Datenerfassung beliebiger Dokumente in 4 Schritten
Die digitale Datenerfassung ist heutzutage dank künstlicher Intelligenz und Deep Learning ein müheloser Prozess geworden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe der BLU DELTA KI die Datenerfassung in beliebigen Dokumenten präzise automatisieren können.
Die BLU DELTA KI unterstützt bereits eine Vielzahl von Dokumententypen, darunter Rechnungen, Belege, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen und mehr. In diesen Fällen kann die KI Ihre Dokumente ohne vorheriges Training sofort interpretieren.
Häufig müssen jedoch auch andere Dokumente automatisiert erfasst werden. In diesem Artikel beleuchten wir die vier Schritte, die die automatisierte Datenerfassung für beliebige Dokumente ermöglichen:
Datenerfassung – Schritt 1: Definition der wesentlichen Informationen
In einem ersten Schritt sollten Sie 5-10 Beispiele des gewünschten Dokumententyps gründlich untersuchen und die Datenelemente markieren, die Sie zwingend benötigen. Dabei ist es wichtig, zu bedenken, welche Informationen als Referenzen dienen, um die entsprechenden Daten in Ihrer internen Datenbank zu identifizieren. Dies beinhaltet oft die Identifikation von Bestellungen, Absendern, Empfängern oder anderen Referenzen in Ihrer Datenbank. Typische Informationen hierzu können IBAN, Umsatzsteuer-ID, Purchase Order-ID, Adressen usw. sein.
Sie sollten auch berücksichtigen, welche Daten bereits im ersten Schritt einen Mehrwert bieten und welche Daten möglicherweise in einem späteren Projekt nachtrainiert werden können.
Datenerfassung – Schritt 2: Erzeugung der Trainingsdaten
Basierend auf diesen Informationen können unsere Experten ein Angebot erstellen und die Implementierung unverzüglich beginnen. Falls Sie historische Daten für das Training haben, können Sie diese über unser Learn-API direkt hochladen, während wir im Hintergrund das Auto-Training konfigurieren.
Auf diese Weise erhalten Sie bereits ein erstes Modell, auf das Sie über einen von uns zugewiesenen Endpunkt unmittelbar zugreifen können.
Datenerfassung – Schritt 3: Benchmark-Analyse und Erweiterung der Trainingsdaten
Während des Trainings erstellt unser Datenmanagement-Team einen Benchmark, der die Grundlage für die Qualitätsmessung bildet. Dadurch kann die Qualität Ihrer KI-Modelle automatisiert und kontinuierlich gemessen werden. Sollte die Qualität des Modells aus dem ersten Versuch nicht ausreichen, erweitert und verbessert unser Datenmanagement-Team Ihre Trainingsdaten, bis die gewünschte Genauigkeit erreicht ist.
Datenerfassung – Schritt 4: Integration des neuen Services
Unter der URL „https://capture.bludelta.de/[IHR DOKUMENTTYP]/v1“ steht Ihnen nun eine KI zur Verfügung, die Ihre Dokumente erfasst und strukturierte Informationen aus PDFs und Bildern liefert. Sie müssen nun diese Funktionalität in Ihre bestehenden Workflows, DMS- oder ERP-Systeme integrieren.
Best Practice: Feedback aus Ihrem Workflow
Die BLU DELTA KI teilt Ihnen das Ergebnis der Datenerfassung mit und zeigt gleichzeitig an, auf welche Daten Sie sich verlassen können und bei welchen Informationen noch Unsicherheiten bestehen. Sie können diese Informationen sowohl für die Dunkelerfassung Ihrer Dokumente nutzen als auch “unsichere Informationen” in Ihrem Workflow zur Korrektur anzeigen.
Bei Korrekturen können Sie uns diese über unser Learn-API zurückschicken. Dadurch wird das Modell kontinuierlich automatisiert trainiert, verbessert, gemessen und nahtlos bereitgestellt.
Dauer des Prozesses
Die zeitaufwendigste Aufgabe in diesem Prozess kann die Erstellung der Trainingsdaten sein. Sind keine oder nur unzureichende historische Daten vorhanden, so müssen diese vom BLU DELTA Data Management Team nachgebessert werden. Ist dies erledigt, dass ist das Training und die Messung des Modells nur noch Formsache.
D.h., wenn Sie hochwertige historische Daten haben, können wir innerhalb von etwa 2-3 Wochen ein Modell bereitstellen. Wenn Sie keine historischen Daten haben, sollten Sie abhängig von der Komplexität der zu extrahierenden Elementen mit ca. 4-6 Wochen rechnen.
Fragen zur Dauer oder zur genauen Herangehensweise für ihre Problemstellung können Ihnen unsere BLU DELTA KI Experten beantworten.
Nutzen Sie die kostenlose Möglichkeit eines Beratungsgesprächs mit einem unserer Experten.
Wenn Sie mehr über die Datenerfasssung mit BLU DELTA KI erfahren möchten, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.
BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.
BLU DELTA ist eine Künstliche Intelligenz der Blumatix Intelligence GmbH.
Autor: Christian Weiler ist ehemaliger General Manager eines global agierenden IT Unternehmens mit Sitz in Seattle/US. Seit 2016 ist Christian Weiler vermehrt im Bereich Künstlicher Intelligenz in verschiedensten Rollen tätig und verstärkt seit 2018 das Management Team der Blumatix Intelligence GmbH.
Kontakt: c.weiler@blumatix.com
