Aufgaben abgeben: Wie Delegieren gelingt

Wer ein Team führt, Vorgesetzter oder Vorgesetzte ist, kommt oft nicht drumherum: Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, diese also abzugeben. Doch was einfach klingt, hat auch seine Tücken - und nicht jedem fällt es leicht, Verantwortlichkeiten aus der Hand zu geben.

Davor drücken sollten sich Vorgesetzte nicht. Denn richtiges Delegieren bringt viele Pluspunkte. «Durch das Abgeben von Bereichen wird die eigene Arbeitsbelastung reduziert», sagt Personal-Trainerin Susanne Helbach-Grosser. «So bleibt mehr Zeit für strategische oder andere wichtige Aufgaben.» Außerdem fördere es das Vertrauen und stärke den Teamgeist: Teammitglieder können neue Fähigkeiten entwickeln und Erfolge erzielen. Und auch die Stärken jedes Einzelnen können zum Einsatz kommen.

Wer hingegen nie etwas abgibt, sorgt womöglich sogar für schlechte Stimmung im Team. «Wenn ich also keine neuen Aufgaben delegiere, sondern alles, was interessant oder komplex ist, für mich selbst behalte, dann demotiviert das. Dazu gibt es viele Untersuchungen», sagt Kommunikationstrainerin Nandine Meyden. «Zudem sollte es so sein, dass eine Führungskraft bei einem wachsenden Team immer mehr Zeit in die Führungsaufgaben steckt und immer weniger im Operativen ist.»

Wer das im 21. Jahrhundert noch nicht verinnerlicht hat und auch umsetzt, brauche «sich nicht zu wundern, wenn die Fluktuation hoch und die Motivation niedrig ist», so Meyden.

Die passenden Aufgaben abgeben

«Im Regelfall versteht man unter Delegieren, dass man jemandem eine Aufgabe komplett überträgt», sagt Kommunikationstrainerin Nandine Meyden. Doch nicht nur Chefs und Chefinnen müssen manchmal Aufgaben an andere abgeben. «Delegieren kann auch zwischen Mitarbeitenden stattfinden, hier besonders, wenn Teamarbeit gefragt ist», so die Personal-Trainerin Susanne Helbach-Grosser.

Worauf sollte man also achten, wenn man Aufgaben überträgt?

Wichtig sei, dass man sich vorher beispielsweise fragt, was das Ziel der Aufgabe ist und mit welchem Zeitaufwand zu rechnen ist, sagt Meyden. Außerdem: Ob alle Ressourcen zur Verfügung stehen und ob das gewählte Teammitglied auch die jeweils notwendigen Kompetenzen für die Aufgaben hat.

Und nicht alles lässt sich gleichermaßen gut abgeben. «Recherchetätigkeiten, Marktanalysen oder das Erstellen von Präsentationen», das sind Aufgaben, die sich gut delegieren lassen, sagt Helbach-Grosser. Auch die Terminplanung oder die Koordination und Überwachung von Projekten können häufig gut übergeben werden. «Generell sind geschlossene Aufgaben besser als Teilstücke eines Ganzen - aber das ist individuell verschieden», so die Personal Trainerin.

Für ratsam hält sie es, zunächst mit kleineren Aufgaben zu beginnen - und strukturiert vorzugehen. «Vor allem ist eine klare, regelmäßige Kommunikation und ein offenes Feedback wichtig.»

Klar ist auch: Anlernen, dabei geduldig sein, viel erklären und Ergebnisse kontrollieren, das kostet natürlich Zeit. Und doch: «Wenn ich jetzt Zeit und Mühe investiere, dann spare ich in der Zukunft Zeit und Mühe», so Meyden. Die Menschen wollten sich schließlich weiterentwickeln, etwas lernen und spüren, dass die Führungskräfte ihnen etwas zutrauen.

Umfang klar kommunizieren

Doch wie sieht das eigentlich aus, wenn man ganz ohne Führungsposition Aufgaben an eine Kollegin oder einen Kollegen abgeben möchte? «Ob man andere Teammitglieder darum bitten kann, Aufgaben von einem selbst zu übernehmen, das hängt sehr von der Kultur, dem Führungsstil und den Absprachen ab», so Kommunikationstrainerin Nandine Meyden.

Hier sollte allerdings eine Unterscheidung vorgenommen werden, sagt Helbach-Grosser. Nämlich zwischen einem Gefallen, um den man Kolleginnen oder Kollegen bittet einerseits - denn das impliziere meist, «dass die Person die Freiheit hat, die Aufgabe abzulehnen.» Und dem Delegieren andererseits. Dabei «wird die Verantwortung für eine Aufgabe übergeben mit der Erwartung auf Erledigung», so Helbach-Grosser.

Eine große Rolle spielt hier, dass die Anfrage klar und in ihrem Umfang unmissverständlich formuliert wird, damit etwa die Kollegin genau weiß, was von ihr erwartet wird. «Ein Briefing ist in diesem Zusammenhang äußerst wichtig: Fragen zu dem Projekt müssen im Detail beantwortet werden, um Missverständnisse zu vermeiden», so Helbach-Grosser.

Zudem sei es entscheidend, dass «ich eine ehrliche Antwort bekomme, ob die jeweilige Person das auch machen kann und will», so Meyden. «Es hilft ja nichts, wenn jemand sagt: 'Klar, ich helfe Dir'. Weiß aber nicht so recht, wie es geht und ob überhaupt die Zeit dafür da ist.»