Historische Arbeitsprozesse, umständliche Arbeitswege, keine MS-Office Integration: so sieht leider zu oft der Alltag im Rechnungswesen von mittelständischen Unternehmen aus. Es fehlt Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Lang eingespielte Prozesse zu ändern und eine neue Software einzuführen, erscheint einem schier unmöglich.
Rechnungswesen-Software sollte möglichst auf das Anwenderunternehmen abgestimmt sein. Dazu gilt es in erster Linie, die für den Anwendungsfall wichtigen Module implementiert zu bekommen. Dazu sollte der Anbieter über eine langjährige Expertise am Markt verfügen und über genügend Ressourcen verfügen, um seine Lösung auch weiterentwickeln zu können.
Da die Rechnungs-Software nicht als alleinige Lösungen in einem Unternehmen zum Einsatz kommt, sind vor allem Standardintegrationen gefragt, die von klare Migrationsstrategien begleitet werden sollten.
Grundlegende Buchhaltungsfunktionen
Der konzeptionelle Ansatz von Portolan erfüllt die grundlegenden Anforderungen an eine moderne und funktionale Finanzbuchhaltungssoftware und garantiert ein umfassendes Finanzmanagement. Zu den gängigsten Funktionalitäten gehören eine grafische Benutzeroberfläche mit intuitiver Navigation, individuelle Auswertungsstrukturen, frei definierbare Buchungsperioden und Geschäftsjahre sowie der Drill-Down auf Knopfdruck aus vordefinierten Berichten.
Ebenso gefordert sind Mandantenfähigkeit – sie unterstützt in erster Linie den internationalen Einsatz der Lösung – und entsprechende Benutzerberechtigungen, damit die Anwender Funktionen, Objekte und Menüs nutzen dürfen. Umfangreiche Techniken zum Ausgleich offener Posten (Mahnwesen) sind ein weiteres Merkmal, aber auch Sondergeschäftsvorfälle (wie Wechsel, Ratenanforderungen etc. ) müssen in statistischen Hauptbüchern abgebildet werden können. Zudem darf das Meldewesen mit direkter Meldung über ELSTER oder entsprechende CSV-Ausgabedatei (Z4, Z5, Z5A, ZM, Umsatzsteuer, …) und die optionale Definition von Segmentkriterien wie z.B. Geschäftsbereich, Region etc. nicht fehlen.
In Sachen Stammdatenverwaltung sollte die Lösung wahlweise zentrale oder dezentrale Optionen bieten. Des Weiteren ist eine automatische Bewertung von Fremdwährungsbeständen und Fremdwährungsforderungen bzw. -verbindlichkeiten eine grundlegende Funktionalität.
Umfangreiche Belegsuch- und Abstimmverfahren, eine Verzinsung der Konten sowie die Integration mit einem DMS (Dokumenten-Managementsystem) stehen heutzutage ebenfalls auf der Wunschliste der Anwender von Finanzlösungen.
Zusatzfunktionen: Echtzeit-Daten auf dem Tablet?
Das Rechnungswesen EVM von Portolan besteht aus den optimal verzahnten Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling. Ergänzt werden die Module durch unser EVM Mobile, das Ihnen Berichte in Echtzeit liefert. Entwickelt wurde EVM speziell für die IBM i Technologie. (rhh)
