellendatei USNINP werden alle Abschreibungsbuchungen überprüft und ein Protokoll aller fehlerhaften Sätze erzeugt (z. B. Kostenstelle bei Sachkonto erforderlich ).
Fehlerhafte Sätze können mit dem Programm 'Schnittstellen verwalten (Unverdichtete Daten)' bearbeitet werden (Menü Anwendungsmanagementarbeiten/Schnittstellen).
Um diese Sätze anschließend in die Fibu (USNINP) zu buchen, muss das Programm 'Schnittstellenverdichtung abrufen' aufgerufen werden:
Die Verbuchung der vorher fehlerhaften Sätze aus der USNIEP wird dann erneut abgerufen.

Buchungen von kalkulatorischen Zinsen

Damit kalkulatorische Zinsen korrekt gebucht werden, sollte folgende Vorgehensweise eingehalten werden:

• Pflege der Stammdaten
• Vorlaufwerte berechnen
• Kalkulatorische Zinsen buchen

Pflege der Stammdaten

• In Tabelle FRD AAT muss ein Zinsrechnungskreis definiert werden.
• Im Programm 'Kontenzuordnungen verwalten' müssen für den Zinsrechnungskreis und die entsprechenden Kontenzuordnungsnummern die Konten für die Verbuchung der kalkulatorischen Zinsen angeben werden:
• Kost. Kto. Kalkulatorische Zinsen
• Verr. kalkulatorische Zinsen
• Im Anlagenstamm müssen folgende Felder gepflegt werden:
• Kalkulatorische Zinsart

Sie bildet die Basis zur Berechnung der kalkulatorischen Zinsen. Basiswert kann der Anschaffungs-, Wiederbeschaffungs- oder Buchwert sein. Über den prozentualen Anteil (Tabelle FRD VAT) wird angegeben, wie viel von diesem Wert zur Berechnung herangezogen wird.

• Kalkulatorischen Zinsstaffel

Mit dieser Zinsreihe werden die kalkulatorischen Zinsen je Wirtschaftsjahr ermittelt. Die Definition erfolgt in Tabelle FRD IXT.
Beispiel:
Anschaffungswert (2014):8.099,50 EUR
Kalk. Zinsart: 030 ( vom Anschaffungswert)
Proz. Anteil: 50 %
Basiswert: 4.049,75 EUR
Kalk. Zinsstaffel: 113  2013 6,7
2014 7,0
2015 7,5
Kalkulatorische Zinsen (2009):

Vorlaufwerte für kalkulatorische Zinsen

Wenn kalkulatorische Zinsen gebucht werden sollen, müssen zunächst die Vorlaufwerte berechnet werden.
Bei den Vorlaufwerten handelt es sich um geplante kalkulatorische Zinsen.
Die Zinsvorlaufwerte bilden die Grundlage für die zu buchenden Werte.
Beispiel:

Buchungsschlüssel FVZ (Vorschau kalk. Zinsen)
RK ZS (Kalkulatorischer Zinsrechungskreis)
Die geplanten kalkulatorischen Zinsen werden je Wirtschaftsjahr auf 12 Perioden verteilt.
Bei der Ermittlung der Vorlaufwerte werden alle wichtigen Prüfungen auf Vollständigkeit und Konsistenz der Daten durchgeführt, und es wird ein Prüfprotokoll erstellt.

Fehlermeldungen

Folgende Fehlermeldungen können auftreten:
Programmtechnische Fehler

• Programm FA50162R für 'Wiederbeschaffungswert ermitteln' nicht vorhanden
• Programm FA50260R für 'Kalkulatorischen Zinssatz Periode ermitteln' nicht vorhanden.
• Programm FA50163R für 'Tageszahlen ermitteln' nicht vorhanden.

Fehler in der Reihenfolge der Verarbeitung

• Steuerungstabelle VRL F05 nicht angelegt
• Die Kalkulatorische Zinsart ist nicht in der Tabelle hinterlegt
• Rechnungskreisstammsatz nicht vorhanden
• Anlagengruppe nicht vorhanden
• Kontenzuordnung nicht vorhanden
• Kalkulatorisches Zinskonto nicht in Kontenzuordnungsdatei angelegt
• Sachkonto ist nicht in Stammdatei hinterlegt
• Sachkonto ist kostenstellenpflichtig

Die geplanten kalkulatorischen Zinsen können über das Programm 'Geplante kalkulatorische Zinsen anzeigen' im Auskunftssystem angezeigt werden.

Kalkulatorische Zinsen buchen

Es wird die Differenz zwischen den geplanten Vorlaufwerten und den bereits echt gebuchten kalkulatorischen Zinsen gebucht.
Beispiel:
Abrechnungsdatum:31.03.15
Wirtschaftsgut: 0000001 000
Es wird gebucht:

Hinweis:
Scheidet ein Wirtschaftsgut unterjährig aus, erfolgt die Buchung von kalk. Zinsen nur bis einschließlich der Periode, die vor dem Abgang / der Verschrottung des Wirtschaftsgutes liegt.
Beispiel: Verschrottung im Juni / Buchung von kalk. Zinsen Januar - Mai
Für den Buchungslauf der kalk. Zinsen bedeutet das:

• Erfolgt dieser jeweils zum letzten eines Monats, werden für abgegangene / verschrottete Wirtschaftsgüter des laufenden Jahres noch anteilig kalk. Zinsen gebucht (siehe Beispiel).

• Erfolgt dieser nur einmal am Jahresende, werden für abgegangene / verschrottete Wirtschaftsgüter des laufenden Jahres keine kalk. Zinsen mehr gebucht!

Abschreibungen und Kalk. Zinsen mit Auftragsnummer

Die Kosten bestimmter Anlagegüter, wie beispielsweise von Firmenfahrzeugen, werden häufig mit einem BIA-Auftrag als Kostensammler kontiert. Gegen diese Kosten müssen die Abschreibungen laufen, indem die Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung mit Auftragsnummer gebucht werden.
Bei der Buchung von Abschreibungen, kalk. Zinsen sowie bei Dialogbuchungen (Abgänge etc. und manuellen Abschreibungen) können Auftragsnummern herangezogen werden. Diese werden im Anlagenstamm hinterlegt und bei den relevanten Buchungen mitgegeben, sofern für das entsprechende Sachkonto die Zusatzkontierung 'Auftragsnummer' zulässig ist.

Es dürfen nur gültige Auftragsnummern hinterlegt werden und es müssen immer beide Felder (Anwendung und Auftragsnummer) eingegeben werden.
Eine Vorbelegung des Feldes 'Auftragsnummer' im Anlagenstamm bei der Aktivierung von Wirtschaftsgütern aus der Eingangsschnittstelle FAB (Datei FPOOLP) findet nicht statt.
Die Zusatzkontierung 'Auftragsnummer' wird lediglich bei Soll-Buchungen (Abschreibungen) gezogen. Haben-Buchungen (Bestands- oder Wertberichtigungskonten) erfolgen nicht mit Auftragsnummern!

Es wird grundsätzlich die im Anlagenstamm hinterlegte Auftragsnummer gezogen, manuelle Eingaben sind nicht möglich.
Auf dem Fehlerprotokoll der Vorlaufwerteberechnung (Abschreibungen und Kalk. Zinsen) wird eine Fehlermeldung ausgegeben, wenn beim entsprechenden Abschreibungskonto die Zusatzkontierung 'Auftragsnummer' erforderlich ist, im Anlagenstamm des Wirtschaftsgutes jedoch keine hinterlegt ist.

Vorläufiger Jahresabschluss

Ein vorläufiger Jahresabschluss wird durchgeführt, wenn zwei Wirtschaftsjahre bebuchbar sein müssen.
Beispiel:
Es sollen kalkulatorische Abschreibungen für das neue Wirtschaftsjahr und Umbuchungen oder Aktivierungen für die Periode 12 des alten (vorläufig abgeschlossenen) Wirtschaftsjahres durchgeführt werden.
Wenn ein vorläufiger Jahresabschluss durchgeführt worden ist, haben alle Perioden des alten Wirtschaftsjahres den Status '8'.
Der Vorläufige Jahresabschluss hat folgende Funktionen:

• Bildung der Vorträge an kumulierten Abschreibungen in der Abschreibungsbewegungsdatei für das neue Wirtschaftsjahr
• Erstellen der Vorlaufsätze (geplante Abschreibungen) für das kommende Wirtschaftsjahr.

Vorgehensweise bei Abgängen und Umbuchungen

Bei Abgängen und Umbuchungen im vorläufig abgeschlossenen Wirtschaftsjahr werden vom System die Vorlaufwerte neu berechnet, die Abschreibungen bis zur letzten Periode des Wirtschaftsjahres gebucht und ein Vortragssatz für das neue Wirtschaftsjahr gebildet.

Vorgehensweise bei Zugängen

Bei Zugängen im vorläufig abgeschlossenen Wirtschaftsjahr werden vom System die Vorlaufwerte neu berechnet, die Abschreibungen bis zur letzten Periode des alten Wirtschaftsjahres gebucht und der Vortrag für das neue Wirtschaftsjahr gebildet.

Vorgehensweise im vorläufig abgeschl. Jahr der Fibu

Die Funktionalität der 13./ 14./ 15. Periode gibt es auch in der Anlagenbuchhaltung (siehe Verfahrenshandbuch Abschlüsse im Rechnungswesen).

FAB-Belege (Abgänge, manuelle Abschreibungen etc.)

Sollen im vorläufig abgeschlossenen Jahr der Finanzbuchhaltung noch FAB-Belege gebucht werden, muss die gewünschte Abschlussperiode erfasst werden. Dieses Feld erscheint auf der Maske, wenn die Periode 12 des relevanten Wirtschaftsjahres in der Finanzbuchhaltung den Status '8' hat und ein Buchungsdatum in dieser Periode eingeben wird.

Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen

Im vorläufig abgeschlossenen Wirtschaftsjahr der Finanzbuchhaltung können keine Buchungen mehr über die Schnittstellen USNIEP und USNINP in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Daher erhält der Anwender eine Fehlermeldung, wenn versucht wird, Abschreibungen oder kalkulatorische Zinsen in diesem Zeitraum zu buchen.

Zugänge

Wenn die Periode 12 eines Wirtschaftsjahres in der Finanzbuchhaltung den Status ‚8' hat, dürfen aus diesem Grund nur Wirtschaftsgüter mit der Abschreibungsmethode 'MN' aktiviert werden, da ansonsten ein Datensatz an die Schnittstelle USNIEP/ USNINP übergeben würde (der nicht weiter verarbeitet werden könnte).
Wird versucht, ein Wirtschaftsgut mit einer Abschreibungsmethode ungleich ‚MN' zu aktivieren, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung.
Wichtig: Die Abschreibungen müssen manuell über das Programm 'Wirtschaftsgüter' gebucht werden.

Skonto und Abweichende Anschaffungswerte

Wenn die Periode 12 des Abrufjahres für die Finanzbuchhaltung den Status '8' hat, sind keine Skontoumbuchungen mehr möglich bzw. es können keine abweichenden Anschaffungswerte mehr verwaltet werden. Der Anwender erhält eine Fehlermeldung.

Endgültiger Jahresabschluss

Voraussetzung für die Durchführung des Jahresabschlusses ist, dass für die Periode 12 des laufenden Wirtschaftsjahres ein Periodenabschluss gebucht worden ist.
Der Jahresabschluss hat folgende Funktionen:

• Bildung der Vorträge an kumulierten Abschreibungen in der Abschreibungsbewegungsdatei für das neue Wirtschaftsjahr
• Kennzeichnung der Wirtschaftsgüter, die degressiv abgeschrieben werden und bei denen eine Umstellung auf die lineare Abschreibung erfolgen soll.
• Einstellung und Auflösung eines Sonderpostens mit Rücklageanteil als Unterschiedsbetrag zwischen einer handelsrechtlichen und steuerlichen Abschreibung.

Hinweis:
Der Jahresabschluss hat nur für den Sonderposten eine buchende Funktion.
Wenn der endgültige Jahresabschluss durchgeführt worden ist, haben alle Perioden des alten Wirtschaftsjahres je Rechnungskreis den Status '9', und das Anwendungsgebiet FAB der allgemeinen Periodendatei UBPERP erhält ebenso den Status '9'.