Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Der Hauptaufgabenbereich von Verwaltungsassistent*innen ist die Abwicklung der täglichen Büroarbeiten in ihrer jeweiligen Abteilung. Dazu gehören der Telefonverkehr, der Brief- und E-Mail-Verkehr inklusive deren Ablage (insbesondere elektronisch), die Wartung und Aktualisierung von Datenbeständen in Datenbanken. Verwaltungsassistent*innen koordinieren Termine, Besprechungen und Sitzungen, organisieren Veranstaltungen und Dienstreisen sowie deren Abrechnung. Bei all ihren Arbeiten bedienen sich Verwaltungsassistent*innen moderner Bürokommunikationstechniken.

Verwaltungsassistent*innen kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen. Dabei holen sie verschiedene Angebote ein, vergleichen diese und verteilen Aufträge nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Zusätzlich arbeiten sie in der und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung der öffentlichen Einrichtung mit. Sie organisieren das Belegwesen, prüfen Belege und bereiten sie für die Verbuchung vor. Außerdem arbeiten sie im Zahlungsverkehr der Behörde mit und organisieren und verwalten Ein- und Auszahlungen.

Ein wichtiger Tätigkeitsbereich ist der  Parteienverkehr, also die Betreuung und Information von Besucher*innen oder Kund*innen (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Dabei müssen sie auf Augenhöhe mit den Kund*innen kommunizieren und die Regeln zur Einhaltung von  Amtsverschwiegenheit und  Auskunftspflicht genau befolgen.

Für die Ausübung des Berufs Verwaltungsassistenz sind vielfältige fachliche (allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung, öffentliches  Rechnungswesen, Öffentlichkeitsarbeit, Office-Management) und fachübergreifende Kompetenzen wichtig. Kommunikationsfähigkeiten, die die kulturelle und soziale Vielfalt der Kund*innen berücksichtigen, gehören dazu ebenso wie digitales Arbeiten, die Berücksichtigung von ökologischen Zusammenhängen und die Beachtung der Grundsätze des Qualitätsmanagements.

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und benutzen unterschiedliche (elektronische) Formulare sowie diverses Büromaterial.
Dazu verwenden sie die üblichen Büro- und Kommunikationsgeräten wie Computer und Laptops, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte und (Mobil-)Telefone. Sie arbeiten dabei mit dem Internet und Kommunikationstechniken wie E-Mails, Videotelefonie und Onlinemeeting-Tools.

Verwaltungsassistent*innen arbeiten hauptsächlich in Büro- und Kanzleiräumen öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleg*innen, Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen (z. B. Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Amtsgehilfe / Amtsgehilfin, Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin). Häufig haben Verwaltungsassistent*innen auch direkten Kontakt zu Kund*innen.

Verwaltungsassistent*innen arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihrer Arbeitgeber*innen und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig.

• Verwaltungsfachbeamt*innen assistieren
• allgemeine Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
• Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
• Büroausstattung, Büromaterial usw. beschaffen und Aufzeichnungen über Bestände führen
• Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
• Korrespondenz durchführen, d. h. E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
• Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
• Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
• Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
• Parteienverkehr durchführen,  Klient*innen (Parteien) anmelden, informieren und betreuen

Verwaltungsassistent*innen arbeiten

• im öffentlichen Dienst (Verwaltungskörperschaften des Bundes, der Länder und der Gemeinden, z. B. Ministerien, Bezirksämter, Finanzämter, Gerichte),
• in öffentliche Institutionen wie z. B. Sozialversicherungen, Verbände, Einrichtungen des Gesundheitswesens,
• an Universitäten, Fachhochschulen und Schulen,
• teilweise auch in Büros und Kanzleien freier Berufe (Hausverwaltungen, Rechtsanwält*innen, Notar*innen, Steuerberater*innen, Wirtschaftstreuhänder*innen, Architekt*innen, Ziviltechniker*innen).

Der Lehrberuf Verwaltungsassistent*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• behörden- bzw. institutionenspezifische Fachbereiche
• spezielle Sachbearbeitung
• Buchhaltung, Kostenrechnung, Controlling
• Parteienverkehr, Beratung und Information

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Europa Assistent*in
• EU-Beamter / EU-Beamtin
• Managementassistent*in
• Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin

• Sachbearbeiter*in (Landesverwaltung)
• Sachbearbeiter*in (Öffentlicher Baudienst)
• Sachbearbeiter*in (Wirtschaftsverwaltung)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration,  E-Government,  ELDA,  Etat,  Kanzlei,  Verwaltung