Recherchieren wie ein Profi

Als Assistentin recherchieren Sie oft und viel im Internet: Hotels und Fahrtrouten für Geschäftsreisen, Länderinformationen für einen geplanten Markteintritt oder Anforderungen an ein Produkt für ein bestimmtes Zertifikat. Wie kommen Sie am besten an die gesuchten Informationen? Ich habe mit Profi-Rechercheurin Heike Baller von www.profi-wissen.de gesprochen, wie eine effiziente und systematische Internetrecherche aussieht.

Richtig recherchieren in Google

Heike, warum reicht es beim Recherchieren nicht aus, einfach nur ein Schlagwort bei Google einzugeben und sich auf die Ergebnisse zu verlassen?

Heike Baller: Grundsätzlich sind die meisten schon weg von dieser Ein-Wort-Suche. Aber auch zwei Suchbegriffe reichen in der Regel nicht aus, um wirklich sinnvolle Suchergebnisse zu erhalten. Man muss sich immer klarmachen, dass Google quantitativ arbeitet. Das heißt, die Ergebnisse mit der höchsten Klickrate landen oben. Das ist das, was Google unter Relevanz versteht. Relevanz ist hier also nicht auf den Inhalt, sondern auf die Menge der Klicks bezogen. Bei allgemeinen oder aktuellen Themen kann das durchaus hilfreich sein. Aber durch eine seriöse Recherche mit gut gewählten Suchbegriffen kann ich in dem Meistgeklickten auch die Sachen finden, die für mich inhaltlich relevant sind. Bei Geschäftsreisen etwa ist das Thema „Hotels“ sicher interessant. Wenn ich mich mit Städten beschäftige, aber dort nicht übernachten will, kann ich mithilfe des Operators „not“, das ist ein Minuszeichen unmittelbar vor dem auszuschließenden Begriff, die Hotels auch rauswerfen.

Das heißt, ich kann Ergebnisse, von denen ich weiß, dass ich sie nicht benötigen werde, schon an dieser Stelle streichen, sodass sie mir gar nicht angezeigt werden?

Ja, genau. Diese Operatoren kann ich auch in Reihe verwenden. Ich kann also mehrere Suchbegriffe ausschließen. Bei Routinerecherchen hat man ja auch Erfahrung, was da in der Regel an Ergebnissen kommt. Die kann ich im Vorfeld schon steuern.

Es gibt in Google Reiter unterhalb der Suchzeile, unter anderem „Tools“ und „Einstellungen“. Bei „Einstellungen“ findet sich im Ausklappmenü zum Anklicken die „erweiterte Suche“. Da kann man mal schauen, welche Operatoren es bei Google so gibt, etwa „was soll ausgeschlossen werden“, „was soll in jedem Fall drin sein“ und auch die sogenannte Phrasensuche. Dabei geht es um Begriffe, die in genau dieser Reihenfolge erscheinen sollen. Wenn ich Ergebnisse haben möchte, in denen bestimmte Begriffe in einer bestimmten Reihenfolge oder auch ein spezieller Satz erscheinen soll, kann ich den hier eingeben. Das geht übrigens auch über die Suchzeile in Google, dann setze ich den Satz in Anführungszeichen.

Und dann wird der Satz in genau der Reihenfolge gesucht, in der ich ihn eingegeben haben?

Genau. Bei dieser Suche werden auch Wörter gesucht, die normalerweise nicht im Index sind, zum Beispiel die Artikel „der“, „die“ und „das“ sowie Wörter wie „und“, „aber“ und so weiter. Diese sogenannten Stoppwörter werden normalerweise nicht berücksichtigt. Wenn ich aber den gesamten Satz suche, werden sie mitgesucht. Das ist auch für eine schnelle Plagiatssuche nutzbar.

Google ist nicht alles

Jetzt haben wir schon viel über Google und die Operatoren dort gesprochen. Welche Alternativen gibt es denn dazu?

Da kommt es ein wenig darauf an, was ich möchte. Eine Möglichkeit sind die Metasuchmaschinen, das sind Suchmaschinen, die gleichzeitig mehrere Suchmaschinen abfragen. Hier in Deutschland gibt es Metager und Metager2. Ich sage immer gern, dass Metager die Mutter der deutschsprachigen Metasuchmaschinen ist, die von der Uni Hannover schon in den 1990-er Jahren entwickelt wurde. Metager.de sieht im Grunde aus wie Google. Über der Suchleiste befindet sich ein kleines Pluszeichen. Wenn man darauf klickt, bekommt man die Liste der voreingestellten Suchmaschinen. Von den Suchmaschinen, die da aufgelistet werden, hat man in der Regel noch nichts gehört. Das sind teilweise sehr spezielle Angebote. Wenn ich mit der Maus über den Namen der Suchmaschine fahre, erhalte ich kurze Informationen dazu. Die Ansicht ist gruppiert und erlaubt es, Schwerpunkte zu setzen. Geht es um Shopping? Oder um Wissenschaft? Da kann ich meine Schwerpunkte setzen.

Das Problem der anderen Suchmaschinen ist, dass Google einfach den größten Index hat. Aber wenn ich sehr spezielle Anfragen habe, können sie dennoch sinnvoll sein. Es gibt eine Suchmaschine, die Freefullpdf heißt. Darüber kann ich frei verfügbare PDFs zu meinem Thema finden. Es gibt eine Suchmaschine, die sich auf Newsletter spezialisiert hat. Es gibt „grüne“ Suchmaschinen, etwa die Suchmaschine Ecosia, die pro Suchanfrage Bäume pflanzt, oder Umlu, bei der die Ergebnisse nach Nachhaltigkeitskriterien gewichtet werden. Wer nicht zu viele Daten offenbaren will, kann über startpage by ixquick gehen. Ixquick und startpage kommen aus einem Haus und nennen sich „die diskreteste Suchmaschine der Welt“. Startpage nutzt Google im Hintergrund, sorgt aber dafür, dass die IP-Adresse des anfragenden Geräts nicht gespeichert wird. Bei den Suchmaschinen herrscht insgesamt eine unglaubliche Vielfalt. Wer sich darüber schlau machen will: Auf der Seite suchfibel.de gibt es einen Katalog von Suchmaschinen und eine Einführung dazu, welche Arten es so gibt.

Recherchieren mit Plan

Gehen wir mal weg vom Thema Suchmaschine und kommen wir zum Thema „Recherchestrategie“. Warum ist es sinnvoll, am Rechner nicht einfach den nächstbesten Begriff einzugeben und dann zu denken, dass ich die Ergebnisse bekomme, die ich haben möchte?

Meine Studierenden kennen meinen Satz: „Vor der Recherche bitte das Hirn einschalten.“ Recherche ist zeitaufwendig, aber ich kann den Zeitaufwand minimieren, wenn ich mir vorher Gedanken mache. Ich überlege mir: „Was ist mein Thema? Welchen Aspekt meines Themas brauche ich?“ Ich versuche also, mein Thema so gut es geht einzugrenzen, es möglichst präzise in Worte zu fassen. Das ist der erste Schritt. Dann schaue ich, ob es zu den Begriffen, die ich gefunden habe, Synonyme oder Unter- oder Oberbegriffe gibt. „Apfel“ und „Birne“ sind Unterbegriffe von „Obst“. Untereinander sind es verwandte Begriffe. „Granny Smith“ wiederum ist ein Unterbegriff zu „Apfel“ und so weiter. Ich grenze das Thema also immer weiter ein: Was davon brauche ich? Was nicht?

Das hört sich sehr aufwendig an. Wie viel Zeit muss man denn für eine systematische Recherche einplanen?

Das lässt sich nicht sagen. Wenn ich zu einem aktuellen Thema recherchiere, ohne es wie beschrieben weiter einzugrenzen, erhalte ich Treffer ohne Ende. Dann ist es meine Aufgabe, daraus die wirklich relevanten Informationen herauszufiltern. Es gibt aber auch eher ausgefallene Themen, bei denen ich froh bin, wenn ich überhaupt etwas finde. Das Ziel einer systematischen Suche ist ja auch, Sicherheit bei den Suchergebnissen zu bekommen, die ständige Angst: „Habe ich etwas übersehen?“ zu minimieren. Das Internet ist ja nichts Statisches, alles verändert sich ständig. Das bedeutet auch, dass ich mir aufschreibe, wann ich etwas gefunden habe.

Wenn man sich den Aufwand einer gründlichen und systematischen Recherche mal ansieht, kann das im hektischen Alltag einer Sekretärin ja auch einfach zu viel sein. Wann ist es denn sinnvoll, einen Profi wie dich einzuschalten?

Das ist eine wirtschaftliche Abwägung. Was kostet es, wenn die Sekretärin einen halben Tag daran sitzt und alles andere liegen bleibt? Und was kostet es im Vergleich dazu, einen Profi zu beauftragen? Einen Dienstleister zu beauftragen ist auch dann sinnvoll, wenn die Situation im Büro zu hektisch ist, wenn es ständig etwas anderes zu tun gibt und man nicht konsequent an der Suche dranbleiben kann. Um effizient und systematisch recherchieren zu können, muss man sich Zeit dafür nehmen und am Stück arbeiten.

Recherchieren kann man lernen

Du gibst dein Wissen zur Recherche ja auch weiter, unter anderem in Eins-zu-eins-Coachings. Wie läuft ein solches Coaching konkret ab?

Das läuft über „Desktop-Teilen“. Ich gebe der Person, die das Coaching bekommt, den Blick auf meinen Computer frei.

Das bedeutet, dass du in deinem Büro sitzt und dein Coachee sitzt in seinem – es ist nicht notwendig, dass ihr gemeinsam in einem Büro seid?

Genau, das ist der ganz große Vorteil. Anhand meiner Seminarunterlagen erkläre ich, was genau mein Gegenüber dann wissen will. Das kann allgemein zur Internetrecherche sein, das kann aber auch zu speziellen Fragestellungen sein, die jetzt für diese Person besonders wichtig sind. Das bereite ich dann entsprechend vor. Dabei kann jederzeit nachgefragt werden. Wir sind auch akustisch miteinander verbunden, sodass mich mein Coachee jederzeit unterbrechen kann. Das ist eine sehr intensive Form der Fortbildung. Länger als 90 Minuten kann man das nicht machen. Aber nach dem Seminar gibt es die Möglichkeit, mir innerhalb von zehn Tagen noch eine Viertelstunde lang offene Fragen zu stellen. Unterlagen gibt es natürlich auch dazu.

Gibt es denn etwas, was du meinen Leserinnen und Lesern zum Thema Recherchieren noch mit auf den Weg geben möchtest?

Ja. So sehr ich auch Wikipedia mag, die Online-Enzyklopädie ist nicht der Weisheit letzter Schluss, wenn es um Verlässlichkeit geht. Wikipedia ist prima für einen ersten Überblick, aber wenn ich verlässliche Informationen brauche, die in Unternehmen zum Beispiel finanzielle Auswirkungen haben, dann sollte ich mich nicht darauf verlassen. Dann gilt es, sich eine Quelle zu suchen, die zuverlässiger ist. Eine Möglichkeit ist, die ausgehenden Links bei Wikipedia zu kontrollieren. Auch die Literaturhinweise sind wichtig. Für Schule und Universität gilt aus gutem Grund: Wikipedia ist nicht zitierfähig. Das sollte auch als Grundlage für Entscheidungen im Betrieb gelten.

Vielen Dank für das Gespräch.

Heike Baller ist seit 1995 als freiberufliche Rechercheurin tätig. Ihr Wissen gibt sie in Seminaren zum Beispiel an der Universität zu Köln oder der Akademie des Deutschen Philologenverbands in Düsseldorf weiter. Auch für betriebsinterne Fortbildungen kann sie engagiert werden. www.profi-wissen.de

Abb.: peshkova-AdobeStock, Christian Baller