Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst #zumVorgang

2. Grundlagen und Ordnung des Schriftguts

2.1 AKTENRELEVANZ

 

(1) Ob etwas aktenrelevant ist, ergibt sich aus einzuhaltenden Rechts- und
Verwaltungsvorschriften oder kann z.B. anhand der nachfolgenden Kriterien
bestimmt werden:

e Wird Verwaltungshandeln (Wer hat was zu welchem Zeitpunkt warum und wie
gemacht?) dokumentiert?
Sind Rechte Dritter betroffen?

e  Birgt der Vorgang ein Prozessrisiko (Rechtsstreit)?

e_ Liegt eine haushaltsrelevante bzw. finanzwirksame Maßnahme vor?

(2) Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen so transparent und
nachvollziehbar sein, dass auch Vertretende und Nachfolgende sich jederzeit
einarbeiten können.

(3) Transparentes, nachvollziehbares Arbeiten und Einhalten der Verfahrensvorschriften
schützt (auch) vor Regressrisiken und Korruptionsgefahren (RES 27-1).

2.2 AKTENPLAN

(1) Der Aktenplan gibt den Ordnungsrahmen für die Akten vor, weist aber keine Akten
aus. Er ist für alle Beschäftigten des Auswärtigen Dienstes verbindlich.

(2) Akten werden ihrem Thema entsprechend im Aktenplan zugeordnet. Der Aktenplan
ist nach Sachthemen gegliedert, die jeweils nur an einer Stelle des Aktenplans
vorkommen.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Aktenplans werden bei Bedarf ausschließlich von
Referat 121 vorgenommen. Im Auswärtigen Amt (Zentrale) ist die zuständige
Registraturleitung zu beteiligen.

2.3 AKTENBESTANDSVERZEICHNIS

 

(1) Das Aktenbestandsverzeichnis kann elektronisch erzeugt und bei Bedarf ausgedruckt
werden. Für die Erstellung und Pflege des Aktenbestandsverzeichnisses außerhalb
der E-Akte sind die Registrator*innen zuständig.

(2) Das Aktenbestandsverzeichnis weist alle die in der Organisationseinheit bzw.
Auslandsvertretung nach der Aktenplansystematik angelegten Akten aus, unabhängig
davon, ob sie elektronisch oder in Papier vorliegen. Der/Die Registrator*in stellt
sicher, dass den Bearbeitenden das geltende Aktenbestandsverzeichnis bekannt ist.

11 Stand: 01.08.2022

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GC

(1) Sachakten sind als Sammel-, Einzel- oder Sondersachakten zu führen. Jede Akte
erhält ein eigenes Aktenzeichen.

2.4 BILDUNG VON AKTEN

 

(2) Für Fallakten gilt Anlage 3 (Sonderregelungen für Fallakten).

2.5 ZEICHENBILDUNG

 

(1) In der E-Akte sind die Aktenplanzeichen aus dem Aktenplan des Auswärtigen
Dienstes hinterlegt. Die E-Akte generiert

e Aktenzeichen auf Aktenebene,
e davon abgeleitete Vorgangszeichen auf Vorgangsebene und
e davon abgeleitete Dokumentenzeichen auf Dokumentenebene.

(2) Außerhalb der E-Akte werden Aktenplanzeichen, zu denen Akten geführt werden,
aus dem Aktenplan entnommen. Sie werden als Aktenzeichen in das
Aktenbestandsverzeichnis aufgenommen. Die Aktenzeichen können mit Ableitungen
(Erweiterungen bzw. Ergänzungen) entsprechend der Anlagen zum Aktenplan
versehen werden.

(3) Das Geschäftszeichen besteht aus dem Organisationszeichen (Kurzzeichen der
zuständigen Organisationseinheit) und dem Aktenzeichen, das durch einen
Trennstrich angefügt wird. In der E-Akte wird das in den Metadaten angegebene
Aktenzeichen verwendet.

2.6 SYSTEMATIK DER DOKUMENTENABLAGE

(1) Jedes Dokument ist einem Vorgang, jeder Vorgang einer Akte und jede Akte einer
Betreffseinheit im Aktenplan zuzuordnen. Die Zuordnung zu der passenden
Betreffseinheit erfolgt durch den/die Registrator*in in Absprache mit dem/der
Bearbeitenden.

m
"m
—

Die Betreffseinheit (letzte Stufe des Aktenplans) gibt in abstrakter Form eine
behördliche Aufgabe an. Die Akte ist eine Konkretisierung der Betreffseinheit und
erhält einen eigenen aussagekräftigen Titel. In der Akte werden inhaltlich zugehörige
Vorgänge angelegt, die eigene, aussagekräftige Titel erhalten. Die Vorgänge
wiederum enthalten die inhaltlich zugehörigen Dokumente.

(3) Dokumente werden grundsätzlich nur einem einzigen Vorgang zugeordnet. Wenn ein
Dokument in mehreren Vorgängen relevant ist, so wird es dem Vorgang zugeordnet,
in den es nach seinem Hauptinhalt gehört.

(4) Für eine leichtere Handhabung und bessere Übersicht sind Akten und/oder Vorgänge
in der Regel jahrgangsweise zu führen. Akten und/oder Vorgänge von grundsätzlicher
Bedeutung oder geringem Umfang können überjährig geführt werden.

12 Stand: 01.08.2022

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G-

(1) Metadaten liefern Informationen zu den in der E-Akte enthaltenen
Schriftgutobjekten (Akte, Vorgang, Dokument, Schriftstück). Sie können fachlicher
Natur sein (z.B. Inhalt, Absender) oder technischer (z.B. Erstellungsdatum, letzte
Änderung vom). Metadaten ermöglichen eine über Schlagworte hinausgehende
qualifiziertere Suche und bieten hilfreiche Sortierungsmöglichkeiten.

 

2.7 METADATEN

(2) Die Pflege der Metadaten ist in Anlage 9 (Pflege der Metadaten) erläutert.

2.8 AUFBEWAHRUNGSFRIST

(1) Beim Anlegen der Akten muss die Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die
Aufbewahrungsfrist gibt an, wie lange Schriftgut nach abschließender Bearbeitung
noch aufbewahrt werden muss. Die Fristen werden auf Vorschlag des
Registrators/der Registratorin von der Organisationseinheit bzw. Auslandsvertretung
mit Rücksicht auf geltende Rechts- und Verwaltungsvorschriften festgesetzt. Sofern
die Aufbewahrungsfrist nicht gesetzlich bestimmt ist, richtet sich ihre Dauer nach
dem Bearbeitungsinteresse und der Wirtschaftlichkeit.

(2) Aufbewahrungsfristen für Akten werden auf die in ihnen künftig angelegten
Vorgänge vererbt. Die Fristen sind so kurz wie möglich zu bemessen. Die Dauer der
Aufbewahrungsfrist hängt ab von dem Bearbeitungsinteresse und der
Wirtschaftlichkeit. Beide Motive sind gegeneinander abzuwägen.
Aufbewahrungsfristen von mehr als 30 Jahren sind’ mit Referat 117 abzustimmen. Bei
Akten, die im Wege der Beteiligung (sog. Nicht-Federführungsschriftgut) entstanden
sind, reicht eine Aufbewahrung von drei bis fünf Jahren in der Regel aus.

(3) Die Frist beginnt in der E-Akte mit dem Abschließen des Vorgangs. In der
papiergebundenen Registratur beginnt die Frist mit Ablauf des Kalenderjahres.

(4) Orientierungshilfe für die Festlegung von Fristen geben die in der E-Akte
voreingestellten Aussonderungsarten sowie Anlage 4 (Fristenkatalog/Auf-
bewahrungsfristen).

(5) Die in der E-Akte voreingestellte Aussonderungsart darf nur in Rücksprache mit
Referat 117 geändert werden.

2.9 TRANSFERFRIST

(1) Die Transferfrist ist jene Frist, innerhalb der ein geschlossener Vorgang wiederbelebt
werden kann, um enthaltene Dokumente zu bearbeiten oder neue Dokumente zu
ergänzen.

(2) Innerhalb der Transferfrist ist in der E-Akte ein Zugriff auf bereits geschlossene
Vorgänge und Akten möglich. Die Dauer der Transferfrist wird beim Anlegen von
Vorgängen und Akten standardmäßig auf drei Jahre festgelegt. Eine davon
abweichende Frist wird beim Anlegen von Vorgängen und Akten von der zuständigen
Organisationseinheit festgelegt. Sie kann maximal 5 Jahre betragen.

13 Stand: 01.08.2022

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(3) Die Transferfrist wird auf die Aufbewahrungsfrist nicht angerechnet, sondern läuft
parallel zur Aufbewahrungsfrist.

2.10 VERNICHTEN/STORNIEREN VON SCHRIFTGUT

(1) Das Vernichten von digitalem und analogem aktenrelevantem Schriftgut ist
grundsätzlich nicht gestattet. In Zweifelsfällen ist mit dem Politischen Archiv (Referat
117) Rücksprache zu halten.

(2) Aktenrelevantes Schriftgut darf in der E-Akte nur dann storniert werden, wenn
sichergestellt ist, dass darin enthaltene Informationen ordnungsgemäß gesichert sind
oder es z.B. nur irrtümlich doppelt abgelegt ist und keine Aktenrelevanz besitzt.

2.11 UMGANG MIT AKTEN IM EVAKUIERUNGSFALL IM AUSLAND

Im Krisenfall sowie bei Schließung einer Auslandsvertretung (Krisenstufe 4) sind die
Akten in Papierform zu vernichten, sofern keine Möglichkeit der Verbringung an eine
andere Auslandsvertretung oder das Politische Archiv (Referat 117) besteht.
Weitergehende Informationen sind dem jeweils gültigen Krisenkompendium (Anlage
10: Richtlinien für den Schutz bzw. die Vernichtung von Schriftgut) zu entnehmen.

14 Stand: 01.08.2022

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3. Arbeitsweise in der Schriftgutbearbeitung

3.1 GRUNDSATZ

(1) Die Bearbeitenden stellen sicher, dass aktenrelevantes Schriftgut zeitnah vollständig
und übersichtlich der Schriftgutverwaltung (Registratur) zugeführt wird. Die
einheitliche Bearbeitung der Geschäftsvorfälle und die Verwaltung von Schriftgut
müssen gewährleistet sein; Bearbeitende und Registrator*innen arbeiten Hand in
Hand.

(2) Die Ablage von aktenrelevantem Schriftgut ist grundsätzlich Aufgabe der
Registrator*innen.

(3) Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit (im Rahmen der
Aufbewahrungsfristen) aus den elektronisch oder in Papierform geführten Vorgängen
und Akten nachvollziehbar sein.

3.2 EINGÄNGE

Aktenrelevante Eingänge, die einen Geschäftsvorfall auslösen oder diesen ergänzen,
leiten die Bearbeitenden umgehend der Registratur als Kopfstelle zur Erfassung und
Weitergabe in den Geschäftsgang (Verfügung „GG“) zu. Es bleibt den Bearbeitenden
unbenommen, direkt mit der Bearbeitung zu beginnen.

3.3 ANLEGEN VON VORGÄNGEN

(1) Vorgänge, die in Sachakten geführt werden, sind von den Registrator*innen
anzulegen. Es sind nur solche Vorgänge anzulegen, für die die Organisationseinheit
federführend ist. Die zu beteiligenden Organisationseinheiten können Zugriff auf
diesen Vorgang erhalten und darin z.B. ihre Mitzeichnungen vermerken (s. auch 1.5.3).

(2) Für Fallakten gilt Anlage 3 (Sonderregelungen für Fallakten).

3.4 ERSTELLEN VON DOKUMENTEN

(1) Aktenrelevante Dokumente sind unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in
Papierform erstellt werden, in der Regel als amtliche Schriftstücke zu erstellen. Sie

enthalten

e das Geschäftszeichen

e das Datum

e den Gegenstand des Schreibens (in Textform)
e die Zeichnung (als Unterschrift oder Paraphe)

e eine (Schluss-)Verfügung.

S

Bei der Erstellung von E-Mails ist darauf zu achten, dass die vorgenannten Merkmale
sowie eine Signatur enthalten sind.

15 Stand: 01.08.2022

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G-

(3) Für die Erstellung amtlicher Schriftstücke sind die vom Auswärtigen Amt zur
Verfügung gestellten Dokumentenvorlagen zu verwenden.

(4) Näheres regelt Anlage 6 (Übersicht amtlicher Schriftverkehr).

3.5 VERFÜGUNGEN UND VERMERKE

(1) Verfügungen dienen der Steuerung und dem Nachweis der Bearbeitung. Die
Bearbeitung eines Vorgangs wird durch Verfügungen eingeleitet, fortgeführt oder
abgeschlossen.

(2) Vermerke können als Bearbeitungs- bzw. Erledigungsvermerke die geschäftsmäßige
Behandlung des Geschäftsvorfalls dokumentieren oder eine zusammenfassende
Sachverhaltsdarstellung enthalten.

(3) Eine Übersicht über die im Auswärtigen Dienst gebräuchlichen Verfügungen und
Vermerke mit Erläuterungen ist in Anlage 7 (Übersicht Verfügungen) enthalten.

3.6 FEDERFÜHRUNG UND BETEILIGUNG

(1) Der/Die zuständige Bearbeitende in der federführenden Organisationseinheit sorgt
für die Koordinierung und Dokumentation der Aufgabenerledigung. Entsprechend
laufen die Zulieferungen der beteiligten Organisationseinheiten bei dem/der
zuständigen Bearbeitenden der federführenden Organisationseinheit zusammen.
Er/Sie ist für eine vollständige Dokumentation des Geschäftsvorfalls verantwortlich -
einschließlich der Zulieferungen der beteiligten Organisationseinheiten. Alle
aktenrelevanten Dokumente leitet er/sie der Registratur zu.

(2) In der E-Akte können die zuständigen Bearbeitenden weiteren Bearbeitenden der
beteiligten Organisationseinheiten einen lesenden Zugriff auf den gemeinsamen
Vorgang ermöglichen. Die Erstellung von sogenannten Mitwirkungsakten, bei denen
jede beteiligte Organisationseinheit selbst noch einmal eigene Vorgänge bildet, ist
aus Gründen der Datensparsamkeit zu vermeiden.

(3) Die aktive Beteiligung erfolgt im Rahmen der Mitzeichnung; die passive Beteiligung
durch Kenntnisnahme.

3.7 SCHLUSSZEICHNUNG

(1) Wer abschließend zeichnet, übernimmt damit die Verantwortung für den Inhalt.

(2) Die Schlusszeichnung setzt die in den Geschäftsordnungen (GGO, EGO, GOV)
beschriebene Zeichnungsbefugnis voraus. Zu beachten sind etwaige hinzuzufügende
Zeichnungszusätze (z.B. „Im Auftrag“).

(3) Wo möglich, erfolgt die Schlusszeichnung in elektronischer Form. Die Unterschrift
wird in der E-Akte in Form von Zeichnungen vorgenommen, die zum einen direkt auf
Schriftgutobjekten oder im Rahmen einer Aktivität über einen Arbeitsschritt, der eine
Zeichnung vermerkt, angebracht werden können.

16 Stand: 01.08.2022

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3.8 PARAPHIERUNG

(1) Verfügungen und Vermerke (4.5) werden mittels einer Paraphe (Namenskürzel) und
Datum abgeschlossen.

(2) In der E-Akte werden Paraphierungen durch eine (systemische) Unterschrift in Form
einer Zeichnung ersetzt.

3.9 POSTAUSGANG

(1) Postausgänge werden in der Regel elektronisch versandt.

(2) Ausgänge an externe Empfänger (außerhalb des Auswärtigen Dienstes) werden in der
Regel nach Absendung mit Verfügungen der federführenden Registratur zugeleitet.

(3) Ausgänge an interne Empfänger (Auswärtiges Amt und Auslandsvertretungen) sind
bei ihrer Absendung mit Verfügungen an die federführende Registratur in Kopie (als
cc-Empfänger) weiterzuleiten.

(4) Bei der Versendung von Mailanlagen ist RES IT-2 zu beachten.

(5) Der parallele Versand von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten ist zu

unterlassen (RES 20-18).

(6) Dokumente, die aufgrund von Rechtsvorschriften einer eigenhändigen Unterschrift
bedürfen (z.B. zahlungsbegründende Unterlagen, Urkunden, Verträge, Bescheide),
sind weiterhin in Papierform zu übersenden.

3.10 ABSCHLUSS DER BEARBEITUNG

(1) Sobald die Bearbeitung endgültig beendet ist, ist der Vorgang unverzüglich
abzuschließen. Dies erfolgt mittels einer Schlussverfügung, die als Weisung an die
Schriftgutverwaltung (Registratur) gerichtet ist.

(2) Auf Anlage 7 (Übersicht Verfügungen) wird verwiesen.

17 Stand: 01.08.2022

GC

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
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CG+

 

4. Arbeitsweise in der Schriftgutverwaltung (Registratur)

4.1 GRUNDSATZ

(1) Die Registratur dokumentiert den Verbleib des Schriftguts. Sie ist grundsätzlich bei
Eingang, bei der Weitergabe und beim Ausgang von aktenrelevantem Schriftgut zu
beteiligen.

(2) Die Ablage von aktenrelevantem Schriftgut ist grundsätzlich Aufgabe der
Registrator*innen.

(3) Für Fallakten gilt Anlage 3 (Sonderregelungen für Fallakten).

4.2 POSTEINGANGSBEARBEITUNG

(1) Eingänge sind alle Dokumente, die dem Auswärtigen Dienst elektronisch oder in
Papierform zugeleitet werden, unabhängig davon, an welcher Stelle sie eintreffen.

(2) Die Eingänge werden grundsätzlich an die Registratur der zuständigen
Organisationseinheit bzw. Auslandsvertretung weitergeleitet. Die Registrator*innen
stellen die umgehende Verteilung der Eingänge entsprechend der Vorgaben in Anlage
1 (Handbuch mit Anleitungen und praktischen Hinweisen) sicher.

(3) Sofern direkt an die Bearbeitenden adressierte elektronische Eingänge aktenrelevant
sind, stellen diese sicher, dass sie spätestens zum Abschluss der Bearbeitung der
Registratur zugeleitet werden.

(4) Die Registrator*innen ordnen die Eingänge einem bestehenden Vorgang zu bzw.
legen in Absprache mit den Bearbeitenden einen neuen Vorgang an.

(5) Die Erfassung und die Vorlage der Eingänge haben grundsätzlich Vorrang vor anderen
Tätigkeiten.

4.2.1 EINGÄNGE IN ELEKTRONISCHER FORM

(1) Ist ein Zugang zur E-Akte eingerichtet, weist der/die Registrator*in das
aktenrelevante Dokument einem bestehenden Vorgang zu und trägt die Metadaten
entsprechend der Vorgaben in Anlage 9 (Pflege der Metadaten) ein.

(2) Kann das Dokument keinem bestehenden Vorgang zugewiesen werden, leitet es
der/die Registrator*in an den/die zuständige/n Bearbeitende/n weiter. Sofern das
Dokument aktenrelevant ist, legt der/die Bearbeitende die Zuordnung zu einem
Vorgang fest.

(3) Erfolgt die Schriftgutverwaltung in Papierform, wird das Dokument ausgedruckt und
mit einem Eingangsstempel versehen. Eingänge, die federführend in der
Organisationseinheit/Auslandsvertretung bearbeitet werden, werden im
Registriermittel eingetragen.

(4) Irrläufer und offenkundig irrelevante Eingangspost (z.B. Werbungmails) werden
umgesteuert bzw. gelöscht.

18 Stand: 01.08.2022

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4.2.2 EINGÄNGE IN PAPIERFORM

(1) Die Posteinginge werden mit dem Eingangsstempel versehen. In dem
Eingangsstempel werden das Geschäftszeichen sowie ggf. vorhandene Anlagen
eingetragen. Auf fehlende Anlagen wird hingewiesen.

(2) Ist ein Zugang zur E-Akte eingerichtet, ist zu prüfen, ob die Eingänge gescannt
werden können bzw. dürfen. Hinweise sind in Anlage 8 (Scanrichtlinie) enthalten.

(3) Eingescannte Eingänge sind darauf hin zu prüfen, ob das Papieroriginal aufbewahrt
werden muss oder vernichtet werden kann. Eine Übersicht über die Dokumente, die
in Papierform aufzubewahren sind, enthält die Anlage 8 (Scanrichtlinie). Dazu
gehören z.B. Dokumente, die aus Gründen der Rechtssicherheit (z.B. Verträge,
Urschriften von Gesetzen) aufzubewahren sind.

(4) Können eingescannte Papieroriginale vernichtet werden, ist wie unter 4.2.1. zu
verfahren.

(5) Müssen eingescannte Papieroriginale aufbewahrt werden, werden sie nach dem
Scannen und der Zuordnung in der E-Akte in einer Papierakte geführt. Diese bildet
gemeinsam mit der parallel dazu angelegten E-Akte die Hybridakte, wobei die E-Akte
die führende ist. In den Metadaten ist in der E-Akte ein Verweis auf die Papierakte
aufzunehmen.

(6) Kann ein Dokument nicht gescannt werden, wird ein Verweisdokument in der E-Akte
mit entsprechenden Metadaten erfasst.

(7) Ist kein Zugang zur E-Akte eingerichtet, müssen Eingänge, die federführend in der
Organisationseinheit/Auslandsvertretung bearbeitet werden, im Registriermittel
eingetragen werden.

(8) Umschläge mit persönlich adressierten Posteingängen bleiben ungeöffnet. Für den
Fall, dass die persönlich adressierten Unterlagen vom Empfänger als aktenrelevant
eingestuft werden, werden diese Unterlagen an die Registratur zurückgeleitet und
wie reguläre Posteingänge behandelt.

4.3 ABGABE VON SCHRIFTGUT

4.3.1 ABGABE WEGEN UNZUSTÄNDIGKEIT

(1) Ist die Organisationseinheit/Auslandsvertretung für die Bearbeitung bereits
registrierter Eingänge nicht zuständig, sind die eingegangenen Schriftstücke jeweils
über die Registratur an die zuständige Organisationseinheit/Auslandsvertretung
weiterzuleiten.

(2) Dem/Der Absendenden soll eine Abgabenachricht erteilt werden.

19 Stand: 01.08.2022

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung | % "
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4.3.2 ABGABE WEGEN VERLAGERUNG DER ZUSTÄNDIGKEIT

(1) Sind infolge von z.B. Aufgabenverlagerung oder Reorganisation Vorgänge und Akten
von der (bisherigen) federführenden Organisationseinheit/ Auslandsvertretung an
eine andere Organisationseinheit/Auslandsvertretung abzugeben, sind diese zunächst
zu schließen. Von der abgebenden Registratur ist für das abzugebende Schriftgut ein
Verzeichnis zu erstellen.

(2) In der E-Akte geführte Akten werden über die Fachadministration umprotokolliert.
Ist bei der aufnehmenden Registratur kein Zugang zur E-Akte eingerichtet, wird in
der Registratur der aufnehmenden Organisationseinheit ein lesender Zugriff zu der E-
Akte eingerichtet. Neu hinzukommendes Schriftgut wird in Papierform geführt.

(3) Werden Akten in Papierform geführt, ist das Verzeichnis in der papierbasierten
Registratur aufzubewahren.

(4) Ist bei der aufnehmenden Registratur ein Zugang zur E-Akte eingerichtet, werden die
Akten in der E-Akte angelegt und dort weitergeführt. Wird in der aufnehmenden
Registratur Schriftgut in Papierform verwaltet, werden die Akten in den laufenden
Bestand übernommen.

4.4 POSTAUSGANG

4.4.1 AUSGÄNGE IN ELEKTRONISCHER FORM

Die Registratur erhält die elektronisch versandten und mit einer Verfügung
versehenen Schriftstücke mit Aktenrelevanz direkt als cc-Kopie oder nach deren
Absendung.

4.4.2 AUSGÄNGE IN PAPIERFORM

(1) Die Registratur erhält die mit einer Schlussverfügung versehenen Konzepte der auf
dem Postweg versandten Schriftstücke nach deren Absendung.

(2) Die Ausgänge sind darauf hin zu prüfen, ob die Konzepte und ggf. beigefügte
Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Eine Übersicht über die Dokumente, die in
Papierform aufzubewahren sind, enthält die Anlage 8 (Scanrichtlinie).

(3) Müssen eingescannte Papieroriginale aufbewahrt werden, werden sie nach dem
Scannen und der Zuordnung in der E-Akte in einer Papierakte geführt. Diese bildet
gemeinsam mit der parallel dazu angelegten E-Akte die Hybridakte, wobei die E-Akte
die führende ist. In den Metadaten ist in der E-Akte ein Verweis auf die Papierakte
aufzunehmen.

(4) Müssen die eingescannten Papieroriginale nicht aufbewahrt werden, können sie nach
dem Scannen vernichtet werden.

(5) Kann ein Dokument nicht gescannt werden, wird ein Verweisdokument in der E-Akte
mit entsprechenden Metadaten erfasst.

20 Stand: 01.08.2022