Abgrenzung

Eine zeitliche Abgrenzung von Geschäftsvorfällen ist erforderlich, um Erträge und Aufwendungen periodenbereinigt zuordnen und die Kosten-Leistungs-Rechnung periodengerecht durchführen zu können. Der Grund dafür ist, dass nicht alle Geschäftsvorfälle einer bestimmten Periode zugeordnet werden können. Oftmals kann das Datum von Zahlungen und Ertragseingängen vom eigentlichen Datum der Verursachung abweichen.

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Abgrenzung mittels Rechnungsabgrenzungsposten

Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Buchführung eines Unternehmens für die periodengerechte Gewinn- und Verlustermittlung benötigt. Entsprechend den Vorschriften des § 252 (1) Nr. 5 HGB (Handelsgesetzbuch) muss eine periodengerechte Abgrenzung durchgeführt werden und betriebliche Aufwendungen und Erträge immer der Periode zugeordnet werden, in der sie verursacht worden sind. Das heißt, Ausgaben, die vor dem Bilanzstichtag vorgenommen wurden, deren Aufwand jedoch erst nach dem Bilanzstichtag entstanden ist sowie Erträge, die vor dem Bilanzstichtag angefallen sind, deren Einnahme tatsächlich jedoch erst nach dem Bilanzstichtag erfolgt, müssen der richtigen Periode zugewiesen werden. Dies geschieht unabhängig von der eigentlichen Zahlung und unabhängig vom Datum einer Rechnung. Sobald die in § 250 HGB vorgegebenen Best Voraussetzungen für eine Abgrenzung gegeben sind, sind Unternehmen verpflichtet, eine Abgrenzung durch die Aufstellung eines Rechnungsabgrenzungspostens vorzunehmen.

Abgrenzung mittels aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten umfassen alle Aufwendungen im folgenden Geschäftsjahr, für die bereits in der aktuellen Periode eine Zahlung geleistet wurde. Diese Zahlungen müssen auf der Aktivseite vor dem Bilanzstichtag als Ausgabe aktiviert werden. Sie dürfen entsprechend den Bestimmungen des § 250 (1) HGB nicht sofort als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Unternehmens ausgewiesen werden. Zu den im Voraus geleisteten Zahlungen, die in den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten erfasst werden, gehören Mietzahlungen, Lohn- und Gehaltszahlungen, Leasing-Sonderzahlungen oder Zinsen. Wenn sich diese Aufwendungen über mehrere Jahre erstrecken, müssen sie in den Perioden, in denen sie wirtschaftlich wirksam werden, zeitanteilig aufgelöst werden.

Abgrenzung mittels passiver Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

In den passive Rechnungsabgrenzungsposten befinden sich alle für Leistungen erhaltene Zahlungen, die vom Unternehmen erst in der folgenden Periode erbracht werden. Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten müssen gemäß § 250 (2) HGB auf der Passivseite der Bilanz vor dem Bilanzstichtag ausgewiesen werden. Wie die ARAP müssen auch die passiven Posten zur Abgrenzung, die über mehrere Perioden abzurechnen sind, zeitanteilig in der Periode aufgelöst werden, in der sie wirtschaftlich wirksam werden.

Für die neutralen Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens muss bei der Kostenrechnung eine Abgrenzung von den für den Geschäftsbetrieb notwendigen Aufwendungen erfolgen, da neutrale Aufwendungen nur bei der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens berücksichtigt werden dürfen. Sowohl aktive wie auch passive Rechnungsabgrenzungsposten müssen über die entsprechenden Konten gebucht werden. In der Regel erfolgt die Auflösung der Abgrenzungskonten nach der Kontoeröffnung am Anfang des Geschäftsjahres oder generell zu dem Zeitpunkt, an dem die Einnahmen und Ausgaben wirtschaftlich wirksam entstanden sind.

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