Führungskräfte beklagen sich oft darüber, dass sie zu viel arbeiten müssen. Nicht selten liegt der Grund bei ihnen selbst, denn sie delegieren nicht ausreichend.
Doch die Aufgabendelegation gehört zu den zentralen Kompetenzen für dich als Führungskraft. So kannst du dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst, und jemand anderen den Rest erledigen lassen.
Das Problem bei den meisten Führungskräften ist, dass sie nicht genug oder nicht richtig delegieren.
Delegieren gehört zu den Dingen, die in der Theorie grossartig klingen, in der Praxis aber nicht immer so gut funktionieren.
Oft bist du der Meinung, dass:
- das Delegieren von Aufgaben am Ende mehr Zeit in Anspruch nimmt, als wenn du die Aufgabe gleich selbst erledigst;
- keine andere Person die Aufgabe so gut erledigen kann, wie du selbst.
Um eine Aufgabe korrekt delegieren zu können, braucht es deshalb als Manager das richtige Mindset und damit einhergehend, den richtigen Führungsstil. Dieser baut in erster Linie auf Vertrauen den eigenen Mitarbeitenden gegenüber auf.
Hier findest du eine Checkliste für das richtige Delegieren:
→ Anleitung: 12 Tipps, wie du effizient delegieren lernen kannst
Delegation von Aufgaben: Wann sinnvoll und wann nicht?
Das Delegieren von Aufgaben ist eine der besten Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern. Wenn du produktiver sein willst, musst du lernen, effektiv zu delegieren.
Aber nicht immer macht es Sinn, bestimmte Aufgaben an Mitarbeitende zu delegieren.
Wann macht es Sinn, deine Aufgaben zu delegieren?
- Die Aufgabe gehört nicht in deinen Zuständigkeitsbereich
- Der Task ist abgegrenzt und nicht allzu komplex
- Das Ziel, bzw. Resultat, ist klar definierbar und der Erfolg messbar
- Die Übergabe kann effizient und in relativ wenig Zeit erfolgen
- Eine geeignete Person steht zur Verfügung
Wann macht eine Übertragung keinen Sinn?
- Bei kleinen Aufgaben, für die der Aufwand der Übergabe zu gross wäre
- Bei Inhalten, wo nur du kompetent bist und auch die Verantwortung bei dir liegt
- Bei zu komplexen Aufgaben, wo viele Abhängigkeiten bestehen
- In Fällen, wo das zu liefernde Ergebnis nicht klar ist und viele offene Fragen vorliegen
- Wenn der Mitarbeitende nicht die Fähigkeit besitzt, die Aufgabe korrekt zu erledigen
Welche Aufgaben sind delegierbar?
Die Antwort hängt davon ab, welche Art von Geschäft du betreibst. Wenn du ein kleines Unternehmen führst, hast du möglicherweise nicht die Zeit oder die Ressourcen, um Aufgaben zu delegieren. Aber wenn du ein Online-Geschäft betreibst, kannst du einen Teil der Arbeit leicht auslagern. Ich empfehle kleineren Unternehmen zum Beispiel, das Social Media Management an jemanden auszulagern, der Erfahrung in diesem Bereich hat.
Beispiele für delegierbare Aufgaben:
- Sich wiederholende, zeitraubende und einfache Aufgaben
- Fachaufgaben, welche besser von Spezialisten durchgeführt werden sollten
- Gut strukturierbare Aufgaben, welche anhand von Checklisten abgearbeitet werden können
- Aufgaben welche ohne grossen Abstimmungsbedarf erledigt werden können
- Tasks, welche zur Vorbereitung für andere Aktivitäten dienen: z.B. Recherche zu einem bestimmten Thema, sammeln von Informationen oder Abklärungen zu verschiedenen Optionen
Praxistipp richtiges Delegieren: Vergebe niemals Aufgaben, bei denen Mitarbeitende an vertrauliche Informationen gelangen könnten. Diese liegen allein in deiner Verantwortung!
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Entscheide wie Eisenhower!
Das Eisenhower-Prinzip geht, wie der Name vermuten lässt, auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Seine Methode dient der richtigen Priorisierung von Aufgaben, ist simpel und funktioniert erstaunlich gut. Nach diesem Prinzip kannst du besser entscheiden, welche Aufgaben du delegieren möchtest. |
Warum fällt es Führungskräften so schwer, Aufgaben abzugeben?
Führungskräfte delegieren oft nur ungern Arbeit, weil sie die Kontrolle über ihre Mitarbeiter nicht verlieren wollen. Darüber hinaus glauben viele Manager, dass das Delegieren von Arbeit sie von ihrer eigenen Verantwortung entbindet.
Sie haben auch Angst davor, beschuldigt zu werden, wenn etwas schief geht.
Dann machst du es doch lieber selbst.
In Wirklichkeit gibt dir das richtige Delegieren von Arbeit mehr Freiheit, dich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist – deine eigene Arbeit.
Die Delegationsfalle: Lass mich mal machen …
Ist es dir als Mitarbeitender auch schon so ergangen, dass du etwas erledigen wolltest und der Vorgesetzte dir über die Schulter schaute? Nicht selten geht das eine Weile gut und endet dann mit: „Lass mich das schnell machen …“.
Das ist einer der grössten Fehler beim Delegieren. Gerade wenn du fachlich-inhaltlich die Materie verstehst, ist diese Gefahr sehr gross. Doch genau das solltest du auf keinen Fall tun!
Übe dich in Geduld und bringe deinen Mitarbeitenden schrittweise bei, wie sie ihre Arbeit produktiver bewerkstelligen können.
Wenn du immer wieder in die Arbeit deiner Mitarbeitenden eingreifst, konditionierst du sie auf: „Der Chef kommt und macht alles anders. Und er kann es ja auch besser …“.
So werden deine Mitarbeitenden immer unselbstständiger und die Arbeit wird wieder an dich zurückdelegiert!
Vor- und Nachteile beim Delegieren
Auch wenn die Abgabe von Aufgaben verlockend klingt, gilt es die Vor- und Nachteile gut abzuwägen.
Vorteile:
- Du gewinnst als Führungskraft mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben
- Deine Effizienz und Effektivität nehmen deutlich zu
- Aufgaben werden von kompetenteren Personen erfüllt (z.B. Experten auf dem Gebiet)
- Mitarbeitende sind motivierter, weil sie Verantwortung übernehmen können
- Du lernst, die richtigen Prioritäten zu setzen
Nachteile:
- Der Initialisierungsaufwand kann zuerst grösser sein
- Deine Mitarbeiter sind evtl. nicht so effizient bei der Erledigung der Aufgaben wie du selbst
- Es können Fehler passieren, für die du als Vorgesetzter verantwortlich gemacht wirst
- Du musst den Überblick über die abgegebenen Arbeiten behalten
- Unzufriedenheit mit dem Resultat könnte zu Spannungen führen
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Was ist wichtig beim Delegieren?
Beim Delegieren geht es nicht nur darum, Aufgaben zu übergeben; Es geht darum, andere zu befähigen, Verantwortung für Projekte und Entscheidungen zu übernehmen. Das bedeutet, ihnen die Freiheit zu geben, Fehler zu machen, ohne Angst vor Schuld oder Bestrafung zu haben.
Es geht darum, Menschen genug zu vertrauen, um sie das tun zu lassen, was sie am besten können.
Praxisfragen:
- Bist du innerlich bereit, Teilaufgaben an andere abzugeben?
- Wollen und können deine Mitarbeitenden Aufgaben übernehmen?
Achte darauf, dass du nicht nur unliebsame Tätigkeiten auf deine Mitarbeitenden abschiebst. Dies könnte sich schnell auf die Motivation auswirken und die Qualität der Ergebnisse schmälern. Der Mitarbeitende soll immer wissen, warum du ihm die Aufgabe überträgst und weshalb es für dich so wichtig ist, dass er diese übernimmt.
Streue deshalb unter die Routineaufgaben auch immer wieder herausfordernde und motivierende Tasks, welche die Person wirklich interessieren.
12 Tipps: Wie kannst du richtig delegieren?
Das Delegieren von Aufgaben ist eine der besten Möglichkeiten, das persönliche Zeitmanagement in den Griff zu bekommen und die Produktivität zu steigern.
Wenn du effizient delegieren möchtest, findest du hier eine ausführliche Checkliste mit Tipps:
- Stelle sicher, dass du weisst, was du delegieren willst (Abgrenzung)
- Definiere das Ziel: Was ist zu tun und wie soll das Ergebnis sein?
- Formuliere die Aufgabe mit allen notwendigen Informationen
- Wähle die richtige interne oder externe Person
- Exaktes Briefing: Gib klare Anweisungen (evtl. vom Mitarbeitenden wiederholen lassen)
- Definiere, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss
- Stelle der Person alle nötigen Befugnisse zur Verfügung
- Sei für Rückfragen verfügbar
- Habe einen Plan B, falls die Delegation nicht funktioniert
- Führe kein Mikromanagement, also ständiges kontrollieren, durch
- Verfolge den Fortschritt und lob den Fortschritt
- Gib am Ende ehrliches und konstruktives Feedback
Wenn du die obigen Punkte berücksichtigst, erhöhst du die Chance für ein erfolgreiches Delegieren.
Bonustipp: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Teammitglieder ihre Arbeit richtig machen?
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Teammitglieder ihre Arbeit richtig erledigen, besteht darin, sie um Feedback zu bitten. Wenn sie nicht wissen, wie man etwas macht, dann bring es ihnen bei. Dies fördert den Teamgeist.
Achte auch darauf, woran sie arbeiten, und gib ihnen etwas Freiheit, unabhängig zu arbeiten.
- Stelle sicher, dass dein Team die Regeln und Vorschriften kennt.
- Melde dich regelmässig bei ihnen.
- Gib ihnen Feedback, wenn sie nicht auf der Höhe der Leistung sind.
- Sei fair und konsequent.
- Scheue dich nicht, konstruktive Kritik zu äussern.
- Ermutige dein Team, neue Fähigkeiten zu erlernen.
Mein Ziel ist es, Selbstständige und UnternehmerInnen mit bewährten Strategien und individueller Beratung zu befähigen, nachhaltige, gewinnbringende Unternehmen zu gestalten.
Ich bin Autor, Coach, Seminarleiter, sowie Gründer und Institutsleiter der Mental Power Int. GmbH mit Sitz in der Schweiz.
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