Ein gelungenes Festival ist eine großartige Sache und bleibt allen Besuchern lange in Erinnerung. Egal, ob es sich um ein Musikfestival, ein Food-Festival, ein Kulturfestival oder eine andere Art von Festival handelt – eine gute Planung ist die halbe Miete. Denn ein Festival benötigt jede Menge Organisation und Weitblick. Ist die Organisation professionell und durchdacht, steht einem Erfolg nichts mehr im Weg und du kannst dich auf eine großartige Veranstaltung freuen. Wenn du zu den Menschen gehörst, die das Planen und Organisieren lieben, wirst du an der Veranstaltung deines ersten eigenen Festivals viel Freude haben. Um dir den Start etwas zu erleichtern, haben wir für dich 17 Tipps zusammengestellt, die dich vom Grobkonzept bis zur Nachbereitung unterstützen. Diese Tipps helfen dir garantiert, damit dir die Vorbereitung Spaß macht und die Durchführung ein voller Erfolg wird.
Tipp 1: Genügend Zeit einplanen
Ein Festival zu organisieren ist eine große Aufgabe. Natürlich variiert der Aufwand je nach Größe des Festivals, aber du solltest den Aufwand nicht unterschätzen und genügend Zeit einplanen. Für viele Veranstaltungen ist es keine Seltenheit, dass du bereits ein Jahr im Voraus mit der Planung beginnst. Denn du musst einen Veranstaltungsort mieten bzw. organisieren, musst Bands oder andere Akteure buchen und nicht zuletzt musst du ordentlich die Werbetrommel rühren. Und natürlich möchtest du den potenziellen Besuchern die Gelegenheit geben, dass sie sich den Termin rechtzeitig im Terminkalender notieren und sich nichts anderes vornehmen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du auch den Termin frühzeitig fixierst, denn daran orientieren sich viele weitere Bausteine.
Tipp 2: Das genaue Thema festlegen
Ist dir bereits klar, wie das genaue Thema lauten soll oder benötigt es dafür noch eine Brainstorming-Session oder etwas Feintuning? Vielleicht hast du bereits eine grobe Idee, die aber noch ausgearbeitet werden muss. Bevor du dich aber richtig an die Arbeit und weitere Planung machst, muss das finale Thema stehen. Das kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Da es allerdings so wichtig ist, nehmt euch diese Zeit und feilt an eurem Thema und der Ausrichtung des Festivals. Kleinigkeiten kommen später, aber der Titel und „das große Ganze“ sollten von Anfang an feststehen.
Tipp 3: Den Ort festlegen
Neben Thema und Termin ist auch der Ort ein entscheidender Faktor für das Gelingen des Festivals. Den Ort solltest du ebenfalls von Anfang an festlegen. Denn evtl. musst du etwas mieten oder mit dem Besitzer abklären, dass dein Festival überhaupt dort stattfinden darf. Aus diesem Grund ist der Ort einer der erfolgskritischen Faktoren, der von Anfang an feststehen sollte. Bedenke auch die Infrastruktur rund um den Ort. Können die Festivalbesucher gut an- und abreisen? Gibt es genügend Parkplätze? Gibt es bei Bedarf ein Gelände, das sich als Zeltplatz eignet? All diese Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden.
Tipp 4: Ein Grobkonzept erstellen
Wenn dein Termin und das Thema stehen, geht es an das grobe Konzept. Dafür solltest du eine Art Projektplan erstellen. Darin legst du Meilensteine in deiner Planung fest und machst auch Abhängigkeiten sichtbar. Denn manche Dinge kannst du erst entscheiden, wenn etwas anderes bereits Fix ist. Mit einem Grobkonzept behältst du den Überblick und stellst sicher, dass du keine wichtigen Dinge vergisst.
Tipp 5: Ein Team organisieren
Ein Festival zu organisieren ist keine One-Man-Show. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du ein Team hast und ihr euch gegenseitig unterstützt. Oft entsteht die Idee zu einem Festival sowieso in einer Runde von Gleichgesinnten. Tut euch zusammen und stemmt die Sache gemeinsam. Das macht Spaß und führt zum Erfolg. Denn mehrere Menschen haben viel mehr Ideen und es ist viel lustiger ein solches Ereignis im Team zu meistern. Natürlich ist es wichtig, dass ihr von Anfang an Verantwortlichkeiten und Zuständigkeitsbereiche definiert, aber vergesst bei aller Arbeit nicht, dass der Spaß im Vordergrund stehen sollte.
Tipp 6: Die Finanzierung sicherstellen
Ein Festival kostet Geld. Aus diesem Grund ist die Finanzplanung ein wichtiger Baustein, der zum Gelingen beiträgt. Von Anfang an muss klar sein, ob das Festival Gewinn erzielen soll, ob es eine „Nullnummer“ sein darf oder sogar ein „Draufzahlgeschäft“ sein darf. Steht hinter dem Festival eine Firma, ein Verein oder vielleicht nur du als Privatperson oder ihr als Team? Das sind wichtige Fragen, die ebenfalls geklärt werden müssen. Aber Geld muss von Anfang an da sein, da bereits vor dem Festival Kosten entstehen werden und Rechnung eintrudeln, die bezahlt werden müssen.
Tipp 7: Das Rechtliche klären
Neben dem Geld gibt es rund, um ein Festival auch jede Menge rechtliche Themen zu beachten. Dabei geht es zum Beispiel auch darum, wer die Verantwortung für das Festival hat. Oft musst du einiges mit Behörden klären, denn für ein Festival können jede Menge Genehmigungen nötig sein. Diese musst du bei den entsprechenden Ämtern einholen. Auch das Thema Versicherung solltest du in diesem Zusammenhang klären. Sind Versicherungen nötig? Was kosten diese? Wenn ihr das Festival als Team aus Privatpersonen organisiert, kann es auch sinnvoll sein, dass ihr für diesen Zweck eine formale Gesellschaft, wie eine GbR, gründet.
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Tipp 8: Für Sicherheit sorgen
Egal, ob es sich um ein kleines überschaubares Festival oder eine größere Veranstaltung handelt – Sicherheit ist wichtig. Oft gibt es von offizieller Seite spezielle Auflagen. Zum Beispiel kann es sein, dass eine bestimmte Anzahl an Security-Personal oder Sanitätern vor Ort sein muss. Auch die Themen Brandschutz und Fluchtwege sind wichtig. Auch wenn dieses Thema nicht zu deinen Lieblingsthemen in der Organisation gehört, die Sicherheit deiner Gäste ist wichtig und muss durchgängig bedacht werden.
Tipp 9: Das Catering organisieren
Was wäre ein Festival ohne gutes Essen und Trinken? Aus diesem Grund gebührt auch der Organisation des Caterings eine große Rolle. Natürlich ist es etwas anderes, ob du ein Kulturfestival oder ein Food Truck-Festival organisierst. Bei ersterem gehört Essen und Trinken dazu, bei zweitem spielt es die zentrale Rolle. Beim Essen und Trinken kannst du entscheiden, ob du dich selbst darum kümmerst oder ein Unternehmen beauftragst. Beides hat natürlich Vorteile und Nachteile und ist mit unterschiedlichen Kosten verbunden.
Tipp 10: Marketing und Werbung
Du hast alles perfekt organisiert und ein großartiges Programm aufgestellt. Jetzt musst du der Welt nur noch davon berichten. Erstelle ein Konzept für Marketing und Werbung und rühre kräftig die Werbetrommel. Dabei kannst du Online- und Offline-Maßnahmen einsetzen. Du kannst eine eigene Webseite erstellen sowie Facebook und Instagram nutzen. Lasse Flugblätter und Plakate drucken und binde auch die regionale Presse ein. Zudem kannst du das Radio nutzen. Und bestimmt fallen dir selbst auch noch einige andere Aktionen ein, die du auf die Beine stellen kannst
Tipp 11: Die Kosten im Blick behalten
Natürlich hast du am Anfang deiner Planung eine grobe Schätzung der Kosten aufgestellt. Mit Sicherheit wird diese Schätzung nicht 1 : 1 der Realität entsprechen. Deswegen ist es wichtig, dass du die Kosten laufend im Blick behältst und bemerkst, wenn einzelne Kosten weitaus höher ausfallen als geplant. Eventuell musst du das Budget aufstocken oder an anderer Stelle für Einsparungen sorgen.
Tipp 12: Der Plan B – Ersatzdatum & Co.
Genauso wichtig, wie eine ordentliche Planung ist auch die Flexibilität, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Denn meistens läuft bei einer großen Veranstaltung nicht alles ganz genauso, wie du es dir vorstellst. Deswegen ist es wichtig, dass du immer einen Plan B im Hinterkopf hast. Eventuell kann dein Festival nur bei schönem Wetter stattfinden und du kommunizierst von Anfang an einen Ersatztermin. Oder du musst dich um eine Ersatzband kümmern, weil die ursprüngliche Band ausfällt. Natürlich wünschst du dir, dass alles so läuft, wie du es planst. Aber es erleichtert dir Einiges, wenn du bereits im Vorfeld mit Eventualitäten rechnest und Alternativen im Hinterkopf hast.
Tipp 13: Für eine gute Beschilderung sorgen
Je nachdem, wie groß dein Festival ausfällt, kommt auch der Beschilderung eine tragende Rolle zu. Gerade bei einem großen Gelände und vielen verschiedenen Anlaufpunkten ist es wichtig, dass die Gäste wissen, wohin sie müssen. Das fängt bei den Parkplätzen an und hört erst bei den Toiletten auf. Eine gute Beschilderung lenkt die Besucher und garantiert, dass jeder weiß, wohin er muss und wo etwas zu finden ist.
Tipp 14: Denke an die Umwelt
Umweltschutz ist heute nicht mehr nur „nice to have“, sondern sollte ein fester Bestandteil jeder Planung sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du auch Umweltaspekte berücksichtigst. Denke an die Entsorgung von Müll oder noch besser: Versuche Müll zu vermeiden, wo es geht.
Tipp 15: Helfer organisieren und einteilen
Für ein Festival brauchst du jede Menge Helfer. Einlasskontrolle, Essensausgabe, Technik, Moderation, Musik – je nachdem, wie dein Festival ausgerichtet ist, benötigst du Menschen, die verschiedene Aufgaben übernehmen. Suche dir frühzeitig Helfer, die euch unterstützen und ihre Aufgaben gewissenhaft übernehmen. Denke auch immer an genügend Springer, die dort aushelfen, wo gerade Not am Mann ist. Mit einer guten Truppe wird das Festival erst so richtig zum Erfolg. Und hinterher sollte es natürlich ein großartiges Helferfest geben, an dem alle fleißigen Helfer ausgiebig gemeinsam feiern können.
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Tipp 16: Ablaufplan für das Festival selbst erstellen
Genauso wie du einen Plan für die Vorbereitung haben solltest, ist auch ein Plan für das eigentliche Festival wichtig. Der Plan muss nicht minutiös abgefasst sein, sollte aber die wichtigsten Programmpunkte und was dafür getan werden muss, beinhalten. Wichtig ist auch, dass in diesem Plan festgehalten ist, wer verantwortlich ist. Damit behält jeder die Übersicht.
Tipp 17: Wert auf die Nachbereitung legen
Wenn das Festival vorbei ist, ist die Arbeit noch nicht erledigt. Denn auch eine gelungene Nachbereitung ist wichtig. Setzt euch als Team zusammen und besprecht ganz offen, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Dabei könnt ihr eine ganze Menge für das nächste Mal lernen. Schreibt am besten alles auf, damit ihr beim nächsten Mal wichtige Informationen griffbereit habt. Denn es wäre schade, wenn ihr bei der Planung wieder bei null anfangen müsst. Außerdem hilft eine kritische Betrachtung dabei, festzustellen, wo ihr vielleicht Fehler gemacht habt, die sich beim nächsten Mal vermeiden lassen.
Fazit: Das erste eigene Festival
Mit unseren Tipps und der richtigen Planung gelingt dir dein erstes eigenes Festival mit Sicherheit. Natürlich ist einiges an Planung nötig, aber mit genügend Vorlauf und einer guten Organisation ist das kein Problem. Es ist von Vorteil, wenn du bereits kleinere Ereignisse veranstaltet hast, bevor du dich an ein Festival wagst. Denn Erfahrung schadet nie. Unsere Tipps geben dir einen guten Leitfaden an die Hand, mit dem du sicher durch Vorbereitung und Durchführung kommst. Und vergiss nicht: Ein Festival zu organisieren ist Teamarbeit. Deswegen ist es wichtig, dass du mit Leuten zusammenarbeitest, die genauso viel Spaß haben und das gleiche Ziel verfolgen. Dann wird die Veranstaltung ein voller Erfolg!
