Wenn ein Betrieb sich weiterentwickelt, setzt er sicherlich auch die eine oder andere Idee oder Erfindung um. Um sicherzustellen, dass keiner der Mitarbeiter zur Konkurrenz überläuft und dort straffrei ermöglicht, dass dieser Kapital aus einer fremden Idee schlägt, wird vor einer Zusammenarbeit eine Vertraulichkeitsvereinbarung aufgesetzt. Diese gewährleistet, dass keinerlei Informationen nach außen dringen und wettbewerbsschädigende Aktionen nicht ungestraft bleiben.
Wir fassen nachfolgend zusammen, welchen Zweck eine solche Vertraulichkeitsvereinbarung verfolgt, welche Konsequenzen bei einem Verstoß zu erwarten sind und geben allgemeinen Rat, weswegen sie empfehlenswert sein kann. Außerdem erhalten Sie im Anschluss eine kostenlose Vorlage, die Sie Word bearbeiten können.
Wozu dient die Vertraulichkeitsvereinbarung eigentlich?
Die Vertraulichkeitsvereinbarung, auch als NDA bezeichnet, wird immer dann wichtig, wenn geschäftsinterne Informationen ausgetauscht werden und diese nicht für jedermann zugänglich sein sollen. Um eine entsprechende Geheimhaltung zu ermöglichen, wird hierzu ein Dokument aufgesetzt, in dem sämtliche Spezifikationen festgehalten sind, die sich um das Stillschweigen der geschäftsinternen Daten drehen. Die Informationen, um die es hier geht, sind nicht selten pikant und haben alle dieselben Eigenschaften:
- Sie sind der Öffentlichkeit nicht zugänglich
- Sie sind nur einem bestimmten Personenkreis bekannt
- Sie hängen mit einem Geschäftsbetrieb, ergo Kapital, zusammen
- Es gibt gute Gründe, sie unter Verschluss zu halten
Hierzu kann zum Beispiel eine Erfindung gehören, die ein Betrieb entwickelt hat und welche noch in keinem anderen Unternehmen eingesetzt wurde. Bis die Erfindung fertig konzipiert ist und es womöglich einen Prototypen gibt, den man der Öffentlichkeit präsentiert, bewahren sämtliche Informanten striktes Stillschweigen darüber, dass sie existiert, was sie kann und eventuell auch schon, was sie kosten wird. Würden diese Informationen einem anderen Betrieb zugänglich gemacht, schwächt dies die Position des Urhebers und ruiniert ihn eventuell sogar finanziell. Zur Absicherung aller Parteien wird daher die Vertraulichkeitsvereinbarung eingesetzt.
Diese Eckdaten sind wichtig und auch in unserer Vorlage enthalten
Um sie gesetzlich haltbar zu machen, ist es beim Aufsetzen der Erklärung wichtig, dass sie bestimmte Eigenschaften aufweist. In unserem Muster haben wir diese ebenfalls untergebracht und möchten sie einmal nachfolgend auflisten:
- Alle Informanten werden konkret benannt
- Welche Informationen werden geheim gehalten und sind Bestandteil der Vereinbarung
- Wie lange hält der Vertrag an
- Welche Daten wurden übergeben und empfangen
- Wie fällt die Vertragsstrafe aus bei einem Verstoß
Auf diese Punkte sollte zwingend geachtet werden, sofern eine Vertraulichkeitsvereinbarung aufgesetzt wird. Nicht immer ist es aber auch notwendig, dass sie überhaupt schriftlich niedergelegt wird. So ist beispielsweise ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber gegenüber stets dazu verpflichtet, Stillschweigen über betriebsinterne Dinge zu bewahren.
Auf die Formulierungen muss geachtet werden
Wenn es um die Formulierungen geht, hat der Gesetzgeber hier auch klare Regeln vorgegeben. So muss es in jedem Fall explizit herauszulesen sein, wen man noch in Kenntnis setzen darf. Eine allgemeine Bezeichnung, dass ‘alle anderen von diesem Vertrag ausgeschlossen sind’, ist gerichtlich nicht haltbar und wird im Ernstfall zum Problem. Daher verwendet man zum Beispiel in solchen Fällen eine solche oder ähnliche Formulierung:
‘Die Vertraulichkeitsvereinbarung umfasst ebenfalls andere Mitarbeiter der Abteilung. Ihnen gegenüber ist absolutes Stillschweigen zu bewahren. Schriftlich, mündliche und elektronisch übermittelte Informationen sind in der Vereinbarung eingeschlossen.’
Mit dieser Formulierung sind alle anderen Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung gemeint, abgesehen von den jeweiligen Vertragspartnern, die ebenfalls konkret in der Erklärung benannt werden. Sie dürfen weder Unterlagen einsehen, die zum Sachverhalt gehören, noch in der Mittagspause in relevante Gespräche einbezogen werden.
Gleichzeitig klärt diese Formulierung auch, welche Art der Informationen geschützt werden müssen: Es ist zwar untypisch, doch können beispielsweise mündliche Informationen als gegenstandslos erachtet werden, wenn diese nicht klar in der Erklärung zur Geheimhaltung erwähnt werden.
Welche Vertragsstrafen sind zu erwarten?
Eine sehr wichtige Klausel innerhalb der Vereinbarung umfasst sämtliche Festsetzungen in Bezug auf eine mögliche Strafe bei Vertragsbruch. Gelangen trotz der Erklärung Informationen in falsche Hände, ist der jeweils andere Vertragspartner dazu berechtigt, Konsequenzen zu ziehen, gegebenenfalls sogar gerichtlich. Diese Strafe kann sowohl eine Abmahnung beinhalten, aber auch eine fristlose Kündigung. Je nach Umfang der geschäftsschädigenden Folgen ist eine Geldstrafe als auch eine strafrechtliche Verurteilung in Erwägung zu ziehen.
Auch hierbei ist es sehr wichtig, dass wenn beispielsweise eine Geldstrafe erhoben wird, diese klar beziffert wird. Nur so ist sich jeder darüber im Klaren, was man bei einem Verstoß erwarten kann.
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