Dropdown-Auswahlliste in Excel erstellen

Du suchst nach einer einfachen Beschreibung, wie du in Microsoft Excel eine Dropdown-Auswahlliste mittels Dropdown erstellen kannst? Solche Menüs sind zum Befüllen unheimlich praktisch! Und in Excel auch gar nicht mal so kompliziert. Ich zeige dir in diesem Beitrag anhand eines Beispiels, wie das geht.

Excel-Dokument vorbereiten

Dazu öffnest du das gewünschte Excel-Dokument und markierst den Bereich, in dem du das Dropdown angezeigt bekommen möchtest. Dieser Bereich kann spalten- und/oder zeilenübergreifend sein. Besonders hilfreich ist es, wenn du zuvor einen Bereich als Tabelle formatiert hast und anschließend eine ganze Tabellenspalte markierst, um ein Dropdown hinzuzufügen. So wird das Dropdown stets erweitert, wenn du weitere Zeilen in deiner Tabelle hinzufügst.

Dropdown-Auswahlliste erstellen

Um nun deine Dropdown-Auswahlliste in deiner Excel-Datei zu erstellen, klickst du im Reiter „Daten“ auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“. Es öffnet sich ein neues, kleines Fenster. Im Bereich Einstellungen kannst du jetzt deine vorgefertigten Texte oder Werte hinterlegen. Dazu belässt du die Auswahl „Zulassen“ auf „Liste“ und gibst in der Quelle die Daten ein, die du auswählbar machen möchtest. Wichtig ist dabei, dass du unterschiedliche Daten jeweils mit einem Semikolon trennst.

Anschließend klickst du auf „OK“ und dein Dropdown ist fertig. Unter den Reitern „Eingabemeldung“ und „Fehlermeldung“ kannst du noch definieren, was passiert, wenn jemand eine der Zellen auswählt oder eine falsche Eingabe tätigt. Häufig ist das aber gar nicht notwendig.

Dynamische Dropdown-Auswahlliste erstellen.

Die nächste Schwierigkeitsstufe besteht darin, das Dropdown etwas dynamischer zu gestalten. Ohnehin ist das Feld „Quelle“ etwas klein, wenn man ein paar mehr Daten eintragen möchte. Dazu kann man auf einen anderen Bereich verweisen, anstatt die Werte dort einzutragen.

Dafür gibst du (ggf. auf einem anderen Tabellenblatt) die jeweiligen Werte untereinander in jeweils eigenen Zellen ein. Anstatt die Werte nun manuell einzutragen, tippst du in das Feld „Quelle“, gehst zu dem jeweiligen Bereich und markierst die entsprechenden Werte.

Benennst du nun einen Wert um oder entfernst einen, so steht dieser auch nicht mehr in dem Dropdown zur Verfügung. Achtung: Werte, die bereits eingetragen wurde, werden nicht geändert oder entfernt. Außerdem solltest du dabei darauf achten, dass du den Bereich ggf. erweitern musst, wenn du weitere Wert ergänzt.

Anwendungs-Beispiel: Dropdown-Auswahlliste in Excel erstellen

In diesem Beispiel erstelle ich ein Dropdown in einer Stakeholder-Analyse. Dazu möchte ich in den Spalten Einfluss, Einstellung und Interesse jeweils ein eigenes Dropdown erstellen.

Dazu markiere ich die jeweilige Tabelle und wähle unter „Daten“ das Feld „Datenüberprüfung“. Anschließend habe ich dort unter Quelle die jeweils fünf Ausprägungen hinterlegt, die bei der Befüllung der Tabelle infrage kommen sollen. Für die Spalte Einfluss sieht der Eintrag bspw. folgendermaßen aus: „Unwesentlich;Gering;Mittel;Hoch;Sehr hoch“. Dieses Schema lässt sich auf alle anderen Dropdowns umlegen.

Fazit

Nun bist du bestens vorbereitet auf das Erstellen deiner eigenen Dropdown-Auswahlliste in Microsoft Excel. Bei Fragen und Feedback freue ich mich wie immer über einen Kommentar oder eine Nachricht über das Kontaktformular!