GMBl Nr. 44-47 2018
Gemeinsames Ministerialblatt Nr. 44-47 vom 12. October 2018
Nr. 44–47 GMBl 2018 Seite 875
Seite 876 GMBl 2018 Nr. 44–47
Muster 16
(zu § 21 VSA)
Empfänger
VS-Empfangsschein
Nummer Jahr
abgesandt am
Anschreiben Anlage(n)
Geschäftszeichen
(Aktenzeichen und VS-Bestands- bzw. Datum Anzahl
Tagebuchnummer) Ausf.-Nr. Ausf.-Nr.
SOFORT
offen zurück an
Dienststelle Empfangen am
Dienststempel und Unterschrift
Nr. 44–47 GMBl 2018 Seite 877
Muster 17
(zu § 21 VSA)
Behörde
Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat
VS-Bestandsverzeichnis
Nummer
für
Geheimhaltungsgrad *)
Anzahl
Dieses VS-Bestandsverzeichnis umfaßt Doppelseiten.
Bei der Führung des VS-Bestandsverzeichnisses sind die Vorschriften der
Verschlusssachenanweisung zu beachten.
Angefangen
am
Geführt
von - bis von (Name) Unterschrift
*) Zutreffenden Geheimhaltungsgrad
(STRENG GEHEIM, GEHEIM, VS-
Abgeschlossen VERTRAULICH)
am durch Stempelabdruck eintragen
Seite 878 GMBl 2018 Nr. 44–47
Muster 17
(zu § 21 VSA)
Hinweise zum Führen des VS-Bestandsverzeichnisses
1. Auf dem Titelblatt eines VS-Bestandsverzeichnisses sind zu vermerken:
• die Behörde,
• welche Geheimhaltungsgrade nachgewiesen werden,
• von wem das VS-Bestandsverzeichnis geführt wird,
• die Nummer/der Band des VS-Bestandsverzeichnisses,
• die Anzahl der enthaltenen Doppelseiten
• das Datum des ersten und letzten Eintrags sowie
• die Unterschrift des Geheimschutzbeauftragten und das Dienstsiegel.
2. VS-Bestandsverzeichnisse sind in gebundener Form zu führen. Die Doppelseiten sind fortlaufend zu
nummerieren. Das Titelblatt wird nicht nummeriert.
3. VS-Bestandsverzeichnisse sind gemäß dem höchsten Geheimhaltungsgrad der in ihnen
nachgewiesenen Verschlusssachen einzustufen.
4. In den VS-Bestandverzeichnissen sind Eingang, Ausgang, Verbleib, Vervielfältigung, Herabstufung und
Vernichtung von STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen
nachzuweisen und besondere Fristen für die Aufhebung der VS-Einstufung zu vermerken.
5. Aus dem VS-Bestandsverzeichnis muss jedes einzelne Schriftstück (Schreiben, Anlagen,
Vervielfältigungen, Abschriften usw.) ersichtlich sein. Die auf der Verschlusssache aufgeführten
Informationen haben sich im VS-Bestandsverzeichnis widerzuspiegeln.
6. VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind in einem gesonderten VS-Bestandsverzeichnis
nachzuweisen. Für die eindeutige Identifizierbarkeit genügt die Angabe eines Ordnungskriteriums (z. B.
laufende Nummer).
7. Jede Verschlusssache ist im Bestandsverzeichnis unter einer eigenen, fortlaufenden Nummer
(Tagebuchnummer) zu registrieren. Jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache ist
einzeln ebenfalls unter dieser Tagebuchnummer zu registrieren.
8. Eingänge in der VS-Registratur (= Verschlusssache, die von externen Einsendern ins Haus, von einer
Organisationseinheit des Hauses an eine andere Organisationseinheit des Hauses bzw. an externe
Empfänger gegeben werden) sind auf der linken Seite des VS-Bestandsverzeichnisses einzutragen, so
dass die rechte Seite für die Beschreibung der Geschäftsgänge zur Verfügung steht. Im einzelnen sind
die Spalten für folgende Eintragungen vorgesehen:
Spalte 1: Lfd. Nr. (Diese Spalte wird für eine Verschlusssache nebst Anlagen nur einmal ausgefüllt.)
Spalte 2: Datum der Verschlusssache (Es ist das Datum der Verschlusssache anzugeben.)
Spalte 3: Datum des Eingangs (Es ist das Datum des Eingangs in der VS-Registratur anzugeben.)
Spalte 4: Einsender/Herausgeber (Es ist der externe oder der interne Herausgeber der VS
anzugeben.)
Spalte 5: Anzahl der Anlagen (Hier wie auch in den nachfolgenden Spalten sind alle Anlagen zu der
Verschlusssache – auch solche die nicht eingestuft sind – zu erfassen.)
Spalte 6: Nr. der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem
eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen
umfassen. Es ist die Nummer der jeweiligen Anlage anzugeben.)
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Muster 17
(zu § 21 VSA)
Spalte 7: Herausgeber der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter
dem eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen
umfassen. Es ist der jeweilige Herausgeber der Anlage anzugeben.)
Spalte 8: Datum der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem
eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen
umfassen. Es ist das Datum der jeweiligen Anlage anzugeben.)
Spalte 9: Seitenzahl (Es ist die Seitenzahl des Dokuments bzw. der jeweiligen Anlage anzugeben.)
Spalte 10: Geschäftszeichen = Organisationseinheit + Aktenzeichen + Tagebuchbummer (Es ist das
Geschäftszeichen der Verschlusssache bzw. der jeweiligen Anlage zu dieser anzugeben.)
Spalte 11: Nr. der Ausfertigung der Verschlusssache bzw. der jeweiligen Anlage und/oder Nr. der
Vervielfältigung (vgl. §§ 20, 22 VSA/ Es sind die Angaben zu erfassen, die sich auf dem
Dokument sowie ggf. auf den Anlagen befinden. Sind keine Angaben auf dem Dokument
oder den Anlagen enthalten, bleibt die Spalte frei.)
Spalte 12: Geheimhaltungsgrad (Es ist der Geheimhaltungsgrad des Eingangs sowie ggf. der
jeweiligen Anlage anzugeben.)
Spalte 13: Ende der Frist für die Einstufung (Es ist das auf der Verschlusssache bzw. auf den Anlagen
angegebene Ende der Einstufung anzugeben.)
Spalte 14: Inhalt der Verschlusssache (Es ist der Betreff bzw. wenn ein Betreff nicht vorhanden ist, der
Inhalt des Eingangs und ggf. der einzelnen Anlagen anzugeben.)
Spalte 15: Geschäftsgang (Hier sind alle Bearbeitungsschritte im Zusammenhang mit dem Eingang in
der VS-Registratur wie z. B. ihr Verbleib, die Kenntnisnahmen, ihre Vervielfältigung und
deren Verbleib sowie ihre Vernichtung etc. zu dokumentieren. Der Weg der Verschlusssache
sowie ggf. von ihr gefertigter Vervielfältigungen muss hierbei vom Eingang/der Erstellung bis
zum endgültigen Verbleib nachvollziehbar sein. Stempelabdrucke und andere Vermerke
müssen eindeutig zuzuordnen sein. Zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommene weitere
Bearbeitungsschritte, die unter der ursprünglich vergebenen lfd. Nr. nicht mehr dokumentiert
werden können, ohne die Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu beeinträchtigen, sind ggf. an
anderer Stelle im Bestandsverzeichnis unter gegenseitigem Verweis auf die Eintragungen zu
dokumentieren.)
Spalte 16: Erledigt am (Datum) (Das hier eingetragene Datum ergibt die Schnittstelle z. B. zu
Quittungsbüchern. D. h. es ist z. B. das Datum einzutragen, welches dem Eintrag im
Quittungsbuch entspricht.)
Spalte 17: Verbleib (Es ist der endgültige Verbleib des Dokuments unter Angabe des Datums
einzutragen.)
Die Größe des für den Eintrag einer Verschlusssache benötigten Eintragungsabschnitts (= Anzahl der
benötigten Zeilen) orientiert sich am Umfang des zu erfassenden Eingangs nebst Anlagen. Ein neuer
Eingang ist jeweils durch eine neue Eintragung in Spalte 1 gekennzeichnet.
9. Jede Eintragung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Streichung muss mit Datum versehen und
der jeweils handelnden Person zuzuordnen sein. Bei Änderungen und Streichungen muss der
ursprüngliche Text lesbar bleiben. Es ist unzulässig, Eintragungen zu löschen oder unkenntlich zu
machen sowie Teile zu entfernen oder einzufügen.
10.Papiergestützte VS-Bestandsverzeichnisse werden von den Geheimschutzbeauftragten oder von
besonders beauftragten Mitarbeitern an die VS-Registratoren herausgegeben. Diese bestätigen den
Empfang. Die Empfangsbestätigungen sind zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen.
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Muster 17 (zu § 21 VSA)
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Geschäftsnummer: Fortsetzung von:
Ausf./Ve Geheimh
Einsender/ Seiten-
Lfd. Nr. Datum Eingang Anlagen Geschäftszeichen rvielf. altungsg
Herausgeber zahl
Nr. rad
der VS Anzahl Nr. Herausgeber Datum
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Nr. 44–47 GMBl 2018 Seite 881
Muster 17 (zu § 21 VSA)
13 14 15 16 17
Inhalt und Aktenzeichen:
Ende d. Erledigt
Inhalt der VS Geschäftsgang Verbleib
Einst. am
31.12. (Datum)
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Seite 882 GMBl 2018 Nr. 44–47
Muster 18
(zu § 21 VSA)
(Vorderseite des Umschlags)
VS-Quittungsbuch
Dienststelle
Nr. 44–47 GMBl 2018 Seite 883
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Muster 18
(Vorblatt)
Dienststelle
Nummer
VS-Quittungsbuch
Geführt von
Name, Amts-/Dienstbezeichnung
von bis
Geführt von
Name, Amts-/Dienstbezeichnung
von bis
Geführt von
Name, Amts-/Dienstbezeichnung
von bis
Dieses Buch hat 25 Doppelseiten
Anmerkung
VS-Quittungsbücher sind Registraturhilfsmittel im Sinne der Verschlusssachenanweisung. Eintragungen sind mit Tinte oder
dokumentenechtem Kugelschreiber vorzunehmen. Änderungen müssen erkennbar sein. Sie sind mit Datum und Unterschrift zu
beglaubigen. Bei Streichungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben. Es ist unzulässig, in VS-Quittungsbüchern zu radieren,
Eintragungen unkenntlich zu machen und Blätter zu entfernen oder einzufügen. Die VS-Quittungsbücher sind sorgfältig aufzubewahren.
Seite 884 GMBl 2018 Nr. 44–47
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Muster 18
(linke Doppelseite)
*) Wird eine gesamte Akte weitergegeben, dann genügt es, das Aktenzeichen und die Band-Nummer anzugeben (z.B. ÖS II 5 -
54001/19#1 Bd. 1)
Bei Einzel-VS kann die Nummer aus dem VS-Bestandsverzeichnis (z.B. ÖS II 5 - 32/18) genügen.
Geschäftszeichen *) An-
Lfd. Nr. Datum Ausfert.-Nr. lage(n Empfänger
)
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