Störfaktoren sicher im Griff

Als »Zeitfresser« und »Störfaktoren« bezeichnet man unbedeutende Tätigkeiten, die im Vergleich zum Zeiteinsatz keinen angemessenen Nutzen bringen oder von wichtigeren Tätigkeiten ablenken. Derartige Tätigkeiten ergeben sich entweder aus dem beruflichen Arbeitsumfeld oder aus der eigenen Arbeits- und Verhaltensweise. Da diese Zeitfresser bei jedem Menschen individuell unterschiedlich sind, müssen auch die Gegenmaßnahmen individuell gestaltet werden. Starten Sie daher mit einer persönlichen »Zeitinventur«.

Erstellen Sie eine Liste mit Ihren größten Zeitfressern und den häufigsten Störfaktoren. Analysieren Sie dazu Ihren beruflichen und privaten Tagesablauf, und suchen Sie gezielt nach den größten Zeitfressern. Fragen Sie sich dann: Gibt es Tätigkeiten, die Sie reduzieren oder ganz weglassen können, ohne dass dies negative Konsequenzen hat? Gibt es Tätigkeiten, die sich rationeller und zeitsparender durchführen lassen?

Viele Menschen stellen bei dieser Zeitinventur im privaten Bereich fest, dass Fernsehen und Surfen im Internet einen erheblichen Zeitanteil ausmachen: Zwei Stunden pro Tag summieren sich bei diesen Tätigkeiten auf 14 Stunden pro Woche und etwa 60 Stunden pro Monat. Sie werden Ihre persönlichen Zeitfresser wahrscheinlich nicht völlig eliminieren können. In vielen Fällen lassen sie sich aber durch geeignete Maßnahmen deutlich reduzieren. Wählen Sie dazu aus den folgenden Vorschlägen diejenigen Ideen aus, die am besten zu Ihrer beruflichen oder privaten Situation passen.

Die Bearbeitung der täglichen E-Mails erfordert oft einen erheblichen Zeitaufwand. Außerdem verführt das Eingangssignal des PC dazu, sofort auf eintreffende E-Mails zu reagieren. Schalten Sie daher das Eingangssignal am PC und Handy aus, wenn Sie nicht ständig durch eingehende Mails von Ihrer Arbeit abgelenkt werden wollen. Beantworten Sie Ihre Mails möglichst gebündelt und zu festen Zeiten, zum Beispiel ein- bis dreimal pro Tag. Bearbeiten Sie jede Mail möglichst sofort nach dem Lesen, denn sonst müssen Sie sich mit dieser Mail später erneut befassen. Entscheiden Sie immer sofort, was mit der Mail passieren soll (Papierkorb, Ablage, Wiedervorlage, sofortige Bearbeitung).

Kaum ein Medium ist so interessant aber auch so zeitraubend wie das Internet. Wer nur eben mal einen Artikel lesen oder ein Video schauen möchte, beschäftigt sich häufig auch noch mit einem zweiten oder dritten Suchergebnis. Viele Menschen „verklicken“ auf diese Weise ein bis zwei Stunden pro Tag. Setzen Sie sich daher bewusst ein angemessenes Zeitlimit für Ihre täglichen Internet- und Social Media-Aktivitäten.

Schlecht vorbereitete Teambesprechungen führen oft zu ausufernden Diskussionen und werden damit zu einem weiteren Zeitfresser im Berufsalltag. Straffen Sie daher Ihre Teambesprechungen. Definieren Sie die Besprechungsthemen vorab und legen Sie ein Zeitlimit für jedes Thema fest. Kommunizieren Sie diese Tagesordnung den Teilnehmern vor Beginn der Besprechung. Legen Sie nicht nur eine Anfangszeit sondern auch eine Endzeit fest. Weisen Sie alle Besprechungsteilnehmer zu Beginn der Besprechung darauf hin, dass alle Themen innerhalb der vorgegebenen Zeit diskutiert werden sollen. So vermeiden Sie, dass Diskussionen der Teilnehmer zeitlich unbegrenzt ausufern.

Wenn Sie häufig um die Übernahme kleiner Zusatzaufgaben oder um Gefälligkeiten gebeten werden und Ihre eigenen Aufgaben dadurch unerledigt bleiben, kann „Nein“ zu Ihrem zeitsparendsten Wort werden. Wenn Sie Ihr „Nein“ nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird Ihr Gesprächspartner meist Verständnis dafür haben. Beispiel: »Ich würde das wirklich gern tun. Es geht aber leider wirklich nicht, weil …«.

Für wichtige Aufgaben und für Tätigkeiten, die Ihre volle Konzentration erfordern, können Sie im Team auch störungsfreie Zeiten vereinbaren, in denen Sie diese Aufgaben ohne Unterbrechung erledigen können. Wenn Sie dafür täglich dieselbe Uhrzeit nutzen, gewöhnen sich Ihre Kollegen schnell daran, Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder anzusprechen.

Akzeptieren Sie aber auch, dass unvorhersehbare Störungen zum Berufsalltag einfach dazu gehören und sich nie ganz vermeiden lassen. Ärgern Sie sich daher nicht über solche Ereignisse, sondern betrachten sie diese Unterbrechungen als normale Begleiterscheinung der Zusammenarbeit mit anderen Menschen.

Vermeiden Sie, dass Ihr Gesprächspartner ein Telefonat gegen Ihren Willen in ein längeres Gespräch über das Wetter, Urlaubspläne, Haustiere oder private Hobbies ausweitet. Legen Sie vor Beginn Ihrer Telefonate fest, welche Punkte Sie besprechen wollen, damit das Telefonat strukturiert abläuft. Legen Sie sich bei Bedarf einige Redewendungen zurecht, durch die Sie das Gespräch mit »Dauerrednern« auf nette und höfliche Weise beenden können.

Perfektionisten arbeiten unangemessen lange an einzelnen Aufgaben und sind trotzdem mit dem Ergebnis nie ganz zufrieden. Natürlich müssen manche berufliche oder private Aufgaben „perfekt“ erledigt werden. In vielen Fällen reicht aber auch eine »gute« statt einer »perfekten« Leistung aus. Setzen Sie sich daher ein Zeitlimit für diese Tätigkeiten. Legen Sie fest, wie lange Sie bereit sind, an dieser Aufgabe zu arbeiten und beachten Sie dabei die 80:20-Regel: Mit 20 Prozent des Zeiteinsatzes werden oft bereits 80 Prozent des maximalen Ergebnisses erreicht. Die fehlenden 20 Prozent für eine perfekte Lösung erfordern meist einen überproportional hohen Zeiteinsatz, der nicht immer gerechtfertigt oder erforderlich ist.

Die täglichen Fahrtzeiten zum Arbeitsplatz summieren sich bei vielen Menschen im Laufe der Woche oft zu mehreren Stunden. Nutzen Sie in diesem Fall ihre Fahrt- und Wartezeiten für sinnvolle Tätigkeiten. Überlegen Sie, welche Tätigkeiten Sie unterwegs erledigen können. Beispiel: Wenn Sie eine Fahrtzeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln von 15 Minuten morgens und abends regelmäßig zum Lesen der aktuellen Fachzeitschriften nutzen, haben Sie Ihre Fortbildung während der täglichen Bahnfahrt erledigt und sind fachlich immer auf dem Laufenden.

Der private Fernsehkonsum ist für viele Menschen ebenfalls ein erheblicher abendlicher Zeitfresser. Wenn Sie Ihren Fernsehkonsum gezielt reduzieren möchten, dann schalten Sie den Fernseher nicht einfach ein, sondern sichten Sie zunächst das abendliche Programmangebot. Beschränken Sie sich darauf, eine Sendung auszuwählen und schalten Sie das Gerät nach dieser Sendung konsequent aus. Legen Sie zusätzlich in jeder Woche ein oder zwei fernsehfreie Tage fest. Viele Menschen sind überrascht, wie viel Zeit sie durch diese beiden Maßnahmen für andere Aktivitäten gewinnen, zu denen sie bisher nicht gekommen sind.

Prüfen Sie systematisch, ob es berufliche oder private Aufgaben gibt, die Sie bisher mit erheblichem Zeitaufwand selbst erledigt haben, die aber auch von einer anderen Person übernommen werden könnten. Die Zeit, die Sie einmalig investieren, um einer anderen Person diese Tätigkeit zu erklären, sparen Sie anschließend dauerhaft ein. Im privaten Bereich können Sie die Steuererklärung durch einen Steuerberater erstellen lassen oder für den »Hausputz« eine Reinigungskraft und einen Fensterputzer engagieren. Das Rasenmähen oder Einkaufen kann der Nachbarsjunge erledigen und auf diese Weise sein Taschengeld aufbessern. Betrachten Sie die anfallenden Kosten in diesen Fällen als Preis für gewonnene Freizeit.

Überlegen Sie morgens oder am Vorabend, welches Ihre wichtigsten Aufgaben für den kommenden Tag sind. Notieren Sie die fünf wichtigsten Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen wollen und ordnen Sie diese Aufgaben nach Wichtigkeit. Bearbeiten Sie diese Aufgaben dann in der festgelegten Reihenfolge diszipliniert und ohne Ablenkung. Vermeiden Sie alle zusätzlichen oder spontanen Aktivitäten, bis diese wichtigen Aufgaben erledigt sind. Was Sie am Ende des Tages trotzdem nicht geschafft haben, übertragen Sie auf die Liste des Folgetages und ergänzen so viele neue Aufgaben, bis Sie wieder eine Liste mit den fünf wichtigsten Aufgaben haben. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Sie sich stets auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren und sich nicht durch Nebensächlichkeiten ablenken lassen.