Routineprozesse digitalisieren und automatisieren Teil 2: Verarbeitung

In Artikel 1 dieser Schwerpunktserie wurde das Erfassen und Auslesen von Dokumenten und Daten näher ausgeführt. Damit ist es im Regelfall jedoch nicht getan. Daten wollen und müssen weiterverarbeitet werden.

Dabei handelt es sich um definierte Arbeitsprozesse (Workflows, siehe auch den mittleren Teil der nachfolgenden Grafik). Die Komplexität dieser Prozesse umfasst das komplette Spektrum, von trivial (z.B. Ablage der Dokumente am korrekten Ort) bis äußerst umfangreich. In diesem zweiten Artikel der Serie „Routineprozesse digitalisieren und automatisieren“ betrachten wir genau diese Weiterverarbeitung der Daten.

Die Herausforderung: Fehleranfälligkeit, Unübersichtlichkeit und lange Durchlaufzeiten bei manueller Bearbeitung

Die erfassten Dokumente und Daten müssen weiterverarbeitet, geprüft, unterzeichnet oder freigegeben werden. Dabei sind oftmals manuelle Tätigkeiten erforderlich, die – teils mit geringem Aufwand – automatisiert werden können. So ist zum Beispiel ein unternehmensinterner Versand von Dokumenten via E-Mail weder transparent oder datensicher (>>Compliance-Richtlinien). Ebenso verlängern sich dadurch Bearbeitungszeiten. Neben diesen Aspekten gilt es in Zeiten von Personalmangel Mitarbeiter*innen möglichst effizient einzusetzen. 

Die Lösung: Vordefinierte Workflows 

Mit Hilfe moderner Softwarelösungen können Dokumente nicht nur digitalisiert und Daten ausgelesen, sondern auch übersichtliche und nachvollziehbare Workflows definiert werden. Je nach Komplexität der Aufgabenstellung bzw. des abzubildenden Prozesses, kommen unterschiedliche Softwareprodukte zum Einsatz. Einfache Workflows können beispielsweise mit Standardlösungen abgebildet werden. 

Für komplexe Workflows werden individuelle Lösungen meist auch in Verbindung mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) herangezogen, um eine revisionssichere Ablage zu gewährleisten. Generell soll die Softwareauswahl auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt werden. Workflows sollen an Ihre Unternehmensprozesse angepasst werden und nicht umgekehrt. Unsere Expert*innen stehen hier gerne beratend zur Verfügung.

Beispielsweise kann ein Auftrag, der vom Außendienst erfasst wird, direkt über entsprechende Workflows an die interne Sachbearbeitung weitergeleitet und automatisiert im Warenwirtschaftssystem weiterverarbeitet werden (z.B. Verträge, Übernahmeprotokolle, Prüfberichte, Fotos u.v.m.). Die tatsächliche Gestaltung des Workflows ist dabei nicht vorgegeben, sondern wird nach den jeweiligen Anforderungen in der Software abgebildet. Weitere, klassische Beispiele sind Anträge, Informationen, zu genehmigende Dokumente, die Einhaltung definierter Arbeitsschritte u.v.m.. Durch Workflows kann der Versand an alle Mitarbeiter*innen durchgeführt, deren proaktive Zustimmung eingeholt und die Dokumentation sichergestellt werden. 

Eine komplexere Aufgabe ist beispielsweise eine Vertragserstellung. Dabei sind unterschiedliche Parteien involviert. Dies können intern die Geschäftsführung und die Rechtsabteilung sein, aber auch extern Beauftragte, wie Rechtsanwälte. Durch die Lenkung der Vertragserstellung über einen vordefinierten Workflow, profitieren Sie von einer schnellen Vorgangsweise, da alle Parteien das Prozedere genau kennen, die Prozesse transparent sind und etwaige Stillstandzeiten schnell erkannt werden. Alle Beteiligten haben zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit den aktuellen Status einzusehen.

Der Nutzen: Transparenz, schnelle Durchlaufzeit und hohe Datenqualität

Definierte Workflows bzw. Prozesse liefern Ihrem Unternehmen Mehrwerte in den Bereichen Datenqualität, Effizienzsteigerung und Kostenreduktionen. Detaillierte Beispiele sind unter anderem:

• Logik zum Erkennen der Inhalte in Dokumenten und anschließend automatische, inhaltsabhängige Auslösung des richtigen Workflows. Dadurch sparen Mitarbeiter*innen kostbare Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
• Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe wird die Produktivität des Unternehmens gesteigert und die Effizienz deutlich erhöht. Die zu erledigenden Aufgaben werden den zuständigen Mitarbeiter*innen automatisch zugewiesen und im Anschluss entsprechend weitergeleitet.
• Die Transparenz der Arbeitsabläufe steigt, da zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Status eines Dokuments bzw. eines Prozesses abgerufen werden kann.
• Bei der Datenerfassung können auch externe Cloudlösungen integriert werden. Dies steigert ebenfalls die Effizienz sowie die Datensicherheit.
• Zusätzlich halten Workflows die Benutzer*innen zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften an. Einheitliche Geschäftsregeln und Datenschutzrichtlinien werden bei Bedarf von den Workflows vorgeschrieben. 

Im finalen, dritten Artikel der Serie erfahren Sie, wie Dokumente und Dateien automatisiert und strukturiert in Drittsystemen abgelegt werden können, wie z.B. Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Customer Relationship Management Systemen (CRM).

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement, Managed Print Services und Digitalisierung. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT bei der Digitalisierung von Dokumenten und Automatisierung von Geschäftsprozessen nach aktuellen Standards. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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