7 Einsteigertipps für die Einführung von Microsoft Teams
Die Corona Krise hat in vielen Unternehmen einen Digitalisierungsschub ausgelöst – was für viele bedeutet, dass Microsoft Teams eingeführt wird. Das lohnt sich auch: Teams ist zwar kein Intranet, doch ein starkes Tool für die Kommunikation und Kollaboration. Du willst Teams auch in Deinem Unternehmen einführen? Dann haben wir hier 7 Tipps, um Dich auf einen guten Weg zu bringen!
Definiere und erstelle Templates
Templates für Teams zu definieren hilft, Teams schnell und einheitlich anzulegen – wenn dann ein Team erstellt wird, lässt sich das passende Template auswählen und die Kanäle werden mit den vordefinierten Plugins und Reitern eingerichtet. Es ließe sich zum Beispiel ein Template „Projekte“ anlegen. Wird dieses für ein neues Team ausgewählt, werden automatisch Kanäle für jede Projektphase angelegt – etwa „Analyse“ und „Umsetzung“. In diesen findest Du dann jeweils bereits die vordefinierten Apps. So sparst Du Dir Zeit und Energie.
Sinnvolle Teams- und Kanalnamen
Die Namen von Teams und Kanälen sollten kurz sein – sonst werden sie bei manchen Endgeräten (vor allem Smartphones) einfach abgeschnitten. Zudem sollten sie prägnant sein, damit unverwechselbar klar ist, um was es in dem jeweiligen Kanal geht. Zur Strukturierung kannst Du die Namen zudem mit Prä- und Suffixen versehen lassen – einer sinnvollen Namenskonvention folgend, die Du zuvor in einer Liste definierst und kommunizierst.
Die Abfolge kann etwa sein: <Länderkürzel> / <extern oder intern> / <Name des Teams>,
was in der Praxis zu diesem Kanalnamen führen könnte: DE / E / Vertrieb. Hierbei solltest Du darauf achten, dass die Namen trotzdem noch kurz genug sind.
Benutzergruppen festlegen
Zur weiteren Verwaltung ist es anzuraten, Benutzergruppen im System zu definieren: Etwa nach Abteilungen (Marketing, Sales, HR etc.) oder Berufsgruppen (z. B. Wissensarbeiter, Werkstattmitarbeiter, Außendienst). Diese Benutzergruppen kannst nutzen, um diese in einer Konversation zu erwähnen oder um mehreren Benutzern gleichzeitig Rechte zuweisen zu können.
Systemweite Plugin-Freigabe einrichten
Damit Deine Mitarbeiter nur die passenden freigegebenen Apps zur Verfügung haben, solltest Du systemweit festlegen, welche auswählbar sind bzw. ausgeschlossen werden. So kannst Du verhindern, dass beispielsweise ein Projektmanagement-Tool wie Trello plötzlich in der Marktplatz-Übersicht erscheint, obwohl es nicht vom Unternehmen freigegeben ist.
Rollen & Rechtekonzept bestimmen
Wer darf eigentlich ein Team und Kanäle anlegen? Fragen wie diese solltest Du durch ein Rollen- und Rechtekonzept für Deine User klären. Hierzu bestimmst Du etwa die Kategorien „Admin“ oder „Community Manager“ – dann weist Du ihnen zu, welchen Gestaltungsspielraum sie im System haben. Während Admins sämtliche Rechte zustehen, können Community Manager etwa keine User aus dem System löschen. Dafür können sie eventuell Kanäle administrieren.
Richte Workflows & Prozesse ein
Für die IT und die Nutzer kann es sehr entlastend sein, wenn Du die Einrichtung von Provisioning Workflows veranlasst – wenn die Mitarbeiter zum Beispiel eine Freigabe zur Erstellung von Teams und Kanälen brauchen, ist es anstrengend, wenn dies ohne vordefinierte Prozesse per Mail, Telefon oder gar auf Papier angefragt werden muss. Einfacher sind vordefinierte Workflows, die eine vollautomatisierte Erstellung über eine Formularmaske gestatten, die daraufhin eventuell nur noch von der IT akzeptiert werden müssen.
Governance aufbauen
Deine Mitarbeiter betreten mit Teams ggf. einen für sie völlig neuen Raum – da helfen Leitlinien und Communitystandards weiter. Neben einer Netiquette kann das bedeuten, dass festgelegt wird, wann ein neues Team und wann ein Channel angelegt wird. Besonders hilfreich kann hier ein Entscheidungsbaum sein, denn grundsätzlich sollten Neueinrichtungen eher sparsam erfolgen und allem voran Dopplungen verhindert werden.
Fazit
Mit diesen 7 Tipps kann der Microsoft Teams-Startschuss in Deinem Unternehmen fallen! Natürlich lässt sich jedes der Themen vertiefen und darüber hinaus gibt es viele weitere Worklife-Hacks, die das Arbeiten mit Teams vereinfachen. Wie Du feststellen wirst, ist Teams ein komplexes Tool, dessen Möglichkeiten sich zu erkunden lohnen.
Wenn Du bei der Einführung von Microsoft Teams Unterstützung brauchst, helfen wir Dir gerne mit unserem „Microsoft Starter-Kit“ weiter.
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