RICHTIG PLANEN – EINFACH STEUERN: SEI DER MASTER DEINER PROJEKTE

Dein Projekt verzögert sich? Es herrschen Chaos und Missverständnisse? Dein Budget wird nicht eingehalten und Du hast keinen Überblick mehr? Dies sind einige Herausforderungen, die als Projektleiter:in vermieden werden sollten – logisch! Mit diesen Tipps wird das Projekt bereits in der Planung strukturiert. Zusätzlich zeigen wir einen Weg, die Projektleistungen zu erfassen, das Projekt zu steuern und die Kosten im Griff zu behalten. Es muss nämlich nicht immer kompliziert sein.

Projektplanung als Erfolgsfaktor

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer durchdachten Planung. Tatsächlich steigt das Risiko des Scheiterns beträchtlich, wenn das Projekt nicht vorgängig strukturiert wird. Denn nebst den Faktoren Qualität, Zeit und Kosten, können weitere Faktoren über einen Misserfolg entscheiden, z.B.:

  • Termine werden nicht eingehalten
  • Ressourcen sind zu knapp
  • Gemeinsames Verständnis fehlt intern oder extern

Nachdem u.a. die Projektziele definiert, ein gemeinsames Verständnis geschaffen und das Projektteam mit den notwendigen Skills aufgestellt wurde, kann die zeitliche Planung fortgeführt werden. Um Zwischenziele und Termine zu erreichen und ein Chaos zu vermeiden, ist das Planen unerlässlich… einfache Methoden können hier manchmal Grosses bewirken.

Hier unsere 5 Tipps in der Planung, für angehende Projekt’ler:

#1 Projekt in einzelne Teile zerlegen

Projekte bestehen aus mehreren Teilen und Phasen. Um etwas Struktur reinzubringen und Abhängigkeiten festzustellen, zerlege das Projekt zunächst sinnvoll. Je nach Art, Grösse und Methode kann die Unterteilung in Teilprojekte, Arbeitspakete oder Phasen erfolgen.

Hierfür können folgende Beispiele als Werkzeug bzw. Methode dienen:

Zerlege das Projekt und notiere die Teile auf Post-Its. Zur Kategorisierung oder Hervorhebung können verschiedene Farben verwendet werden. Bringe die einzelnen Teile in eine sinnvolle Reihenfolge und notiere die Abhängigkeiten. Diese Methode eignet sich hervorragend für einen ersten Überblick.

Nutze ein Gant-Diagramm (div. Vorlagen z.B. Excel), um das Projekt zu gliedern.  Wenn das Projekt komplexer ist, starte zuerst mit einer tabellarischen Ansicht oder der Post-It-Methode bzw. einer ähnlichen digitalen Form davon und übertrage dies in das Diagramm.

Die einzelnen Phasen werden chronologisch aufgestellt und die dazugehörigen Tätigkeiten notiert. Es kann ebenfalls das Resultat aus der Post-It-Methode werden. Hierfür eignen sich aber auch diverse digitale Tools sowie Formen und Tabellen, um den Plan abzubilden.

#2 Meilensteine definieren

Einzelne Zwischenziele, sogenannte Meilensteine, sollten mit dem konkreten Inhalt beschrieben werden und eine Zeitangabe beinhalten. So lassen sich Missverständnisse von Anfang an vermeiden. Die Meilensteine lassen sich sehr einfach aus den vorher zerlegten Projektteilen ableiten.

#3 Aufwände schätzen

Der Aufwand pro Projektphase sollte möglichst realistisch definiert werden, um später auch die Kosten einzuschätzen und die Ressourcen einzuteilen. Baue hier zusätzlich Puffer für Unvorhergesehenes ein! Um mögliche Risiken einzuschätzen, kann eine Risikoanalyse ausgearbeitet werden.

#4 Ressourcen einteilen

Wie hoch ist die Auslastung im Team? Reicht die Anzahl Mitarbeiter und deren verfügbare Zeit für den vorhergesehenen Arbeitsaufwand? Falls dies kritisch werden sollte, muss das Team erweitert oder der Projektstart/-abschluss, wenn möglich, verschoben werden. Wichtig ist es, bereits früh mit dem Team und dem Kunden transparent zu kommunizieren. Ansonsten könnte dies später zu Konflikten und Misstrauen führen.

#5 Verantwortlichkeiten festhalten

Innerhalb des Projektes ergeben sich diverse Aufgaben und Rollen; woraus sich wiederum Verantwortlichkeiten ergeben. Hierfür ist es wichtig, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben kennt, die Verantwortung übernimmt und für die erforderten Kompetenzen befugt ist. In einem Meeting werden die einzelnen Schritte kommuniziert und dokumentiert, so dass die Infos jederzeit abrufbar sind.

Realisieren. Lenken. Steuern. Behalte den Überblick

In der Realisierungsphase möchtest Du sehen, ob die Planung stimmig war: Wird das Budget eingehalten, wie weit ist der Projektstand und welche Leistungen wurden erbracht?

Diese Werte müssen von mehreren Teammitgliedern erfasst und möglichst einfach gesteuert sowie gelenkt werden können. Wenn es um die Zahlen & Fakten im Projekt geht, beschäftigen Dich möglicherweise folgende Werte:

Welche Tätigkeiten sind in den einzelnen Projektphasen angefallen?

Wie hoch ist die Produktivitätsrate und welche Leistungen werden am häufigsten erbracht?

Wie verhalten sich die Kosten und Einnahmen in den einzelnen Phasen?

Wo fallen häufig unproduktive, z.B. interne Tätigkeiten an und welche sind diese?

Welche Projekte sind kritisch bezüglich Budget oder Zeit?

Wann sind Mitarbeitende abwesend/in den Ferien und wieviel Anspruch besteht noch?

Der einfache Weg mit PLEAN

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