e-Rechnung Software für ZUGFeRD und XRechnung Ratgeber – Info, Tipps und Tricks

Eine e-Rechnung müssen Sie – im Gegensatz zur Papierrechnung – nicht mehr drucken, in ein Kuvert verpacken, frankieren und zur Post bringen, sondern Sie können die Rechnung auch per e-Mail an Ihren Kunden schicken. Dies spart Zeit und Kosten und meist erhalten Sie früher Ihr Geld.

e-Rechnung sind im B2B akzeptiert und aus eigener Erfahrung wir können Ihnen versichern, dass es überhaupt kein Problem ist eine Rechnung als .PDF in einer eMail zu verschicken.Auch wenn es nur ein sehr kleiner Beitrag zum Umweltschutz ist: die e-Rechnung braucht kein Papier.
Mittlerweile ist die e-Rechnung in Deutschland, Österreich und in der Schweiz voll ausgerollt und breit akzeptiert.

Rechtliche Voraussetzungen für die elektronische Rechnung

Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Empfänger und Aussteller müssen der elektronischen Rechnungslegung zustimmen
• Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. z.B. PDF-Format
• Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
• Die Echtheit der Herkunft garantiert sein.
• Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
• Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.

Aussteller und Empfänger müssen der e-Rechnung zustimmen

Nur wenn Ihr Kunde als Rechnungsempfänger mit der elektronischen Rechnungslegung einverstanden ist, können Sie eine elektronische Rechnung rechtswirksam erstellen. Besteht der Kunde auf eine Papierrechnung, müssen Sie ihm eine solche übermitteln. Umgekehrt sind Sie nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen anzubieten, selbst wenn Ihr Kunde darauf besteht.

Die Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Widerspricht der Kunde nach Erhalt der elektronischen Rechnung nicht, kann seine Zustimmung durch stillschweigende Billigung angenommen werden. Es empfiehlt sich auch die Aufnahme einer Klausel in die AGB. Will er eine Papierrechnung haben, dann müssen Sie wie bisher dies innerhalb von 6 Monaten machen. Sonst handeln Sie rechtswidrig und können auf Schadenersatz verklagt werden.

Ein elektronisches Format muss vorliegen

Welches Format Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen. PDF ist natürlich besonders geeignet, aber Sie können Rechnungen auch in Bilddateien (.jpg, .gif, .png,…) übermitteln. Auch auf die Form der Übermittlung (E-Mail, Download etc.) kommt es nicht an. Bei der Übermittlung mit Telefax liegt jedoch keine elektronische Rechnung vor. Eine Rechnung per Fax gilt als Papierrechnung.

Bedenken Sie bei der Wahl des Formats die Aufbewahrungspflichten für Geschäftspapiere (Österreich: 7 Jahre; Deutschland: 10 Jahre). Das gewählte Format muss für diese Zeitdauer auch künftig lesbar sein. In Deutschland muss eine elektronischen Rechnung auch elektronisch aufbewahrt werden. In Österreich darf eine e-Rechnung auch zur Aufbewahrung ausgedruckt werden

Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit

Letztlich geht es darum, dass die Rechnung durch die elektronische Übermittlung nicht verändert wird.

War bisher die digitale Signatur die einzige Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist sie künftig keine zwingende Voraussetzung mehr für die elektronische Rechnung. Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung können auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt sein. Für die Ausgestaltung dieses Kontrollverfahrens gibt es keine Vorgaben, zumal ein solches „Controlling“ auch bei Papierrechnungen in jedem Betrieb bestehen wird.  

Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug

Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 11 Abs 1 und Abs 6 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für elektronische wie für Papierrechnungen gleichermaßen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine Vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.

Elektronische Rechnungseinbringung in Österreich

ebInterface, der österreichische Standard für die E-Rechnung, wird insbesondere vom Bund und der öffentlichen Verwaltung eingesetzt.  Lieferanten an den Bund müssen Rechnungen im ebInterface-Format einbringen. 

EasyFirma 3 unterstützt ebInterface 5.0, 6.00 und 6.1, Sie können Ihre Rechnungen per Klick in diesem Format exportieren. 

e-Rechnungsformat in Deutschland

Die ZUGFeRD Rechnung ist das offizielle deutsche elektronische Rechnungsformat. In der aktuellen Version ist auch XRechnung – der Standard, der die Rechnungsdatenübertragung an deutsche Behörden regelt – enthalten. Mit EasyFirma 3 können Sie Ihre Rechnungen unter anderem auch im ZUGFeRD-Format exportieren (bzw. ist jede erzeugte PDF eine ZUGFeRD-PDF in der Version 1.0 – 2.1.1). 

Aktuelle Neuigkeiten zum Thema e-Rechnung in Deutschland finden Sie in unserem Blog. 

e-Rechnungen in der Schweiz

In der Schweiz gilt seit 1. Januar 2016 die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für Lieferanten der Bundesverwaltung. Die Rechnung muss elektronisch als PDF übermittelt werden. Der swissDIGIN-Standard definiert dabei die für die elektronische Rechnung erforderlichen Pflichtfelder. EasyFirma 2 unterstützt dabei die Schweizer QR Rechnung und integriert den Swiss QR Code automatisch auf Ihrer Rechnung. 

e-Rechnungen mit EasyFirma 3

Mit unserem Rechnungsprogramm können Sie in wenigen Schritten rechtssichere elektronische Rechnungen erstellen. EasyFirma 3 nutzt für die elektronische Rechnung das weit verbreitete und für den elektronischen Dokumentenaustausch entwickelte .pdf Format. Direkt aus unsere Software heraus können Sie die Rechnung als Anhang an die e-Mail Ihres Kunden schicken.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im ebInterface oder ZUGFeRD Format zu exportieren. Damit können Sie strukturierte Rechnungen erstellen, die vom Empfänger maschinell eingelesen werden können.  Dies ist besonders für den Rechnungsdatenaustausch mit Behörden in Deutschland und Österreich Pflicht. Aber auch Sie können eine erhaltene Rechnung, die auf diesem Format beruht, automatisch in Ihre Ausgabenbuchhaltung einlesen. 

Selbstverständlich lassen sich auch die elektronischen Rechnungen im pdf-Format im Design anpassen, mit dem Firmenlogo versehen und direkt aus dem Programm heraus per E-Mail versenden. Hier finden Sie Beispiele.

Tipps zum elektronischen Rechnungsversand

Der elektronische Rechnungsversand mittels e-Rechnung bietet Ihnen viele Vorteile, nicht nur weil Sie Kosten wie z.B. beim Porto einsparen können und auch früher Ihr Geld bekommen.

• Durch die Automatisierung der Rechnungserstellung mit EasyFirma 3 sparen Sie Zeit und können Ihre Rechnungen mit nur einem Klick per E-Mail versenden.
• Zusätzlich müssen Sie Ihre Rechnungen nicht mehr ausdrucken, sondern können sie auch digital aufbewahren und archivieren. Das spart Platz in Ihren Räumlichkeiten. 
• Hier müssen Sie allerdings beachten, dass Sie elektronische Rechnungen 10 Jahre aufbewahren müssen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnungsdaten mindestens einmal pro Monat auf einem externen Datenspeicher (USB, Festplatte etc.) zu sichern.
• Achten Sie auch auf eine sinnvolle und nachvollziehbare Ablage, dies erleichtert Ihnen später die Wiederauffindbarkeit Ihrer e-Rechnungen.

EasyFirma 3 nutzt für die elektronische Rechnung das weit verbreitete und für den elektronischen Dokumentenaustausch entwickelte PDF Format. Weiters haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im ZUGFeRD bzw. XRechnungsformat sowie im österreichischen ebInterface-Format zu exportieren. Auch ein Export im DATEV-Format ist möglich. Dies vereinfacht und beschleunigt beispielsweise auch Ihre Betriebsprüfung wenn Ihre e-Rechnungen im XML-Format bzw. als strukturierte Daten vorliegen.

Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsversand 

Um eine e-Rechnung an Ihren Kunden via E-Mail zu versenden, müssen beide Parteien einem elektronischen Rechnungsversand zustimmen. Wenn Sie eine elektronische Rechnung an Ihren Kunden schicken und er diese annimmt und bezahlt, gilt dies als Zustimmung.

Auch müssen die Echtheit der Rechnungsherkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein.

Mehr Informationen zur e-Rechnungen finden Sie hier.

Noch ein Tipp: Verwenden Ihre Geschäftspartner ebenfalls elektronische Rechnungen, macht es Sinn sich mit Ihnen auf ein gemeinsames Dateiformat zu einigen, wie z.B. ZUGFeRD. Zusätzlich zur PDF-Rechnung wird eine XML-Datei mitgesendet, die der Rechnungsempfänger maschinell auslesen kann (und so in seine Buchhaltungs-Software übernehmen kann). EasyFirma 3 unterstützt wie bereits erwähnt die gängigsten Formate (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface).

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Uns ist bewußt, dass unsere Software für kleine Transportunternehmen sich nur dann wirklich bewährt, wenn es sich in Betriebsabläufe gut einfügen läßt. Daher bieten wir eine Demoversion von EasyFirma 3 an, die Sie 30 Tage lange kostenlos und unverbindlich testen können.

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